“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的醫(yī)院文書檔案管理研究

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的醫(yī)院文書檔案管理將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，提高了檔案管理的水平，降低了檔案管理成本，有利于提升其利用效率。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下進(jìn)行醫(yī)院文書檔案管理，需要對當(dāng)前的管理制度、數(shù)字化建設(shè)等內(nèi)容進(jìn)行研究，考慮目前文書檔案管理中存在的問題，積極利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的方式進(jìn)行管控。在醫(yī)院文書檔案管理中不斷完善檔案管理制度，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)文書檔案安全建設(shè)，提升管理人員綜合素質(zhì)等，都是有效的管理策略，有利于提高“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下文書檔案的管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；醫(yī)院；文書檔案；管理措施

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院文書檔案管理迎來了新的變化，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用極大地提升了檔案管理的便捷性，也提高了檔案的利用率，發(fā)揮出文書檔案的價(jià)值?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院的文書檔案需要重視數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將常規(guī)紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，積極推動檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加強(qiáng)文書檔案共享機(jī)制、檢索機(jī)制的優(yōu)化，提高文書檔案的管理效率。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)階段文書檔案在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的問題，探討有效的管理措施，提高檔案管理質(zhì)量。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院文書檔案管理價(jià)值

1.1 提高檔案服務(wù)水平

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的醫(yī)院文書檔案管理工作得到了更廣泛的重視，管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)條件、信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，能夠提升管理的效率，提高檔案服務(wù)水平?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”可以將檔案與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，在這一條件下，檔案資料以數(shù)字化信息化方式展現(xiàn)出來，能夠在數(shù)據(jù)庫中被檢索，通過數(shù)字化技術(shù)對文書檔案進(jìn)行整理和歸檔，并按照時(shí)間、類型等順序進(jìn)行儲存，便于對文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)總結(jié)，對檔案進(jìn)行有效儲存[1]?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”以數(shù)據(jù)庫和信息系統(tǒng)為儲存條件，進(jìn)行醫(yī)院文書檔案儲存時(shí)能夠?qū)Ａ抠Y源進(jìn)行存儲，提高文書檔案儲存量，匯總各類信息資源，豐富檔案的種類和內(nèi)容，有利于提高檔案的服務(wù)水平。

1.2 降低檔案管理成本

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下文書檔案管理成本大大降低，能夠在保證檔案儲存質(zhì)量的同時(shí)，減少儲存消耗的人力物力資源，具有較高的應(yīng)用價(jià)值。“互聯(lián)網(wǎng)+”能夠以數(shù)字信息形式儲存檔案，在電子信息條件下文書檔案的儲存可以通過云端、數(shù)據(jù)庫等條件大量儲存，能夠節(jié)約傳統(tǒng)檔案儲存中消耗的文件、紙材，可以將文書檔案壓縮為更便于存放和使用的數(shù)據(jù)，借助硬盤、計(jì)算機(jī)等高效、快速地完成儲存。從人力成本角度分析，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的儲存可以通過計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行處理，避免了文書檔案管理中的重復(fù)勞動，對管理人員數(shù)量要求減少，可以由專人在較短時(shí)間內(nèi)完成檔案的儲存，節(jié)約了檔案的管理成本，有利于推動文書檔案管理系統(tǒng)的高效建設(shè)[2]。

1.3 提高檔案利用率

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案資料能夠與物聯(lián)網(wǎng)相連接，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲存技術(shù)對檔案管理進(jìn)行控制，發(fā)揮檔案資料的作用，提高檔案利用率。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的文書檔案管理能夠應(yīng)用信息技術(shù)條件對其進(jìn)行管控，保證了檔案管理的可靠性、安全性的同時(shí)，也得以利用信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行科學(xué)分類，歸納和總結(jié)文書檔案的特點(diǎn)，并將其內(nèi)容充分利用起來。醫(yī)院的文書檔案類型較多，內(nèi)容復(fù)雜，傳統(tǒng)的文書檔案管理效率較慢，利用率也比較低，而在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，文書檔案得以通過信息化平臺、軟件系統(tǒng)功能有效的利用起來，能夠?qū)⑨t(yī)院內(nèi)各類文書檔案用于決策咨詢、決策參考、政策研究、學(xué)術(shù)研究等領(lǐng)域中，發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用[3]。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

2.1 管理制度有待進(jìn)一步完善

醫(yī)院文書檔案的管理制度存在較多漏洞。傳統(tǒng)的文書檔案管理主要針對紙質(zhì)文件的管理，而“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下需要對數(shù)字化檔案進(jìn)行有效管理，傳統(tǒng)的管理制度存在一定滯后性和局限性。很多醫(yī)院并沒有根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的信息化特點(diǎn)進(jìn)行管理制度的改變，缺乏對各類檔案收集、分類、歸檔等流程進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致實(shí)際檔案管理工作效率低下，管理質(zhì)量較差，無法發(fā)揮文書檔案的價(jià)值作用[4]。

2.2 數(shù)字化管理程度有待提高

部分醫(yī)院的文書檔案管理數(shù)字化水平較低，在數(shù)字化建設(shè)中資金投入不足，硬件設(shè)施相對落后，軟件系統(tǒng)功能不全等，都影響其管理質(zhì)量?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院文書檔案管理，由于缺乏工作經(jīng)驗(yàn)和足夠的資金，導(dǎo)致數(shù)字化、信息化建設(shè)水平較低，醫(yī)院內(nèi)缺乏針對文書檔案的信息化管理平臺，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不夠全面，也無法利用優(yōu)質(zhì)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔的高效收集歸檔，影響處理效率。

2.3 檔案安全有待強(qiáng)化

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院文書檔案面臨的安全威脅較大，但醫(yī)院內(nèi)缺乏有效的信息安全防護(hù)系統(tǒng)，進(jìn)一步增加了信息安全隱患。醫(yī)院文書檔案包含大量具有研究價(jià)值的信息，容易受到攻擊和竊取。由于醫(yī)院在信息化管理時(shí)，未能夠考慮到目前信息安全要求，建立優(yōu)質(zhì)的安全防御體系，影響了檔案管理的安全性。

2.4 管理人才專業(yè)素養(yǎng)有待提升

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院缺乏優(yōu)質(zhì)的管理人才，管理人員信息技術(shù)水平和職業(yè)道德素養(yǎng)較低。醫(yī)院不重視“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下需求的信息技術(shù)人才培養(yǎng)，在人才招聘時(shí)忽略人才的選拔與考核，容易造成管理人才素質(zhì)降低，管理人員無法適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”文書檔案管理工作，影響了其工作質(zhì)量。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院文書檔案管理舉措

3.1 建立健全檔案管理制度

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院文書檔案管理需要不斷完善其管理制度，根據(jù)醫(yī)院檔案資源覆蓋范圍，考慮目前的信息化管理?xiàng)l件，優(yōu)化管理制度，提高制度的執(zhí)行力，提升管理質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的特點(diǎn)，分析目前醫(yī)院主要文書檔案的種類，綜合研究醫(yī)院聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案資源，制定檔案收集匯總與儲存流程，劃分管理人員的工作職責(zé)，以制度的方式加以明確[5]。根據(jù)文書檔案資料的特點(diǎn)，對檔案管理內(nèi)容、要求等進(jìn)行分析，讓工作人員按照相關(guān)管理規(guī)范進(jìn)行處理，確保歸檔范圍的細(xì)化，歸檔時(shí)間明確，能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案利用提供良好條件。建設(shè)檔案的共享與應(yīng)用制度，明確文書檔案銜接、溝通制度，確保醫(yī)院內(nèi)檔案資料可以有序共享，避免檔案在傳輸過程中發(fā)生移動、丟失等問題。另外，注意文書檔案的數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一，要求工作人員將文書檔案按照同一格式規(guī)范整理，方便后續(xù)檔案管理工作順利進(jìn)行。

3.2 推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下文書檔案管理的基礎(chǔ)，醫(yī)院應(yīng)該綜合利用信息技術(shù)條件，構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案資料能夠得到全方位管理，保證其管理效率與質(zhì)量。在這一過程中，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入，積極建設(shè)軟件平臺、數(shù)據(jù)庫等條件，重視文書檔案的收集歸檔工作，加快紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案的管理效率。

3.2.1加大基礎(chǔ)設(shè)施投入。醫(yī)院應(yīng)該重視“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，加大資金投入進(jìn)行硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的建設(shè)，提高文書檔案管理的數(shù)字化水平。文書檔案管理需要有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施支持，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，計(jì)算機(jī)、掃描儀、儲存器等各類設(shè)備條件是實(shí)現(xiàn)文書檔案錄入掃描的關(guān)鍵，醫(yī)院應(yīng)該增加資金投入，在檔案管理系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)字化管理的硬件系統(tǒng)，對計(jì)算機(jī)、光纖等條件加以利用，實(shí)現(xiàn)文書檔案的有效管理。在增加基礎(chǔ)設(shè)施投入時(shí)，應(yīng)該考慮醫(yī)院的文書檔案的管理范圍，結(jié)合實(shí)際工作內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的設(shè)備，便于在計(jì)算機(jī)上直接進(jìn)行檔案管控[6]。醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)檔案管理的工作要求，不斷更新升級硬件設(shè)備、軟件條件，提高電子文書檔案的管理效率，提升文書檔案的信息化水平。

3.2.2軟件平臺建設(shè)。軟件平臺是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，醫(yī)院在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的文書檔案管理中應(yīng)該結(jié)合檔案管理要求建設(shè)相應(yīng)的軟件平臺，豐富檔案管理功能，提升管理質(zhì)量。軟件平臺能夠提供檔案的檢索、分類、傳輸?shù)雀黜?xiàng)功能，醫(yī)院必須根據(jù)本院的檔案特點(diǎn)，設(shè)置相應(yīng)的軟件平臺，構(gòu)建專業(yè)化信息化管理平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)對文書檔案的有效管理。醫(yī)院可以與經(jīng)驗(yàn)豐富的信息技術(shù)公司進(jìn)行合作，結(jié)合國家、行業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，引入相應(yīng)的軟件管理系統(tǒng)，能夠?qū)︶t(yī)院內(nèi)各類文書檔案進(jìn)行有效的錄入和存儲，可以提供文件檔案的規(guī)范化管理，發(fā)揮檔案的作用與價(jià)值[7]。在建設(shè)軟件平臺時(shí)，還應(yīng)該注意檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的發(fā)展要求，不斷進(jìn)行軟件更新，提高文書檔案信息的安全性，保證檔案完整性。

3.2.3數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下文書檔案管理的重要條件，醫(yī)院應(yīng)該積極推動各類數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的綜合管理，提高其管理效率。醫(yī)院在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)需要關(guān)注信息數(shù)字化的相關(guān)要求，考慮到文書檔案在數(shù)據(jù)儲存時(shí)對容量、安全以及傳輸速度等方面的要求，盡可能保證醫(yī)院各類文書檔案的安全性與可靠性，提升檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院需要結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”的具體工作要求建設(shè)數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫容量充足，能夠形成優(yōu)質(zhì)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫等各類數(shù)據(jù)庫資源，并根據(jù)文書檔案所涵蓋的基本內(nèi)容對不同數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類，便于后續(xù)檔案管理的進(jìn)行，提高檔案的利用效率[8]。此外，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)，要格外關(guān)注數(shù)據(jù)庫的安全、便捷與高效，提高數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用性，讓數(shù)據(jù)庫能為檔案儲存、共享提供良好條件。

3.2.4收集歸檔工作。文書檔案的收集與歸檔是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的基礎(chǔ)性工作，在數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)該做好電子文書的收集，提升檔案的收集與歸檔效率。在數(shù)字化建設(shè)時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該利用電子信息技術(shù)條件對文書檔案進(jìn)行有效的歸檔與處理，建立相應(yīng)的電子檔案收集制度，確保檔案管理的安全性和有效性。醫(yī)院在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)期間，要根據(jù)文書檔案管理要求建立相應(yīng)責(zé)任制度，確保檔案資料能夠得到有效儲存。基于檔案信息數(shù)字化的要求，對文書檔案收集的全面性、可靠性進(jìn)行分析，避免檔案發(fā)生泄露、篡改、破壞等問題，保證數(shù)字檔案的安全。使用簽署技術(shù)、隱形條形碼等條件將紙質(zhì)文書檔案與數(shù)字檔案相連接，進(jìn)一步提高數(shù)字化建設(shè)水平[9]。

3.3 加強(qiáng)文書檔案安全建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的醫(yī)院文書檔案需要重視信息安全性，在檔案管理期間加強(qiáng)安全系統(tǒng)的建設(shè)，保證檔案資料的信息安全?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下的文書檔案向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，不可避免的會受到信息安全隱患影響。因此，醫(yī)院需要加強(qiáng)檔案管理的安全建設(shè)，優(yōu)化檔案管理?xiàng)l件，建設(shè)信息安全防御系統(tǒng)，提高人員的信息安全意識，確保文書檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)該始終將文書檔案信息安全放在首位，根據(jù)國家法律要求對檔案管理的信息安全進(jìn)行研究，在醫(yī)院內(nèi)部建立信息安全系統(tǒng)，利用防火墻、殺毒軟件、漏洞修復(fù)等各類技術(shù)條件，對信息時(shí)代常見的安全隱患進(jìn)行預(yù)防[10]。為了進(jìn)一步提高檔案的安全性，還應(yīng)該強(qiáng)化工作人員的信息安全意識，提高工作人員對網(wǎng)絡(luò)安全隱患的重視程度，在日常進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，對數(shù)據(jù)庫、軟件系統(tǒng)的安全性進(jìn)行分析，提高應(yīng)急處理能力，提高關(guān)鍵資料的加密等級，避免重要檔案數(shù)據(jù)丟失，確保文書檔案的安全性。

3.4 提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)

管理人員綜合素質(zhì)影響著“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院文書檔案的管理質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)該有意識提升管理人員綜合素質(zhì)，從專業(yè)知識培訓(xùn)、職業(yè)道德培養(yǎng)等方面進(jìn)行人員優(yōu)化，使其可以更好地發(fā)揮管理作用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院文書檔案管理人員要具備基礎(chǔ)的檔案管理能力，還應(yīng)該對信息技術(shù)有更深入的認(rèn)知，提高文書檔案的利用率。醫(yī)院要引進(jìn)專業(yè)化信息技術(shù)人才，提高管理軟件操作水平，增強(qiáng)信息安全意識，確保檔案信息安全。

結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院文書檔案管理需要重視數(shù)字化建設(shè)，分析“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的特點(diǎn)，在管理過程中不斷優(yōu)化管理措施，提高檔案管理的質(zhì)量。在推進(jìn)醫(yī)院文書檔案的數(shù)字化管理中，需要重視基礎(chǔ)設(shè)施投入、軟件平臺、數(shù)據(jù)庫建設(shè)外，關(guān)注檔案管理制度在互聯(lián)網(wǎng)背景下的變化，重視文書檔案在網(wǎng)絡(luò)條件下的信息安全，注意提高人員的綜合素質(zhì)，讓醫(yī)院的文書檔案能夠得到有效儲存、合理利用，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

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作者簡介：張程 （1986— ），本科學(xué)歷，棗莊市婦幼保健院館員，研究方向：檔案管理。