資源共享視角下事業(yè)單位檔案信息化建設研究

侯志強

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位在運行過程中應不斷推進工作向信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，提高工作人員的工作效能。檔案管理工作是事業(yè)單位在發(fā)展過程中極為重要的一項工作，檔案信息中包含了單位人員的信息以及各個項目的開展信息。在此情況下，應大力推進檔案管理工作的信息化發(fā)展，保證檔案資源共享，提高檔案信息資源的高效利用。文章針對資源共享視角下事業(yè)單位檔案信息化建設內(nèi)容展開分析。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化；資源共享

檔案是極為重要的社會公共信息資源，記錄了人們的日常生活以及諸多的原始信息。2021年，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出在新時代，要不斷完善檔案信息化發(fā)展保障機制，加強電子文件歸檔以及電子檔案移交接收工作，統(tǒng)籌推進檔案信息資源共享平臺建設。因此，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，應全面貫徹黨的方針與政策，細致分析檔案信息化發(fā)展工作，提高單位工作人員的信息技術應用能力，全面構建檔案信息化資源共享平臺，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力的信息支持。

一、檔案信息資源共享概述

1.檔案信息資源的含義

檔案信息資源從廣義層面上分析，是指有關部門在開展各項工作時所積累的資料和信息內(nèi)容。現(xiàn)階段，我國所指的檔案信息資源主要是線上、虛擬的資料，是資源共享背景下的主要內(nèi)容以及關鍵因素。在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術廣泛應用于各行各業(yè)，在檔案資源共享期間，全面開展信息化建設，并構建檔案共享平臺，由此保證檔案內(nèi)容的高效應用。

2.檔案信息資源的三大共享模式

檔案信息資源在共享過程中可以運用多種渠道以及多樣的模式，根據(jù)現(xiàn)階段應用較為廣泛的模式分析，可以將其共享方式總結為以下三類：一是信息資源的內(nèi)部共享；二是系統(tǒng)間的共享；三是全社會的共享。以上三種共享模式在應用過程中有一定的差別，從共享的流程以及操作的難度上分析，三者之間各有不同。在事業(yè)單位檔案管理過程中，信息資源的內(nèi)部共享以及系統(tǒng)間的共享是現(xiàn)階段較為普遍的應用模式。在大數(shù)據(jù)時代，為了提高事業(yè)單位檔案管理工作高效開展，保證檔案信息能夠更加完善且準確，應全面開展檔案信息化建設工作，由此提高檔案信息資源的有效性和便利性。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

在大數(shù)據(jù)時代，信息技術得到了飛速發(fā)展，給檔案管理工作帶來了一定的機遇及挑戰(zhàn)。在事業(yè)單位，檔案信息資源作為寶貴的資源之一，涵蓋了較多的信息內(nèi)容，主要包括事業(yè)單位員工的身份背景、工作流程、工作內(nèi)容以及事業(yè)單位在發(fā)展過程中所涉及的工作項目、單位建設等較為重要的信息。因此，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，為了保證單位整體能力的有效整合，促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，就需要確保檔案管理工作高效開展。在此背景下，應進一步加強檔案管理信息化建設工作，保證事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容的真實性及可靠性，由此促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，為實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設提供一定的保障。另外，在資源共享視角下，事業(yè)單位檔案信息化建設的全面落實，能夠保證事業(yè)單位各級人員在統(tǒng)一的檔案信息平臺上查詢相關的數(shù)據(jù)內(nèi)容，全面提高了檔案資源的共享效率，提升事業(yè)單位工作人員的工作效能。

三、資源共享視角下事業(yè)單位檔案信息化建設的主要問題

1.信息化建設基礎薄弱

現(xiàn)階段，我國部分事業(yè)單位在運行過程中并未構建獨立的檔案管理部門。有部分事業(yè)單位將檔案管理部門歸為辦公室管理，導致檔案管理工作在開展期間不具有獨立性；在管理功能上也不具備專門的檔案管理功能設置，導致檔案管理工作無法獲取較為充足及專項的建設資金。同時，部分事業(yè)單位內(nèi)部的相關設備設施以及辦公條件缺乏先進性，導致其信息化建設基礎較為薄弱，難以從源頭上助力信息化建設工作有效開展。

首先，從事業(yè)單位的軟硬件設備設施層面分析。檔案信息化建設工作在開展過程中需要有較為先進的軟硬件基礎設備設施作為支撐，但部分事業(yè)單位整體的配置與實際的需求不相符，無法滿足檔案信息化建設工作的開展。其次，針對事業(yè)單位對檔案信息化建設方面的投入分析。部分事業(yè)單位在運行過程中整體的資金較少，對于檔案信息化建設工作的投入十分有限，導致事業(yè)單位無法匹配更為先進的設備設施，難以為檔案信息化建設提供一定的助力。信息化建設基礎薄弱，從根本上阻礙了檔案信息化建設的開展情況，無法保障該項工作的有序開展。

2.信息化建設重視程度低

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位在發(fā)展過程中較為重視自身的提升與創(chuàng)新，對于單位的制度管理以及檔案管理工作重視程度較低。首先，部分事業(yè)單位在發(fā)展過程中認為開展檔案信息化建設工作需要有高技術人才引領，忽視了檔案管理工作在開展期間的制度建設以及落實，使得檔案信息化建設工作的開展不夠完善。其次，由于事業(yè)單位對于檔案信息化建設的重視程度較低，在相關工作開展期間投入的資金不足，極大影響了檔案信息化建設工作的后續(xù)發(fā)展，給事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作造成了一定的阻礙。

3.事業(yè)單位缺乏復合型人才

在開展檔案信息化建設工作時，相關人員在有效運用信息技術手段的同時，還需要保有統(tǒng)籌規(guī)劃的能力。因此，在開展該項工作時，復合型人才較為重要。整合事業(yè)單位現(xiàn)階段的人才隊伍以及人力資源情況分析，這種復合型人才嚴重不足。雖然現(xiàn)階段部分事業(yè)單位擁有較為專業(yè)的檔案管理人才，但有的檔案管理人員對于信息技術的了解較少，無法保證在日常工作中充分應用信息技術，難以推動檔案信息化建設工作穩(wěn)步前進。人才是各項工作開展的基礎，也是檔案信息化建設工作發(fā)展的關鍵。在事業(yè)單位復合型人才較為缺乏的情況下，難以真正發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設工作在開展期間的重點、難點以及關鍵問題，無法保證該項工作的高效開展。

四、資源共享視角下事業(yè)單位檔案信息化建設的實踐措施

1.將檔案信息化建設納入事業(yè)單位工作范疇

在大數(shù)據(jù)背景下，我國大部分事業(yè)單位對于檔案信息化建設工作的開展重視程度在不斷提高，相應的管理標準也在逐步提高。因此，在開展該項工作時，需要在事業(yè)單位全員范圍內(nèi)構建信息化管理思維。在此情況下，事業(yè)單位領導人員可以將檔案信息化建設工作納入單位管理工作的整體范疇，根據(jù)事業(yè)單位現(xiàn)階段的發(fā)展情況、檔案管理工作開展情況以及相關工作人員的整體能力，展開分析并全面統(tǒng)籌規(guī)劃，引導事業(yè)單位各部門人員能夠更加積極主動地融入檔案信息化建設工作中，全面高效地推進該項工作。另外，在將檔案信息化建設工作納入事業(yè)單位管理工作范疇時，檔案管理人員也要樹立信息化管理意識，不斷學習信息技術的應用方式，形成終身學習的理念，在工作開展期間確保能夠發(fā)現(xiàn)工作中的主要問題，并提出相應的解決措施，以推動事業(yè)單位檔案信息化管理工作順利開展。

2.全面提升事業(yè)單位人員的綜合能力

開展事業(yè)單位檔案信息化建設工作需要有復合型的高技術人才作為引領，因此，事業(yè)單位可以聘請專業(yè)的信息化管理人才為單位注入新鮮血液。在此情況下，事業(yè)單位需要加大檔案信息化建設工作的力度，聘請專業(yè)的信息化管理人才。事業(yè)單位的領導人員以及各級工作人員都需要全面配合檔案信息化建設工作，建立健全檔案信息化建設管理制度，并能夠有效落實。同時，引導單位內(nèi)部的檔案管理人員向專業(yè)人員學習，提高其技術應用水平以及管理能力。

事業(yè)單位檔案信息化建設工作是一項長期、系統(tǒng)性的工作，在此項工作過程中不僅需要有復合型人才的引領，還需要有事業(yè)單位檔案管理人員的全面協(xié)助。在此情況下，應加強單位內(nèi)部人員信息化能力的培訓工作，全面提高管理人員的綜合素養(yǎng)。應開展定期的專業(yè)化培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)能力以及業(yè)務能力。在此期間，可以積極發(fā)揮復合型人才的優(yōu)勢，定期開展線下講座。同時，在培訓過程中，也可以借助信息技術手段增設線上學習平臺，引導檔案管理人員在空閑時間學習，不斷提升自己的綜合素質。另外，還需要關注其素養(yǎng)培養(yǎng)。保證檔案管理人員與檔案信息化建設以及資源共享實際需求的契合性，確保相關人員能夠在工作期間具有較強的敏銳力，能夠結合事業(yè)單位的發(fā)展情況，分析單位內(nèi)部的資源共享需求，由此提出切實可行的建設意見以及建設措施。在事業(yè)單位管理人才能力提升的情況下，單位領導人員可以重點針對信息管理工作的核心技術手段，如信息化錄入技術、檔案管理系統(tǒng)維護知識、信息數(shù)據(jù)邏輯以及軟件應用等開展定期考核，保證事業(yè)單位人員信息化能力的全面提升。

3.構建事業(yè)單位檔案信息化資源共享平臺

（1）科學分工，制訂完善、合理的建設計劃

事業(yè)單位檔案信息化資源共享平臺的構建不是一朝一夕可以完成的，需要著更加明確的建設規(guī)劃以及建設目標。對此，應從平臺建設的各個階段展開分析，做好全面且詳細的部署工作。在檔案信息化資源共享平臺的建設過程中，需要發(fā)揮單位內(nèi)部各級人員的整體能力，保證單位各部門及人員能夠積極參與該項工作。首先，事業(yè)單位領導人員需要提前確定平臺中收錄的檔案種類和截止時間，保證前期工作有序開展。其次，事業(yè)單位領導人員需要根據(jù)各項工作的開展要點，開展內(nèi)容分析，明確工作的主要負責人員，保證各項工作的開展質量以及開展進度。最后，在建設檔案信息化資源共享平臺過程中，應明確具體負責的部門和相關的輔助部門，保證部門之間的有效溝通以及全面協(xié)作。

（2）整合資源，保障資源平臺有效建設

事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資源極為重要，部分單位和部門在發(fā)展過程中所形成的資料內(nèi)容會涉及一個集體、組織甚至國家的機密。因此，在構建檔案信息化資源平臺期間，需要保證檔案信息的安全性以及全面性，避免發(fā)生檔案信息泄露的情況。在建設檔案信息化資源共享平臺期間，事業(yè)單位領導人員必須加強自身對于檔案資源安全管理的重視程度，避免不法分子通過非法的手段竊取機密檔案，造成不良影響。

首先，在開展檔案資源安全管理工作時，需要整合單位的人力資源，保證檔案管理人員能夠不斷學習網(wǎng)絡安全知識，提高自身的檔案安防能力，增強檔案信息化資源共享平臺的安防效果。其次，應有效整合技術資源，保障資源平臺的有效建設。在檔案信息化資源共享平臺的建設過程中，事業(yè)單位需要通過多方面的措施，不斷提高檔案管理人員的病毒防護和漏洞修復的專業(yè)技術。在工作開展期間也可以積極調(diào)用專業(yè)化的技術人才，由此提高單位內(nèi)部的技術能力，豐富技術資源，保證檔案信息資源在共享過程中的安全性以及穩(wěn)定性。最后，應整合單位部門資源。檔案信息化共享平臺在構建過程中不僅需要多個部門的通力合作，還需要確保部門人員能夠不斷提高自身對于平臺建設的重視程度，使得部門之間能夠建立良好的聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)并有效解決平臺在建設過程中所遇到的技術難題和建設漏洞。

（3）提高平臺建設設備設施的質量

建立事業(yè)單位檔案信息化資源共享平臺，是在信息化技術上所開展的一項工作。在建設過程中，需要應用多種專業(yè)化、智能化程度較高的技術手段、軟件系統(tǒng)和設備設施。因此，在檔案信息化資源共享平臺的構建過程中，既需要關注信息技術的應用情況，也應關注多個平臺建設過程中所需要的軟件系統(tǒng)和設備設施的配備。

首先，在共享平臺的建設過程中，開發(fā)人員以及管理人員應掌握云計算系統(tǒng)安全防護終端設備等方面的技術知識，并在開發(fā)期間結合時代的發(fā)展以及軟件平臺的建設情況，引入最新的技術手段，提高共享平臺的使用性、安全性以及客戶體驗感。其次，在事業(yè)單位引進相應的設備設施時，要盡可能保證其通用化，最大限度地發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，提升共享平臺中檔案信息的利用效能。最后，在檔案信息化資源共享平臺的構建過程中，應保證技術設備設施和人力的充分供給，確保平臺在構建過程中能夠針對不同的檔案信息系統(tǒng)實施有效分析，切實做好檔案資源的管理、檔案信息采集、網(wǎng)上搜索和查閱等系統(tǒng)的建設，并針對不同的檔案管理工作要求做好檔案資料的搜集、識別以及數(shù)據(jù)的整理存儲工作。在以上工作的開展過程中，需要不斷提高事業(yè)單位工作人員的技術水平以及技術應用能力，并增加平臺建設過程中所需的設備設施和軟件，提高設備的質量，保證共享平臺的有效構建和廣泛應用。

五、結束語

綜上所述，在我國事業(yè)單位發(fā)展過程中，必須保證自身能夠得到長期且穩(wěn)定的發(fā)展，針對檔案信息化建設工作展開細致分析，將檔案信息化建設工作納入事業(yè)單位的整體工作范疇，加強單位內(nèi)部人員對該項工作的重視程度。同時，也需要全面開展單位人員的信息化能力培訓工作，構建事業(yè)單位檔案信息化資源共享平臺，確保檔案管理信息化建設順利開展，為事業(yè)單位的穩(wěn)步運行提供內(nèi)在動力。

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（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局 ）