基于信息化背景， 加強(qiáng)中學(xué)檔案保密管理的幾點(diǎn)思考

摘 要：檔案管理作為學(xué)校正常運(yùn)行和有效管理的重要環(huán)節(jié)，在一定程度上體現(xiàn)了學(xué)校整體的管理水平。就中級(jí)學(xué)校管理而言，檔案包含了學(xué)校的發(fā)展情況和學(xué)生的全部信息資料，提高檔案保密管理水平，逐漸成為學(xué)校開(kāi)展檔案管理工作的重要方向。在信息化背景下，校方在制定檔案管理體系時(shí)要結(jié)合學(xué)校的發(fā)展情況，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理，提高檔案信息的安全性。文章基于信息化背景，探究中學(xué)開(kāi)展檔案保密管理工作的重要性及具體策略，旨在凸顯信息化手段的優(yōu)勢(shì)，提高中學(xué)檔案管理水平，改變傳統(tǒng)的管理模式，促進(jìn)檔案管理的改革與優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：信息化；中學(xué)；檔案保密管理

傳統(tǒng)的檔案管理工作大多圍繞紙質(zhì)文件展開(kāi)，由于文件不易保存，且這種管理模式安全性較低，一旦疏忽，必然會(huì)導(dǎo)致檔案信息被泄露。中學(xué)的檔案室包含了每一名學(xué)生、每一位教職員工的信息，為了防止信息被泄露，保護(hù)學(xué)生和教職員工的隱私，校方要制定信息化檔案管理體系。在節(jié)約人力和物力資源、提高管理質(zhì)量與水平、凸顯檔案價(jià)值的同時(shí)，還要加強(qiáng)保密管理，體現(xiàn)管理過(guò)程的精準(zhǔn)性，提高檔案信息的安全性。檔案管理者要有明確的認(rèn)知，認(rèn)識(shí)到信息化管理改革的必要性，提高自身的信息化水平。校方領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況，制定完善的管理體系，發(fā)揮檔案的服務(wù)性功能。

一、中學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案管理是學(xué)校開(kāi)展管理工作的基礎(chǔ)性工作之一，直接反映學(xué)校的管理水平。在信息化背景下，校方在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)必須實(shí)現(xiàn)改革與創(chuàng)新，優(yōu)化管理模式，利用電子數(shù)據(jù)替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸影響人們的工作、學(xué)習(xí)和生活，但觀察目前的中學(xué)檔案管理工作，建立電子檔案管理體系的數(shù)量屈指可數(shù)。

許多學(xué)校對(duì)紙質(zhì)檔案十分“偏愛(ài)”，認(rèn)為電子檔案會(huì)存在信息缺失和流失等問(wèn)題，在制訂檔案管理計(jì)劃時(shí)仍然遵循傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件管理模式，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的水平較低。有的學(xué)校認(rèn)為信息化檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，在思想認(rèn)識(shí)上忽視了檔案管理的重要性，也缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的支持力度，導(dǎo)致檔案管理體系發(fā)展停滯不前。還有許多學(xué)校雖然能認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但在實(shí)際工作中卻沒(méi)有支持力度，使得檔案管理人員在工作中缺乏電子設(shè)備設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)等硬件的支持，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)信息化管理。

檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施滯后，造成現(xiàn)階段大多數(shù)學(xué)校檔案管理仍處于高度依賴(lài)人力操作的階段。這種現(xiàn)象使得中學(xué)檔案管理的發(fā)展陷入停滯。有些學(xué)校雖然配備了充足的計(jì)算機(jī)，但在實(shí)際工作中仍然依靠人工，信息設(shè)備成了擺設(shè)，主要原因就是人員對(duì)信息技術(shù)的操作水平較低，對(duì)信息化檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)工作形同虛設(shè)。

中學(xué)開(kāi)展檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性較強(qiáng)的工程。在傳統(tǒng)的管理體系下，需要人工篩選整理資料，必然會(huì)造成時(shí)間和人力資源的極大浪費(fèi)。但在信息化視角下，開(kāi)展檔案信息收集與分類(lèi)整理工作，完全可以依靠專(zhuān)業(yè)技術(shù)軟件和大數(shù)據(jù)，利用關(guān)鍵詞精準(zhǔn)提取數(shù)據(jù)，并實(shí)現(xiàn)有效的分類(lèi)。在縮短檔案整理時(shí)間、提高檔案管理效率的同時(shí)，借助信息技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)針對(duì)性權(quán)限的開(kāi)放和關(guān)閉，提高檔案的安全性，真正實(shí)現(xiàn)有效的保密管理。

二、借助信息化手段加強(qiáng)中學(xué)檔案保密管理的優(yōu)勢(shì)

1.節(jié)約資源，提高管理水平

相較于傳統(tǒng)檔案管理體系，信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)十分明顯，可以實(shí)現(xiàn)人力、物力資源的節(jié)約，提高檔案管理水平。如今，信息化資源逐漸成為人們工作、學(xué)習(xí)不可缺少的部分，而隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)運(yùn)行方式出現(xiàn)了較大的改變，常規(guī)的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足人們的需求。為此，學(xué)校要注重提高檔案管理信息化水平，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密處理。

中學(xué)有大量的學(xué)生與教職員工，這些人員的信息是檔案資料的重要組成部分。這些資料的歸檔、分類(lèi)、整理和查找是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作。在以往的管理模式下，想要查找資料時(shí)需要依據(jù)學(xué)生所在的班級(jí)，根據(jù)學(xué)生的學(xué)號(hào)提取其所有的紙質(zhì)信息資料，浪費(fèi)時(shí)間和精力。在信息化背景下，只需要利用網(wǎng)絡(luò)檢索功能，輸入學(xué)生的姓名或身份證號(hào)，即能實(shí)現(xiàn)信息的精準(zhǔn)提取。這種檔案管理模式既能實(shí)現(xiàn)人力資源和時(shí)間的節(jié)約，又能提高檔案的查找效率和使用效率，真正提高了中學(xué)檔案管理水平，凸顯檔案的作用。

2.提高服務(wù)質(zhì)量，凸顯檔案的價(jià)值

檔案的基本功能是記錄歷史和傳承歷史，可以采取文字、圖表、音像等多種表現(xiàn)形式記錄與傳承。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的基本功能也在不斷拓展，其在基礎(chǔ)性公共服務(wù)、經(jīng)濟(jì)性公共服務(wù)和教育性公共服務(wù)等方面的作用需要進(jìn)一步開(kāi)發(fā)。就中學(xué)而言，檔案有著極強(qiáng)的服務(wù)性功能，若想凸顯檔案的價(jià)值，加強(qiáng)檔案管理、實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)是十分重要且必要的。學(xué)校的檔案信息不僅包含學(xué)生和教師的個(gè)人資料，還包括學(xué)校的發(fā)展歷程，若想體現(xiàn)檔案資料的指導(dǎo)性作用，將其作為推動(dòng)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，必須注重檔案的精細(xì)化管理。

相較于傳統(tǒng)的檔案管理體系，信息化檔案管理更能凸顯檔案的價(jià)值。檔案不僅在于收集和整理，更在于正確地使用。學(xué)校要緊跟教育體制的改革，不斷提高自身的教學(xué)水平與管理水平，要結(jié)合以往的發(fā)展歷程和經(jīng)驗(yàn)，提高發(fā)展計(jì)劃的時(shí)效性和可操作性。為了達(dá)成這一目的，校方在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作時(shí)要借助網(wǎng)絡(luò)信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效管理與傳遞。在以往紙質(zhì)檔案管理體系下，在實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)鬟f時(shí)大多需要郵寄、傳真等方式，給檔案的使用者帶來(lái)極大的不便。但在信息化體系下，可以借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上信息傳輸，不僅可以節(jié)省人力和財(cái)力資源，還能提高檔案的使用率，真正發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值。

3.實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理，提高檔案信息安全性

檔案信息的安全問(wèn)題是檔案管理工作的重中之重。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作中，實(shí)現(xiàn)有效的管理需要多個(gè)部門(mén)協(xié)同配合。檔案管理部門(mén)要提交文件，由學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章，雖然可以有效識(shí)別檔案的合法性和真實(shí)性，但會(huì)造成大量人力資源的浪費(fèi)。檔案?jìng)鬏數(shù)倪^(guò)程中也需要涉及多個(gè)部門(mén)，嚴(yán)重影響檔案信息傳輸?shù)男省６谛畔⒒Ｊ较?，這一問(wèn)題可以被有效解決。為了保證檔案的安全性，可以在電子檔案體系內(nèi)安裝安全保護(hù)設(shè)備。需要查閱檔案時(shí)，只要輸入特定的口令或驗(yàn)證碼，不僅能避免檔案信息的隨意傳播，提高了信息的安全性，還能實(shí)現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)管理。

在中學(xué)，檔案的使用率較高。例如，學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、升學(xué)都需要使用檔案信息。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案信息的傳遞無(wú)法保證數(shù)據(jù)信息的安全性，而且紙質(zhì)檔案容易損壞、丟失。在信息化檔案管理工作中，能夠極大地避免出現(xiàn)此類(lèi)問(wèn)題。檔案管理人員在實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)管理的同時(shí)，可以建立檔案信息的備份。一個(gè)小小的移動(dòng)硬盤(pán)能放入大量的檔案信息，可以減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理空間的浪費(fèi)。此外，電子檔案還可使用加密技術(shù)，在查找檔案時(shí)輸入對(duì)應(yīng)的解密密鑰，實(shí)現(xiàn)檔案信息的加密保護(hù)，不僅可以提高檔案管理水平，還能真正保證檔案信息資料的安全性，避免信息遺失或被泄露。

三、借助信息化手段加強(qiáng)中學(xué)檔案保密管理的具體策略

1.強(qiáng)化觀念認(rèn)知

許多中學(xué)的檔案管理人員缺乏檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知，認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)是不可靠的，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理會(huì)出現(xiàn)信息被泄露的情況。但其實(shí)，制定完善的信息化檔案建設(shè)體系是可以提高檔案信息資料安全性的。若想凸顯信息化手段在中學(xué)檔案保密管理中的優(yōu)勢(shì)，校方管理人員要強(qiáng)化自身的觀念與認(rèn)知，客觀地看待信息化技術(shù)，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化。學(xué)校常用的檔案管理模式可分為納入管理模式和非納入管理模式，這兩種管理模式的形式不同，所達(dá)成的管理目標(biāo)也有所差異。但無(wú)論哪種管理模式，其根本目的都是保證檔案信息的完整性，提高檔案的使用率，提高學(xué)校檔案管理的水平。

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，可以保證信息資源共享，只需要少量的人力和物力資源，就能實(shí)現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)管理。而對(duì)于檔案資料的收集也可借助信息化手段，可以完整地實(shí)現(xiàn)檔案資料的轉(zhuǎn)移。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，增加資源的投入力度，減輕檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度。除此之外，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)也是推動(dòng)學(xué)校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。在如今的教育體系下，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為教育教學(xué)和教學(xué)管理的關(guān)鍵媒介，學(xué)校的信息化建設(shè)水平在一定程度上反映了學(xué)校整體的管理水平。管理者要樹(shù)立正確的認(rèn)知，積極引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，注重專(zhuān)業(yè)技能型人才的培養(yǎng)，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展的促進(jìn)作用。

2.提高信息化水平

針對(duì)校園檔案的具體特點(diǎn)，管理人員要轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾硭悸罚e極借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，推動(dòng)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，為學(xué)校發(fā)展提供更好的服務(wù)。眾所周知，學(xué)校檔案內(nèi)容繁雜且數(shù)量較多，在實(shí)現(xiàn)檔案管理時(shí)需要大量人力、物力和財(cái)力的支持。提高檔案管理的信息化水平除了可以實(shí)現(xiàn)資源的節(jié)約外，還可以提高管理效率，提高檔案資料的使用率。當(dāng)然，在建設(shè)數(shù)字化檔案管理體系的初期階段，也需要有較多的物力和財(cái)力投入，但相較于后續(xù)管理工作而言，資源的投入是非常值得的。

在具體的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要充分考慮學(xué)校檔案資料數(shù)量巨大，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的數(shù)字化處理。對(duì)于一些價(jià)值較高、較重要的檔案，要實(shí)行加密處理，保證檔案信息的安全性。除此之外，為了發(fā)揮檔案資料在學(xué)校發(fā)展中的價(jià)值，要凸顯檔案管理的服務(wù)性職能。在構(gòu)建數(shù)字化管理體系時(shí)，先對(duì)資料做好調(diào)研工作，結(jié)合調(diào)研結(jié)果制定高效的數(shù)字化建設(shè)方案。同時(shí)，要嚴(yán)格把握檔案資料數(shù)字化處理的程度，嚴(yán)格控制處理成本，提高檔案資源的利用率，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)、成本浪費(fèi)，使后續(xù)的檔案管理成本有所降低。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和管理手段，真正提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，凸顯數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理水平。

3.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

人才是實(shí)現(xiàn)檔案高效管理的關(guān)鍵因素。在信息化背景下，學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理不僅要依靠先進(jìn)技術(shù)，人員的力量也不容小覷。為了真正提高檔案管理水平，除了要建立完善的信息化檔案管理制度，還要注重人才隊(duì)伍的建設(shè)，提高人員的專(zhuān)業(yè)能力和素質(zhì)，使其可以在工作中靈活應(yīng)用信息技術(shù)和電子設(shè)備設(shè)施。高水平的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備以下幾點(diǎn)素質(zhì)：首先，具有較強(qiáng)的政策解讀能力和較高的思想政治素質(zhì)；其次，具備信息化的管理理念，與合作的意識(shí)和能力；最后，掌握現(xiàn)代化的管理手段與方法。為了凸顯檔案信息化建設(shè)的價(jià)值，學(xué)校要制定完善的人才培養(yǎng)方案。

眾所周知，檔案管理是一項(xiàng)煩瑣且工程量較大的工作。因此，檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心，在工作時(shí)要做到兢兢業(yè)業(yè)，事無(wú)巨細(xì)，要有足夠的耐心。只有在工作中要獲得良好的成就感和榮譽(yù)感，才能真正提升其參與工作的動(dòng)力，促進(jìn)自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。除此之外，團(tuán)隊(duì)合作的精神與能力也是提高檔案管理信息化建設(shè)水平的重要因素。在對(duì)人員開(kāi)展培訓(xùn)時(shí)，要幫助其樹(shù)立信息服務(wù)觀，加強(qiáng)人員之間的相互協(xié)作，保證檔案管理工作順利完成。先進(jìn)的管理手段不僅可以提高檔案管理工作水平，還能提高檔案信息的安全性，在信息化檔案建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員要具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，熟練操作電子設(shè)備設(shè)施和軟件與硬件系統(tǒng)，力求提高檔案管理效率。為了達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)，管理人員要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)意識(shí)，建立明確的工作目標(biāo)，真正在工作中提升自己，提高管理工作水平。

4.制定完善的管理體系

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式實(shí)現(xiàn)信息化的轉(zhuǎn)變是必然趨勢(shì)。中學(xué)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)要合理利用網(wǎng)絡(luò)資源，構(gòu)建信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系，促進(jìn)資源共享，提高檔案的安全性。眾所周知，檔案作為學(xué)校發(fā)展的重要信息源，對(duì)其整體管理工作的重要性不言而喻，提高檔案管理信息化水平，可以促進(jìn)學(xué)校整體管理工作邁上新的臺(tái)階。

中學(xué)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，要制定完善的管理體系。要求管理人員嚴(yán)格遵守規(guī)則，保證檔案管理信息化建設(shè)順利開(kāi)展。對(duì)于不同內(nèi)容、不同類(lèi)型的檔案信息，要有不同的格式和代碼符號(hào)，保證管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性。在工作時(shí)，在保證信息資源分類(lèi)整理的高效性的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的日常維護(hù)與保護(hù)，避免信息被泄露，提高信息資源的安全性，讓檔案信息真正成為推動(dòng)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要力量。

四、結(jié)論

綜上所述，中學(xué)檔案管理工作十分重要，其在一定程度上影響了學(xué)校整體管理工作的運(yùn)行。在信息化背景下，中學(xué)要構(gòu)建信息化的檔案管理體系，加強(qiáng)檔案的保密管理，凸顯檔案的服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理能夠保證節(jié)約資源，提高管理水平，還能提高檔案的服務(wù)質(zhì)量，凸顯其的價(jià)值。在工作中要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理，提升檔案信息的安全性。管理者要強(qiáng)化自身的觀念認(rèn)知，提升信息化建設(shè)水平。當(dāng)然，也要注重人才隊(duì)伍的建設(shè)，制定完善的管理體系，讓檔案管理工作成為推動(dòng)學(xué)校信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量。

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（作者單位：南寧市三美學(xué)校 ）

作者簡(jiǎn)介：曾小亮（1986—），女，漢族，廣西南寧人，本科，中級(jí)館員，研究方向：中學(xué)檔案管理。