基層退役軍人事務(wù)局檔案工作的內(nèi)涵提升策略研究

文/通化縣退役軍人事務(wù)局退役軍人服務(wù)中心 王扉

隨著社會(huì)的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，退役軍人對(duì)檔案信息的需求和要求越來越高。做好檔案管理工作需要從內(nèi)涵下功夫，由內(nèi)因決定外因，最終促進(jìn)具體工作的形式和內(nèi)容都得到進(jìn)一步的優(yōu)化和改善。內(nèi)涵提升需要從“管理制度、職業(yè)道德以及專業(yè)素養(yǎng)”等幾個(gè)方面入手，循序漸進(jìn)，逐步改良[1]。

一、管理制度與機(jī)制建設(shè)研究

科學(xué)合理的規(guī)章制度是一切工作的基礎(chǔ)，沒有規(guī)章制度作為指引和約束，檔案管理工作只能處于盲目狀態(tài)，因此，加強(qiáng)管理制度建設(shè)是做好檔案管理的前提。

（一）建立健全規(guī)章制度。建章立制，而后綱舉目張。新時(shí)代下，檔案管理工作需要立足于新形勢、新背景，分析新的崗位要求和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。建立健全新時(shí)代規(guī)章制度，對(duì)于檔案管理工作來講就是明確工作方向，規(guī)范工作流程，優(yōu)化工作內(nèi)容與形式的基本保障。1.建立規(guī)范化的信息存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)信息化時(shí)代，檔案信息的存儲(chǔ)方式和類型不同于傳統(tǒng)模式。海量的信息以文字、圖片、音頻、視頻等各種方式呈現(xiàn)給工作人員和信息需求者。面對(duì)紛繁復(fù)雜的檔案信息，管理者和工作人員必須根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的工作要求，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，明確不同類型的檔案信息需要以合作方式、合作標(biāo)準(zhǔn)、合作保密級(jí)別等規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。2.建立規(guī)范化的信息管理標(biāo)準(zhǔn)。由于當(dāng)前的檔案信息越來越豐富完善，在給相關(guān)人員帶來便捷服務(wù)的同時(shí)，也給基層檔案工作者帶來了明顯的工作壓力，尤其是有關(guān)退役軍人系統(tǒng)的工作人員，需要仔細(xì)甄別、篩選各種證明材料和所須信息，確保服務(wù)對(duì)象的權(quán)益得到全面保障，同時(shí)保證檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確。這就要求在信息收集渠道和路徑層面進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化操作，確保來源真實(shí)準(zhǔn)確、詳細(xì)客觀。建立健全相關(guān)的規(guī)章制度是必不可少的外部保障條件，是退役軍人系統(tǒng)檔案工作人員依托的標(biāo)準(zhǔn)和指南。3.建立規(guī)范化的檔案信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，越來越多的人需要檔案信息服務(wù)，這就要求民政系統(tǒng)工作人員熟練掌握信息服務(wù)流程，規(guī)范操作，優(yōu)化對(duì)外服務(wù)的質(zhì)量和效率。以前，部分退役軍人系統(tǒng)工作人員在審核相關(guān)材料時(shí)存在“人情意識(shí)”“關(guān)系意識(shí)”等錯(cuò)誤思想，缺少“服務(wù)意識(shí)”和“公平意識(shí)”，這種情況需要嚴(yán)格規(guī)范的工作流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)監(jiān)督管理，確保服務(wù)質(zhì)量和效率[2]。

（二）優(yōu)化監(jiān)督實(shí)施措施。1.制定科學(xué)可行的監(jiān)督考核細(xì)則。退役軍人的事務(wù)性工作關(guān)系到千家萬戶，涉及獎(jiǎng)勵(lì)、優(yōu)撫、婚姻、就業(yè)、創(chuàng)業(yè)等眾多領(lǐng)域，需要切實(shí)可行的監(jiān)督考核細(xì)則，確保服務(wù)質(zhì)量，打造良好的口碑，才能夠維護(hù)社會(huì)的良好風(fēng)氣和輿論導(dǎo)向。部分檔案工作人員往往由“老弱病殘?jiān)小钡热后w負(fù)責(zé)，這種情況容易導(dǎo)致工作人員的考核和監(jiān)督難以執(zhí)行，客觀上也就造成了考核管理缺乏實(shí)效。追其根源，是缺乏系統(tǒng)連貫的考核細(xì)則和管理制度，沒有定性和定量相結(jié)合的管理方法。因此，必須組織完成針對(duì)民政檔案工作人員的考核細(xì)則，實(shí)現(xiàn)考核評(píng)價(jià)有據(jù)可依，以理服人[3]。2.定期開展專項(xiàng)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力。業(yè)精于勤，荒于嬉；行于思，毀于隨。為了提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)意識(shí)，除了嚴(yán)格的監(jiān)督管理外，還需要開展多種形式的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，通過定期與不定期相結(jié)合的方式，對(duì)工作人員展開多種形式的考核，提升和優(yōu)化工作人員素養(yǎng)和專業(yè)技能。

二、提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)的方法研究

基層退役軍人系統(tǒng)的檔案工作人員應(yīng)具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，才能勝任日益復(fù)雜的檔案工作。因此，工作人員需要從理論知識(shí)、應(yīng)用技能以及職業(yè)道德等方面開展多種形式的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

（一）加強(qiáng)專業(yè)理論學(xué)習(xí)。理論知識(shí)學(xué)習(xí)是提升專業(yè)素養(yǎng)的主要路徑和方法，其學(xué)習(xí)方式按照規(guī)模劃分主要包括三種。1.自主學(xué)習(xí)。自主學(xué)習(xí)是一種非常有效的學(xué)習(xí)方法，具有主動(dòng)性、獨(dú)立性、針對(duì)性和創(chuàng)造性。這種方法比較適合年輕人，民政單位應(yīng)給予相應(yīng)的支持和鼓勵(lì)，如定期開展自主學(xué)習(xí)先進(jìn)個(gè)人的獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)，或者對(duì)于表現(xiàn)突出的個(gè)人提供成果匯報(bào)和經(jīng)驗(yàn)分享活動(dòng)，在精神和物質(zhì)方面給予肯定和幫助。自主學(xué)習(xí)的內(nèi)容可以由檔案工作人員根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展需求和興趣專長來確定，在提升自身綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)的同時(shí)，爭取形成某一個(gè)領(lǐng)域的專才，甚至是專家。2.小組學(xué)習(xí)。小組學(xué)習(xí)是一種基于自發(fā)性和組織性共同特點(diǎn)的學(xué)習(xí)方式，通常由單位內(nèi)部的幾個(gè)相同或相近崗位的工作人員一同開展，有時(shí)也可以在小范圍內(nèi)組織退役軍人系統(tǒng)單位之間檔案管理員等一起進(jìn)行某項(xiàng)專題內(nèi)容的學(xué)習(xí)活動(dòng)。這種做法的優(yōu)點(diǎn)是集思廣益，自由靈活。比如，優(yōu)質(zhì)高效地完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)低收入退役軍人群體系列檔案的信息錄入與整合工作經(jīng)驗(yàn)分享和工作方法介紹，就是一種具體可行的組織方式，將一些具有代表性和實(shí)操性的問題，在小群體內(nèi)通過研討交流的方式得以解決。這種學(xué)習(xí)活動(dòng)一般以單位聯(lián)誼或者走訪觀摩等方式進(jìn)行。3.集中學(xué)習(xí)。集中學(xué)習(xí)退役軍人相關(guān)的檔案管理工作，主要是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門組織開展的全員性培訓(xùn)活動(dòng)。這種學(xué)習(xí)具有強(qiáng)制性，同時(shí)也是就業(yè)的保障條件，學(xué)習(xí)內(nèi)容主要是各種政策文件精神和具體內(nèi)容，以及各種制度條例的新變革和調(diào)整。如定期組織全員范圍內(nèi)的保密條例學(xué)習(xí)活動(dòng)，就是一種代表形式。這種培訓(xùn)學(xué)習(xí)需要退役軍人事務(wù)局和相關(guān)部門自行組織，定期開展，并建立一定的考核管理制度，確保學(xué)習(xí)活動(dòng)取得實(shí)效[4]。

（二）加強(qiáng)信息技術(shù)鍛煉。信息技術(shù)對(duì)民政系統(tǒng)檔案管理工作具有重要價(jià)值，每位工作人員都必須掌握相關(guān)技術(shù)和方法。1.基本信息技術(shù)的應(yīng)用。對(duì)于退役軍人系統(tǒng)檔案工作人員來講，學(xué)習(xí)和掌握office 辦公軟件是一項(xiàng)基本要求，部分工作人員認(rèn)為office 辦公軟件只是簡單的文字編輯和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工具，沒有太多的實(shí)用價(jià)值，這其實(shí)是一種誤解。實(shí)際上，工作人員如能熟練應(yīng)用office 辦公軟件，基本上可以應(yīng)對(duì)大部分的信息處理工作。此外，諸如美篇、視頻號(hào)等宣傳工具也應(yīng)當(dāng)成為工作人員掌握的基本技能，在開展工作時(shí)，有利于人民群眾及時(shí)了解相關(guān)信息，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。2.專業(yè)信息技術(shù)學(xué)習(xí)。退役軍人系統(tǒng)擁有自己的操作系統(tǒng)和各類程序軟件，這些網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)和工具是每位工作人員都需要掌握的必備技能。民政部門應(yīng)當(dāng)定期開展各種檢查和考核，通過外部強(qiáng)制性的壓力，加快工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提升和能力結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，必要時(shí)還可以組織“行業(yè)大練兵”活動(dòng)，或者開展各種技能競賽，鼓勵(lì)各個(gè)崗位檔案工作人員進(jìn)行信息技術(shù)應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)分享和研討，通過競賽促進(jìn)個(gè)人能力的發(fā)展，提高單位服務(wù)水平。

（三）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)。加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)是提升檔案工作人員綜合水平的重要舉措。1.加強(qiáng)文化底蘊(yùn)的培養(yǎng)。某些退役軍人系統(tǒng)的檔案工作人員對(duì)于本職工作存在誤區(qū)，沒有領(lǐng)悟檔案對(duì)于個(gè)人和單位的價(jià)值與意義。檔案是一種記錄，也是一種軌跡，更是一種證明，對(duì)于檔案服務(wù)對(duì)象而言，檔案包含的信息不可替代，無法復(fù)制，是一種寶貴的精神財(cái)富。所以，要培養(yǎng)和加強(qiáng)工作人員的文化底蘊(yùn)，優(yōu)化檔案工作人員對(duì)本職工作的思想認(rèn)識(shí)和認(rèn)知。2.加深服務(wù)奉獻(xiàn)意識(shí)。退役軍人系統(tǒng)的檔案工作主要的服務(wù)對(duì)象包括普通軍人、殘疾、低保、軍烈屬等需要更多關(guān)愛和支持的特殊群體。所以，相關(guān)從業(yè)者須具備更多的服務(wù)奉獻(xiàn)意識(shí)，積極主動(dòng)地為這些群體提供更加溫馨便捷的服務(wù)。這是社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的表現(xiàn)，也是工作崗位的基本要求。部分民政系統(tǒng)的檔案工作人員認(rèn)為工作瑣碎重復(fù)，缺乏創(chuàng)造性和技術(shù)含量，沒有耀眼的“光環(huán)”，這種觀點(diǎn)的“病根”就在于對(duì)服務(wù)對(duì)象沒有情感，對(duì)于職業(yè)認(rèn)可程度低，沒有自我實(shí)現(xiàn)的價(jià)值追求。

三、工作資源發(fā)掘與保障研究

從信息資源管理的角度來講，退役軍人系統(tǒng)的檔案管理工作需要做好兩個(gè)方面的工作。

（一）拓展檔案信息存儲(chǔ)方式。豐富和拓展檔案信息的存儲(chǔ)方式是一項(xiàng)基礎(chǔ)而重要的工作，需要秉持“工欲善其事，必先利其器”的工作理念，利用適宜的工具和方法，將海量信息以科學(xué)的方式進(jìn)行選擇、錄入和儲(chǔ)存。1.做好當(dāng)前檔案信息的存儲(chǔ)工作。無論是紙質(zhì)或電子版檔案信息，工作人員都需要努力探索科學(xué)合理的歸類和編碼方式，利用信息技術(shù)的便捷優(yōu)勢，構(gòu)建兼容并行的綜合化資源管理平臺(tái)。具體做法可以是利用行業(yè)專屬系統(tǒng)和軟件，按照“因地制宜”和“因人而異”的原則，細(xì)化和完善檔案信息的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)格，嘗試建立涵蓋“文字”“聲音”“圖片”“影像”等多種類型的資料，根據(jù)工作需要，隨時(shí)提供對(duì)應(yīng)的信息形式和內(nèi)容?；鶎庸ぷ饕?yàn)槎喾N客觀條件的制約，可能會(huì)遇到各種困難和問題，工作人員只要能夠充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，可以在很大程度上彌補(bǔ)不足，優(yōu)化信息存儲(chǔ)的方式、路徑和內(nèi)容，達(dá)到規(guī)范化、統(tǒng)一化、便捷化、多元化的標(biāo)準(zhǔn)要求。2.做好歷史遺留檔案信息的存儲(chǔ)工作。退役軍人系統(tǒng)的檔案信息保留時(shí)間久，涉及服務(wù)對(duì)象的切身利益，所以需要積極發(fā)掘整理歷史檔案信息，優(yōu)化存儲(chǔ)方式，延長保存時(shí)限。尤其是一些具有歷史價(jià)值和文化價(jià)值的材料，一定要做好保護(hù)工作，具體來說，需要做到以下幾個(gè)方面：首先，需要工作人員積極發(fā)掘和整理以往的檔案信息，將時(shí)間久遠(yuǎn)、保存簡易、面臨損毀的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為電子信息，保存時(shí)間更長，且檢索和利用也更加方便。其次，對(duì)于這些信息要進(jìn)行系統(tǒng)化的編碼和歸類，建立科學(xué)的信息輸入和輸出渠道，便于群眾查詢和利用[5]。

（二）優(yōu)化檔案信息服務(wù)方式。對(duì)于部分退役軍人而言，查詢和利用相關(guān)檔案信息是一件非常煩瑣而復(fù)雜的事情，尤其是年齡較大、居住偏僻、文化程度較低、身體不便的人員。為了做好服務(wù)工作，提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)，檔案管理工作人員需要在信息輸出與服務(wù)等方面進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。1.努力提升在線服務(wù)質(zhì)量。遠(yuǎn)程合作和線上服務(wù)已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢和崗位要求。退役軍人系統(tǒng)檔案管理工作亦是如此，為了更好地服務(wù)群眾，基層工作人員應(yīng)主動(dòng)拓展線上服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)方式，如通過信息技術(shù)綜合服務(wù)平臺(tái)，開展包括“收集信息”“發(fā)布信息”“輸出信息”等多項(xiàng)服務(wù)，這樣操作可以達(dá)到“節(jié)省時(shí)間，簡便操作，提升效率，豐富形式”的工作目標(biāo)。部分基層工作人員可以通過各種小程序和App來開展線上服務(wù)活動(dòng)，將原本需現(xiàn)場操作的流程和活動(dòng)變成一鍵式服務(wù)，提高工作質(zhì)量和效率。2.提供優(yōu)質(zhì)溫馨窗口服務(wù)?；鶎庸ぷ魅藛T的服務(wù)對(duì)象多是軍人和軍烈屬，以及部分條件較為困難的弱勢群體，所以要做好窗口服務(wù)工作，提升服務(wù)質(zhì)量。對(duì)于弱勢群體的服務(wù)必須體現(xiàn)職業(yè)素養(yǎng)和道德，用良好的態(tài)度和耐心地服務(wù)為群眾做好信息反饋和幫助。內(nèi)涵建設(shè)和提升不是單純的技術(shù)和方法改進(jìn)，同樣需要服務(wù)意識(shí)和工作情感的升華。作為對(duì)外展示的重要窗口，民生工作不容小視，做好窗口服務(wù)就是塑造口碑，就是踐行群眾路線，就是兌現(xiàn)“軍愛民，民擁軍，軍民魚水情，永遠(yuǎn)一條心”的宗旨。3.主動(dòng)探索開展現(xiàn)場服務(wù)?；鶎油艘圮娙讼到y(tǒng)的檔案工作人員還可以嘗試開展現(xiàn)場服務(wù)，主動(dòng)走入退役軍人家庭，提供上門服務(wù)。許多工作人員面臨著工作檔案信息不完善、不準(zhǔn)確，甚至是完全缺失的情況，為了確保檔案信息的真實(shí)、完整、及時(shí)、有效，就需要真正了解一線的實(shí)際情況。近期，從中央到地方都開始提倡開展深入調(diào)查研究活動(dòng)，走到基層，走入社區(qū)，走進(jìn)家庭，是開展調(diào)查研究的必由之路。

四、結(jié)語

基層退役軍人檔案管理工作紛繁復(fù)雜、瑣碎棘手，為了提升基層退役軍人檔案管理工作內(nèi)涵，優(yōu)化工作效率，提高工作質(zhì)量，工作人員須積極探索未來檔案信息存儲(chǔ)工作的方法，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案信息存儲(chǔ)技術(shù)和方法，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)完全技術(shù)和思想，努力做好退役軍人檔案管理工作。