醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理有效路徑探析

摘 要：在現(xiàn)今的醫(yī)院人事檔案管理中，數(shù)字化管理仍是必然趨勢。文章說明了醫(yī)院人事檔案管理的不可或缺性，探討了醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理的作用和價值，分析了醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理的問題，并結(jié)合實際提出了在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字化管理；有效路徑

近年來，隨著信息化和數(shù)字化時代的到來，醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化。當前，為提高醫(yī)院人事檔案管理水平，應(yīng)積極應(yīng)用數(shù)字化管理模式，借助數(shù)字化管理的優(yōu)勢來改善傳統(tǒng)管理模式缺陷，彌補傳統(tǒng)管理模式的不足。

一、醫(yī)院人事檔案管理的重要性

人事檔案是醫(yī)院的重要檔案資料，主要記載了醫(yī)院職工的社會關(guān)系、學(xué)習經(jīng)歷、政治面貌、工作狀態(tài)、獎懲以及勞動薪酬等信息。人事檔案管理是將人事檔案當作管理對象并開展一系列管理活動。醫(yī)院通過開展有效的人事檔案管理，有利于實現(xiàn)人力資源配置的優(yōu)化，提高人事考核的科學(xué)性，加快醫(yī)院改革步伐。首先，在醫(yī)院人事檔案管理中，經(jīng)過切實有效的管理方法，全面收集相關(guān)職工的各類信息，掌握職工的年齡、學(xué)歷和獎懲等情況，并在此基礎(chǔ)上全面考慮職工的專業(yè)方向、專業(yè)技能、年齡層次以及學(xué)歷層次等情況，選賢舉能，可以提高人崗的匹配度；其次，可以評估當前醫(yī)院的人才應(yīng)用情況和人才結(jié)構(gòu)的合理性，并以此為根據(jù)對未來人才應(yīng)用策略、人才儲備策略的制定提供良好的依據(jù)，從而實現(xiàn)醫(yī)院人力資源配置的優(yōu)化；最后，可以提高人事考核的科學(xué)性與合理性。由此可見，醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部一項十分重要、不可忽視的管理工作。

二、醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理的作用和價值

1.有利于增強檔案信息查詢的便利性

實踐表明，通過在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理，有利于增強檔案信息查詢的便利性。隨著近年來醫(yī)院改革的不斷深入，對人事檔案的使用需求不斷提高，為了節(jié)約時間及提供優(yōu)質(zhì)的人事檔案服務(wù)，應(yīng)采取有效措施來增強檔案信息查詢的便利性。首先，在過去的醫(yī)院人事檔案管理中，在對人事檔案信息查詢時，都是需要人工操作，容易出現(xiàn)失誤，且會消耗大量時間；其次，人工反復(fù)查閱、翻看紙質(zhì)檔案也容易使紙質(zhì)檔案發(fā)生損壞，需要花費大量的時間、物力和財力等來修復(fù)檔案。但在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理后，可借助先進的信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)，建立健全檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，從而能真正高效、快捷及準確地查詢?nèi)耸聶n案信息。同時，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案還更加便于保存和管理。

2.有利于提高檔案管理質(zhì)量

通過在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理，有利于提高檔案管理質(zhì)量。過去，醫(yī)院人事檔案主要是以紙質(zhì)的形式儲存，在醫(yī)院人事檔案管理中主要采取人工管理的方式。但近年來，隨著紙質(zhì)檔案保管時間要求的增加，并受到環(huán)境等外界因素的影響，很容易出現(xiàn)檔案損壞、缺失等問題，從而影響檔案的完整性和使用價值，還增加了人事檔案管理工作的難度。但在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理后，由于將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的長時間、安全保存，從而有效降低了人事檔案管理工作難度，提高了檔案管理質(zhì)量。

3.有利于推進檔案信息共享

通過大量的實踐，在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理模式，有利于推進檔案信息共享。醫(yī)院人力資源管理、人才選拔和培養(yǎng)均離不開人事檔案資料的支持，只有實現(xiàn)人事檔案信息共享，才能夠為相關(guān)工作提供科學(xué)有效的依據(jù)。在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)，借助檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以有效實現(xiàn)檔案信息共享，院內(nèi)不同部門都可以在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)上及時迅速地獲取所需人事檔案信息，從而確保相關(guān)工作高效開展。

4.有利于降低檔案管理成本

通過在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理模式，有利于降低檔案管理成本。首先，通過數(shù)字化管理可以降低檔案管理的人力成本。傳統(tǒng)的人事檔案管理需要專門的檔案管理人員，而數(shù)字化管理模式可以大大減少檔案管理人員的工作量和人員數(shù)量。同時，數(shù)字化管理還可以實現(xiàn)遠程管理，使檔案管理人員不必在醫(yī)院，就可以遠程開展檔案管理工作，進一步減少了人員的數(shù)量和成本；其次，通過數(shù)字化管理可以降低檔案管理的物資成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通常需要大量的紙張和印刷設(shè)備設(shè)施來制作和維護，而數(shù)字化管理只需要少量的存儲設(shè)備設(shè)施和電腦等儲存和管理檔案，不僅節(jié)約了物資成本，也節(jié)約了空間成本，可以將原來的檔案室用于其他的用途；再次，通過數(shù)字化管理可以提高檔案的管理效率，從而減少時間成本。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作往往需要花費大量的時間，而數(shù)字化管理可以通過建立自動化流程，提高整體檔案管理流程的效率，從而減少管理人員的時間成本；最后，通過數(shù)字化管理可以提高檔案管理的數(shù)據(jù)安全性，從而降低安全成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在被泄露、遺失、損毀等風險，而數(shù)字化管理可以通過建立嚴格的訪問權(quán)限和備份機制，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，從而避免因檔案安全問題引發(fā)的額外成本。

三、醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理的問題

近年來，隨著信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)在各行各業(yè)的不斷推廣和應(yīng)用，很多醫(yī)院在人事檔案管理工作中也引進了這些技術(shù)，對人事檔案實行了數(shù)字化管理。但就現(xiàn)狀來看，醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理仍存在一些問題。一方面，數(shù)字化檔案信息比較容易被篡改，客觀存在信息安全問題，且目前很多醫(yī)院不夠重視數(shù)字化檔案的安全管理，缺乏有效的防護手段，導(dǎo)致數(shù)字化檔案存在被惡意篡改、丟失和信息被泄露的隱患；另一方面，在人事檔案數(shù)字化管理過程中，檔案數(shù)據(jù)的收集與錄入是一項非常重要的工作，為做好這項工作需要具備充足的資金以及人力支持。同時，在海量數(shù)據(jù)、多樣化數(shù)據(jù)錄入過程中對準確性的要求也較高，這就提高了數(shù)據(jù)收集與錄入工作的難度，若想獲得更多、更有價值的信息，就必須使用多樣化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與處理方式，但大量的數(shù)據(jù)解析與存儲必然要占用服務(wù)器很大的空間，從根本上導(dǎo)致服務(wù)器負荷加重、難度提高。

四、醫(yī)院應(yīng)用人事檔案數(shù)字化管理的有效路徑

1.更新檔案管理理念

首先，應(yīng)更新檔案管理理念。一要樹立“需求導(dǎo)向”的管理思維，二要形成良好的數(shù)字化管理意識。過去在醫(yī)院人事檔案管理中，主要采取的是“供給導(dǎo)向”理念，即人事檔案管理部門主要是從自身業(yè)務(wù)角度出發(fā)提供檔案服務(wù)。但在當今時代背景下，醫(yī)院對人事檔案的管理需求逐漸提高，人事檔案管理部門需要時常更新檔案管理的理念，樹立“需求導(dǎo)向”的管理思維，從而提供能夠滿足醫(yī)院實際需要的檔案服務(wù)。其次，過去在醫(yī)院人事檔案管理采用的是人工管理模式，其效率低、勞動強度大、疏漏和錯誤多。當前，應(yīng)盡快更新檔案管理理念，形成良好的數(shù)字化管理意識，積極應(yīng)用先進的云計算、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)，對人事檔案數(shù)據(jù)開展梳理、分析，并引進OA平臺綜合管理系統(tǒng)，借助智能分析和篩選功能對檔案立卷分類，確保數(shù)據(jù)庫可以準確識別檔案，方便對檔案信息的查詢和檢索?？偠灾?，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)積極更新檔案管理理念，主動介入，動態(tài)化監(jiān)督控制，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，從而充分發(fā)揮自身職能作用，實現(xiàn)對人事檔案形成、歸檔、管理、應(yīng)用以及銷毀等環(huán)節(jié)的一體化管理。

2.建立和完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理的前提是先建立和完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)不僅要具備對各項人事檔案信息的收集、存儲、整理、分析、檢索、查閱以及處理等全面功能，還能夠?qū)Ω黜椚耸聶n案信息實行有效的整合、精算以及建模。當檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建立完成后，并不代表從此就能一勞永逸了，后續(xù)還需對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)不斷升級、更新以及修補漏洞，使其日益完善。此外，在醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的過程中，應(yīng)積極引進先進的科學(xué)技術(shù)，以確保數(shù)字化管理順利開展。首先，可以應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)充實人事檔案內(nèi)容，如可以采用數(shù)字微技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，或是采用AI識別技術(shù)對檔案實行高清化處理，并將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF格式；其次，可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)線上虛擬辦公；再次，可以利用音頻、視頻等形式對檔案數(shù)據(jù)備份存儲，或是借助云盤、硬盤、云服務(wù)器等載體對檔案實行數(shù)字化管理，以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)、類型的豐富性；最后，可以借助云平臺來存儲檔案數(shù)據(jù)信息，應(yīng)用數(shù)字化管理程序?qū)嵤?shù)據(jù)計算、分析及管理，從而推進醫(yī)院人事檔案管理的程序化與規(guī)律化。

3.制定健全的檔案管理制度

檔案管理制度實質(zhì)上是人事檔案管理工作開展的依據(jù)，醫(yī)院在人事檔案管理過程中需要一套全面的檔案管理制度。其實，很多醫(yī)院的檔案管理制度尚不夠完善，如未明晰檔案管理的責任、未規(guī)范檔案管理的流程、未明確檔案管理的目標等。同時，醫(yī)院現(xiàn)行檔案管理制度的針對性和可操作性也普遍較差，大大抑制了檔案管理制度對人事檔案管理實際工作指導(dǎo)作用的發(fā)揮。基于此，醫(yī)院應(yīng)制定一套健全的檔案管理制度，利用制度來嚴格約束和規(guī)范檔案管理工作。在檔案管理制度的制定中，必須充分結(jié)合醫(yī)院實際情況，保證檔案管理制度具有針對性和可操作性。首先，醫(yī)院應(yīng)明確檔案管理責任和管理目標、規(guī)范檔案管理具體流程等，以確保檔案管理工作能夠規(guī)范、合理以及有序開展；其次，要制定合理的人事檔案借閱管理制度，既要對檔案借閱的權(quán)限、操作流程等提出明確要求，又要增加線上借閱的審批事宜，在檔案被借閱、歸還時，能夠及時更新檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的借閱狀態(tài)標識；最后，要設(shè)置具有針對性的管理考核機制，將檔案數(shù)字化管理建設(shè)成果納入績效考核當中，以提高人事檔案管理人員對檔案數(shù)字化管理的重視程度。

4.強化檔案保護工作

醫(yī)院人事檔案對保密性具有較高的要求，因此，醫(yī)院在開展人事檔案管理工作的過程中，應(yīng)強化檔案保護工作，保證人事檔案信息的安全性。

首先，針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，應(yīng)結(jié)合其特點有針對性地實施管理，做好防潮、防蟲和防火等工作，避免檔案遺失或損壞；其次，針對數(shù)字化檔案，應(yīng)隨時做好備份，并采取科學(xué)的防護措施加強系統(tǒng)安全防護，避免檔案丟失或遭到非法攻擊、盜取以及惡意修改、刪除等。尤其是在數(shù)字化檔案管理中，應(yīng)準確識別操作者的身份，并保留更改痕跡，在每個環(huán)節(jié)把好安全關(guān)，確保檔案安全。

5.提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)

由于人是各項工作開展的執(zhí)行者與操作者，因此，人才素質(zhì)對實際工作質(zhì)量具有至關(guān)重要的影響。但就現(xiàn)狀來看，醫(yī)院普遍缺乏高素質(zhì)的人事檔案管理人才，很多醫(yī)院配備的專職人事檔案管理人員數(shù)量較少，現(xiàn)有管理人員的綜合素質(zhì)不足，缺乏有效的激勵機制，由于醫(yī)院往往只重視培養(yǎng)醫(yī)務(wù)人才，而忽視了檔案管理人才的培養(yǎng)。為了提高醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理應(yīng)用水平，醫(yī)院應(yīng)加強人才培養(yǎng)，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍。醫(yī)院要明確人事檔案管理人才的重要性不亞于醫(yī)務(wù)人才，在此基礎(chǔ)上，充分重視人事檔案管理隊伍建設(shè)，只有加大人事檔案管理人才引進和培養(yǎng)力度，才能滿足人事檔案管理工作的需要。一方面，醫(yī)院要及時開展對現(xiàn)有人事檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，提高現(xiàn)有人事檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力和水平，并培養(yǎng)其信息化和數(shù)字化操作能力；另一方面，醫(yī)院應(yīng)不斷吸納更多高素質(zhì)人事檔案管理專業(yè)人才，以進一步擴充人事檔案管理隊伍，提高人事檔案管理隊伍整體素質(zhì)。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)進一步優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，合理實施崗位分配，加強人力資源管理，制定合理的績效考核標準，建立科學(xué)的激勵機制，從而有效提高人事檔案管理人員的積極性，充分展現(xiàn)人才優(yōu)勢，最大限度地發(fā)揮人才價值。

五、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理是醫(yī)院一項舉足輕重的管理工作，開展醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理，有利于增強檔案信息查詢的便利性，提高檔案管理質(zhì)量，推進檔案信息共享以及降低檔案管理成本。在開展醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的管理工作中，應(yīng)積極更新檔案管理理念、建立和完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)、制定健全的檔案管理制度、強化檔案保護工作以及提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

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（作者單位：濟南市兒童醫(yī)院）

作者簡介：于夢醒（1976—），女，漢族，山東濟南人，本科，館員，研究方向：檔案管理。