新時(shí)代中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施分析

摘 要：學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展歷史沿革的重要佐證，新時(shí)代中職學(xué)校檔案管理在治理對(duì)象、治理場(chǎng)域、治理結(jié)構(gòu)、治理效果上發(fā)生了顯著變化，面臨著理念、技術(shù)、服務(wù)、資金的困局，為提升檔案治理效能需要在強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)和政策支撐、提升服務(wù)水平與主動(dòng)意識(shí)、提升檔案智慧化管理水平、激活檔案背后的文化基因上加以改進(jìn)。本文對(duì)此加以探討。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；突破路徑

檔案是中職學(xué)校發(fā)展變革的最真實(shí)記錄，是更高起點(diǎn)謀劃學(xué)校發(fā)展的必要前提，做好檔案工作，對(duì)學(xué)校歷史記錄、文化傳承、辦學(xué)治校等方面都有積極而深遠(yuǎn)的影響。面對(duì)檔案工作“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”的目標(biāo)任務(wù)，中職學(xué)校必須深入分析檔案工作存在的難點(diǎn)堵點(diǎn)，精準(zhǔn)發(fā)力、靶向治療，不斷提高檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平，以檔案管理的新模式推動(dòng)檔案治理走向現(xiàn)代化。

1 新時(shí)代中職學(xué)校檔案管理工作的范式變革

1.1 治理對(duì)象從紙質(zhì)檔案走向數(shù)據(jù)管理

中職學(xué)校檔案管理對(duì)象的變化主要是從靜態(tài)的傳統(tǒng)檔案到流動(dòng)的數(shù)字檔案。以往的檔案管理模式以固定的模態(tài)進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、利用和銷(xiāo)毀，注重檔案管理程序化，管理利用方式單一。隨著新技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息的載體形式走向多元，打破了檔案管理利用的時(shí)空界限。檔案管理對(duì)象實(shí)現(xiàn)了從實(shí)體檔案到信息管理、數(shù)據(jù)利用轉(zhuǎn)變，檔案管理更加便捷、開(kāi)發(fā)方式更加多元[1]。目前，大數(shù)據(jù)正加速推動(dòng)檔案信息資源管理的變革，檔案數(shù)據(jù)充分涌流，數(shù)量巨大、類(lèi)型廣泛、結(jié)構(gòu)多元，突破了管理者對(duì)信息資源的掌控力度，大量“數(shù)據(jù)態(tài)”成為檔案管理的新對(duì)象，檔案管理更加側(cè)重于知識(shí)管理與智慧升級(jí)。

1.2 治理場(chǎng)域從線下管理走向線上辦理

過(guò)去，中職檔案管理部門(mén)主要針對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行線下的提供利用，治理的場(chǎng)域主要是檔案室，內(nèi)容和環(huán)境都較為單一。數(shù)字技術(shù)的變革使檔案管理場(chǎng)域增加了線上，數(shù)字空間成為檔案管理的主要平臺(tái)，檔案治理的復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性和延展性顯著增強(qiáng)。但是，數(shù)據(jù)線上管理也帶來(lái)了一系列問(wèn)題，檔案數(shù)據(jù)安全和學(xué)生個(gè)人隱私愈發(fā)受到關(guān)注，數(shù)據(jù)篡改、網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險(xiǎn)相繼出現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性成為中職檔案管理亟需解決的問(wèn)題。

1.3 治理結(jié)構(gòu)從集中管理到多元共治

互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的進(jìn)步，使檔案管理的組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了深刻變革，固有的單點(diǎn)鏈接模式被打破，檔案治理結(jié)構(gòu)從科層制走向立體多元[2]。一是部門(mén)壁壘被打破。大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)的自由流動(dòng)，打破數(shù)據(jù)壁壘和信息孤單，進(jìn)而突破部門(mén)藩籬，促進(jìn)檔案流程再造和部門(mén)職能分化，檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、區(qū)域、行業(yè)的流動(dòng)。二是主體多元。新技術(shù)使檔案管理的主體日益豐富，既有中職檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督，也有企業(yè)提供新技術(shù)支持，彰顯在技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)研發(fā)方面的獨(dú)特作用，也有教師和學(xué)生對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理與監(jiān)督。三是權(quán)力分割。以檔案室為主導(dǎo)的檔案治理“等級(jí)模式”逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞑块T(mén)的參與式“分權(quán)”，學(xué)校各部門(mén)都可以進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的上傳、查詢(xún)和開(kāi)發(fā)，依托數(shù)據(jù)化管理平臺(tái)參與檔案治理，大幅度提高檔案管理的質(zhì)量和檔案工作的價(jià)值。

1.4 治理效果從粗放式走向精準(zhǔn)化

過(guò)去，中職檔案部門(mén)傳統(tǒng)的管理方式難以全面系統(tǒng)地進(jìn)行服務(wù)和利用，檔案信息服務(wù)滯后性、被動(dòng)性，服務(wù)效率和效果較難滿(mǎn)足對(duì)象需求。以數(shù)據(jù)管理為主要面向的新時(shí)代檔案工作，能夠進(jìn)行深入地?cái)?shù)據(jù)管理分析，提高對(duì)檔案利用的反應(yīng)速度和回應(yīng)能力，為用戶(hù)提供個(gè)性化、一站式的檔案服務(wù)，提升對(duì)象的體驗(yàn)感、滿(mǎn)意度和治理效果。通過(guò)“掌上檔案”查詢(xún)平臺(tái)，利用者可以通過(guò)人臉識(shí)別進(jìn)行身份認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)檔案利用“零跑腿”，檔案查詢(xún)“掌上辦”，為用戶(hù)提供非常便捷、高效的檔案管理服務(wù)。同時(shí)，查詢(xún)系統(tǒng)擁有完備的安全保障機(jī)制，確保用戶(hù)的個(gè)人信息和檔案信息不會(huì)泄漏。

2 新時(shí)代中職學(xué)校檔案管理工作的實(shí)踐困局

2.1 理念困局

一是檔案管理的“本位”理念。過(guò)去中職檔案管理主要由檔案室或辦公室負(fù)責(zé)，習(xí)慣于對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，造成了管理機(jī)構(gòu)與對(duì)象的二元對(duì)立。新時(shí)代的檔案管理要求秉承“共治”理念，注重與檔案形成部門(mén)的協(xié)商和合作，實(shí)現(xiàn)參與者的多元共享，檔案管理部門(mén)更多的職責(zé)轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來(lái)。二是檔案管理的“方式”理念。數(shù)據(jù)化檔案管理思維難以真正樹(shù)立起來(lái)，在現(xiàn)代檔案管理中，檔案管理者需加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)數(shù)字化管理效果，充分發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的職能，促進(jìn)檔案治理效果的提升。

2.2 技術(shù)困局

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展催生檔案管理技術(shù)的變革，檔案管理的重心逐步從信息化向智能化轉(zhuǎn)變。前期中職檔案管理的主要任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，以檔案系統(tǒng)建設(shè)為重點(diǎn)，以檔案數(shù)字化加工為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效查詢(xún)與利用。隨著信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，智能化管理應(yīng)運(yùn)而生，檔案的數(shù)字化識(shí)別、自主編研、智能推送成為檔案管理的新方向。但是目前來(lái)看，中職院校新技術(shù)研發(fā)能力較弱，大多依靠第三方公司軟件，新技術(shù)兼容性較差，安全防護(hù)能力和共享利用技術(shù)跟不上時(shí)代步伐；對(duì)于新興起的數(shù)據(jù)分析、挖掘、可視化、機(jī)器學(xué)習(xí)等新技術(shù)新業(yè)態(tài)，缺乏落實(shí)的支撐環(huán)境。這些技術(shù)缺陷，限制了檔案信息化效能的最大發(fā)揮，使檔案數(shù)據(jù)化管理的層次不高。

2.3 服務(wù)困局

一是資政育人能力不夠。對(duì)學(xué)校的中心工作把握不精準(zhǔn)，在學(xué)校政策制定、轉(zhuǎn)型升級(jí)方面難以發(fā)揮檔案資政作用；對(duì)檔案如何服務(wù)于學(xué)校發(fā)展、教學(xué)科研和學(xué)生工作的路徑不清晰，未能把工作中心轉(zhuǎn)移到開(kāi)發(fā)利用上來(lái)。檔案育人功能發(fā)揮不充分，檔案是進(jìn)行社會(huì)主義核心價(jià)值觀教育的重要素材，將檔案資源引入校本課程能夠以鮮活真實(shí)的案例教育人、引導(dǎo)人，但中職院校檔案融入思政課等力度不夠，未能將檔案中的紅色元素開(kāi)發(fā)出來(lái)，大部分檔案依舊處于沉睡狀態(tài)。二是服務(wù)意識(shí)有待提升。雖然依托信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案查詢(xún)利用的便捷化，但是服務(wù)意識(shí)轉(zhuǎn)型不夠，比如在規(guī)范服務(wù)行為、提升服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)能力和工作效率，簡(jiǎn)化利用手續(xù)等“標(biāo)準(zhǔn)化”服務(wù)上還有較大差距；在查詢(xún)利用上，未能豐富方式，檔案資源互聯(lián)互通、共享利用程度不高，還未能充分實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，申請(qǐng)人少跑腿”。

2.4 資金困局

資金投入的連續(xù)性不夠，新技術(shù)應(yīng)用舉步維艱；檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的專(zhuān)項(xiàng)資金投入不足，沒(méi)有足夠的資金來(lái)購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的硬件及軟件設(shè)備， 進(jìn)而不能為檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)更新提供設(shè)備支撐；檔案人才支撐和培養(yǎng)體系不足，在檔案人才引進(jìn)、職稱(chēng)晉升上支持力度不夠，檔案干部隊(duì)伍整體素質(zhì)不高。

3 新時(shí)代中職學(xué)校檔案管理工作的突破路徑

3.1 強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)和政策支撐推進(jìn)治理戰(zhàn)略

3.1.1加強(qiáng)理念引領(lǐng)。以大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+、人工智能技術(shù)為引領(lǐng)的新一代信息技術(shù)不僅僅帶來(lái)了檔案管理手段、方式的全方位變革，也實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)思維、認(rèn)知理念、開(kāi)發(fā)意識(shí)的轉(zhuǎn)變。中職學(xué)校檔案需要著眼于教育事業(yè)和學(xué)校發(fā)展的大局，保持前瞻性眼光，加強(qiáng)數(shù)據(jù)思維、創(chuàng)新意識(shí)、突破精神、超前謀化，推動(dòng)檔案工作與業(yè)務(wù)建設(shè)深度融合，適應(yīng)新時(shí)代對(duì)學(xué)校檔案管理的新要求。

3.1.2加強(qiáng)系統(tǒng)規(guī)劃。堅(jiān)持系統(tǒng)觀念，聚焦學(xué)校檔案治理現(xiàn)代化目標(biāo)，統(tǒng)籌兼顧、系統(tǒng)規(guī)劃，實(shí)施戰(zhàn)略布局引領(lǐng)。有的學(xué)校制定《學(xué)校檔案工作發(fā)展十年規(guī)劃》《全面推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)》等，認(rèn)清檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的現(xiàn)狀、風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)、薄弱環(huán)境和努力方向，明確檔案治理的架構(gòu)、內(nèi)容和機(jī)制等，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。

3.1.3強(qiáng)化制度落實(shí)。要加強(qiáng)學(xué)校檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，用好制度供給和紅利。要按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提升學(xué)校檔案資源建設(shè)力度，為檔案服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》等的要求，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理、資源平臺(tái)建設(shè)與智慧檔案館建設(shè)，充分釋放信息資源潛能。

3.1.4強(qiáng)化資源配置。持續(xù)優(yōu)化資源配置，將學(xué)校戰(zhàn)略資源合理分配，有效配置檔案政策、資金、設(shè)備、技術(shù)，合理優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。圍繞“檔案數(shù)據(jù)化智慧化”管理發(fā)展方向，強(qiáng)化人財(cái)物保障支持力度，加強(qiáng)資金監(jiān)管力度，做到知人善任、人盡其才，提高管理水平和執(zhí)行力度。

3.2 提升服務(wù)水平與主動(dòng)意識(shí)實(shí)現(xiàn)服務(wù)轉(zhuǎn)型

3.2.1積極主動(dòng)作為。樹(shù)立大服務(wù)的理念和全局觀念，積極圍繞學(xué)校重點(diǎn)工作和師生關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題，不失時(shí)機(jī)地開(kāi)展檔案利用服務(wù)，展示檔案工作的時(shí)代價(jià)值。從被動(dòng)坐等上門(mén)的利用方式轉(zhuǎn)向主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的利用，從重保管、輕利用的思想轉(zhuǎn)向重保管、更重開(kāi)發(fā)利用的思想，由服務(wù)歷史為主轉(zhuǎn)向服務(wù)現(xiàn)實(shí)和未來(lái)為主，從傳統(tǒng)單一轉(zhuǎn)向多元?jiǎng)?chuàng)新，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，積極實(shí)現(xiàn)按需服務(wù)、精準(zhǔn)服務(wù)。

3.2.2提升宗旨意識(shí)。要優(yōu)化服務(wù)流程、更新檔案查閱利用工作制度和規(guī)范，滿(mǎn)足師生的查檔需求；創(chuàng)新查詢(xún)利用方式，強(qiáng)化共享機(jī)制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)多跑路、利用者不跑腿，提升服務(wù)效能[3]，讓檔案事業(yè)發(fā)展成果更多更好地惠及師生。

3.2.3加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配足配齊設(shè)施設(shè)備，對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、館室一體化管理平臺(tái)進(jìn)行改造升級(jí)，進(jìn)一步提高檔案管理能力和服務(wù)水平；要加大檔案審核開(kāi)放力度，根據(jù)學(xué)校需要和師生需求，明確開(kāi)放審核工作的機(jī)制、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)與要求，合規(guī)開(kāi)展檔案開(kāi)放審核工作，為學(xué)校建設(shè)和師生發(fā)展提供形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案開(kāi)放成果。

3.3 提升檔案智慧化管理水平實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)賦能

3.3.1建設(shè)專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息化建設(shè)的核心在于數(shù)據(jù)庫(kù)的打造，中職學(xué)校要根據(jù)檔案管理類(lèi)別，分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行采集、搜集、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)各類(lèi)信息，錄入的數(shù)據(jù)信息盡量廣泛，不僅文字信息需要錄入，音頻、影像、圖片等數(shù)據(jù)信息也要及時(shí)錄入，確保信息的完整性。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)可劃分為視頻數(shù)據(jù)庫(kù)、音頻數(shù)據(jù)庫(kù)、圖片數(shù)據(jù)庫(kù)和文字?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)等。為了更好地方便利用者查詢(xún)相關(guān)數(shù)據(jù)資料，可以建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和摘要數(shù)據(jù)庫(kù)等。

3.3.2強(qiáng)化共享機(jī)制。在數(shù)字化建設(shè)日益成熟的基礎(chǔ)上，中職學(xué)校要做好檔案數(shù)據(jù)共享機(jī)制建設(shè)，推動(dòng)數(shù)據(jù)下沉和檔案資源共享，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)檔案信息資源中的半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)入到數(shù)字檔案信息資源庫(kù)中。依托檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，嚴(yán)格審核利用人身份，實(shí)行分級(jí)身份驗(yàn)證和有條件共享，在確保檔案資源安全和保密要求的前提下，提升檔案信息資源的共享水平。

3.2.3加強(qiáng)智能庫(kù)房建設(shè)。中辦國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出：加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)。中職學(xué)校要著眼于檔案實(shí)體安全建設(shè)，應(yīng)用人工智能技術(shù)，提升檔案庫(kù)房智慧化管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的有效管理，簡(jiǎn)化檔案管理工作量，智慧地管理多元化檔案信息資源，并提供智能化、個(gè)性化的服務(wù)等，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館向智慧檔案館升級(jí)的變革。

3.4 激活檔案背后的文化基因做好開(kāi)發(fā)利用

檔案資源在資政服務(wù)、愛(ài)國(guó)主義教育、弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀方面具有獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，其導(dǎo)向規(guī)范、凝聚激勵(lì)、熏陶感染等功能在思想道德建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。

3.4.1發(fā)揮好檔案資政功能。中職檔案資源蘊(yùn)含著豐富的教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、辦學(xué)精神等，是學(xué)校發(fā)展的重要精神財(cái)富。檔案管理部門(mén)要對(duì)標(biāo)學(xué)校中心工作，深入挖掘檔案背后的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，形成高標(biāo)準(zhǔn)的輔政參報(bào)，展現(xiàn)檔案在服務(wù)大局上的優(yōu)勢(shì)。

3.4.2加強(qiáng)檔案資源文化開(kāi)發(fā)。中職檔案資源書(shū)寫(xiě)著國(guó)家大力發(fā)展教育的初心使命，記錄著教師的無(wú)私奉獻(xiàn)、學(xué)生的頑強(qiáng)拼搏，這些都是展示先進(jìn)文化的重要教材。要以圖書(shū)出版、展覽展示、新媒體宣傳的形式，開(kāi)發(fā)好利用好這些資源，發(fā)揮好檔案育人作用。有的學(xué)校出了《檔案中的好老師》，通過(guò)教案、圖片、實(shí)物的形式弘揚(yáng)新時(shí)代教師精神。有的依托網(wǎng)絡(luò)新媒體，在微信公眾號(hào)播放《校史檔案中的精神傳承》，從檔案角度展現(xiàn)學(xué)校厚重的人文精神。

3.4.3檔案資源融入校本課程。緊盯青少年思想道德建設(shè)過(guò)程中對(duì)檔案文化的迫切需求，深入挖掘檔案資源中的紅色基因，推動(dòng)檔案資源進(jìn)課堂、進(jìn)教材[4]，身臨其境沉浸式體驗(yàn)幫助學(xué)生樹(shù)立堅(jiān)定的理想信念、確立高遠(yuǎn)的人生目標(biāo)、扣好青春的“第一粒扣子”。有的學(xué)校將檔案中科學(xué)家精神融入思政課堂，打造人才教育的新模式，檔案在學(xué)生群體中“活起來(lái)”，更好地發(fā)揮檔案的育人作用。

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作者簡(jiǎn)介：魏華（1971— ），本科學(xué)歷，山東省臨沂衛(wèi)生學(xué)校副研究館員，主要從事檔案管理與檔案利用研究。