檔案信息化建設在醫(yī)院檔案文件管理中的積極影響

張勁松

（德州市陵城區(qū)中醫(yī)院，山東 德州 253500）

0 引言

醫(yī)院檔案文件管理工作，不僅作為醫(yī)院的知識儲備庫，同時還可以為醫(yī)院領導者的工作指明方向，為醫(yī)院的相關建設與醫(yī)療研究提供依據(jù)。所以在新時期醫(yī)院建設發(fā)展的過程中，醫(yī)院檔案文件的利用率得到了提升，并且醫(yī)院也越來越重視醫(yī)院檔案文件管理工作。而隨著社會的進步與發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)量內容也在不斷增加，它在醫(yī)院管理中的地位也逐漸提升。并且隨著計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，使辦公逐漸向自動化、網(wǎng)絡化發(fā)展。在檔案信息化建設中，可以使醫(yī)院檔案文件管理工作變得更加的高效、有序，并且使醫(yī)院檔案文件得到了合理的保存于利用。因此，檔案信息化建設為醫(yī)院檔案文件管理工作起到了積極地影響。

1 促進了醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展

在檔案信息化建設的推動下，我國頒布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為醫(yī)院檔案文件管理工作，提供了理論上的依據(jù)[1]。使醫(yī)院的檔案文件管理工作能得到有效地推動，從而全面地提升我國新形勢下的醫(yī)院檔案文件管理工作。醫(yī)院檔案文件管理信息化建設，將紙質文件材料轉變?yōu)殡娮游募?，將醫(yī)院內部的檔案文件信息檢索工作進行了優(yōu)化，提升檔案文件信息查找的工作效率。在醫(yī)院內部的檔案文件信息共享平臺上，為醫(yī)院各科室醫(yī)護人員應用檔案時帶來便捷，發(fā)揮出檔案文件管理信息化建設的優(yōu)勢，使醫(yī)護人員不用再查找檔案上浪費時間，可以將更多的時間服務于廣大群眾。并且醫(yī)院的管理者，還可以通過電子檔案文件管理系統(tǒng)，隨時的翻看醫(yī)院的各項資料，充分地了解己方醫(yī)院發(fā)展的現(xiàn)狀、工作中的不足，為醫(yī)院制定符合自身發(fā)展的長遠發(fā)展目標指明方向。并有效地提升醫(yī)護人員的工作效率，促進醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，使醫(yī)院得發(fā)展更加適應我國新時期的發(fā)展腳步。

2 提升了醫(yī)院整體的管理水平

檔案文件管理工作的良好運行，有利于醫(yī)院的管理與發(fā)展。而檔案信息化建設，可以將各種先進的信息技術應用到醫(yī)院檔案文件管理工作中，全面提升醫(yī)院檔案文件管理工作質量與工作效率。在檔案文件管理信息化建設的過程中，可以讓醫(yī)院的檔案文件利用率得到增強，從而對醫(yī)院的管理水平起到了積極的影響。在檔案文件管理信息化建設的過程中，要以《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》為基礎，并將其貫穿到醫(yī)院的檔案管理制度建設與工作流程中，使醫(yī)院檔案管理人員在工作過程中做到有據(jù)可依。并將醫(yī)院的各項工作與檔案文件管理工作進行結合，從多角度正確的評價醫(yī)院的各項醫(yī)療服務，及時地發(fā)現(xiàn)工作中的不足，并且予以改正，使醫(yī)院的醫(yī)療服務與管理水平得到有效地提升。例如，在檔案信息化建設過程中，可以規(guī)范醫(yī)院的績效考評檔案管理工作，能為績效考評工作提供支持[2]。有助于績效考評工作的順利進行，同時也便于查閱利用，為醫(yī)院日后的相關工作奠定基礎。在檔案文件管理信息化建設的推動下，有效地提升了醫(yī)院整體管理水平，為醫(yī)院得發(fā)展提供了保障。

3 增加了醫(yī)院檔案文件安全性

檔案信息化建設，可以讓醫(yī)院的檔案文件管理工作更具安全性。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案文件管理工作中，檔案文件均是以紙質的形式存在，隨著時間的推移，就導致醫(yī)院的檔案文件越積越多。這樣不僅給查找工作帶來一定的難度，同時因為各種因素導致出現(xiàn)文件檔案遺失的現(xiàn)象。而在醫(yī)院檔案文件管理信息化建設中，可以將紙質檔案文件轉變?yōu)殡娮訖n案文件。檔案管理人員通過信息技術將為電子檔案文件編輯錄入到電腦中，并定期將整理好的電子檔案文件，發(fā)送至醫(yī)院檔案文件管理專用計算機和硬盤中儲存。這樣即保證了檔案的安全性、完整性，同時又提高了醫(yī)院檔案文件的利用率。而對于一些較為重要的文件可以進行“雙套制”的檔案管理方法，將同一檔案以電子和紙質檔案共存。涉密電子檔案文件嚴禁通過開放網(wǎng)絡傳輸，以增加醫(yī)院檔案文件的安全性，防止醫(yī)院重要信息外泄或被盜取[3]。同時還可以在醫(yī)院檔案文件管理工作中，通過檔案管理信息管理系統(tǒng)的安全設置，設立防火墻，以保證醫(yī)院檔案文件信息的安全性。并且在進行醫(yī)院檔案管理的過程中，至少要有兩名工作人員共同進行工作，使其在工作中互相監(jiān)督與約束。對重要檔案進行加密處理，一旦發(fā)生檔案泄露要將責任落實到相關的管理人員，促進醫(yī)院檔案文件管理工作的有序進行。

4 充分發(fā)揮醫(yī)院檔案文件價值

醫(yī)院檔案具有較高的價值，它可以為了醫(yī)療行業(yè)保存經驗、智慧和成就，可以讓后人參考、欣賞、借鑒。因此，在醫(yī)院檔案信息化建設的過程中，檔案管理工作人員要以相關規(guī)章制度為基礎依據(jù)，并結合醫(yī)院的發(fā)展實情，充分的建立起完善的檔案文件管理信息系統(tǒng)。使醫(yī)院檔案文件管理工作更具規(guī)范性、有序性、完整性、安全性。在檔案文件管理信息化建設的過程中構建更具規(guī)范化、科學化、簡便化、安全化的醫(yī)院檔案文件管理系統(tǒng)，使醫(yī)院的各項文件資料得到完整地保留，使檔案文件分類更明確，大地降低檔案文件管理的錯誤率，增加醫(yī)院檔案文件的利用率，充分地發(fā)揮出醫(yī)院檔案文件的利用價值，使醫(yī)院檔案文件管理工作更加高效化。為醫(yī)院內部醫(yī)護人員以及管理人員的使用帶來方便。

5 提升了檔案查詢的便捷性

醫(yī)院檔案文件管理信息化建設中，檔案管理人員要不斷地完善數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展對電子檔案管理工作進行適當?shù)恼{整，使檔案管理工作能得到正確的數(shù)據(jù)支持，保證檔案信息的正確性與合理性，并通過新技術制定檔案管理文件電子模板。將檔案管理的信息檢索工作進行優(yōu)化，減少傳統(tǒng)模式中檔案信息的查找難度，從而提升檔案信息查找的工作效率，發(fā)揮出新時期背景下檔案管理的優(yōu)勢，并提高檔案管理員的專業(yè)素質。同時在醫(yī)院檔案電子檔案材料整理過程中，也要將其按照層次進行分類排序，方便日后的查閱，并且要定期升級與檔案信息管理系統(tǒng)。在先進的信息技術支持下，使醫(yī)院檔案分類更明確、查詢工作更便捷，同時也能達到醫(yī)院內的檔案信息共享，為醫(yī)院各科室醫(yī)護人員應用檔案時帶來便捷。

6 提升管理人員的綜合素質

隨著信息化時代的帶來，各種先進的信息技術在檔案管理工作中也得到了廣泛地應用。所以新時期的醫(yī)院檔案管理工作，醫(yī)院檔案管理人員除了要熟練地掌握檔案整理、歸檔技能外，還要掌握一定的社會科學與自然科學知識、目錄學知識、社會情報、文秘等與檔案管理相關的知識與技能。同時隨著信息技術的廣泛應用，檔案管理工作的科技性也逐漸增強，所以醫(yī)院檔案管理人員必須創(chuàng)建終生學習觀念，提升符合新時期發(fā)展的自身專業(yè)知識技能，拓寬自身的視野，構建完整的知識體系，近而創(chuàng)建科學的、合理的、便捷的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，進而有效的促進了檔案管理人員的綜合素質發(fā)展與提升。

7 結束語

綜上所述，在檔案信息化建設的過程中，可以促進醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展、提升醫(yī)院的整體管理水平、增加醫(yī)院檔案文件的安全性、充分發(fā)揮醫(yī)院檔案文件的價值，使醫(yī)院的管理水平與發(fā)展得到質的飛躍。使醫(yī)護人員能更好地服務于廣大人民群眾。所以，醫(yī)院檔案文件管理信息化建設，不僅對醫(yī)院得發(fā)展有著積極推動作用，同時還對廣大人民群眾更好的接受醫(yī)療服務有著積極影響。