檔案數(shù)字化背景下加強檔案管理工作的路徑探討

摘 要：隨著我國現(xiàn)代化科技水平的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)逐漸被各行各業(yè)應用，展現(xiàn)出全新的面貌。在檔案管理工作中利用數(shù)字化技術(shù)，加快了信息的傳遞速度，提高了檔案管理的服務水平。因此，相關(guān)單位要加強對檔案數(shù)字化的有效推進，與傳統(tǒng)檔案管理模式相互銜接，構(gòu)建全新的工作方案，逐漸提高檔案管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案管理；檔案信息共享；信息安全

在檔案數(shù)字化背景下加強檔案管理的過程中，要融合現(xiàn)代化的工作思維，將數(shù)字化管理理念融合到不同的檔案管理工作中，并引進先進的技術(shù)和管理模式，快速應對在檔案管理中存在的各項問題。從不同的角度優(yōu)化檔案管理的工作流程，降低對人工操作的依賴，實現(xiàn)檔案信息的安全儲存，促進檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和升級。

一、檔案數(shù)字化背景下加強檔案管理工作的作用

在信息時代的浪潮下，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢。隨著科技的不斷進步和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理正逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式轉(zhuǎn)向數(shù)字化模式。在這樣的背景下，加強檔案管理工作具有重要的意義和作用。

首先，檔案數(shù)字化能夠提高檔案的管理效率和精確性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理往往需要人工搜尋和整理，耗費大量的時間和人力資源。而數(shù)字化檔案則能夠通過電子設(shè)備快速檢索和存儲，大大節(jié)省了時間和人力成本。此外，數(shù)字化檔案還可以通過數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，提供更精確的信息和指導，幫助管理者做出更明智的決策。

其次，檔案數(shù)字化能夠保證檔案的安全性和可持續(xù)性。紙質(zhì)檔案容易受到自然災害、人為破壞或丟失等因素的影響，造成不可挽回的損失。而數(shù)字化檔案通過備份和加密等措施，可以在一定程度上提高檔案的安全性和可靠性。此外，數(shù)字化檔案還可以實現(xiàn)遠程存儲和共享，保證了檔案的長期保存與傳承可不受時間和空間的限制。

再次，檔案數(shù)字化能夠促進信息的共享和交流。紙質(zhì)檔案往往只能局限在一個地方，難以實現(xiàn)信息的共享和傳播。而數(shù)字化檔案通過網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案信息的全球共享及無障礙交流。這不僅有利于學術(shù)研究和知識傳承，還可以促進社會各界對檔案管理的參與和監(jiān)督，提高檔案管理的透明度和公正性。

最后，檔案數(shù)字化還能夠促進檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。通過數(shù)字化技術(shù)的運用，檔案管理可以更加靈活和智能化，實現(xiàn)從傳統(tǒng)的“被動管理”到“主動管理”。例如，可以利用人工智能和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對檔案信息展開深度挖掘和智能分析，為管理者提供更有針對性和個性化的服務，將極大地推動檔案管理工作的現(xiàn)代化和專業(yè)化。

二、檔案數(shù)字化背景下檔案管理中存在的問題

1.欠缺數(shù)字化管理意識

檔案數(shù)字化是信息科技快速發(fā)展的產(chǎn)物，它使得檔案管理工作得到了前所未有的便利和高效性。然而，在數(shù)字化管理的背景下，不得不面對一個普遍存在的問題——數(shù)字化管理意識的欠缺。首先，在過去的傳統(tǒng)檔案管理模式中，人們習慣于依靠紙質(zhì)文件管理，這種模式在一定程度上形成了一種思維定式。當數(shù)字化管理的概念興起時，很多人對其抱有懷疑和抵觸情緒，并心存疑慮，害怕數(shù)字化管理會給工作帶來復雜性和不可控性，擔心電子數(shù)據(jù)會被篡改或丟失以及數(shù)字化管理會導致傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的淘汰等。這種對數(shù)字化管理的抵觸情緒和不理解，導致了數(shù)字化管理意識的欠缺。其次，數(shù)字化管理意識的欠缺使得檔案管理中存在著不少問題。比如，許多機構(gòu)和工作人員并沒有意識到數(shù)字化管理的重要性和優(yōu)勢，仍然停留在紙質(zhì)檔案管理時代，對于數(shù)字化管理并不重視，導致檔案管理工作效率低下，如查找文件需要耗費大量的時間和人力，文件保管和維護工作也不夠高效。同時，還有一些機構(gòu)沒有建立完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，缺乏相應的技術(shù)支持和培訓，使得數(shù)字化管理無法得到有效運用和推廣。最后，數(shù)字化管理意識的欠缺還使得檔案安全和保密面臨著更大的風險，紙質(zhì)檔案容易遭受火災、水災以及人為損毀等各種事故，也容易因為存放環(huán)境潮濕或存放時間太長而導致紙質(zhì)檔案的損壞。但數(shù)字化檔案也并非絕對安全。如果沒有適當?shù)陌踩胧┖凸芾?，?shù)字化檔案同樣面臨著被黑客攻擊、病毒感染以及數(shù)據(jù)泄露的威脅。然而，由于數(shù)字化管理意識的欠缺，許多檔案管理者并沒有意識到這一點，忽視了數(shù)字化檔案的安全性和保密性問題，從而使得檔案信息的安全性無法得到有效保障。

2.檔案資源共享程度不足

雖然數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)為檔案管理帶來了便利和創(chuàng)新，但在共享這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)的進展卻不盡如人意。首先，檔案資源共享的不足，體現(xiàn)在信息的封閉性和信息壁壘。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案往往集中保存在特定的機構(gòu)或單位，信息的獲取和利用受到一定限制。而在數(shù)字化時代，檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化使信息的傳播看似無障礙，但實際上，由于各個機構(gòu)、單位之間存在數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)庫不互通等問題，導致檔案資源的共享難以實現(xiàn)。其次，檔案資源共享不足還表現(xiàn)在信息的孤島化和分散化，檔案數(shù)字化帶來了大量的電子檔案，但這些檔案往往分散在不同的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫中，缺乏一個統(tǒng)一的檔案共享平臺。這種孤島現(xiàn)象使得檔案信息不僅難以被廣泛利用，還增加了信息檢索的困難。比如，一個研究人員想要搜集某個歷史事件的相關(guān)檔案資料，卻需要在多個數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)中查詢，耗費大量時間和精力。最后，檔案資源共享不足還表現(xiàn)在共享機制和政策的不健全。在數(shù)字化時代，檔案資源的共享需要有一套完善的機制和政策來保障和推動。然而，目前在檔案管理系統(tǒng)中，普遍缺乏共享機制的設(shè)計和實施，導致檔案資源無法得到有效的利用和共享。此外，也缺乏相關(guān)政策的規(guī)范和指導，檔案管理部門在共享檔案資源時常常面臨法律法規(guī)的約束和困擾，使得共享的進程受到了限制。檔案資源共享程度不足的問題，不僅僅是對檔案管理工作的一種阻礙，更是對社會發(fā)展和歷史研究的一種制約。共享檔案資源有助于促進學術(shù)研究和科研創(chuàng)新，對于歷史教育、社會治理等方面也具有重要意義。

3.缺乏高素質(zhì)數(shù)字化檔案管理人才

進入數(shù)字時代，檔案管理也迎來了前所未有的挑戰(zhàn)和機遇。然而，與此同時，也不得不面對一個現(xiàn)實，那就是我國目前缺乏高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人才。

首先，數(shù)字化檔案管理是一項高度專業(yè)化的工作，需要從事者具備扎實的專業(yè)知識和技能。然而，目前我國的檔案管理人才教育體系尚未完善，一些高校的檔案專業(yè)對數(shù)字化檔案管理的教學和研究還處于起步階段，導致許多檔案管理從業(yè)者對數(shù)字化檔案管理的理論和實踐經(jīng)驗了解不足，難以應對日益復雜的數(shù)字化檔案管理工作。

其次，數(shù)字化檔案管理涉及多個領(lǐng)域的知識，需要管理人才具備一定的綜合素質(zhì)和跨學科的能力。但目前我國的檔案管理人才培養(yǎng)主要集中在檔案學和信息管理學等專業(yè)，對其他領(lǐng)域的知識了解較為薄弱。例如，數(shù)字化檔案管理需要運用信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識，而這些知識在傳統(tǒng)的檔案管理教育中并未得到重視，缺乏綜合素質(zhì)高和跨學科能力的人才，很難在數(shù)字化檔案管理領(lǐng)域中取得成績。

最后，數(shù)字化檔案管理是一個不斷發(fā)展和變化的領(lǐng)域，需要管理人才持續(xù)學習和更新知識。然而，由于我國檔案管理人才的培養(yǎng)體系相對滯后，一些從業(yè)者在進入職場后很難有機會接受系統(tǒng)的培訓和學習。隨著科技的發(fā)展和檔案管理的改革，許多新的技術(shù)和方法出現(xiàn)，如果管理人才不能及時跟進，就很容易被淘汰。

三、檔案數(shù)字化背景下檔案管理的策略

1.樹立數(shù)字化檔案管理意識

數(shù)字化檔案管理的出現(xiàn)和發(fā)展，為各行各業(yè)的檔案管理帶來了前所未有的便利，提高了工作效率。然而，數(shù)字化檔案管理也帶來了新的挑戰(zhàn)和問題，因此，應該樹立數(shù)字化檔案管理意識，以更好地應對數(shù)字化時代的檔案管理需求。

首先，數(shù)字化檔案管理要求工作人員應充分認識數(shù)字化檔案管理的重要性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式有許多弊端，如存儲空間大、檢索困難等。而數(shù)字化檔案管理可以將大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子格式，極大節(jié)省了存儲空間，方便了檔案的檢索和共享。數(shù)字化檔案管理不僅可以提高工作效率，還可以更好地保護檔案的安全性和完整性。因此，數(shù)字化檔案管理對于企業(yè)、機構(gòu)和個人來說是一項重要的戰(zhàn)略性任務，需要付出相應的努力和投入。

其次，數(shù)字化檔案管理要求工作人員注重檔案管理的規(guī)范性和科學性。數(shù)字化檔案管理需要依靠先進的信息技術(shù)手段和專業(yè)的檔案管理人員，確保數(shù)字化檔案的有效整理、分類、存儲和檢索。只有遵循科學的管理原則和規(guī)范的操作流程，才能保證數(shù)字化檔案管理的有效性和可持續(xù)發(fā)展。因此，應該重視對檔案管理人員的培訓和學習，提高其檔案管理素質(zhì)和能力，以適應數(shù)字化檔案管理的要求。

再次，數(shù)字化檔案管理要求工作人員關(guān)注檔案管理的安全性和保密性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理面臨著各種安全和保密的風險和問題。數(shù)字化檔案管理涉及大量的個人隱私和機密信息，如果不加以有效保護和管理，就有可能造成不可估量的損失和危害。因此，應該注重檔案管理的安全措施和保密制度的建立，加強檔案管理的監(jiān)管和審計，防止檔案信息的泄露和濫用。

最后，數(shù)字化檔案管理要求工作人員積極參與和推動數(shù)字化檔案管理的開展。數(shù)字化檔案管理是一個復雜而系統(tǒng)的工程，需要各方共同參與、合作。作為檔案管理的參與者和實施者，應該積極參與數(shù)字化檔案管理的規(guī)劃和建設(shè)，提出自己的意見和建議，共同推動數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

2.構(gòu)建檔案信息共享平臺

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足信息化時代的需求，構(gòu)建檔案信息共享平臺成為當務之急的工作。檔案信息共享平臺的建立，將有效整合各類檔案數(shù)據(jù)資源，為用戶提供全面、及時和便捷的檔案信息服務。該平臺將采用先進的信息技術(shù)手段，將檔案文件、電子文檔和數(shù)字圖像等不同媒介的檔案資源實行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的高效管理、保護和利用。

首先，在構(gòu)建檔案信息共享平臺的過程中，要注重信息共享的原則。檔案信息的共享是指在合法、規(guī)范的前提下，將檔案信息資源向社會各界開放，并提供權(quán)限管理機制，確保信息的安全性和可控性。通過信息共享，不僅可以提高檔案信息的傳播效率，還能促進不同機構(gòu)、單位之間的協(xié)作與合作，推動社會發(fā)展的進程。

其次，構(gòu)建檔案信息共享平臺需要關(guān)注數(shù)據(jù)標準化與互操作性的問題。在數(shù)字化時代，不同機構(gòu)和部門的檔案信息格式各異，數(shù)據(jù)標準不一致，給信息共享帶來了難題。因此，需要通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和規(guī)范，建立檔案信息的互操作機制，實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的無縫對接與數(shù)據(jù)共享。只有通過標準化和互操作性的處理，才能真正實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。

再次，檔案信息共享平臺的構(gòu)建需要充分考慮安全保護措施。檔案信息具有重要的歷史價值和商業(yè)價值，其中可能包含著大量的個人隱私信息。因此，在構(gòu)建共享平臺的同時，必須制定嚴格的安全保護策略，確保檔案信息不被非法獲取、篡改或泄露。這需要在技術(shù)層面加強檔案信息的加密與權(quán)限控制的同時，還要在管理層面加強對用戶行為的監(jiān)管和審查，確保檔案信息的安全性和可信度。

最后，構(gòu)建檔案信息共享平臺的過程中，要注重提升用戶的體驗感。作為一個面向廣大用戶的平臺，用戶的需求和體驗是至關(guān)重要的。應該通過人機交互的方式，提供友好的用戶界面和操作方式，使用戶可以輕松地獲取所需的檔案信息，并能夠快速搜索和檢索。

3.搭建高素質(zhì)數(shù)字化檔案管理團隊

檔案數(shù)字化的出現(xiàn)，極大地提升了檔案管理的效率與便捷性，然而，要想實現(xiàn)高質(zhì)量的數(shù)字化檔案管理，一個高素質(zhì)的管理團隊是不可或缺的。

首先，要搭建高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理團隊，需注重成員的專業(yè)素養(yǎng)和知識儲備。數(shù)字化檔案管理是一門高度專業(yè)化的工作，需要團隊成員具備扎實的專業(yè)背景和豐富的工作經(jīng)驗。例如，成員需要熟悉各類文檔的數(shù)字化處理方式，了解相關(guān)的信息安全和隱私保護法規(guī)，并具備信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識。

其次，團隊成員間的協(xié)作能力和溝通能力也是搭建高素質(zhì)數(shù)字化檔案管理團隊的重要因素。在數(shù)字化檔案管理中，團隊成員需要通過密切的協(xié)作與溝通，保證檔案數(shù)字化的順利開展。例如，成員之間需要相互配合，及時分享信息和解決問題，還需要與其他部門和合作伙伴展開有效的溝通與協(xié)調(diào)。因此，團隊成員應具備良好的團隊合作精神，善于傾聽和表達，能夠與各方展開有效的溝通與合作。同時，一個高素質(zhì)團隊還應具備創(chuàng)新思維和解決問題的能力。數(shù)字化檔案管理過程中，經(jīng)常會面臨各種挑戰(zhàn)和問題，需要團隊成員具備創(chuàng)新思維和靈活解決問題的能力。例如，當在數(shù)字化處理過程中遇到難以解決的問題時，團隊成員能夠積極主動地思考并提出創(chuàng)新的解決方案；當面對新技術(shù)和新設(shè)備時，團隊成員應能夠快速學習和適應，并在實踐中采取更好的應用方式。

四、結(jié)語

在數(shù)字化背景下，檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展屬于時代的必然趨勢，也是數(shù)字化管理未來發(fā)展的主流方向，有較強的社會價值和歷史價值。因此，相關(guān)單位要加強對數(shù)字化技術(shù)的科學融入，全面釋放檔案管理的全新活力，在摸索過程中形成更加成熟的數(shù)字化檔案管理方式，提高檔案管理的工作水平。

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（作者單位：單縣行政審批保障中心）

作者簡介：孟杰（1988—），女，漢族，山東梁山人，本科，館員，研究方向：檔案管理。