新時(shí)期強(qiáng)化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的路徑分析與思考

文/山東省青州市醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)中心 張彩霞

隨著醫(yī)療體制改革的不斷深化，我國逐步提高了醫(yī)療保障水平，通過在醫(yī)療保險(xiǎn)等多個(gè)領(lǐng)域?qū)嵤┗菝裾?，為人民提供醫(yī)療保障，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展。在人們熟知的社會(huì)保險(xiǎn)中，醫(yī)療保險(xiǎn)無疑是“五險(xiǎn)”中涉及人數(shù)最多、覆蓋面最廣的險(xiǎn)種，而醫(yī)療保險(xiǎn)檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)于參保人員建立的檔案，包括患者醫(yī)保政策信息、就診記錄、用藥記錄等。這些信息對(duì)參保人員而言非常重要，必須妥善保管。數(shù)字化時(shí)代，系統(tǒng)的不穩(wěn)定性以及人員的疏忽等，都有可能造成參保人員的電子檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，因此，做好醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理，不僅能為醫(yī)保決策制定提供依據(jù)，而且還有利于保障參保人員的合法權(quán)益。由此可知，重視醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作，能夠更好地管理患者的醫(yī)療信息，提高醫(yī)療服務(wù)的效率。

一、城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理原則

城鎮(zhèn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員應(yīng)明確自身的崗位職責(zé)，充分發(fā)揮自身的使命感和責(zé)任心，把關(guān)乎社會(huì)、民生的工作做實(shí)，避免因自身原因給國家或參保人員造成不可估量的損失。檔案部門管理者要經(jīng)常對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想教育，在工作上要精益求精，牢記自己的使命宗旨，以高尚的品格、精湛的業(yè)務(wù)水平、高度負(fù)責(zé)的態(tài)度做好檔案管理工作。

（一）把人放在管理首位。社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，人才在迭代更新，檔案管理工作也在隨著時(shí)代發(fā)展產(chǎn)生諸多變化。城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)在招人、用人上精挑細(xì)選，讓能夠滿足新時(shí)代發(fā)展要求、符合檔案管理工作需求的從業(yè)人員上崗。對(duì)于新入職的檔案管理人員，檔案管理部門要集中開展崗前培訓(xùn)，進(jìn)行崗位素質(zhì)教育。通過培訓(xùn)，挑選責(zé)任心強(qiáng)、耐心、細(xì)心、愛學(xué)習(xí)、做事認(rèn)真的員工從事這份工作。組建團(tuán)隊(duì)后，要經(jīng)常組織檔案管理人員開展繼續(xù)教育，明確檔案管理的工作內(nèi)容、工作目的，同時(shí)制訂學(xué)習(xí)計(jì)劃，幫助從業(yè)人員適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，利用科技手段高效開展檔案管理工作。

根據(jù)部門情況，制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，讓檔案管理人員在工作和學(xué)習(xí)中應(yīng)不斷積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提高認(rèn)識(shí)，通過考核檢驗(yàn)學(xué)習(xí)成果。建立完善的考核體系，針對(duì)檔案管理人員的表現(xiàn)進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)罰措施，從而激發(fā)人員的學(xué)習(xí)積極性。人才是成就一切事業(yè)的根本，城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作也需要優(yōu)秀的人才，優(yōu)勝劣汰自始至終就是社會(huì)的發(fā)展規(guī)律[3]。

（二）數(shù)據(jù)資料錄入要正確。要想檔案數(shù)據(jù)資料錄入正確，首當(dāng)其沖是嚴(yán)格規(guī)范檔案制度，如：數(shù)據(jù)資料審核需要走哪些程序，規(guī)定每一個(gè)程序都要嚴(yán)格管理。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員制定嚴(yán)格的工作紀(jì)律，出臺(tái)獎(jiǎng)懲措施，確保檔案管理人員在對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集、整理、審核、更新、錄入、管理等各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)上，都能做到萬無一失。

同時(shí)，檔案管理人員要提升網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，對(duì)一些數(shù)據(jù)庫和設(shè)備要設(shè)置管理權(quán)限、嚴(yán)格控制，非授權(quán)的工作人員不能使用這些數(shù)據(jù)庫和設(shè)備，更不能改動(dòng)里面的內(nèi)容。醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理層應(yīng)針對(duì)檔案部門在職人員及其領(lǐng)導(dǎo)干部，統(tǒng)一開展有關(guān)網(wǎng)絡(luò)技能和保密知識(shí)等內(nèi)容的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過不斷的學(xué)習(xí)提升他們的專業(yè)素質(zhì)。

二、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢

（一）有利于我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展壯大。當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入了全面建成小康社會(huì)并逐步向共同富裕社會(huì)邁進(jìn)的時(shí)代，逐步完善社會(huì)保障體系，能讓更多的人主動(dòng)參與到社會(huì)保障項(xiàng)目中來。隨著社會(huì)的發(fā)展和國家惠民政策的進(jìn)一步推行，參與醫(yī)療保險(xiǎn)的人數(shù)還會(huì)持續(xù)增多。參保人數(shù)的上升，參保形式的多樣化導(dǎo)致傳統(tǒng)的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時(shí)代檔案管理工作的需求。傳統(tǒng)的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理采用的是針對(duì)紙質(zhì)文檔的保存，而紙質(zhì)文檔容易破損、褶皺，長期翻閱可能會(huì)導(dǎo)致內(nèi)容不完整，再加上參保人數(shù)的增多，導(dǎo)致紙張消耗的上漲，不僅浪費(fèi)了資源，也給檔案管理工作造成很大壓力。因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要?jiǎng)?chuàng)新，否則將難以適應(yīng)現(xiàn)代需求。

采用數(shù)字化管理手段，可以把紙質(zhì)文檔上的資料信息通過數(shù)字化的形式保存下來，這樣操作起來較為方便，資料信息也不容易遺失和泄露。想查詢檔案資料，不需要翻閱堆積如山的紙質(zhì)文件，只需在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入名字，相關(guān)資料就都會(huì)顯示出來，這一舉措有力推動(dòng)了醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展[4]。

（二）維護(hù)每位參保人的根本權(quán)益。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案是參保人信息資料的匯集庫，可以說，檔案保存的完整性直接影響參保人員的根本利益。例如，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔由于紙張易破損、易褶皺等，會(huì)造成參保人信息缺失，從而使得參保人的根本權(quán)益得不到保障。但是數(shù)字檔案就大不一樣，它可以有效避免因紙張?zhí)匦运a(chǎn)生的弊端，保障參保人員資料信息不易出現(xiàn)錯(cuò)誤和缺損，即使檔案管理人員變動(dòng)，參保人員的檔案交接也不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)漏的現(xiàn)象，更不會(huì)因?yàn)樾畔⒉蝗a(chǎn)生糾紛。

三、當(dāng)前醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

規(guī)范化管理醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，著力提升管理水平，不斷加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)及硬件配置，使醫(yī)保檔案管理逐步走向制度化、規(guī)范化、信息化，是當(dāng)前醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的趨勢。雖然一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)完善了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度，但仍有部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)存在一些問題，具體如下。

(一)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案本身內(nèi)容不完整。患者在醫(yī)院消費(fèi)，必須有醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，這是重要的消費(fèi)憑證，否則就無法順利就醫(yī)。但是，某些醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工作人員由于缺乏對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的重視程度，疏忽了對(duì)檔案的填寫和保管，馬虎大意、敷衍了事，甚至“偷工減料”，結(jié)果造成檔案內(nèi)容錯(cuò)誤百出、掛一漏萬，導(dǎo)致大量檔案信息需要返工重錄，給患者造成諸多困擾，嚴(yán)重影響了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的最終保存效果。

（二）醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度不完善。近年來，國家對(duì)于醫(yī)療保險(xiǎn)的重視程度逐年提升，并且加大了對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)相關(guān)體系建設(shè)的投入力度。然而，針對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度的建設(shè)卻沒有得到過多地重視，導(dǎo)致檔案管理制度依然存在著諸多問題。規(guī)范的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度能杜絕一些醫(yī)療糾紛，制度的建立也能加快發(fā)展醫(yī)療檔案的信息化建設(shè)。當(dāng)前，由于部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身的局限性，導(dǎo)致醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度的建設(shè)還有很大的漏洞需要修補(bǔ)[1]。

（三）數(shù)字化建設(shè)投入不足。信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)實(shí)需求。大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理模式上仍停留在紙質(zhì)文檔的管理模式上。既不能做到與時(shí)俱進(jìn)，也不能將信息化引入管理之中，導(dǎo)致了檔案管理人員工作效率低下，這是相關(guān)部門應(yīng)該重視并解決的一大問題[2]。

四、強(qiáng)化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的具體路徑

（一）健全管理網(wǎng)絡(luò)，檔案管理體制條理化。相對(duì)于檔案管理工作，工作質(zhì)量和工作效率應(yīng)該成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者規(guī)范檔案工作的首要抓手。要想提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，就必須建立較為科學(xué)的檔案管理工作體制。由于醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性，檔案管理工作人員要不斷地參加相關(guān)的培訓(xùn)和教育講座，學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)。領(lǐng)導(dǎo)在識(shí)才、用才上也要慎重，招聘一些信息技術(shù)專業(yè)人才參與到檔案管理的隊(duì)伍中。通過組織人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)，提升檔案管理者的法律意識(shí)。

（二）加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入。要想做好檔案管理工作，醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)必須將檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)放在首位，在做好硬件設(shè)備建設(shè)的同時(shí)，同步開展軟件的開發(fā)與應(yīng)用，如建設(shè)專用醫(yī)療保險(xiǎn)檔案室，添置打印機(jī)、電腦等專業(yè)設(shè)備，保證醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息可以得到開發(fā)利用，從而有利于檔案管理工作更好地開展。

（三）加強(qiáng)檔案環(huán)節(jié)管理。傳統(tǒng)的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理存在缺人手、條件差、設(shè)施不齊全等問題，導(dǎo)致醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作不僅進(jìn)展緩慢，而且還常常出現(xiàn)檔案信息內(nèi)容錯(cuò)誤等問題，部分機(jī)構(gòu)由于沒有配備檔案室，甚至出現(xiàn)檔案袋亂扔亂放、雜亂無章，從而導(dǎo)致檔案資料質(zhì)量較低，由此引發(fā)了很多醫(yī)療糾紛?，F(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢下，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作也逐漸重視起來。在領(lǐng)導(dǎo)和員工的共同努力下，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作漸漸完善起來，并逐步走上了科學(xué)化、制度化的發(fā)展道路?，F(xiàn)在，檔案管理全部實(shí)行了數(shù)字化管理，分門別類、層次分明、有條有序，做到了檔案的整理、接收、歸檔一條龍服務(wù)[5]。

（四）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)。在數(shù)字化背景下，每個(gè)行業(yè)在招聘工作人員時(shí)都提出了對(duì)這方面的要求，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作也不例外。檔案管理工作人員必須具備專業(yè)知識(shí)，做到政策性要強(qiáng)、覺悟性要高，綜合素質(zhì)要過硬。因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)要增強(qiáng)所有人員的管理意識(shí)，經(jīng)常對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，定期開展法制講座，增強(qiáng)檔案管理人員的法治意識(shí)，在招聘人員時(shí)嚴(yán)格把關(guān)。另外，相關(guān)部門還要經(jīng)常對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢查，對(duì)不合格的機(jī)構(gòu)和個(gè)人作出懲罰并命其及時(shí)進(jìn)行整改，以便使醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化方向完善。

（五）收集完整的檔案資料。對(duì)于該檔案管理工作，收集資料是首要任務(wù)，只有收集資料這道程序做得好，才能保證后續(xù)工作做得好，如果這道程序做得不好，后續(xù)工作就會(huì)千頭萬緒、無法開展。所以，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員要在平時(shí)細(xì)心地收集資料，同時(shí)要根據(jù)部門需要，有選擇性地收集資料，把主動(dòng)權(quán)掌握在自己手中，如此，工作效率就會(huì)提高。整理資料要根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行分門別類，比如，有的檔案需要長的保管期、有的檔案則需要短的保管期，所以整理時(shí)，就要講究時(shí)效性，以便更快更好地對(duì)資料開展收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等工作。

（六）實(shí)施檔案管理信息化。新時(shí)期，檔案管理要實(shí)行信息化，充分利用信息技術(shù)，以便解決傳統(tǒng)中數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不好做且不準(zhǔn)確的弊端，在工作中要突出網(wǎng)絡(luò)化的作用，走信息高速發(fā)展的道路，這樣才能保證醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理高效又健全。有關(guān)部門要把現(xiàn)代科學(xué)手段中數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行廣泛而深遠(yuǎn)的推廣和應(yīng)用，如此，檔案管理工作就可以實(shí)行現(xiàn)代化手段提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平，參保個(gè)人和參保單位可以方便快捷地進(jìn)行查詢自己的信息，實(shí)施檔案管理信息化也將成為一種高效而實(shí)用的有力手段。

五、結(jié)語

綜上所述，要想做好醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作不是一件輕而易舉的事，首先要認(rèn)清當(dāng)前醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀，并且還要了解信息技術(shù)的特點(diǎn)和應(yīng)用，多方舉措，實(shí)現(xiàn)好傳統(tǒng)管理模式向新型模式的轉(zhuǎn)變，從而推動(dòng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理朝著更高效、更健全的方向發(fā)展。