國(guó)有企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)的意義及問題研究

摘 要：企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷程、重大事件、管理機(jī)制和業(yè)務(wù)內(nèi)容等重要信息的記錄，其完備性、精確性和真實(shí)性是企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、合規(guī)合法運(yùn)營(yíng)、技術(shù)進(jìn)步和文化挖掘的科學(xué)、可靠的支持和依據(jù)。信息化能夠讓數(shù)量龐大、種類繁多的檔案資源更好地被保存和利用，最大限度地服務(wù)企業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新。文章通過研究國(guó)有企業(yè)檔案資源現(xiàn)狀和存在問題，提出數(shù)字經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下迫切性戰(zhàn)略意義和應(yīng)對(duì)策略，旨在通過此研究，提升檔案資源開發(fā)利用管理模式，助力企業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：檔案資源；信息化；國(guó)有企業(yè)；應(yīng)對(duì)策略

一、背景

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)的信息化程度越來越高，滲透在各行業(yè)的方方面面，已成為當(dāng)今推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳2020年3月印發(fā)的《國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》，明確指出了信息化在我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程中的重要性，要求通過貫穿始終的信息化建設(shè)，適應(yīng)引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)，通過快速釋放信息化發(fā)展的潛能，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)和實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)。

早在20世紀(jì)90年代國(guó)家信息化發(fā)展的背景下，國(guó)家檔案行政管理部門就對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)作出部署，要求通過計(jì)算機(jī)的輔助，配合傳統(tǒng)檔案的收集、保管等基礎(chǔ)職能的管理，展開信息技術(shù)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的融合，推動(dòng)檔案信息化工作順利起步?！笆晃濉逼陂g，隨著國(guó)家檔案局編制的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》的出臺(tái)，正式實(shí)現(xiàn)了檔案工作從傳統(tǒng)管理方式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)換，前期的數(shù)字化建設(shè)為此階段的紙質(zhì)版檔案數(shù)字化應(yīng)用提供了良好的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作大規(guī)模展開，并被積極列入各級(jí)檔案部門的年度工作規(guī)劃?！笆濉睍r(shí)期，全國(guó)的檔案資源管理、利用等工作的主要目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)全面信息化，滿足“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作要求，讓傳統(tǒng)檔案的數(shù)字副本利用率越來越高，電子檔案管理系統(tǒng)成為檔案業(yè)務(wù)的主要操作平臺(tái)。

隨著國(guó)家信息化戰(zhàn)略的深入推進(jìn)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)的各領(lǐng)域具有突破性的融合，信息化已經(jīng)成為引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新防線。信息化大環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)作為生成和轉(zhuǎn)化的檔案信息載體，其數(shù)據(jù)記錄的本質(zhì)就是真實(shí)反映檔案的社會(huì)記憶功能，體現(xiàn)檔案的價(jià)值和憑證作用。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)字資源呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，無紙化工作模式替代現(xiàn)存的雙套制利用方式，檔案數(shù)字資源的利用將更加便捷、高效和安全。

二、國(guó)有企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)的意義

1.國(guó)有企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)的迫切性

新的科技革命和產(chǎn)業(yè)變革產(chǎn)生了信息化時(shí)代，數(shù)字化、無紙化的信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出新的要求。國(guó)有企業(yè)檔案作為全國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，記錄國(guó)有企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等過程中產(chǎn)生的信息，貫穿整個(gè)國(guó)有企業(yè)建立發(fā)展、日常運(yùn)營(yíng)、管理決策、維護(hù)權(quán)益以及文化傳播的過程。

自2020年開始，中共中央、國(guó)務(wù)院連續(xù)出臺(tái)《國(guó)企改革三年行動(dòng)方案》《關(guān)于加快推進(jìn)國(guó)有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》等文件，對(duì)國(guó)有企業(yè)的數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型提出了明確要求，要求以系統(tǒng)線上為主的工作模式替代傳統(tǒng)的人工為主的業(yè)務(wù)模式，這也直接帶動(dòng)國(guó)有企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的數(shù)字化變革。新的檔案管理模式、收集利用方式不斷沖擊著傳統(tǒng)的管理方式，迫使國(guó)有企業(yè)檔案管理部門改變工作方式，提高服務(wù)能力，開拓新的檔案資源管理和開發(fā)利用模式。

近年來，關(guān)于電子文件歸檔管理的研究越來越多，從早期的電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)模式、管理辦法、技術(shù)難點(diǎn)以及格式轉(zhuǎn)化等基礎(chǔ)構(gòu)建，到現(xiàn)在的系統(tǒng)平臺(tái)架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)和社交媒體等多渠道開發(fā)利用方式，檔案資源的信息化、電子化和數(shù)據(jù)化進(jìn)展快速。大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和人工智能等新型信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)各領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用，也引發(fā)檔案專家和基層工作者關(guān)于檔案管理和服務(wù)模式的大量思考、研究，所有研究和應(yīng)用的前提都是檔案資源的數(shù)據(jù)化，數(shù)據(jù)化是實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化的根基。

2.國(guó)有企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)的價(jià)值

改革開放以來，面對(duì)信息化發(fā)展的大趨勢(shì)和深化改革、擴(kuò)大開放的需要，國(guó)家大力推進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展：一是全面推進(jìn)檔案資源的信息化建設(shè)；二是加強(qiáng)外資、民營(yíng)及駐外企業(yè)的檔案工作。檔案資源信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的重中之重，檔案管理數(shù)字化和信息化是最為關(guān)鍵和基礎(chǔ)的兩項(xiàng)工作，貫穿檔案事業(yè)發(fā)展的全過程。

在《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中，將新時(shí)代檔案事業(yè)的總目標(biāo)歸納為：大幅度地提升檔案工作水平，檔案工作在社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)建設(shè)中的地位和作用充分突出，建成檔案強(qiáng)國(guó)以有力支撐社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)建設(shè)，到2035年，檔案資源建設(shè)質(zhì)量和利用服務(wù)水平、現(xiàn)代化管理程度和治理效能進(jìn)入世界先進(jìn)水平。同時(shí)，將檔案工作任務(wù)劃分為四個(gè)體系和三大支撐，四個(gè)體系即檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系三大支撐是檔案信息化支撐、人才支撐和科技支撐。發(fā)展規(guī)劃中的每一條都涉及檔案信息化，四個(gè)體系和三大支撐中的每一項(xiàng)也都和檔案信息化戰(zhàn)略息息相關(guān)。

在檔案治理體系中要求檔案數(shù)字化治理效能提升。在檔案資源體系中要求基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，檔案資源完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。在檔案利用體系中要求利用方便高效，尤其是網(wǎng)絡(luò)化利用全面實(shí)現(xiàn)，充分滿足文化教育、公共服務(wù)和資政的需求。檔案安全體系則是注明在人防、物防和技防三位一體的安全體系完善的前提下，全面夯實(shí)數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)，以保障數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用。可以說，未來檔案事業(yè)的發(fā)展，就是檔案資源信息化戰(zhàn)略全面實(shí)施的必然結(jié)果，企業(yè)尤其是國(guó)有企業(yè)的檔案資源信息化當(dāng)然不甘落后。

隨著記錄方式的多樣性，檔案滲透、融合在國(guó)有企業(yè)的各項(xiàng)工作中，國(guó)有企業(yè)檔案正在逐步實(shí)現(xiàn)從實(shí)體向信息再到電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，這種經(jīng)過逐層沉淀挑選的檔案數(shù)據(jù)，可以最大限度地包含國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的各個(gè)方面，對(duì)監(jiān)督企業(yè)合規(guī)運(yùn)營(yíng)、助力決策管理以及維護(hù)合法權(quán)益起到至關(guān)重要的作用。同時(shí)，因?yàn)槠髽I(yè)檔案資源的便捷化形式，在資源調(diào)取利用、跨時(shí)空查閱等方面，更加方便、高效和準(zhǔn)確，對(duì)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益有很大幫助。國(guó)有企業(yè)維系著全國(guó)的主要經(jīng)濟(jì)命脈，國(guó)有企業(yè)檔案資源信息化帶來的社會(huì)、商業(yè)價(jià)值不言而喻。

3.國(guó)有企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)的內(nèi)外需求

國(guó)家有關(guān)部門對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案信息資源的保存、開發(fā)以及利用方式有嚴(yán)格規(guī)定，出臺(tái)了一系列政策法規(guī)，要求各企業(yè)通過對(duì)企業(yè)檔案信息資源的深度開發(fā)和共享利用，變資源為資產(chǎn)，促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)的保值增值，最大程度地發(fā)揮檔案資源在提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益中的促進(jìn)作用。

國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案的多元化需求日益突出，政務(wù)文件、業(yè)務(wù)創(chuàng)新、科技突破、風(fēng)險(xiǎn)管理以及憑證留存等各階段產(chǎn)生的檔案信息層出不窮。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，檔案體積厚重、甄選復(fù)雜、查詢不方便，存放的結(jié)果受檔案收集者、整理人、存放場(chǎng)所和運(yùn)輸渠道等諸多因素影響，很多當(dāng)時(shí)看似無用、沒有留存保管的文件，現(xiàn)在有查找需求，檔案部門卻無法提供；還有一些幾十年無人問津的文件，由于某項(xiàng)政策出臺(tái)、某個(gè)場(chǎng)館建設(shè)，突然翻閱的人絡(luò)繹不絕。對(duì)比體積小、保存便捷、檢索高效的電子文件而言，紙質(zhì)檔案的缺陷逐漸顯現(xiàn)。得益于以信息為主要傳播載體的現(xiàn)代化科技手段，越來越多有價(jià)值的檔案以數(shù)據(jù)的方式產(chǎn)生和儲(chǔ)存，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介隨著信息化程度的提高占比越來越低，信息化的檔案數(shù)據(jù)占據(jù)了企業(yè)管理數(shù)據(jù)的90%以上。只有將這些電子數(shù)據(jù)合理保存和利用，才能最大限度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源在業(yè)務(wù)、技術(shù)、風(fēng)險(xiǎn)、文化以及憑證等方面的價(jià)值，助力企業(yè)發(fā)展。

三、國(guó)有企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)中存在的問題和應(yīng)對(duì)策略

本文之所以選擇“國(guó)有企業(yè)”作為研究和探討的對(duì)象，主要是考慮國(guó)有企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的命脈，承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任和機(jī)構(gòu)設(shè)置、市場(chǎng)化程度有其突出的特點(diǎn)。國(guó)有企業(yè)檔案資源的歷史厚重、科技含量很高，檔案數(shù)字化工作普遍處于雖然前進(jìn)但很緩慢的局面，在機(jī)構(gòu)設(shè)置上對(duì)檔案工作偏弱，對(duì)檔案部門和檔案人員的重視程度較低，很多企業(yè)的檔案人員同時(shí)承擔(dān)著多項(xiàng)行政事務(wù)性工作，甚至并未配備專職的檔案工作人員，各業(yè)務(wù)部門保管各自的業(yè)務(wù)檔案，文化部門負(fù)責(zé)檔案展覽等現(xiàn)象比比皆是。自身業(yè)務(wù)工作都忙不過來，檔案信息化工作更是分身乏術(shù)。

同時(shí)，大部分的國(guó)有企業(yè)檔案資源利用模式仍然是“我不主動(dòng)、坐等上門”的被動(dòng)模式，檔案資源利用局限在傳統(tǒng)的借閱、查詢和編研形式中，檔案資源以傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介為主，注定導(dǎo)致信息資源無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，開發(fā)利用效率難度大、效率低。這種檔案資源開發(fā)不充分、服務(wù)企業(yè)效率低的特點(diǎn)在國(guó)有企業(yè)中相當(dāng)普遍，和國(guó)家數(shù)字化戰(zhàn)略部署完全不匹配，無法達(dá)到國(guó)家相關(guān)政策的要求，也和企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的形象嚴(yán)重不符。

相較而言，多數(shù)民營(yíng)企業(yè)存續(xù)時(shí)間短、檔案資源量少，大多已經(jīng)是電子檔案，甚至某些成立時(shí)間不長(zhǎng)的民營(yíng)企業(yè)，從公司成立起，運(yùn)營(yíng)的各個(gè)階段形成的所有文件都沒有銷毀過，而是全部保存為電子檔案，并按照要求異地保存，后期如果工商管理部門等其他監(jiān)管機(jī)構(gòu)需要公司出具采購(gòu)、加工和銷售等環(huán)節(jié)的電子憑證時(shí)，可以及時(shí)提交給相關(guān)機(jī)構(gòu)。另外，因?yàn)槠髽I(yè)機(jī)制靈活，通過市場(chǎng)手段可突擊性地完成整個(gè)企業(yè)檔案資源的信息化工作，甚至無須配備專業(yè)的檔案工作人員，這是國(guó)有企業(yè)很難做到的。國(guó)有企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)在特質(zhì)上的區(qū)別，決定了國(guó)有企業(yè)就像一艘滿載貨物大船，前進(jìn)和轉(zhuǎn)向都要復(fù)雜得多，面臨的問題和挑戰(zhàn)也要多得多。盡管國(guó)有企業(yè)檔案資源數(shù)字化進(jìn)程中存在著諸多問題，但通過改進(jìn)完全可以快速實(shí)現(xiàn)檔案資源效益的最大化。

一是更新對(duì)檔案資源數(shù)字化觀念的認(rèn)知，改變檔案工作的發(fā)展理念。通過健全檔案資源數(shù)字化及開發(fā)利用的制度、機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)和體系，大力推進(jìn)檔案資源創(chuàng)新，從保守的保管型工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)新型的展示型工作模式，主動(dòng)在研究、宣傳上下功夫，通過數(shù)字化的成果展示企業(yè)的形象、維護(hù)企業(yè)的最大權(quán)益，從而體現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的價(jià)值。展示檔案資源的成果有多種方式，利用網(wǎng)絡(luò)、電視和公眾號(hào)等當(dāng)前流行的大眾媒體，傳播正向的企業(yè)文化，受眾多、見效快，檔案開發(fā)的效益反饋很明顯。

二是加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用，更快更優(yōu)、多渠道獲取數(shù)字化檔案資源。傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)利用都是選擇性利用，根據(jù)選定的主題，耗費(fèi)大量的人力、物力。如今，檔案資源信息化形成的數(shù)據(jù)庫(kù)幾分鐘便可以把所有相關(guān)資源全部展現(xiàn)，甚至可以通過人工智能技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈以及數(shù)字孿生等高科技手段，按照時(shí)間或者關(guān)聯(lián)點(diǎn)的邏輯，二次加工成新的檔案集合體，這是以往的檔案利用方式無法比擬的，是對(duì)人類智慧的更廣闊、更精細(xì)和更智能的提升。

一方面，國(guó)有企業(yè)要利用自身機(jī)構(gòu)設(shè)置全面的優(yōu)勢(shì)，將檔案部門和業(yè)務(wù)相關(guān)部門結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用和服務(wù)工作的結(jié)合。

另一方面，通過和社會(huì)力量的戰(zhàn)略合作，借助高校、檔案服務(wù)企業(yè)等外部形式，助力企業(yè)自身檔案資源的數(shù)字化開發(fā)利用。與高校合作，能夠讓企業(yè)享受到最新、最先進(jìn)的檔案管理成果轉(zhuǎn)化。同時(shí)，增加高校的成果檢驗(yàn)樣本；和其他檔案部門合作，能夠讓檔案資源更豐富全面、更有新鮮感；和公共媒體合作，能夠最大限度地借助公共服務(wù)平臺(tái)，快速傳播檔案信息；和相關(guān)政府部門合作，可以通過政企聯(lián)合的方式，獲得更專業(yè)、更有目標(biāo)性的受眾和資金、政策支持。

三是重視專業(yè)人才的引進(jìn)，配備兼?zhèn)錂n案管理和信息技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才。隨著檔案工作由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，檔案開發(fā)利用的智能化越發(fā)凸顯，檔案開發(fā)的主體也不僅僅是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管者，而是檔案信息開發(fā)者和檔案資源分享者的結(jié)合體。檔案開發(fā)主體必須能快速適應(yīng)檔案資源信息化變革，準(zhǔn)確把握檔案智能化利用的內(nèi)涵和方式，確保紙質(zhì)檔案到電子檔案過渡過程中收集、整理、鑒定、保管和利用等全過程流暢安全。數(shù)字時(shí)代檔案資源的開發(fā)利用，對(duì)專業(yè)人員的要求更高，既要具備檔案資源數(shù)字化等前端技能，又要具有利用服務(wù)等后期開發(fā)能力，要打破傳統(tǒng)的編制有限，專業(yè)能力落后、單一的局面，通過多樣性的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用能力。對(duì)于多數(shù)國(guó)有企業(yè)采用技術(shù)外包的信息化方式，企業(yè)檔案管理人員也要盡可能地深度參與數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程，確保信息化后檔案資源能夠順暢利用。

四是優(yōu)化檔案服務(wù)供給格局。檔案資源信息化的意義，在保證檔案利用需求部門、公民擁有更全面的信息獲得渠道和求知自由，實(shí)現(xiàn)社會(huì)公平和公共利益的最大化。國(guó)有企業(yè)檔案資源的數(shù)量和配置，對(duì)企業(yè)、職工和地方社會(huì)團(tuán)體的需求滿足度至關(guān)重要，數(shù)字化的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)只是基礎(chǔ)，資源建設(shè)后的參考咨詢、證據(jù)提供、展覽陳列和公共項(xiàng)目開發(fā)才是企業(yè)應(yīng)該長(zhǎng)遠(yuǎn)重視的議題。為此，要以社會(huì)需求為依據(jù)，通過充分的比對(duì)適配，完善檔案服務(wù)機(jī)制規(guī)范，創(chuàng)新檔案服務(wù)的項(xiàng)目和平臺(tái)，豐富檔案的內(nèi)容和范圍，提升檔案價(jià)值。

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（作者單位：中國(guó)鐵路濟(jì)南局集團(tuán)有限公司檔案館）

作者簡(jiǎn)介：陳晨（1985—），女，漢族，山東臨沂人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。