學(xué)校檔案編研工作存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

摘 要：信息時(shí)代為學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，也對(duì)檔案編研工作提出了更高要求。由于長(zhǎng)期受傳統(tǒng)檔案工作思維定式的影響，很多學(xué)校對(duì)檔案編研工作的認(rèn)識(shí)不足，無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代的檔案利用需求。因此，文章在分析學(xué)校檔案編研工作存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，闡述了加強(qiáng)學(xué)校檔案編研工作的原則與途徑，進(jìn)而提出改進(jìn)學(xué)校檔案編研工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；檔案編研；檔案部門

檔案作為見(jiàn)證學(xué)校發(fā)展的重要校情校史資料，通過(guò)編研能將承載的靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)資源，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和利用，進(jìn)一步發(fā)揮檔案的價(jià)值作用和服務(wù)效應(yīng)，推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)的良性發(fā)展。

一、學(xué)校檔案編研存在的問(wèn)題

1.管理機(jī)制不健全，編研基礎(chǔ)薄弱

很多學(xué)校依然存在“重保管，輕編研”的誤區(qū)，對(duì)檔案編研工作的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，還停留在檔案接收和保管等按部就班的常規(guī)工作階段，導(dǎo)致編研工作投入的人力和經(jīng)費(fèi)等支持嚴(yán)重不足，更是缺少檔案編研工作長(zhǎng)期、科學(xué)和系統(tǒng)的規(guī)劃，致使檔案編研工作開展基礎(chǔ)薄弱。

2.編研力量匱乏，缺乏專業(yè)人才

受學(xué)校有限的人力成本規(guī)劃影響，能夠分給檔案工作的教職工數(shù)量十分有限，甚至有些學(xué)生達(dá)數(shù)萬(wàn)人的高校，檔案專職人員只有兩三名，且素質(zhì)參差不齊，專業(yè)水平有限。在崗的檔案專職人員配置不足，直接導(dǎo)致應(yīng)付日常繁重的檔案收集、整理和查詢等傳統(tǒng)基礎(chǔ)工作已是力不從心，更無(wú)時(shí)間、精力和熱情去推動(dòng)檔案編研工作的深度調(diào)研和系統(tǒng)開展。

3.編研形式固化，內(nèi)容較為單薄

由于長(zhǎng)期受傳統(tǒng)檔案工作思維定式的影響，很多學(xué)校檔案工作者的觀念意識(shí)還停留在“你查我調(diào)”的坐等上門被動(dòng)工作模式，缺乏把“死檔案”轉(zhuǎn)化為“活資源”的編研意識(shí)。很多學(xué)校的檔案編研重點(diǎn)還僅僅停留在組織沿革、大事記和部分關(guān)鍵數(shù)據(jù)等靜態(tài)顯性內(nèi)容的匯編，編研形式固化，內(nèi)容較為單薄，對(duì)檔案信息資源的后續(xù)開發(fā)和利用作用有限，無(wú)法為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展提供有效參考。

4.信息化建設(shè)滯后，編研手段單一

檔案作為一種信息資源，從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變已成為一種必然的趨勢(shì)。但是，當(dāng)前很多學(xué)校的檔案信息還停留在傳統(tǒng)人工翻閱，檔案數(shù)字化建設(shè)還相對(duì)滯后，檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)使用也尚不普遍，對(duì)檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理還局限在目錄級(jí)著錄，檔案編研難以將紙質(zhì)、聲像、照片和口述檔案等整合利用，無(wú)法做到完全適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展。

5.傳播范圍有限，影響編研效用

檔案編研需要朝著服務(wù)型工作的方式改進(jìn)，堅(jiān)持為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。檔案編研工作是為檔案提供科學(xué)、合理的管理。但實(shí)際上，很多學(xué)校內(nèi)部結(jié)構(gòu)較為保守，甚至?xí)钟|先進(jìn)的管理模式，檔案編研成果一般僅作為內(nèi)部資料參考，無(wú)法真正做到編研信息共享，難以實(shí)現(xiàn)編研成果價(jià)值的廣泛利用。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案編研工作的原則

1.以服務(wù)學(xué)校發(fā)展和廣大師生為中心

學(xué)校檔案與機(jī)關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位的檔案工作不同，其最終目的是為學(xué)校、教師和學(xué)生提供服務(wù)，而非直接服務(wù)社會(huì)。在實(shí)踐中，大多數(shù)學(xué)校也不會(huì)將檔案移交給當(dāng)?shù)鼐C合檔案館管理，都是獨(dú)立建檔、獨(dú)立保存。因此，學(xué)校檔案工作必須得到領(lǐng)導(dǎo)與師生認(rèn)可才能充分發(fā)揮作用。換句話說(shuō)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與在校師生對(duì)檔案編研的認(rèn)可程度，直接決定了檔案編研的最終質(zhì)量。在實(shí)際編研過(guò)程中，學(xué)校檔案編研工作必須堅(jiān)持為師生和學(xué)校發(fā)展服務(wù)的原則，賦予編研工作主動(dòng)性和前瞻性，檔案部門需要深入了解學(xué)校的階段性發(fā)展目標(biāo)，并掌握學(xué)校的日常工作特點(diǎn)和師生需求，因此，需要事先做好調(diào)研工作。

2.主動(dòng)學(xué)習(xí)創(chuàng)新，做到編以致用

學(xué)校的發(fā)展是循序漸進(jìn)、與時(shí)俱進(jìn)的過(guò)程，每個(gè)發(fā)展階段的工作重心都有所不同，這就要求檔案部門不能閉門造車，編研工作必須與學(xué)校所在發(fā)展階段的需求相匹配，才能夠滿足師生對(duì)檔案編研的期待，更好地為學(xué)校高水平建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。信息時(shí)代的檔案編研內(nèi)容和工作模式必須因時(shí)而化，編研人員更要主動(dòng)學(xué)習(xí)新的理論和技術(shù)，更新知識(shí)體系，培養(yǎng)和提高創(chuàng)新能力，嘗試新的檔案編研主題與編研形式，滿足各方發(fā)展需求。

3.突破部門局限，尋求協(xié)作合力

檔案部門因工作環(huán)境較為封閉，加上學(xué)校檔案有較強(qiáng)私密性，編研工作更難以展開。隨著社會(huì)發(fā)展，各領(lǐng)域正在逐漸打破信息壁壘，相互聯(lián)系、相互滲透。學(xué)校檔案部門在開展編研工作過(guò)程中，必須不斷打破部門局限性，與學(xué)校其他部門展開合作，尋找與師生、綜合檔案館、文化部門溝通協(xié)作的機(jī)會(huì)，利用多元合作借力、借智，集思廣益，推動(dòng)學(xué)校檔案編研工作的持續(xù)進(jìn)步。

三、加強(qiáng)學(xué)校檔案編研工作的途徑

1.鞏固提升傳統(tǒng)編研，發(fā)掘編研新角度

傳統(tǒng)編研形式是從古至今積累下來(lái)的最有效的編研形式，受實(shí)踐檢驗(yàn)時(shí)間較長(zhǎng)，時(shí)至今日仍有其存在的意義。傳統(tǒng)編研的載體一般為白紙黑字，在學(xué)校表現(xiàn)為“學(xué)校大事記”等形式，是記錄學(xué)校發(fā)展的重要資料。通過(guò)閱讀大事記，能夠快速了解學(xué)校的歷史沿革。除此之外，還有些檔案部門會(huì)增編“榮譽(yù)統(tǒng)計(jì)”“職工變動(dòng)”等編研資料，也能夠有效推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展。除了這些優(yōu)點(diǎn)外，傳統(tǒng)檔案編研需要解決內(nèi)容干癟等問(wèn)題。隨著學(xué)校發(fā)展邁入新階段，檔案部門必須在發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢(shì)之外，改革傳統(tǒng)粗放編研形式，編研出更符合現(xiàn)代化需求的檔案。

2.利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)創(chuàng)新編研選題和渠道

隨著信息技術(shù)領(lǐng)域不斷出現(xiàn)突破，大數(shù)據(jù)成為常用工具，檔案部門編研也獲得了新的渠道，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展編研利用是必然趨勢(shì)。檔案編研本身就是一項(xiàng)開放性較差的工作，需要由檔案部門自行選題、自行填充內(nèi)容，這一工作過(guò)程甚至不會(huì)被師生知曉。檔案部門也無(wú)法了解師生對(duì)編研的需求和喜好。檔案部門可以建立網(wǎng)站、公眾號(hào)，在線上集思廣益，向師生征求編研選題，拉近與師生的關(guān)系，取得更好的編研效果。在編研過(guò)程中，也可以通過(guò)線上平臺(tái)獲得師生建議，這種編研能更精準(zhǔn)地滿足師生需求，并提高編研工作在校園的反響，有效提高檔案工作質(zhì)量。

3.拓寬編研成果的傳播

傳統(tǒng)學(xué)校檔案編研缺少傳播成果的渠道，大多數(shù)情況下只有校領(lǐng)導(dǎo)能夠看到紙質(zhì)成果，與師生則毫不相干。開辦檔案展覽的學(xué)校極其稀少，這些展覽能為師生提供參觀機(jī)會(huì)，但大多數(shù)為大學(xué)或高職，小學(xué)與普通中學(xué)幾乎沒(méi)有。在此基礎(chǔ)上，大多數(shù)學(xué)校沒(méi)辦法將檔案編研成果展示給大眾，即便檔案部門創(chuàng)作出高質(zhì)量的編研成果，也會(huì)因?yàn)槿鄙偈鼙姸粔m封，石沉大海后更無(wú)法發(fā)揮編研作用。但實(shí)際上，現(xiàn)代學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，大多數(shù)學(xué)校師生總數(shù)能達(dá)到數(shù)千人，甚至有些大規(guī)模學(xué)校人數(shù)達(dá)到數(shù)萬(wàn)，龐大的受眾群體應(yīng)該被檔案編研工作利用起來(lái)。檔案部門可以通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查選擇適合師生的展覽形式，定期或長(zhǎng)期舉辦檔案專題展覽，為師生提供服務(wù)，也可以將編研成果放在校園官網(wǎng)、某信公眾號(hào)等線上平臺(tái)，進(jìn)一步擴(kuò)大受眾人數(shù)。此外，還可以利用小冊(cè)子、多媒體短片、刊物等形式和平臺(tái)有效傳播檔案編研成果。

四、改進(jìn)學(xué)校檔案管理的對(duì)策

1.爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案編研工作的重視

學(xué)校建設(shè)水平與校領(lǐng)導(dǎo)的管理水平存在直接聯(lián)系。在管理學(xué)校檔案時(shí)，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對(duì)檔案部門建設(shè)的重視程度，組建專業(yè)人才隊(duì)伍，完成檔案管理工作。檔案管理工作人員要根據(jù)日常工作情況，找出在編研工作中的漏洞與缺陷，向上級(jí)提出整改意見(jiàn)，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，獲取資金等支持，改善檔案部門工作條件，并落實(shí)相關(guān)編研、管理制度。

2.培養(yǎng)人才，充實(shí)檔案部門人力資源

檔案編研對(duì)工作人員的專業(yè)性、技術(shù)性要求較高，學(xué)校檔案編研更是如此。為避免師生隱私被泄露，編研人員需要具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，還需要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)基本理論，更要深入了解學(xué)校的教育理念和辦公特點(diǎn)。也就是說(shuō)，學(xué)校要建立高素質(zhì)、高水平的檔案編研隊(duì)伍，并為檔案部門人才提供更多接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，不斷更新員工觀念，提高員工素質(zhì)。此外，學(xué)?？砂才乓痪€教師參與編研工作，充分發(fā)揮教師對(duì)課題業(yè)務(wù)的熟悉，參與編研工作，創(chuàng)作出針對(duì)性更強(qiáng)的編研成果，以滿足學(xué)校發(fā)展需求，為學(xué)校后續(xù)教學(xué)工作與服務(wù)工作提供幫助。

3.拓寬渠道，提高檔案編研服務(wù)功能

學(xué)校在開展檔案編研工作時(shí)，需要格外關(guān)注教研檔案，通過(guò)加大力度開發(fā)檔案信息資源，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的服務(wù)能力。

（1）匯編文獻(xiàn)，為教學(xué)提供參考

學(xué)校需要將教學(xué)的參考工具與參考資料收集起來(lái)，在這一視域下編撰學(xué)校歷史沿革、大事記、教研成果、學(xué)生錄取與升學(xué)信息等專題，為有需求的人員提供更加原始、還原度更高的檔案材料。

（2）以史為鑒，撰寫專題校史

檔案部門需要深入了解學(xué)校的學(xué)風(fēng)和人文特點(diǎn)，以此為出發(fā)點(diǎn)記錄學(xué)校的起源、變遷、名人和藏品等關(guān)鍵信息，通過(guò)整合其內(nèi)部關(guān)聯(lián)性，用照片、文字等方式將其排列成方便查閱的形式，建立專題校史資料，為后續(xù)發(fā)展和向外界宣傳奠定基礎(chǔ)。

（3）編輯專題，綜合檔案信息

檔案材料原文一般內(nèi)容復(fù)雜，很多文字和圖片對(duì)于學(xué)校是無(wú)意義的，這就需要對(duì)內(nèi)容加以提煉，再按照時(shí)間、機(jī)構(gòu)等方式將其重新排列加工，在確保真實(shí)的基礎(chǔ)上，將學(xué)校的發(fā)展、員工調(diào)動(dòng)等信息整理出來(lái)。

（4）撰寫論文，挖掘檔案史料

在分析整合檔案信息的過(guò)程中，能夠挖掘出非常多有利于教學(xué)管理、現(xiàn)代化改革的信息，這些內(nèi)容需要被編撰成專業(yè)的論文論著，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、提升工作質(zhì)量提供參考。

（5）提高編研質(zhì)量，著眼學(xué)校熱點(diǎn)

檔案編研是提高學(xué)校知名度、樹立學(xué)校社會(huì)形象的關(guān)鍵步驟。檔案編研人員需要與學(xué)校近期宣傳熱點(diǎn)相結(jié)合，挖掘檔案內(nèi)涵，選擇影響力較大、更具代表性的人物和事件。比如，知名校友、教學(xué)名師、大型活動(dòng)和校慶系列等，編撰相關(guān)專題，開發(fā)出更具宣傳價(jià)值的編研成果。

4.提高信息化水平，為檔案編研提供保障

現(xiàn)階段，大多數(shù)機(jī)構(gòu)、企業(yè)的檔案部門開始利用信息技術(shù)完成檔案編研工作，學(xué)校也應(yīng)該積極引進(jìn)新技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，提高對(duì)檔案信息化改革的重視程度，做到與時(shí)俱進(jìn)，滿足時(shí)代要求，投入更多資源和人力完成檔案管理信息化建設(shè)，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備設(shè)施，提升學(xué)校檔案編研工作的效率與質(zhì)量。推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，不僅需要工作人員收集紙質(zhì)文件，將其在數(shù)字設(shè)備上歸檔，還需要通過(guò)掃描設(shè)備和自動(dòng)讀取技術(shù)完成檔案數(shù)字化，為后續(xù)檔案信息編研工作奠定基礎(chǔ)。

5.教職工自覺(jué)配合檔案管理工作

為了提高對(duì)檔案管理和檔案編研的重視程度，學(xué)校要定期開展檔案意識(shí)培養(yǎng)活動(dòng)，制定教育規(guī)劃，給師生、檔案工作人員分析檔案管理工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的影響，并通過(guò)制定一系列獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，提升職工參加檔案編研工作的積極性，提高學(xué)校整體對(duì)檔案管理工作的重視程度，讓所有員工都能認(rèn)識(shí)到檔案編研的重要性。

6.學(xué)校檔案管理應(yīng)制度化、科學(xué)化

為了進(jìn)一步加大管理學(xué)校檔案的力度，為檔案編研提供較好工作環(huán)境，學(xué)校應(yīng)該建立完善的監(jiān)督體系，在歸檔、整理環(huán)節(jié)，使用更加規(guī)范的工作順序。同時(shí)，制定評(píng)價(jià)指標(biāo)，配合有可行性的管理體系，對(duì)工作內(nèi)容、崗位分類，落實(shí)檔案人員責(zé)任制度，開展針對(duì)性培訓(xùn)，降低培訓(xùn)成本，并搭配強(qiáng)有力的管理準(zhǔn)則，從制度層面填補(bǔ)檔案管理與編研工作的漏洞。

7.要注意檔案編研的連續(xù)性和完整性

開展現(xiàn)代化檔案編研工作需要投入大量的時(shí)間成本，很多學(xué)校會(huì)選擇積累檔案，但隨著檔案數(shù)量逐漸增加，缺少整理的檔案會(huì)出現(xiàn)斷層或完整性缺失。而這些檔案直接關(guān)系到師生切身利益，因此，必須構(gòu)建長(zhǎng)效管理體系，在管理中規(guī)劃工作方向，提高檢查頻率，避免出現(xiàn)工作漏洞造成檔案斷層，為檔案編研的連續(xù)性與完整性提供保障。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上，信息時(shí)代的學(xué)校檔案編研工作應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變工作思路，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，深入挖掘和呈現(xiàn)檔案背后的故事，做到有編有研，持續(xù)發(fā)揮檔案的“存史、資政、育人”功能價(jià)值，助力學(xué)校的高水平建設(shè)與高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：江婷（1985—），女，漢族，廣東梅州人，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案編研。