數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理模式的影響及對策探究

摘 要：在新時期，傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足檔案事業(yè)對現(xiàn)代化發(fā)展的需求，需要采取行之有效的手段，創(chuàng)新升級檔案管理模式，積極建設(shè)數(shù)字檔案館，對檔案管理模式的優(yōu)化有著積極的影響?；诖?，文章詳細分析了建設(shè)數(shù)字檔案館對檔案管理體系的影響，針對建設(shè)過程中存在的問題提出了一系列解決措施，包括制定規(guī)范的建設(shè)標準、強化管理人員綜合素養(yǎng)以及完善創(chuàng)新管理平臺等，旨在提升檔案管理模式的完善性和先進性，助力我國檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，為相關(guān)人員提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理模式；影響對策

數(shù)字檔案館指的是依托于信息技術(shù)、云技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等，將檔案資料存儲到數(shù)據(jù)庫中，為人們查閱、使用檔案資料提供便利。傳統(tǒng)單一、片面的檔案管理模式存在諸多不足和欠缺，不利于檔案的長期保存，而數(shù)字檔案館能夠有效彌補傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，促進檔案管理模式的進一步優(yōu)化，從而為我國檔案事業(yè)的長效健康發(fā)展注入源源不斷的動力。因此，深入研究和分析數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理模式的影響，對我國檔案事業(yè)發(fā)展具有深遠的意義。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理模式的影響分析

1.提高檔案管理水平

數(shù)字檔案館的主要優(yōu)勢為便捷性、持續(xù)性以及分享性，相較于傳統(tǒng)的檔案管理手段，這種以現(xiàn)代化技術(shù)手段為核心的管理模式，符合時代的發(fā)展趨勢，有利于提升檔案管理工作的整體水平，突破傳統(tǒng)管理模式的局限性，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造無限的可能。在傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理模式下，隨著時間的推移，紙質(zhì)檔案難免會受到物理、化學反應的影響，出現(xiàn)破損、模糊甚至丟失等不良情況。但數(shù)字檔案館的持續(xù)性，不僅能夠避免紙質(zhì)檔案的問題，還能夠提高檔案資源的綜合利用效益，節(jié)省檔案儲存空間，推動檔案管理工作高水平、高效益開展。

2.減少人工作業(yè)量

傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式，對人力資源的要求較高，管理人員既要有豐富的管理經(jīng)驗，還要具備較強的管理能力和綜合素養(yǎng)，但就實際情況而言，大多數(shù)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)均有待提升，加之檔案資料數(shù)量較多，任務量沉重，在實際工作過程中，人為失誤率較高，導致檔案管理工作缺少準確性和時效性。數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中的核心宗旨就是細化管理流程、優(yōu)化管理程序，將復雜的檔案管理工作簡單化、便捷化。在信息技術(shù)的支持下，管理人員的工作量大幅度減少的同時，人為失誤率也會降低，從根本上避免檔案錯錄、誤錄以及漏錄等問題，為管理人員開展工作提供有力的技術(shù)保障。

3.優(yōu)化檔案管理職能

數(shù)字檔案館的建設(shè)強調(diào)的是互相協(xié)作、緊密配合。在數(shù)字檔案館運營過程中，各個部門之間要展開積極的溝通和交流，在這一過程中，檔案資料的管理會更加全面系統(tǒng)，使用者想要調(diào)閱檔案資料，可以在信息化管理系統(tǒng)中直接搜索關(guān)鍵詞，快速定位到所需資料。這種管理模式不僅能夠拉近各部門之間的距離，建立良好的溝通關(guān)系，還能夠為相關(guān)人員開展工作提供極大的便利。因此，通過對數(shù)字檔案館的有效建設(shè)，有益于豐富檔案管理工作的功能，促進各部門的高效運轉(zhuǎn)，為使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

4.實現(xiàn)信息共享目標

檔案信息共享是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢和路徑，在檔案管理工作長期開展的過程中，為達成信息高效共享的目標，采取了一系列措施和手段，但效果不佳，仍然存在信息孤島和閉塞的情況。加大對數(shù)字檔案館的建設(shè)力度，為檔案信息共享目標的實現(xiàn)，創(chuàng)造了有利條件，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的路徑和方向。因此，要大力推進數(shù)字檔案館的建設(shè)，以現(xiàn)代科技為依托，打破時間和空間對檔案管理的局限，助推檔案信息共享目標得以實現(xiàn)。

二、在建設(shè)數(shù)字檔案館時存在的問題

1.投入力度有待增強

數(shù)字檔案館的優(yōu)勢較多，加大建設(shè)力度能夠獲得許多益處，但在實際建設(shè)過程中，需要投入大量的資金，用于引進技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，一旦出現(xiàn)資金緊缺的局面，數(shù)字檔案館就無法正常運行，建設(shè)進程也會有所延誤。企事業(yè)單位在經(jīng)營發(fā)展的過程中，有建設(shè)數(shù)字檔案館的想法和愿景，但受內(nèi)外部等多種因素的影響，未能啟動數(shù)字檔案館的建設(shè)工程，即便有單位投入了一定的資金，但整體投入力度不足，導致數(shù)字檔案館的建設(shè)進程停滯不前，給數(shù)字檔案館的建成和發(fā)展造成嚴重的阻礙。另外，部分企事業(yè)單位受傳統(tǒng)經(jīng)營理念影響較深，對檔案管理工作重視程度不足，未能正確認識建設(shè)數(shù)字檔案館的重要性，這也是數(shù)字檔案館投入力度不足的關(guān)鍵原因之一。

2.缺少建設(shè)規(guī)范標準

數(shù)字檔案館作為一項新興事物，在建設(shè)過程中需要遵循一定的規(guī)范標準，避免因建設(shè)方法缺乏合理性，導致數(shù)字檔案館建設(shè)質(zhì)量和效率低下。目前，從部分企事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設(shè)工作的開展情況來看，建設(shè)標準規(guī)范不健全，存在盲目、隨意建設(shè)的情況。各部門在開展工作過程中，因缺少標準規(guī)范的指引，出現(xiàn)了互相推諉、不作為的情況，阻礙了數(shù)字檔案館的建設(shè)進程。同時，還有一些企事業(yè)單位雖制定了相應的規(guī)范標準，但各部門存在各自為政的情況，在實際工作中缺少溝通，各行其是，給數(shù)字檔案館的建設(shè)工作帶來了負面影響。

3.數(shù)字檔案資源匱乏

數(shù)字檔案資源是數(shù)字檔案館的重要組成部分，現(xiàn)階段，想要獲取數(shù)字檔案資源有兩種途徑，一種是將紙質(zhì)版檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字資源，另一種是直接接收各部門的數(shù)字資源。就目前情況而言，大部分數(shù)字檔案資源都是對紙質(zhì)版檔案資料的轉(zhuǎn)化，直接接收的數(shù)字資源較少。但因紙質(zhì)版檔案資料的數(shù)字化工作是一項長期的工程，需要各部門投入大量的時間和精力，在這種情況下，數(shù)字檔案館中的資源十分匱乏，相關(guān)人員想要使用檔案資料還需要查閱紙質(zhì)版檔案，致使數(shù)字檔案館無法發(fā)揮出應有的作用和價值。

4.管理人員能力有限

數(shù)字檔案館減少了對人力資源的依賴，但并不意味著完全不需要人員輔助各項工作的開展，相反，數(shù)字檔案館對管理人員的綜合能力提出了更高的要求，但大多數(shù)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)都有待提升。許多管理人員習慣于傳統(tǒng)的工作模式，對數(shù)字檔案館存在排斥的心理，加之這部分人員未接受過專業(yè)系統(tǒng)的培訓，缺乏信息化素養(yǎng)，在操作信息系統(tǒng)和軟件的過程中，存在不熟練的情況，影響了數(shù)字檔案館的深入建設(shè)。

三、完善優(yōu)化檔案管理模式的有效策略

1.提高對數(shù)字檔案館的重視程度

首先，企事業(yè)單位要從傳統(tǒng)檔案管理模式中脫離出來，從思想層面認識到建設(shè)數(shù)字檔案館完善檔案管理體制的重要性。因此，相關(guān)單位領(lǐng)導要積極主動地學習與數(shù)字檔案館建設(shè)有關(guān)的知識和內(nèi)容，并采取多元化的宣傳手段，將建設(shè)數(shù)字檔案館的益處滲透各個部門，以轉(zhuǎn)變員工的思想觀念，促使全體員工參與到數(shù)字檔案館的建設(shè)中，推進整體建設(shè)進程。

其次，企事業(yè)單位要基于現(xiàn)實需求，投入相應的資金和資源，引進先進的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，完善數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。單位的經(jīng)營業(yè)務、發(fā)展規(guī)模不同，對數(shù)字檔案館的需求也會存在較大的差異性，這就需要企事業(yè)單位結(jié)合自身對檔案管理模式的實際要求，投入充足的資金，為數(shù)字檔案館的順利建設(shè)提供堅實的物質(zhì)保障。

最后，還要建立責任機制，確保數(shù)字檔案館的建設(shè)工作能夠落到實處。數(shù)字檔案館的受益者是全體職工，在建設(shè)過程中要有各部門員工的參與，但在傳統(tǒng)檔案管理模式的影響下，有些單位領(lǐng)導以及部門負責人片面地認為檔案管理僅是管理部門的工作，與其他業(yè)務部門關(guān)系不大，這種錯誤的思想觀念干擾了數(shù)字檔案館的建設(shè)效率。因此，要構(gòu)建嚴格的責任機制，明確檔案管理責任主體的職能范圍以及權(quán)責關(guān)系，制定以檔案管理部門為主、業(yè)務部門為輔的一體化的責任機制，助力數(shù)字檔案館建設(shè)工作高效推進。

2.制定統(tǒng)一數(shù)字檔案館建設(shè)標準

為強化數(shù)字檔案館的建設(shè)效果，需要建立統(tǒng)一的標準規(guī)范，并要求相關(guān)人員嚴格按照建設(shè)標準規(guī)范開展各項工作，以此為數(shù)字檔案館的合理建設(shè)提供科學的指導。在制定標準規(guī)范的過程中，要從實際出發(fā)，以國家檔案行政管理部門出臺的數(shù)字檔案管理建設(shè)規(guī)范為基準，制定符合單位現(xiàn)實需求的標準規(guī)范，促使全國數(shù)字檔案館的建設(shè)向統(tǒng)一化發(fā)展，形成一盤棋。與此同時，在建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)時，也要遵循標準規(guī)范，從數(shù)字檔案資料的生成到使用，各個環(huán)節(jié)均要有相應的標準，將信息化系統(tǒng)的上下游功能有機結(jié)合，為檔案管理人員開展數(shù)字檔案管理工作指明正確的方向。

3.豐富、充實數(shù)字檔案館中的資源

為充分發(fā)揮出數(shù)字檔案館的現(xiàn)實價值，要不斷豐富數(shù)字檔案館中的資源，在實際工作過程中，可從以下幾方面入手：

其一，加強紙質(zhì)版檔案資料的數(shù)字化工作。在轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案資料的過程中，涉及大量煩瑣的內(nèi)容，需要加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進程，通過增加人力資源、制定工作目標等多種手段，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提供助力。

其二，改變數(shù)字檔案資料接收少的局面，既要做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，還要大規(guī)模接收數(shù)字檔案，持續(xù)充實數(shù)字檔案館的資源。

其三，搭建縱橫雙向的檔案資源網(wǎng)，強化檔案資源的整合力。橫向資源網(wǎng)指的是以數(shù)字檔案館為核心，推動檔案資源向存量和增量發(fā)展，檔案管理向數(shù)字化、電子化發(fā)展。同時，構(gòu)建覆蓋范圍廣的檔案資源體制，將各種類型、各層次的檔案資源全部覆蓋，以便于數(shù)字檔案館有效接收數(shù)字資料；縱向資源網(wǎng)指的是電子化資源體系，該體系要覆蓋單位內(nèi)部的全部業(yè)務信息系統(tǒng)，在開展各項業(yè)務活動的過程中，可以通過業(yè)務信息系統(tǒng)，將有價值的信息資源，直接傳輸?shù)綌?shù)字檔案館中。

4.增強數(shù)字檔案館人員的專業(yè)能力

檔案管理人員的專業(yè)能力以及信息素養(yǎng)，在一定程度上影響了數(shù)字檔案館的建設(shè)效果。因此，要做好管理人員的開發(fā)、引進和培訓工作，并采取公平、公正、客觀的獎懲機制，調(diào)動檔案管理人員參與培訓和數(shù)字檔案館建設(shè)工作的主觀能動性。

現(xiàn)階段，許多企事業(yè)單位面臨著高水平、復合型檔案管理人才緊缺的局面，針對這種情況，要建立常態(tài)化培訓機制，打造一支綜合能力強的檔案管理隊伍，服務于數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。在培訓檔案管理人員過程中，要將重點放在兩方面，一是加強檔案管理的基礎(chǔ)理論性知識以及專業(yè)知識的培訓，二是要加強對信息技術(shù)的培訓，包括數(shù)字技術(shù)、計算機知識以及網(wǎng)絡知識等。同時，還要適當提升檔案管理人員的薪資待遇，吸引更多復合型人才加入檔案管理團隊，為數(shù)字檔案館的建設(shè)工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

四、其他策略

1.加強信息安全建設(shè)

在數(shù)字檔案館的正向影響下，現(xiàn)行的檔案管理模式正處于轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵階段，并取得了顯著的效果，但數(shù)字檔案館也給檔案管理工作帶來一定的風險挑戰(zhàn)。其中，不良影響最大的就是信息被泄露風險，需要加強信息安全建設(shè)，避免不法分子為謀取不正當利益竊取檔案資料，干擾企事業(yè)單位的健康發(fā)展。為有效防范信息被泄露的風險，要針對數(shù)字檔案館建立嚴格的操作制度，不斷規(guī)范操作程序，并設(shè)置檔案管理權(quán)限以及分級查閱權(quán)限。使用者想要通過數(shù)字檔案館查詢資料信息，就要具備相應的查閱權(quán)限，并輸入正確的密碼，否則會被判定為非法入侵系統(tǒng)。同時，還要引進安全防控效果好的軟件，在該軟件的支持下，對數(shù)字檔案館實行動態(tài)化監(jiān)督，在監(jiān)督管理過程中，一旦發(fā)現(xiàn)風險隱患，可及時發(fā)送報警信號，通知管理人員及時排查潛在的風險隱患，并采取相應的措施解決隱患，從而確保檔案管理的安全性和可靠性。

2.創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

在現(xiàn)代化檔案管理模式中，要將云技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)有機結(jié)合，即當數(shù)字檔案館接收到使用者的指令后，就要快速做出反饋，并聯(lián)系使用者的實際需求，提供相應的檔案資料。想要實現(xiàn)這一目標，就要對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實行優(yōu)化，增強其功能性的同時，促使檔案管理系統(tǒng)向數(shù)字化交互平臺發(fā)展，在最大限度上滿足使用者對個性化檔案資料的需求。在創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)的過程中，要將重點放在信息的實時共享上，為進一步擴大信息資源共享的范圍，要將檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，以便于信息數(shù)據(jù)資源的整合和共享。除此之外，要豐富數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的模塊功能，優(yōu)化檔案資料的錄入、整合、檢修以及審閱等模塊，為檔案管理模式實現(xiàn)真正意義上的轉(zhuǎn)型升級夯實基礎(chǔ)。

五、結(jié)論

綜上所述，在數(shù)字檔案館的作用下，檔案管理模式得到了創(chuàng)新和優(yōu)化，正在向現(xiàn)代化發(fā)展，為我國檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展開辟了新的渠道和路徑。建設(shè)數(shù)字檔案館對于現(xiàn)行的檔案管理模式而言，起到了積極的優(yōu)化和完善作用。對此，企事業(yè)單位要深刻意識到建設(shè)數(shù)字檔案館的重要意義，利用現(xiàn)代科學技術(shù)，建設(shè)功能全、服務能力強的數(shù)字檔案館，加快我國檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型進程。

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（作者單位：遼寧省鞍山市千山區(qū)檔案館）

作者簡介：鄒寧寧（1981—），女，漢族，遼寧鞍山人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。