檔案文件的數(shù)字化管理在企業(yè)中的相對重要性

張琳 煙臺新奧燃?xì)獍l(fā)展有限公司

進(jìn)入21世紀(jì)以來，特別是近幾年，我國乃至整個人類社會逐漸進(jìn)入全面的信息化時代，企業(yè)和個人用戶存儲的數(shù)據(jù)量也急劇增加。檔案文件的數(shù)字化管理在企業(yè)中的運用也顯得越來越重要。

作者就職的單位屬于燃?xì)膺\營企業(yè)，作為檔案管理者，作者負(fù)責(zé)高壓管網(wǎng)部門的檔案文件管理工作。檔案文件管理的主要類別有：技術(shù)服務(wù)合同、四評招標(biāo)文件、設(shè)計招標(biāo)文件、上級文件與批復(fù)、會議紀(jì)要、四評文件、考察資料、聯(lián)系函、高壓管線工程文件、國土資源、規(guī)劃局、發(fā)改委、城管局、高壓管線工程招標(biāo)文件等。以往作者作為檔案文件管理者的主要管理方式是將接收到的檔案文件按照合同、文件、招標(biāo)、會議紀(jì)要、設(shè)計、圖紙、報告、考察資料、聯(lián)系函等內(nèi)容進(jìn)行分類，然后放入貼有標(biāo)簽的檔案盒中，在每個文件上按時間順序?qū)懮闲蛱?。隨著文件數(shù)目的增多，序號也日漸增長。查詢者需要通過檔案文件管理員到相應(yīng)的檔案盒中查找，數(shù)目龐雜，這就導(dǎo)致其查詢效率非常低下。

2020年，企業(yè)管理者意識到檔案文件數(shù)字化在企業(yè)規(guī)范化管理中的重要性，開始重視企業(yè)檔案文件數(shù)字化管理的規(guī)范化和可操作性，倡導(dǎo)運用企業(yè)檔案文件數(shù)字化管理方式規(guī)范管理。作者作為檔案文件管理者，積極探索研究，學(xué)習(xí)其他企業(yè)檔案文件的成功管理經(jīng)驗，通過消化吸收，利用計算機(jī)操作系統(tǒng)和軟件工程，自主開發(fā)了適合燃?xì)馄髽I(yè)自身特點的檔案文件數(shù)字化管理系統(tǒng)。作者每天通過對各種檔案文件的數(shù)字化加工、儲存及查詢，并將數(shù)據(jù)備份和進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌踩用?，確保電子檔案信息一目了然，再將文件進(jìn)行編號，做到分門別類，井然有序，從而使企業(yè)檔案文件的管理愈加系統(tǒng)化、明晰化、簡單化，達(dá)到了企業(yè)預(yù)想的檔案文件數(shù)字化管理的要求。

查詢者查找檔案文件時，根據(jù)檔案的種類找到相應(yīng)的電子檔案分類，通過搜索文件名稱，即可根據(jù)查閱權(quán)限查詢到已經(jīng)存儲的數(shù)字化檔案文件。作者將這些零散的文件，通過計算機(jī)數(shù)字化管理簡化了查詢流程，有效地提升了工作效率。

檔案文件數(shù)字化管理系統(tǒng)是利用計算機(jī)硬件、軟件及其他辦公設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、傳輸、存貯、加工、維護(hù)和使用，并規(guī)范整個文件信息管理的系統(tǒng)。通常情況下，檔案文件數(shù)字化管理策略包括備份策略、存策略和安全策略，其目的是確保和提高檔案文件信息系統(tǒng)的安全可靠性和有效性。備份策略通常需要指定在什么情況下備份檔案文件的內(nèi)容、備份的時間及備份的方式；存儲策略則指需要確定檔案文件的保留期限、存儲地址；安全策略通常是指檔案文件進(jìn)行加密或病毒掃描等。

通過檔案文件數(shù)字化管理系統(tǒng)，按照合同、文件、招標(biāo)、會議紀(jì)要、設(shè)計、圖紙、報告、考察資料、聯(lián)系函等信息進(jìn)行分類，然后把系統(tǒng)中的檔案文件可以設(shè)定為每天自動備份，有效確保了數(shù)據(jù)的安全。所有通過數(shù)字化加工的檔案文件的備份可以存儲在本地計算機(jī)設(shè)備，也可以存儲在其他地方，比如云端、服務(wù)器。

通過檔案文件數(shù)字化管理系統(tǒng)，對不同的檔案文件管理需要采取不同的處理方式，這主要取決于它們的相對重要性可以根據(jù)文件的相對重要性對檔案文件進(jìn)行不同的數(shù)字化加工處理?！熬徥乱思备桑魟t有功；急事宜緩辦，忙則多錯?！毕雀鶕?jù)文件涉及工作的時效性進(jìn)行劃分相對重要性，優(yōu)先處理相對長遠(yuǎn)但不急的工作，以免到時手忙腳亂，多生錯誤；再處理看似急迫的工作，否則，忙亂會導(dǎo)致容易出錯。

具體來說，檔案文件的相對重要性是根據(jù)一個或多個重要性參數(shù)確定的。這些重要參數(shù)可能包括以下任何一個參數(shù)：文件擬定者、簽發(fā)者、文件名稱、單位、經(jīng)辦人、接收人、日期、合同編號、文件數(shù)量等。文件的簽發(fā)者是一個重要參數(shù)，某些簽發(fā)者因為他們在企業(yè)中所處的地位不同，從而使其擬定的文件更重要，也會更受重視，其相對重要性也就高。檔案文件的相對重要性還取決于該檔案文件需要被閱覽的用戶數(shù)量，文件需要被閱覽的用戶數(shù)量越多，檔案文件的相對重要性也越高。

檔案文件的相對重要性是根據(jù)重要性參數(shù)、權(quán)重或與各種重要性參數(shù)相關(guān)聯(lián)的規(guī)則來確定的。權(quán)重和規(guī)則可由文件的簽發(fā)人制定和調(diào)整。檔案文件管理員將根據(jù)管理系統(tǒng)和查詢者的要求，通過文件管理配置文件表明該檔案文件的級別，從而限定不同級別的查詢者具有不同的查詢權(quán)限。如果文件的簽發(fā)者在企業(yè)中的組織架構(gòu)中處于高位，那么該檔案文件就被歸類為具有較高的相對重要性；如果企業(yè)組織架構(gòu)中只有少數(shù)高位的人可以訪問該文件，那么該文件就被歸類為機(jī)密文件；如果該文件是企業(yè)組織架構(gòu)中唯一高位可以訪問的文件，那么該文件就被歸類為具有更高的相對重要性；如果可以被企業(yè)中所有不同的用戶查詢，則將其歸類為普通級。通過這種方式，文件可以被劃分為相對重要的不同級別，然后可以根據(jù)文件的相對重要性為文件指定信息管理策略，并根據(jù)信息管理策略對文件進(jìn)行備份管理。

由于文件是根據(jù)它們的相對重要性來分類的，因此，每次查詢一個相對重要的文件時，都會生成一個日志，日志可以在每次文件被查詢時生成。查詢?nèi)罩究梢宰詣由蓤蟊怼６@些都可以在檔案文件數(shù)字化管理系統(tǒng)中得到實現(xiàn)。通過查詢命令，檢索到需要的檔案文件信息，再根據(jù)文件編號，對應(yīng)日志和報表，每周、每月、每季度、每年，進(jìn)行分檔備份存儲，方便檔案文件的管理者采集、上傳、存儲數(shù)據(jù)，通過對每個階段報表的分析，提取出具備指導(dǎo)性的建議。

終上所述，企業(yè)通過檔案信息數(shù)字化管理策略并在檔案文件管理系統(tǒng)的幫助下，可使原先費時且繁瑣的檔案文件管理任務(wù)變得更簡單化、便捷化、永久化，讓企業(yè)員工更加充分地有效利用好企業(yè)檔案文件的價值，從而促進(jìn)企業(yè)的檔案文件管理逐步走向系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，進(jìn)而有效地提高了企業(yè)綜合競爭力。