大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化工作提升方式研究

摘 要：以新一代信息技術(shù)為引領(lǐng)的科技革命，使檔案信息化建設(shè)進(jìn)入了全新的發(fā)展階段。本文分析了新形式檔案信息化出現(xiàn)的新特點(diǎn)和影響因素，認(rèn)為大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息化建設(shè)要在著力探索檔案信息化新模式、推動(dòng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和檔案科技創(chuàng)新、加強(qiáng)檔案信息安全保障上下功夫，推動(dòng)檔案信息化向更高層次邁進(jìn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息化；提升方式

隨著新一代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案事業(yè)進(jìn)入大數(shù)據(jù)管理時(shí)代。以檔案信息化建設(shè)為引領(lǐng)的檔案管理模式，需要融入大數(shù)據(jù)管理的思維、技術(shù)，發(fā)揮大數(shù)據(jù)功能，以管理模式的更新推動(dòng)檔案治理效能的提升，推動(dòng)檔案管理提檔升級(jí)、高質(zhì)量發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化的新特點(diǎn)

1.1 管理思維的現(xiàn)代化

大數(shù)據(jù)管理對(duì)檔案工作最深刻的影響是檔案思維的改變。大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來(lái)了海量的信息資源、便捷的傳輸方式和檔案利用的互聯(lián)互通，以查詢、利用為重點(diǎn)的傳統(tǒng)管理方式被以數(shù)據(jù)為核心的現(xiàn)代管理方式所取代。面對(duì)新的技術(shù)變革，以現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化和多元化為主要特征的大數(shù)據(jù)思維成為現(xiàn)代檔案管理的必備。

1.2 管理模式的智能化

檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體越來(lái)越豐富，除傳統(tǒng)的文件、圖片等，還有視頻、影像等電子文件和數(shù)碼影像，多種載體使得檔案管理模式向智能化邁進(jìn)。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔[1]，檔案管理的效率得到極大提升，為用戶提供更為精準(zhǔn)的檔案服務(wù)。

1.3 檔案管理的保密性

保密性是檔案的基本屬性。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，保密工作相對(duì)容易實(shí)現(xiàn)，但在大數(shù)據(jù)管理模式下，檔案資料的開(kāi)放性得到空前強(qiáng)化，對(duì)保密工作提出新的要求。從技術(shù)層面來(lái)看，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案安全建設(shè)提供更多智能方案，區(qū)塊鏈技術(shù)使得檔案信息追溯力增強(qiáng)，對(duì)原始數(shù)據(jù)的更改都會(huì)被記錄下來(lái)，能夠有效保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。密碼技術(shù)和語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)，為檔案資源增加新的智能外衣，檔案安全建設(shè)進(jìn)入全新時(shí)代。

1.4 檔案服務(wù)的精準(zhǔn)化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案服務(wù)的內(nèi)容和方式從以我為主向以用戶為主，逐步變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變事后服務(wù)為事前服務(wù)，變封閉服務(wù)為開(kāi)放服務(wù)，最終讓群眾享受到更加優(yōu)質(zhì)便民、精準(zhǔn)有效的檔案服務(wù)。這就要求檔案部門(mén)對(duì)群眾所需有精準(zhǔn)的認(rèn)知和把握，從檔案資源建設(shè)、信息化服務(wù)方式等各環(huán)節(jié)都做到精準(zhǔn)化，才能真正把“文件庫(kù)”變?yōu)椤鞍傩沾翱凇保选八罊n案”變成“活信息”，更好地服務(wù)于中心大局和人民群眾。

2 影響檔案信息化提升的因素

2.1 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)模式缺失，檔案數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)各行其是

以區(qū)塊鏈、互聯(lián)網(wǎng)+為引領(lǐng)的新一代信息技術(shù)改變了檔案信息化的技術(shù)和應(yīng)用場(chǎng)景，但檔案信息化的目標(biāo)仍然是滿足人民群眾對(duì)檔案利用和需求、使檔案工作服務(wù)水平進(jìn)一步提升。當(dāng)前檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和追溯機(jī)制，導(dǎo)致了不同的系統(tǒng)內(nèi)部以及不同的地區(qū)中存在的分割性。標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)化建設(shè)的不足導(dǎo)致檔案整合能力的滯后，加之檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和非數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，最終導(dǎo)致檔案信息彼此獨(dú)立，形成數(shù)據(jù)孤島，無(wú)法進(jìn)行有效地互聯(lián)互通。

2.2 多種因素相互交織，檔案信息安全成為亟需解決的課題

一是網(wǎng)絡(luò)不可控因素增多。新一代信息技術(shù)在帶來(lái)諸多便利的同時(shí)，黑客、病毒等攻擊計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的事件也隨之增多。計(jì)算機(jī)中毒成為一大危害，而且很多新型病毒帶著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代特有的特征。二是外包監(jiān)管服務(wù)不到位。檔案數(shù)字化工作一般外包給專業(yè)公司進(jìn)行，有的檔案管理部門(mén)沒(méi)有對(duì)有關(guān)公司資質(zhì)、人員等信息進(jìn)行審查，當(dāng)起了“甩手掌柜”。三是保密和管理意識(shí)不到位。檔案數(shù)字化工作人員缺乏基本的保密意識(shí)和常識(shí)，檔案管理部門(mén)認(rèn)為外包公司具備保密資質(zhì)且只是暫時(shí)參與相關(guān)工作，僅對(duì)原始檔案資料進(jìn)行掃描歸檔不會(huì)出保密問(wèn)題，未按要求對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行保密教育和提醒[2]。

2.3 檔案需求多樣化趨勢(shì)明顯，檔案服務(wù)模式無(wú)法適應(yīng)時(shí)代要求

伴隨數(shù)字中國(guó)、一次辦好等政策的落地，數(shù)據(jù)檔案用戶越來(lái)越多，對(duì)檔案信息的查詢利用要求也越來(lái)越高，檔案信息的需求、內(nèi)容和效率呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì)，過(guò)去單一的檔案服務(wù)模式已不適應(yīng)新時(shí)期檔案利用的需要。只有緊跟信息化發(fā)展的大趨勢(shì)，找準(zhǔn)信息化建設(shè)與群眾新需求之間的結(jié)合點(diǎn)，才能更好地改進(jìn)建設(shè)方向和服務(wù)模式，最大限度地滿足用戶需求的變化。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化提升路徑

3.1 以探索檔案信息化新模式為基礎(chǔ)，明確發(fā)展方向

信息化建設(shè)貫穿于檔案工作的全過(guò)程，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了檔案管理數(shù)字化、智能化的要求。檔案部門(mén)要著眼于檔案現(xiàn)代化治理要求，推動(dòng)檔案全面納入國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，積極探索檔案信息化新模式。一是著力加強(qiáng)電子檔案應(yīng)用與接收。按照電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求，對(duì)各領(lǐng)域的電子檔案加強(qiáng)歸集和整合，強(qiáng)化業(yè)務(wù)電子檔案的規(guī)范化和科學(xué)化。建立業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)一體化模式，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的全過(guò)程管理與使用。建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理模式，把元數(shù)據(jù)打造成為電子檔案主體，確保電子檔案真實(shí)可靠。二是著力加強(qiáng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。要以國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》為基本依據(jù)，綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開(kāi)發(fā)對(duì)檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供基礎(chǔ)條件[3]。三是著力加強(qiáng)檔案資源共享利用建設(shè)。要整合檔案資源特別是利用率較高的檔案，優(yōu)先對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化共享研究，加大跨區(qū)域檔案信息資源跨層級(jí)、跨部門(mén)共享利用，提高公共服務(wù)能力，最大限度滿足社會(huì)各界查檔需求，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路、百姓少跑腿”。推進(jìn)數(shù)字檔案館室聯(lián)動(dòng)共享服務(wù)，推動(dòng)檔案異地查檔向基層延伸，逐步實(shí)現(xiàn)檔案利用全程網(wǎng)辦、電子出證。

3.2 以檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)為重點(diǎn)，發(fā)揮引領(lǐng)作用

檔案信息化建設(shè)的過(guò)程涉及基礎(chǔ)管理、技術(shù)應(yīng)用、業(yè)務(wù)操作等多個(gè)環(huán)節(jié)，建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)有助于各模塊間的互聯(lián)互通和不同部門(mén)的跨層級(jí)共享。一是梳理信息化標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)發(fā)展規(guī)劃（2016—2020年）》和《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南（研究報(bào)告）》等內(nèi)容，系統(tǒng)梳理檔案領(lǐng)域相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，將實(shí)踐中檔案信息化各項(xiàng)門(mén)類找到依據(jù)，做到標(biāo)準(zhǔn)與建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一、上下貫通。二是做好結(jié)合文章。對(duì)于區(qū)域或行業(yè)來(lái)說(shuō)，要參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，制定兼容性強(qiáng)、適用度高的自主檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，以滿足本地和群眾查閱利用需求。上海有關(guān)部門(mén)就研究起草的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)《文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求》，首次提出真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測(cè)的內(nèi)容和方案，為全國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)開(kāi)展電子文件歸檔提供了檢測(cè)規(guī)范。同時(shí)，認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局8號(hào)令和《檔案著錄規(guī)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤(pán)存貯歸檔與檔案管理要求》等一系列技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)共享。三是強(qiáng)化實(shí)踐應(yīng)用。要在各項(xiàng)信息化建設(shè)過(guò)程中樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)化思維，依據(jù)國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在區(qū)域內(nèi)使用統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用的服務(wù)，對(duì)有需求的信息化部門(mén)開(kāi)展有針對(duì)性的指導(dǎo)，同時(shí)建立督導(dǎo)反饋機(jī)制，對(duì)實(shí)際應(yīng)用情況看展調(diào)研摸底，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化要求的貫徹執(zhí)行，提升部門(mén)和工作人員的標(biāo)準(zhǔn)化思維。

3.3 以檔案科技支撐為引擎，提升檔案信息服務(wù)能力

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，加快推進(jìn)檔案科技創(chuàng)新“完善檔案科技創(chuàng)新和應(yīng)用機(jī)制”等系列要求。一是加強(qiáng)檔案科技創(chuàng)新。要找準(zhǔn)方向和創(chuàng)新重點(diǎn)，以檔案事業(yè)發(fā)展和信息化工作需要為出發(fā)點(diǎn)，組織開(kāi)展具有戰(zhàn)略性、前瞻性、實(shí)用性的項(xiàng)目研究[4]。發(fā)揮科技項(xiàng)目創(chuàng)新引領(lǐng)作用，引導(dǎo)有實(shí)力的企業(yè)和科研院所開(kāi)展科技攻關(guān)，重點(diǎn)開(kāi)展以大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈技術(shù)為引領(lǐng)的檔案信息化創(chuàng)新研究，在關(guān)鍵技術(shù)和卡脖子問(wèn)題上實(shí)現(xiàn)技術(shù)突破，打造安全性高、實(shí)用性強(qiáng)的新技術(shù)。加強(qiáng)科研成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用，要推動(dòng)科研成果向標(biāo)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化，以檔案標(biāo)準(zhǔn)推動(dòng)科研成果落地，提高檔案現(xiàn)代化進(jìn)程。進(jìn)一步破除制約檔案科技創(chuàng)新的因素，挖掘具有創(chuàng)新精神、科研能力強(qiáng)的檔案科技領(lǐng)軍人才，打造檔案科技創(chuàng)新人才智庫(kù)，從經(jīng)費(fèi)支持、平臺(tái)建設(shè)、科研項(xiàng)目等方面給予充分支持，實(shí)現(xiàn)科技人才充分涌流，以良好的檔案科技氛圍激發(fā)創(chuàng)新創(chuàng)造活力。二是要精準(zhǔn)把握用戶新需求。檔案信息化建設(shè)的就是為了更好服務(wù)于用戶需求，要正確分析用戶的需求，為開(kāi)展多樣化的信息服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)查閱利用情況進(jìn)行認(rèn)真分析，對(duì)用戶反饋的查詢效率、結(jié)果等意見(jiàn)進(jìn)行梳理，明確在技術(shù)端應(yīng)強(qiáng)化的環(huán)節(jié)；要對(duì)利用內(nèi)容進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，比如利用率較高的民生檔案、學(xué)籍檔案、會(huì)計(jì)檔案等，把握好用戶對(duì)檔案的新需求，對(duì)有關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)先數(shù)據(jù)改造。積極吸納群眾意見(jiàn)建議，在微信公眾號(hào)、網(wǎng)站等平臺(tái)，征求對(duì)信息化建設(shè)的意見(jiàn)，提高服務(wù)的針對(duì)性和有效性。三是創(chuàng)新服務(wù)手段。檔案務(wù)方式直接影響著檔案治理能力的效果，檔案信息化實(shí)現(xiàn)了電子檔案模式的轉(zhuǎn)型，推動(dòng)了服務(wù)方式的迭代升級(jí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的興起，用戶對(duì)檔案服務(wù)的要求越來(lái)越高。手機(jī)App應(yīng)用越來(lái)越成為終端服務(wù)主體，打破了時(shí)空限制，節(jié)約了人力物力成本。檔案信息化服務(wù)要著眼于互聯(lián)網(wǎng)+新技術(shù)，在保障檔案信息安全的基礎(chǔ)上，依托新媒體平臺(tái)、客戶端等開(kāi)通線上服務(wù)新模式，使網(wǎng)絡(luò)政務(wù)公開(kāi)、線上查檔成為主流模式，使查詢利用更加便捷。 （下接47頁(yè)）

（上接44頁(yè)）在檔案資源互聯(lián)互通地基礎(chǔ)上，逐步打通行業(yè)間壁壘，打造區(qū)域信息資源數(shù)據(jù)中心，以檔案信息化轉(zhuǎn)型新成效提升整體服務(wù)效能。

3.4 以檔案信息安全建設(shè)為保障，提升抵御風(fēng)險(xiǎn)能力

一是加強(qiáng)檔案信息安全法規(guī)和制度建設(shè)。對(duì)于地方政府而言，要根據(jù)新修訂的《檔案法》要求，制定本地檔案信息化準(zhǔn)則、條例，為單位信息化安全建設(shè)提供依據(jù)。對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，建立完善基于標(biāo)準(zhǔn)且適合操作的檔案信息安全管理制度，主要包括設(shè)備管理、人員管理、數(shù)據(jù)管理、賬戶與權(quán)限管理、密碼管理、應(yīng)急處置等方面。在數(shù)字檔案的收、管、存、用各環(huán)節(jié)工作中，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)安全管理制度。二是加強(qiáng)安全技術(shù)應(yīng)用。要提高信息安全保障技術(shù)的含金量，瞄準(zhǔn)行業(yè)發(fā)展前沿，實(shí)現(xiàn)檔案信息應(yīng)用技術(shù)和保障技術(shù)的有機(jī)統(tǒng)一、相輔相成。目前，較為成熟的安全保障技術(shù)有：防護(hù)墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、信息內(nèi)容監(jiān)控技術(shù)、安全監(jiān)控和審計(jì)技術(shù)等，部門(mén)要根據(jù)實(shí)際，既立足當(dāng)下、又著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，選擇適合的信息保障技術(shù)。三是加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包服務(wù)管理。外包管理缺失造成信息安全泄露的事件呈高發(fā)態(tài)勢(shì)，這與有關(guān)單位思想重視不夠有密切關(guān)系。要進(jìn)一步嚴(yán)格檔案數(shù)字化外包安全管理，通過(guò)規(guī)范嚴(yán)格的招投標(biāo)程序確定檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司，雙方簽訂項(xiàng)目合同和保密協(xié)議，貫徹執(zhí)行檔案服務(wù)外包工作規(guī)范，避免發(fā)生檔案泄密事件。對(duì)信息化有關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)加強(qiáng)保密管理，提升信息保密度。要常態(tài)化開(kāi)展三級(jí)等級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)，對(duì)測(cè)評(píng)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)整改解決，做好系統(tǒng)安全維護(hù)；加強(qiáng)信息安全設(shè)備的配備，如數(shù)據(jù)加密機(jī)、光盤(pán)庫(kù)、CA鎖、監(jiān)控系統(tǒng)等備，保障檔案系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全和數(shù)據(jù)安全。四是加強(qiáng)異地異質(zhì)備份工作。檔案數(shù)據(jù)異地備份工作是檔案安全體系建設(shè)的重要措施。要提早估算數(shù)據(jù)總量，及時(shí)補(bǔ)充采購(gòu)足夠容量的數(shù)據(jù)備份專用磁帶；進(jìn)一步調(diào)整備份方式，以全備份的方式對(duì)數(shù)字檔案館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有效備份，進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)防災(zāi)減災(zāi)能力，充分保障重要檔案數(shù)據(jù)完整安全。

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作者簡(jiǎn)介：龐麗紅（1977— ），大學(xué)學(xué)歷，山東省臨沂市河?xùn)|區(qū)檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。