淺談醫(yī)院檔案信息化管理建設

摘 要：隨著現代化信息技術逐步滲透各行各業(yè)，醫(yī)院也需要隨著時代的變化而創(chuàng)新檔案管理模式。原有的檔案管理模式以及觀念已經無法滿足醫(yī)院長期健康發(fā)展的需求，檔案管理是醫(yī)院管理系統(tǒng)的一個重要部分，醫(yī)院檔案管理不僅要規(guī)范，而且要做到檔案信息化、時代化且適應新時期的管理需求。隨著管理意識更加先進，各大醫(yī)院利用大數據、云計算、局域網等信息技術所帶來的優(yōu)勢，檔案信息化建設成為醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢。醫(yī)院檔案管理在合理管理的基礎上融入信息化管理，不僅可以提高工作效率，還能降低醫(yī)院的人力、空間等成本，為醫(yī)院的后續(xù)醫(yī)療工作的展開建設提供有力的數據保障?；诖?，本文從檔案管理以及數據管理的視角，淺談檔案信息化管理的重要性，并根據大部分醫(yī)院的檔案管理模式和現狀展開分析研究，并以此給出合理、有效的檔案信息化管理策略。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；信息化；檔案信息化建設；管理

醫(yī)院檔案包含就診患者和醫(yī)院的各種信息資料，如患者的住院信息、基本信息、繳費信息以及醫(yī)保報銷信息等，還有醫(yī)院的業(yè)務檔案信息、教學檔案信息、醫(yī)學科技檔案信息、后勤保障信息、行政黨務檔案信息和醫(yī)療資料（資源信息，物料信息）等。

目前，大多醫(yī)院是由紙質文件或者以實物的形式存儲，以往醫(yī)院所采用的檔案管理方式是人工管理，檔案丟失和遺露存放的問題會高頻出現，降低了檔案管理的效率，嚴重影響了對患者的治療效果，損害了國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展。由此可見，在信息技術不斷的應用中，醫(yī)院檔案管理需要創(chuàng)新檔案管理理念，構建與時俱進的檔案信息管理模式，不僅可以有效避免一些錯誤的出現，還可以促進醫(yī)院檔案信息化建設順利開展，提高檔案管理工作效率，從而保護病人的切身利益，提高醫(yī)院在各方面的能力。

一、醫(yī)院檔案管理信息化概念

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院數據管理工作的一部分，它是一項非常重要的工作，它包含了大量的圖像和文字，種類繁多，門類繁雜，但這些資料需要頻繁地被調用和利用，若能對檔案信息化管理，使其能夠實行數字化的利用，從而便于醫(yī)生檢索到相關數據，為醫(yī)院領導實行決策。醫(yī)院檔案管理的主要內容有以下幾點：①運用信息技術，能對醫(yī)院的檔案展開系統(tǒng)化的歸類，使其能夠更好地完成查詢、文件編輯、歸檔保存等工作。②在檔案檢索中運用信息技術，克服了傳統(tǒng)文獻所帶來的種種不便，有利于對檔案管理的革新。

二、醫(yī)院檔案管理現狀分析

1.醫(yī)院檔案管理制度不完善

醫(yī)院對檔案管理不重視，缺乏統(tǒng)一性，醫(yī)院檔案管理工作的制度約束不規(guī)范。目前，醫(yī)院檔案管理制度建設還比較滯后，主要表現為：檔案管理部門的分類不清晰、管理工作機制不健全、相關的管理制度不完善。在檔案管理方面由于人員配置不足，使醫(yī)院檔案資料收集出現不完整或者被遺露的問題。

2.檔案管理人員管理認識不足

由于檔案管理意識薄弱，不被重視，工作開展缺乏科學性，在收集檔案信息方面，信息資源的深度和完整性不足，造成了檔案的利用不充分。有些檔案工作人員的檔案管理意識較差，如不能及時收集和錄入、歸檔文件，導致文件缺失和損壞，或者歸檔和存儲數據的標準不高，也影響了后續(xù)工作的開展。

3.信息化建設不充足、設備設施投入較少

此前，醫(yī)院的檔案管理方法、理念陳舊，對照片及音像資料的保存和歸檔重視不夠，導致檔案資料收集不全，不能為醫(yī)院的發(fā)展和管理提供有價值的參考信息。目前，醫(yī)院檔案信息化建設水平不足是檔案管理中面臨的主要問題，由于對相關設備設施和技術投入不足，難以充分利用現代信息技術和相關的設備設施，影響了醫(yī)院檔案管理信息化建設。

4.檔案管理人員綜合素質較低

由于檔案管理工作在醫(yī)院沒有得到應有的重視，檔案管理人員專業(yè)知識不夠，無法有效完成檔案管理信息化建設。雖然醫(yī)院會定期安排醫(yī)務人員開展檔案管理培訓，但由于工作性質不同，并沒有達到檔案管理人員的專業(yè)性，無法實現檔案資料的有效管理。

三、檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的作用

1.有效提升醫(yī)院檔案管理工作效率

醫(yī)院每天都會產生大量檔案資料，如果按照傳統(tǒng)的檔案管理方式，操作難度相對較大，工作效率低下。要想提高檔案信息化水平，必須改變以往依靠人工檔案管理的局面，可以通過醫(yī)院的病歷系統(tǒng)，直接利用身份證上的信息調取病人的病歷和治療記錄，以電子方式錄入和存儲各種記錄信息，不用花很多時間去尋找、檢查和整理。在使用檔案信息的時候，利用文件管理系統(tǒng)，既能對數據交換，又能對文件備份，確保檔案信息的安全性。借助網絡信息傳輸功能，能夠迅速開展檔案服務，為經辦人員節(jié)省時間，提高檔案管理工作的效率。

在當今時代，人們對信息的需要越來越多，由于數字信息的共享和海量性，醫(yī)院的檔案管理信息化已經成了一個必然的發(fā)展方向。隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療服務領域的擴大，醫(yī)療服務水平也面臨著新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案管理方式已無法適應現代社會對信息技術的要求。為了給醫(yī)護人員、研究者和病人提供更好的信息，能夠更好地滿足他們對資料和記錄的需求，從而達到一種現代化的管理方式，提升醫(yī)院的服務水平，推動醫(yī)療保健行業(yè)的發(fā)展。當前，全國各級醫(yī)院的檔案管理工作存在著高低之分，多數單位的信息化程度還比較低。在醫(yī)療檔案的管理過程中，加強信息技術的應用，可以幫助我們從過去的經驗中擺脫煩瑣的人工管理。檔案管理的信息化，可以讓檔案的共享得到最大程度的發(fā)揮，讓每一個家庭成員都能在最短的時間內使用這些數據，提高檔案的利用率，防止在管理上產生混亂和閑置。

2.檔案信息化建設有助于提升醫(yī)院的整體管理水平

沒有檔案信息的支持，醫(yī)院是不可能順利發(fā)展的。例如，在病人管理方面，需要根據各種信息記錄，醫(yī)務人員需要依據住院、用藥和治療等數據，采取適當的醫(yī)療措施，幫助病人盡快康復。對有類似癥狀的患者，醫(yī)生可以通過病歷檔案信息獲得相關內容，制定治療方案。同時，醫(yī)院業(yè)務和管理部門也能夠根據相關檔案信息做出適當的決定和決策。例如，在藥品、病房和其他領域管理中，需要根據檔案中的條款展開工作。然而，傳統(tǒng)的人工搜索以及記錄方法讓醫(yī)院檔案管理人員在工作中非常煩瑣不便捷。通過建立信息化檔案管理系統(tǒng)，病人可以在注冊時輸入相關信息，根據系統(tǒng)中顯示的信息，體現病人的病史和藥物過敏等情況，幫助醫(yī)生做出準確判斷，給患者以良好的治療。

醫(yī)院檔案管理者在日常工作中可以隨時登錄系統(tǒng)，檢索各種信息，其中包括病歷報告和醫(yī)院會議記錄等。在使用過程中醫(yī)務人員有權登錄檔案管理系統(tǒng)，在短時間內找到相關信息。此外，通過使用信息系統(tǒng)管理醫(yī)院檔案，可以保證信息數據的準確性，使科室建設以實際數據為依據，從而保證醫(yī)院管理的有效性。面對競爭日益激烈的醫(yī)療行業(yè)，醫(yī)院要通過檔案信息建設來提高自身的管理水平和服務質量，從而提高自身的綜合競爭力。

3.檔案信息化建設為推動國家醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展助力

要建立國家醫(yī)療安全體系，須整合醫(yī)院病歷資料信息，了解醫(yī)療狀況和患者的醫(yī)療需求。在傳統(tǒng)的病歷管理中，各醫(yī)院的病歷數據和信息是相互獨立的，無法實現信息資源的傳播和共享。隨著醫(yī)療水平的不斷提高，傳統(tǒng)的檔案信息記錄和檢索方式不僅浪費時間，還耽誤患者接受治療。要想使病歷檔案信息化在今后的發(fā)展中更好地發(fā)揮作用，就必須加大對病歷的管理力度，使病歷檔案能夠資源共享，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供信息化支持。相對于其他產業(yè)而言，醫(yī)院的醫(yī)療服務更多是強調效率與品質。利用多種信息技術，提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平，可以實現醫(yī)患間、各醫(yī)療機構間信息的安全傳遞，從而提高我國醫(yī)療水平。例如，在醫(yī)療服務方面，通過電子網絡平臺有效利用醫(yī)院檔案信息，使不在醫(yī)院的人也能輕松看病。因此，從全國衛(wèi)生體系的宏觀視角出發(fā)，強化檔案信息化建設能夠推動我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

四、醫(yī)院檔案管理工作信息化建設的主要策略

1.培養(yǎng)專業(yè)的高素質檔案管理人員

醫(yī)院檔案工作要求具有綜合素質的人才，既要具備一定的管理水平，又要掌握一定的計算機、網絡技術。首先，醫(yī)院應定期組織培訓，為檔案管理人員提供全面的學習機會。培訓應綜合考慮國家發(fā)展、醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)患發(fā)展以及個人發(fā)展等方面的要求。其次，拓展管理人員的招聘渠道，在招聘管理崗位時，提高管理人才的招聘標準，以打造高素質、高標準的檔案管理人才。從個人層面來看，檔案管理人員必須提高在檔案管理方面的專業(yè)水平和綜合素質，優(yōu)化知識結構，提高信息水平。此外，隨著信息化進程的不斷完善，檔案管理人員必須培養(yǎng)終身學習的意識，不斷提高學習能力，建立相關的監(jiān)督機制，為有效提高管理人員的學習積極性，規(guī)范信息技術培訓機制，建立考核和獎懲機制。檔案管理人員應掌握信息系統(tǒng)和技術設備設施的基本工作原理以及相應信息技術的操作技能，提高服務效率。

2.創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理是醫(yī)院的主要工作之一，具有很大的使用價值。目前，各部門的檔案資源難以實現信息共享，想查閱檔案信息過程相對煩瑣，很難發(fā)揮檔案信息的價值。所以，醫(yī)院實行檔案管理信息化建設是非常有必要的，不僅要強化資源的整合性，還應提供資源共建共享功能。此外，醫(yī)院要完善檔案信息數據資源架構，建立一個有條理、有內涵的數據庫，使檔案數據能夠充分被利用，為醫(yī)院檔案管理信息化建設打下堅實基礎。

3.加強各科室之間的溝通交流

檔案管理工作需要的是系統(tǒng)性和完整性，而非個性獨立的元素，醫(yī)院開展各項工作離不開檔案管理工作，因此，檔案管理與各部門之間的關系應更加密切。在醫(yī)院檔案信息化建設期間，各部門之間要保證及時、有效的溝通，提高工作效率。 還要明確各部門的需求，有計劃地推進檔案信息化建設，不斷創(chuàng)新思路。例如，醫(yī)院應加強檔案部門與其他部門的溝通，可以在醫(yī)院組織一些茶話會、交流會，以加強檔案人員與其他部門的有效溝通，在實際工作中相互了解對方的需求。

4.構建完整的檔案管理機制，確保檔案管理效果

為了保證檔案管理信息化工作順利開展，需要建立健全相關制度和機制。盡管使用信息技術來管理檔案更為有效，出錯率更低，但有些檔案仍然需要手工輸入，在輸入過程中，有可能發(fā)生差錯。另外，有些網絡黑客會非法進入醫(yī)院的病歷管理平臺，導致患者信息被盜取，造成不良影響，甚至是經濟損失。因此，為了確保醫(yī)院檔案信息的安全，減少漏洞和錯誤率，必須建立一個科學、安全的檔案管理系統(tǒng)以及完整的檔案管理機制，以確保檔案管理效果。

5.確保歸檔信息資料的準確度

在檔案信息化建設的過程中，檔案管理人員需要將紙質檔案資料準確無誤地錄入計算機系統(tǒng)，這也是檔案管理的一項重要工作內容。所以，要想確保檔案信息化建設工作得到全面實施，要確保輸入檔案資料的準確性，這就需要檔案管理人員在錄入過程中要反復檢查，確保資料沒有遺失和錯誤。比如，工作人員在錄入數據時，可以通過看數據、查資料和比對三種方式，即第一遍錄入數據時，對數據有一個基本的了解，第二遍檢查資料是否正確，第三遍比對資料最關鍵的內容，以確保檔案信息準確錄入管理系統(tǒng)。

五、結語

做好檔案管理信息化建設工作是醫(yī)院健康發(fā)展的重要前提，醫(yī)院應深刻認識到信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值，創(chuàng)建有利于醫(yī)院發(fā)展的檔案信息化管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案管理信息化建設不僅可以提高醫(yī)院檔案管理的效率，還可以提高醫(yī)院管理水平，有助于醫(yī)療事業(yè)前進與發(fā)展。實際操作時要有著不斷進取的心態(tài)，遇到困難要不斷探索，如加強配套設備設施的建設、制定完善的檔案信息化管理制度和加強培養(yǎng)信息技術人才，要做到一步一個腳印，堅持不懈。在信息技術飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理也必須與時俱進。醫(yī)院必須做好檔案信息化建設工作，這也是加強檔案管理機制、確保檔案信息數據完整、安全的重要手段，是醫(yī)院提高服務質量的重要策略。此外，醫(yī)院檔案信息化管理的建設也為醫(yī)院決策者對醫(yī)院的未來發(fā)展提供有效的判斷依據。

總而言之，任何行業(yè)都離不開信息技術的發(fā)展，希望醫(yī)院能夠結合現代科學技術，改善軟硬件環(huán)境，增強防范風險的能力，提高檔案管理和醫(yī)療服務水平，提高醫(yī)院的工作效率，為患者提供更好的醫(yī)療服務，實現醫(yī)院健康、長遠發(fā)展。

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（作者單位：淄博市第一醫(yī)院綜合檔案室? ）

作者簡介：王欣（1981—），女，漢族，山東淄博人，本科，檔案館員，研究方向：檔案信息化建設。