大專院校人事檔案信息資源的開發(fā)利用分析

文/陜西省榆林市職業(yè)技術(shù)學(xué)院農(nóng)學(xué)院 杜偉

大專院校人事檔案將教育工作中選拔、培養(yǎng)和使用干部人才的內(nèi)容進(jìn)行記錄，以教職員工的姓名為卷宗主要特征進(jìn)行保存，案卷中普遍記錄著教職員工的基本信息、受教育程度、組織信仰信息、獲得榮譽(yù)或懲罰、考核情況等各方面材料。檔案管理需遵循基本的原則及制度，高校的人事檔案信息是人才隊伍建設(shè)的重要數(shù)據(jù)，更是珍貴的人才信息資源，開發(fā)并利用好人事檔案能夠優(yōu)化人才資源配置，對組織人事管理、人員調(diào)動等各項工作的開展具有重大作用，能夠推動大專院校各項工作的順利開展。因此，大專院校應(yīng)重視人事檔案信息資源的開發(fā)利用，在實際工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

一、開發(fā)利用大專院校人事檔案信息資源的重要性

（一）科學(xué)配置人力資源。人事檔案的管理是現(xiàn)代企事業(yè)單位管理體系中的重要部分，屬于人力資源部門日常管理的內(nèi)容之一[1]。選賢任能是人力資源管理的核心要點，優(yōu)秀的人力資源管理標(biāo)志是人盡其才、才盡其用?；诖?，大專院校人事檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵在于實現(xiàn)科學(xué)化配置人力資源。當(dāng)前，大專院校的教職工隊伍處于動態(tài)變化的狀態(tài)，隨著時間的推移，教職員工的教學(xué)經(jīng)驗、職業(yè)意識均會出現(xiàn)一定程度的成長，并涌現(xiàn)一批優(yōu)秀的管理人才，而管理隊伍中可能出現(xiàn)教研能力強(qiáng)的研究者和教育者。因此，開發(fā)利用人事檔案信息資源，能為人才施展才華提供機(jī)會，有利于促進(jìn)高等教育領(lǐng)域人才合理且規(guī)范地流動。深化人事檔案信息資源開發(fā)和利用是新時代新形勢的發(fā)展趨勢，踐行以人為本的發(fā)展理念，發(fā)掘人才、尊重人才、愛護(hù)人才、培養(yǎng)人才是人力資源管理的客觀表現(xiàn)。高校應(yīng)根據(jù)檔案信息分析并了解人才的個性和特征，針對性制定發(fā)展方向，發(fā)揮高校人才優(yōu)勢是人力資源管理的重要工作。

（二）人力資源管理具有前瞻性。人才是支撐大專院校教學(xué)實踐開展的關(guān)鍵，以人為本是高校管理的原則，在日常的教學(xué)、教研及學(xué)校的日常管理需要充足的人力資源[2]。教職員工的新老交替是高校運行的常態(tài)化形式，老教職員工退休后需要補(bǔ)充新鮮血液，為保證新員工符合人力資源需要，提升人才隊伍性價比，高校的人力資源部門需要了解現(xiàn)存員工狀況，預(yù)測未來學(xué)校人才需求，加強(qiáng)人才甄別，為引進(jìn)高素質(zhì)綜合型人才奠定基礎(chǔ)。因此，在此過程中開發(fā)利用人事檔案信息資源能夠充分提升人力資源管理的前瞻性，有助于學(xué)校提前規(guī)劃人才分配，提前儲備相關(guān)人才，以提升人才隊伍對崗位的適應(yīng)性和職務(wù)的匹配度。在全面提高教育教學(xué)質(zhì)量的同時，要提升學(xué)校的科研能力和管理質(zhì)量，有助于學(xué)校控制人力成本，全面提升人才隊伍質(zhì)量。

二、開發(fā)利用大專院校人事檔案信息資源的影響因素

（一）完整性。原始信息內(nèi)容全面、詳細(xì)和完備是開發(fā)利用信息資源的前提，是保障后續(xù)人才分配、培養(yǎng)、晉升等工作客觀且有效的基礎(chǔ)。若人事檔案信息出現(xiàn)缺失或遺漏的情況，將會影響信息資源開發(fā)利用的效果。因此，在信息化時代需保證相關(guān)內(nèi)容的完整性，以提升人事檔案信息資源開發(fā)利用的品質(zhì)[3]。檔案的信息收集工作需要認(rèn)真、細(xì)致、翔實、客觀，在入職之初便應(yīng)將全體教職工的學(xué)習(xí)工作生涯全部記錄，整理歸檔，檢查檔案內(nèi)容并保證內(nèi)容的全面和真實。在后期的管理中，應(yīng)嚴(yán)格按照人事檔案管理規(guī)則規(guī)范管理檔案信息，確保檔案信息不會出現(xiàn)丟失、遺漏、缺損的情況。同時，在檔案管理人員流動交接檔案時也需格外注意，以求保障后續(xù)人事檔案信息資源開發(fā)利用的品質(zhì)及成效。

（二）實效性。教師職業(yè)具有獨特的職業(yè)屬性，大專院校是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的教學(xué)基地，要讓教職工隊伍時刻保持其專業(yè)性和技術(shù)性，教職員工就應(yīng)不斷吸納知識，提升自身能力，定期參加各項培訓(xùn)，通過考取專業(yè)證書或發(fā)表?？蚰プ陨淼膶I(yè)技能。大專院校的教職工隊伍中不乏科研帶頭人、行業(yè)領(lǐng)軍者及教育專家等，在進(jìn)行人才晉升或職稱評定、更新職業(yè)資質(zhì)、調(diào)整薪資構(gòu)成的過程當(dāng)中，人事檔案也需同步更新，這要求人事資源管理工作能及時、詳實地針對變化進(jìn)行更改，避免影響后續(xù)人才規(guī)劃等相關(guān)工作。因此，時效性是必須保證的重要因素，保證人事檔案及時更新能夠確保信息資源開發(fā)利用得到客觀且翔實的結(jié)論，避免開發(fā)利用工作出現(xiàn)錯誤和遺漏，是保證開發(fā)利用的前提及以人為本的體現(xiàn)[4]。

三、開發(fā)利用大專院校人事檔案信息資源的常見問題

（一）開發(fā)利用意識薄弱。雖然目前開發(fā)利用人事檔案信息資源是高等院校人力資源管理的趨勢，但受傳統(tǒng)管理模式的影響，大專院校開發(fā)利用人事檔案信息資源的意識仍較為薄弱，學(xué)校的決策層和管理層對人事檔案信息的開發(fā)利用重視不足，人事檔案處于“說著重要，排著次要，用著需要，忙著忘掉”的狀態(tài)，嚴(yán)重制約開發(fā)利用的成效[5]。只管不用人事檔案將嚴(yán)重浪費信息資源，將檔案的管理簡單地等同于檔案保存，若非出現(xiàn)人員調(diào)整，極少動用人事檔案，利用人事檔案進(jìn)行決策規(guī)劃將變得更為少見，導(dǎo)致珍貴的信息資源埋沒于紙堆，降低了人力資源管理的針對性和有效性。人事檔案需保密管理，是管理工作開展的原則，因此保密成了人事管理人員不作為、不開發(fā)利用信息資源的理由之一，管理意識粗放且隨意，人事管理思想被束縛。因此，提升開發(fā)利用信息資源意識，掌握信息保密與信息資源開發(fā)利用的關(guān)系，在保證信息安全的情況下有效開發(fā)利用信息資源是現(xiàn)在亟須解決的問題。

（二）開發(fā)利用技術(shù)落后。人事檔案信息資源體量較大，有效開發(fā)利用檔案信息的工作量較大，信息化背景下檔案的管理工作亦有著更高的要求。但礙于開發(fā)利用的意識薄弱，未引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)及管理手段，因此高校人事檔案管理現(xiàn)代化水平不高，智能化技術(shù)應(yīng)用程度較低。目前大多大專院校僅使用計算機(jī)等設(shè)備，建立檢索目錄，計算機(jī)的人事檔案信息采集及統(tǒng)計功能未充分開發(fā)利用，沒能完全實現(xiàn)計算機(jī)化，檔案的信息采集及統(tǒng)計工作仍由人工處理，效率較低且品質(zhì)無法保證，無法徹底避免因人為失誤出現(xiàn)檔案缺失、遺留或破損的情況，損害了人事檔案的完整性，不利于人事檔案的開發(fā)利用工作。職能部門之間未實現(xiàn)信息共享，枯燥且不必要的重復(fù)工作降低了工作效率，大專院校人事檔案信息資源開發(fā)利用情況不能滿足高校發(fā)展的需要。

四、開發(fā)利用大專院校人事檔案信息資源的有效路徑

（一）加強(qiáng)檔案開發(fā)利用意識。首先，意識的轉(zhuǎn)變是各項工作有效發(fā)展的基礎(chǔ)，開發(fā)利用人事檔案信息資源需轉(zhuǎn)變決策者、管理層的思維，頂層需加強(qiáng)相關(guān)認(rèn)識，通過宣傳教育讓其了解開發(fā)利用人事檔案信息資源的重要性，做好表率作用，各種場合中強(qiáng)調(diào)人事檔案信息資源中暗藏的巨大價值，改變其他工作人員陳舊落后的觀念。其次，需轉(zhuǎn)變檔案管理工作者對于檔案信息的認(rèn)識，拓寬職能范圍，在做好收管檔案材料的同時，充分開發(fā)人事檔案信息資源，全面樹立服務(wù)意識，認(rèn)識到檔案管理工作在學(xué)校人力資源管理中的重要性，定期舉辦專題培訓(xùn)活動，提升檔案管理工作人員的開發(fā)利用能力，促使其端正工作態(tài)度，積極主動地參與開發(fā)人事檔案信息資源的工作中。最后，需不斷強(qiáng)化檔案管理人員檔案利用意識，通過轉(zhuǎn)變?nèi)＝搪毠さ乃枷胍庾R，督促其配合人事檔案信息整理工作順利開展。

（二）引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)建設(shè)人事檔案。當(dāng)下高校人事檔案管理工作仍采取人工操作的方式，各環(huán)節(jié)工作效率較低。為有效提升人事檔案管理工作的效率，應(yīng)加大數(shù)字化建設(shè)以提高人事檔案資源的開發(fā)利用。首先，應(yīng)加大智能化管理軟、硬件的投入，購入性能高的計算機(jī)及掃描儀等現(xiàn)代化智能設(shè)備。結(jié)合學(xué)校實際需要，開發(fā)建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)，為整合利用信息資源奠定信息化基礎(chǔ)。高?？梢岳眯@、局域網(wǎng)以及學(xué)院OA系統(tǒng)，將人事檔案信息傳輸?shù)綄W(xué)校的檔案網(wǎng)站，使用多樣化的網(wǎng)絡(luò)載體，如聲音、圖片、文字打破時空限制，達(dá)成共享檔案信息的目的。這么做既有利于保護(hù)原始的紙質(zhì)檔案，還能夠?qū)崿F(xiàn)多人在線使用人事檔案。使用計算機(jī)全文檢索功能，能夠快速高效的檢索需要的內(nèi)容，提升檔案開發(fā)利用效率。其次，充分利用大數(shù)據(jù)及云計算等信息技術(shù)，對涉密信息設(shè)置權(quán)限管理，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行加密處理，再按要求將各項信息統(tǒng)一上傳至云端數(shù)據(jù)庫妥善保存，便于國家各職能部門及高校實現(xiàn)信息共享。最后，需建設(shè)防護(hù)網(wǎng)，增強(qiáng)用戶信息安全意識。聘請專職專業(yè)人員保護(hù)人事檔案信息安全，人事檔案中涉及隱私和機(jī)密內(nèi)容只能在法律法規(guī)的允許下，才能提供給相關(guān)的使用者調(diào)取、閱覽。

（三）豐富檔案內(nèi)容夯實開發(fā)利用基礎(chǔ)。大專院校中有著各種各樣的人事檔案資料，包括學(xué)生學(xué)籍檔案和教師科研成果檔案。為提高檔案資源利用率，需豐富檔案內(nèi)容，可將學(xué)籍檔案作為教學(xué)檔案歸檔，這其中包括學(xué)生的入學(xué)情況、學(xué)籍情況、黨團(tuán)材料、就業(yè)方案以及畢業(yè)登記表等內(nèi)容。應(yīng)充分完善檔案內(nèi)容，開發(fā)利用檔案資源，為學(xué)生的晉升、工作以及就業(yè)提供憑證與記錄?？蒲谐晒麢n案包括教職工科研獎勵證書、實習(xí)實訓(xùn)工作頁、學(xué)校自編教材、專題調(diào)研報告、科研論文。學(xué)校科研成果檔案能夠用于衡量學(xué)校師資水平與隊伍素質(zhì)，高校必須將保障作者權(quán)益作為前提，合理利用與開發(fā)檔案，將其作為宣傳學(xué)校的重要窗口。人事檔案是學(xué)校人才管理的重要憑證，為保證人事檔案信息資源得到有效地開發(fā)和利用，需全面收集相關(guān)內(nèi)容逐漸完善人事檔案收集工作。需加大人事檔案信息的收集力度，保證收集工作標(biāo)準(zhǔn)化、流程化開展，應(yīng)建立聯(lián)動收集機(jī)制，將部門間傳遞信息的壁壘打通，強(qiáng)化部門間的合作和交流。在收集檔案中教職工及人事部門需嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，人事部門需掌握材料形成的規(guī)律，了解材料形成各環(huán)節(jié)涉及的部門主體，為材料的形成起到指引和督促作用，及時將全面且完整的案卷信息歸納匯集，建立人事檔案信息與部門績效考核相關(guān)聯(lián)機(jī)制，促進(jìn)相關(guān)部門積極配合材料的收集工作，應(yīng)建設(shè)適宜的反饋機(jī)制，聽取教職工的意見和建議，及時改善工作方式，確保檔案材料收集工作準(zhǔn)確有效地開展。信息收集所針對的對象是全體教職員工，所處崗位不同需要的專業(yè)技術(shù)及能力亦不同，現(xiàn)在的內(nèi)容收集工作過于死板，千篇一律，應(yīng)考慮崗位的差異和未來的需要，多渠道挖掘人事檔案信息資源，個性化收集材料內(nèi)容，展示教職工的個人能力及特長，以達(dá)到“觀其卷、知其人、用其才”的目的[6]。

（四）健全人事檔案信息資源開發(fā)利用制度。大專院校人事檔案管理工作在引入現(xiàn)代化設(shè)備后，需建設(shè)相應(yīng)的制度要求，為日常的人事檔案管理工作提供文件上的指導(dǎo)，促使理論落到實踐層面，確保相應(yīng)工作人員明確職責(zé)，工作中有明確的方向。人事檔案信息資源開發(fā)利用是一個長期的工程，因此需建設(shè)長效管理機(jī)制，明確數(shù)字化管理規(guī)定，通過制度化規(guī)范營造良好的開發(fā)利用環(huán)境，秉承哪個部門積極配合哪個部門受益最大的原則，促使學(xué)校各部門積極配合人事檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展，保證相應(yīng)工作長效化、規(guī)范化開展。檔案的各環(huán)節(jié)工作均需制定相應(yīng)細(xì)則，如《人事檔案信息收集工作細(xì)則》《人事檔案信息收納整理工作細(xì)則》《人事檔案信息資源開發(fā)利用規(guī)定》等相關(guān)制度。部分教職員工認(rèn)為人事檔案信息資源開發(fā)利用工作與本職無關(guān)，通過制度的搭建能夠引起其重視，改變其觀念。與此同時，制度的出臺能夠充分整合人事檔案信息，全面提升信息資源在開發(fā)利用中的可操作性。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大專院校的人事檔案信息資源開發(fā)利用逐漸系統(tǒng)化、規(guī)范化。開發(fā)利用人事檔案能夠科學(xué)配置人力資源，實現(xiàn)崗位和人才高度契合，保證人事工作有效開展。有效利用人事檔案信息資源能夠提升人才資源管理的前瞻性，針對性規(guī)劃儲備人才，提升人才隊伍質(zhì)量。在開發(fā)利用人事檔案前需確保檔案內(nèi)容的完整性和實效性，為充分開發(fā)利用信息資源奠定良好的基礎(chǔ)。目前，礙于檔案開發(fā)利用的薄弱意識和落后技術(shù)，檔案的開發(fā)利用工作還未全面開展，開發(fā)利用工作存在粗放化、簡單化問題。因此，應(yīng)借助數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展開發(fā)利用人事檔案，通過宣傳教育提升對人事檔案開發(fā)利用的意識，科學(xué)設(shè)計規(guī)劃檔案內(nèi)容為后續(xù)開發(fā)利用奠定良好基礎(chǔ)，健全相關(guān)制度為開發(fā)利用提供制度政策上的支撐，持續(xù)探索人事檔案開發(fā)利用的有效措施，充分發(fā)揮其應(yīng)有能效。