新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題及對策

文/廣州市花都區(qū)人民醫(yī)院 畢惠惠 蘇春香 張冀平

隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，醫(yī)院的事業(yè)性質(zhì)還將進(jìn)一步地深化，這也就對醫(yī)院的管理提出了更高的要求。檔案是原始、忠實(shí)的歷史記載，而醫(yī)院檔案則是對該院所有業(yè)務(wù)的全面記錄，為發(fā)展臨床醫(yī)學(xué)、教育和科研研究的事業(yè)提供重要依據(jù)。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的重要支柱，它為醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略提供了有力的支撐，同時(shí)還有助于提高醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)水平。然而，由于醫(yī)院內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜，檔案管理的復(fù)雜性也在不斷增加，因此，必須對其進(jìn)行全面的改革和完善，以確保醫(yī)院的長期發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的價(jià)值與意義分析

（一）有效推動(dòng)醫(yī)院管理發(fā)展。在現(xiàn)階段的醫(yī)院資產(chǎn)管理之中，檔案管理是其中極為重要的組成部分。對醫(yī)院而言，檔案在醫(yī)院技術(shù)水平、管理水平以及建設(shè)發(fā)展等多個(gè)方面都發(fā)揮著極為重要的作用。醫(yī)院檔案內(nèi)容包含了醫(yī)院運(yùn)作的方方面面，具體包括了臨床、技術(shù)、運(yùn)營、管理人員等。因此，醫(yī)院檔案內(nèi)容可以真實(shí)、詳盡、可靠地反映醫(yī)院的運(yùn)作狀態(tài)，可以全面、可靠地記載各個(gè)環(huán)節(jié)的信息，將直接影響檔案管理的質(zhì)量，并最終體現(xiàn)在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的過程中。醫(yī)院檔案的內(nèi)涵十分豐富，長期積累的檔案資源是對過去活動(dòng)的總結(jié)和再現(xiàn)，具有較高的醫(yī)學(xué)價(jià)值。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠達(dá)到現(xiàn)代化的管理水平，并深化凸顯檔案資源的作用和價(jià)值，為臨床和科研提供準(zhǔn)確的依據(jù)，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院管理的科學(xué)發(fā)展提供支持。

（二）提供高質(zhì)量信息支撐。醫(yī)療衛(wèi)生資料可以實(shí)時(shí)、完整地記載醫(yī)療各崗位、各機(jī)構(gòu)間的數(shù)據(jù)互動(dòng)流程。這種珍貴的數(shù)據(jù)資料將被長期保留，并作為醫(yī)療各項(xiàng)工作過程的主要證據(jù)。醫(yī)療人員能夠通過這種信息來源，認(rèn)識病癥的根源，探求醫(yī)學(xué)工作的基本規(guī)律，進(jìn)而建立對醫(yī)學(xué)工作與醫(yī)療活動(dòng)的整體了解，采取積極有效的途徑，提高當(dāng)前醫(yī)院的醫(yī)療水平和管理水平。醫(yī)院管理者也可以利用這些檔案信息資源，及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展過程中存在的問題和不足，從而不斷提高管理水平，為醫(yī)療水平、工作效率和服務(wù)水平的整體提升提供更有效的管理支持，這對于制定醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略，落實(shí)醫(yī)院重要工作部署具有重要的積極意義。

二、影響醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的因素

（一）檔案管理意識匱乏。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的重要性日益凸顯，但仍存在著諸多挑戰(zhàn)。其中，檔案管理意識的欠缺是最為突出的一個(gè)問題，即醫(yī)務(wù)人員以及檔案管理的工作人員未能對檔案管理形成重視態(tài)度的認(rèn)知。檔案管理意識的缺失將會(huì)直接影響對其管理的水平。在過去，醫(yī)院的管理人員就未能意識到檔案管理工作的重要性，但是醫(yī)務(wù)人員和檔案管理人員未能形成良好的檔案管理意識，直接導(dǎo)致檔案管理水平低下。在過去醫(yī)院發(fā)展過程中，醫(yī)院管理層嚴(yán)重對檔案管理工作缺乏重視，甚至認(rèn)為檔案管理是對醫(yī)療資料的簡要記載，并未予以太多的關(guān)注。因此，檔案管理部門在較長一段時(shí)間里并未構(gòu)成一個(gè)單獨(dú)的部門，具體職責(zé)直接由其他機(jī)構(gòu)承擔(dān)。在這種環(huán)境下，檔案管理員的檔案管理能力就比較弱。員工在日常管理工作中常常顯示出隨心所欲的做事方式，嚴(yán)重干擾了檔案管理能力的培養(yǎng)。

（二）制度不健全。醫(yī)院檔案管理中使得其管理制度不完善的原因相對較多，例如管理人員未對檔案管理有正確的認(rèn)識，或檔案管理部門沒有制定完善的管理機(jī)制，致使管理方式、措施相對落后，對檔案的管理效率相對低下。現(xiàn)階段，雖然互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，但醫(yī)院在檔案管理過程中，缺乏具備嫻熟操作能力的工作人員，使得線上的檔案管理水平相對低下。部分醫(yī)院對檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，仍采用傳統(tǒng)的人工管理方式，如人工采集數(shù)據(jù)、人工儲存等，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的制度不健全、不科學(xué)，從而使其不能實(shí)現(xiàn)信息化管理。

（三）缺乏優(yōu)秀的檔案管理人才。人才是構(gòu)成高質(zhì)量醫(yī)院檔案管理中極為重要的因素。但就目前而言，部分醫(yī)院不僅在人才上極度缺乏，同時(shí)還面臨著部分檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)低下的問題。具體而言，就是大部分的檔案管理人員習(xí)慣了原始的紙質(zhì)文件管理，無法快速適應(yīng)現(xiàn)代化的管理方式，使得檔案管理不能實(shí)現(xiàn)及時(shí)、便利。此外，一些醫(yī)院的檔案管理者片面地將檔案管理界定為檔案的收集和整理，檔案管理人員的管理水平長期處于較低狀態(tài)。由于缺乏應(yīng)有的重視，檔案管理人員的工作態(tài)度相對消極，人員流動(dòng)性大。難以形成一支固定的、專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，極大地影響了檔案管理質(zhì)量的提高。

三、新形勢下醫(yī)院檔案管理的發(fā)展方向

（一）檔案庫的管理模式。檔案數(shù)據(jù)庫的管理模式始于互聯(lián)網(wǎng)。這種管理模式成功地將各種信息整合到一個(gè)龐大的數(shù)字化集合中，使人們能夠更加方便地找到所有想要的內(nèi)容。例如谷歌的搜索引擎，隨著谷歌推動(dòng)的分布式數(shù)據(jù)庫、分布式計(jì)算及其他前沿科學(xué)的應(yīng)用，一個(gè)全面的、可持續(xù)的、可擴(kuò)展的數(shù)字化環(huán)境應(yīng)運(yùn)而生，這也促使現(xiàn)代化檔案更具高效性與便捷性。目前，數(shù)據(jù)庫沒有形成具體的管理模式，但數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的含義已基本包含了該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理全新的在線數(shù)據(jù)處理模型，具備了決策性強(qiáng)、過程化合理的特性，可以實(shí)現(xiàn)在文檔存儲處理過程中包容性海量信息管理；檔案庫系統(tǒng)不僅是對相關(guān)數(shù)據(jù)的收集與整合，并且其數(shù)據(jù)的處理速度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。

（二）檔案管理數(shù)據(jù)庫的前景與方向。數(shù)據(jù)庫的誕生為我國各行各業(yè)的發(fā)展帶來了機(jī)遇。企業(yè)利用大數(shù)據(jù)能夠?qū)⒕哂袃r(jià)值信息的內(nèi)容進(jìn)行有效整合，同時(shí)再對其展開精準(zhǔn)營銷，為消費(fèi)者提供更合理的信息內(nèi)容?，F(xiàn)今，大數(shù)據(jù)成為一種珍貴的社會(huì)資源。它能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行全面的挖掘與分析，能夠?yàn)楦餍懈鳂I(yè)的發(fā)展提供機(jī)會(huì)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合，能夠使生產(chǎn)力得到全面地提升，同時(shí)還能促進(jìn)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

（三）數(shù)據(jù)庫醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)。隨著數(shù)據(jù)庫的深度研究與發(fā)展，其特性愈發(fā)明顯，其特性主要包含了規(guī)模大、速度快、多元化，價(jià)值高。第一，規(guī)模大。隨著我國信息技術(shù)以及5G 通信技術(shù)的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)也隨之增加。第二，速度快。由于檔案管理數(shù)據(jù)庫會(huì)產(chǎn)生不同的內(nèi)容且信息量龐大，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)組成相對復(fù)雜，但通過云計(jì)算與5G 技術(shù)手段來處理信息，使數(shù)據(jù)傳輸更加穩(wěn)定。同時(shí)，信息的傳輸速度也得到了提高。每一條信息與數(shù)據(jù)的傳遞都在一秒之內(nèi)就實(shí)現(xiàn)了高速傳遞速度。第三，多元化。醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫會(huì)儲存多種多樣的病患檔案，每個(gè)檔案的屬性各不相同。所有各種疾病的資料數(shù)據(jù)庫構(gòu)成一個(gè)完整的資料數(shù)據(jù)庫，這種多元化的檔案內(nèi)容是醫(yī)院資料管理的特色。第四，高價(jià)值。醫(yī)院的檔案管理信息包括了所有患者的個(gè)人隱私信息。通過對數(shù)據(jù)庫內(nèi)信息的甄別與查詢，便于病人就診，更好地為病人服務(wù)。這些病人的個(gè)人隱私有很大的數(shù)據(jù)意義，必須予以保存。

（四）數(shù)據(jù)庫在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式與新形勢下的數(shù)據(jù)庫檔案管理有著共同之處。通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)，醫(yī)院檔案管理可以更加高效地收集、整理和存儲患者的個(gè)人文件信息，這種技術(shù)不僅可以提高管理水平，而且可以更加便捷地調(diào)用，從而更好地滿足患者的需求。此外，數(shù)據(jù)庫醫(yī)院檔案管理還可以更好地與傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理相結(jié)合，從而更好地滿足患者的需求。該文件包含了患者的詳細(xì)信息，如個(gè)人資料、病史等。這些數(shù)據(jù)信息具有真實(shí)的特點(diǎn)。無論采用何種存儲方式，都要保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。此外，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫管理方式實(shí)現(xiàn)了檔案存儲容量的擴(kuò)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作的存儲能力相對有限，同時(shí)還具備相對復(fù)雜的信息檢索過程。醫(yī)院的檔案管理方式，主要針對信息存儲空間進(jìn)行拓展。如果信息存儲能力不足，則會(huì)通過添加硬件來增加其容量，使得檔案信息數(shù)據(jù)能夠得到有效儲存。

四、新形勢下推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的策略

（一）高度重視檔案管理現(xiàn)代化。由于過去的檔案管理存在著諸多問題，導(dǎo)致其無法得到足夠的關(guān)注。為了解決這些問題，需要加強(qiáng)對檔案管理的關(guān)注，并結(jié)合實(shí)際情況，改進(jìn)管理工具。檔案管理者還須借鑒國際上檔案管理工作的成功經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合實(shí)際情況，創(chuàng)造出更加科學(xué)合理的檔案管理方法。這樣，檔案信息才能更好地為患者服務(wù)，為社會(huì)作出更大貢獻(xiàn)。醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理工作，努力推動(dòng)其通過優(yōu)化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提升檔案信息服務(wù)效率。同時(shí)，加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，激勵(lì)他們不斷提升自身管理水平，不斷探索檔案管理工作的方式方法，以期達(dá)到更好的服務(wù)效果。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化對管理者提出了更嚴(yán)格的要求。檔案管理人員須全面了解醫(yī)院的相關(guān)知識，提高個(gè)人檔案現(xiàn)代化管理能力和技術(shù)水平，高質(zhì)量地完成檔案的收集、整理、保管、利用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已成為制約醫(yī)院檔案管理的主要因素，檔案管理者必須與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理模式，提高自身的現(xiàn)代化綜合能力和業(yè)務(wù)能力。一方面，醫(yī)院已組織相關(guān)人員來進(jìn)行學(xué)習(xí)與培訓(xùn)檔案管理內(nèi)容。另一方面，應(yīng)安排相關(guān)工作人員到同行業(yè)先進(jìn)醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，通過交流學(xué)習(xí)提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作過程中可能存在的問題，不斷強(qiáng)化相關(guān)工作管理人員的個(gè)人能力，加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的快速發(fā)展。

（三）完善檔案管理現(xiàn)代化體系。當(dāng)前，由于醫(yī)院檔案管理體系尚未完善，檔案管理人員在日常工作中面臨著諸多挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)不僅削弱了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平，而且降低了其效率。為此，醫(yī)院應(yīng)積極完善現(xiàn)代檔案管理制度，制定明確的管理目標(biāo)和有針對性的工作制度，從檔案管理的關(guān)鍵問題入手，重點(diǎn)關(guān)注信息來源、收集方式、管理方式、存儲方式、檢索方式等，通過完善檔案管理制度，為員工提供更加清晰、規(guī)范的工作流程，使檔案管理人員在日常工作中嚴(yán)格按照科學(xué)的管理流程開展高效工作。

（四）加強(qiáng)檔案法治建設(shè)。為了更好地推進(jìn)醫(yī)院的檔案管理，不僅僅需要完善醫(yī)院內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，而且必須增強(qiáng)檔案管理者對法律規(guī)章的熟識程度與執(zhí)行能力。此外，必須確保醫(yī)院檔案信息的完整性、系統(tǒng)性，在不同的領(lǐng)域之間能夠通過檔案信息進(jìn)行有效協(xié)調(diào)和溝通。為確保檔案信息的安全，推動(dòng)法治建設(shè)顯得尤為必要。近年來，我國政府把信息安全放到了一個(gè)突出的位置，并且大力推動(dòng)和實(shí)施各項(xiàng)法律措施，以確保醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理能夠符合最新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。因此，必須采取積極的措施，構(gòu)筑信息安全保護(hù)機(jī)制，以確保檔案信息的安全性和可靠性。

（五）加強(qiáng)各部門的溝通。針對現(xiàn)代化管理工作當(dāng)中存在的各方面問題，部門間應(yīng)進(jìn)行緊密地溝通，確保形成健全的信息傳遞與共享機(jī)制，達(dá)到檔案信息的使用價(jià)值。首先，醫(yī)院需要構(gòu)建專門的檔案管理平臺，以便各部門之間能夠進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)共享。憑借5G 技術(shù)高速運(yùn)轉(zhuǎn)醫(yī)院檔案管理的信息管理、裝填，使管理平臺能夠達(dá)到基礎(chǔ)管理，以確保檔案管理工作極具高效性與針對性。其次，以局域網(wǎng)的方式構(gòu)建檔案管理平臺，或者是在廣域網(wǎng)的狀態(tài)下創(chuàng)建資料查詢與信息共享的信息管理平臺，以此種方式降低檔案管理工作過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，再結(jié)合各部門的現(xiàn)狀來強(qiáng)化檔案管理能力。再次，由檔案管理機(jī)構(gòu)針對各方面內(nèi)容來進(jìn)行協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，以便于有效提升檔案管理能力，從而實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高水平的檔案管理目標(biāo)。最后，檔案管理工作的交流在于各部門之間的輔助工作，依靠醫(yī)院各個(gè)部門之間的多次協(xié)調(diào)溝通機(jī)制，來實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集與整理工作。

五、結(jié)語

隨著社會(huì)的不斷變遷，醫(yī)院的檔案管理必須跟上時(shí)代的步伐，以滿足社會(huì)的需求。因此，必須加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷優(yōu)化管理流程，加大對軟硬件的投入，充分利用檔案的優(yōu)勢，有效地解決存在的各種挑戰(zhàn)，以期實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，滿足社會(huì)對高水平服務(wù)的期望。