關(guān)于提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率的路徑分析

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位文書(shū)檔案數(shù)量日益增多。事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率問(wèn)題日益凸顯，引起了社會(huì)的廣泛關(guān)注，提升文書(shū)檔案管理效率，成為事業(yè)單位價(jià)值提升的迫切需求。提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率需要結(jié)合當(dāng)下實(shí)際需求，從方方面面改進(jìn)，并及時(shí)調(diào)整管理策略，以達(dá)到優(yōu)化文書(shū)檔案管理質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)管理成果持續(xù)擴(kuò)大的目標(biāo)。文章細(xì)致剖析事業(yè)單位文書(shū)檔案管理面臨的形勢(shì)，綜合分析事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率不盡如人意的情況，并提出相應(yīng)的解決措施，以期為事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理提供一些參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書(shū)檔案；管理效率

事業(yè)單位的發(fā)展離不開(kāi)文書(shū)檔案管理的支持和幫助。目前，部分事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理存在一些問(wèn)題，影響了事業(yè)單位的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，制約著事業(yè)單位的發(fā)展。因此，本研究針對(duì)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，提出了文書(shū)檔案管理的一些措施，希望能夠提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率，為事業(yè)單位的蓬勃發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、事業(yè)單位文書(shū)檔案

事業(yè)單位文書(shū)檔案是指事業(yè)單位中各類(lèi)文件和資料以及與文件、資料有關(guān)的信息和數(shù)據(jù)記錄，包括會(huì)議紀(jì)要、公函、合同、報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、決策文件、規(guī)章制度和人事材料等。文書(shū)檔案記錄了事業(yè)單位發(fā)展歷程、人員工作過(guò)程、決策依據(jù)和人員評(píng)定等重要信息，是事業(yè)單位管理、決策和發(fā)展的有效支撐。文書(shū)檔案有其獨(dú)特的存放要求和管理方法，需按規(guī)范要求管理文書(shū)檔案，以支撐后續(xù)的工作和檢查。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的重要作用

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理是指對(duì)公共機(jī)構(gòu)收集、歸檔、保存和借閱各類(lèi)文件資料等全過(guò)程的管理工作。

首先，妥善管理事業(yè)單位的文書(shū)檔案可以保障單位合規(guī)性。事業(yè)單位的文書(shū)檔案直接涉及公務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的合法性，因此，良好的文書(shū)檔案管理是保障單位公務(wù)合規(guī)性的前提。通過(guò)文書(shū)檔案管理，事業(yè)單位可以充分記錄歷史事件、決策原因和事實(shí)陳述等信息，使文書(shū)檔案符合法定時(shí)限、轄區(qū)檔案管理規(guī)定和信息保密制度的要求，確保了文書(shū)檔案的完整性和真實(shí)性?；诖?，事業(yè)單位人員能夠依法依規(guī)辦事，進(jìn)而更好地履行各項(xiàng)職責(zé)，執(zhí)行各項(xiàng)決策。

其次，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理機(jī)制可以提高單位運(yùn)作效率，全面推動(dòng)事業(yè)單位各項(xiàng)工作。事業(yè)單位人員可以通過(guò)文書(shū)檔案快速獲取相關(guān)歷史資料、重要信息和決策依據(jù)，為方便開(kāi)展科學(xué)管理、資源整合和績(jī)效考核等各項(xiàng)工作提供支持。

最后，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理可以促進(jìn)單位文化的傳承。不同事業(yè)單位具有不同的辦事理念、辦事方式和服務(wù)特色，這些是單位文化的重要組成部分。事業(yè)單位的文書(shū)檔案保留著本單位長(zhǎng)期積累的經(jīng)驗(yàn)，體現(xiàn)著優(yōu)秀人員的工作作風(fēng)以及單位的品牌價(jià)值。通過(guò)全面有效的文書(shū)檔案管理，能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的發(fā)展方向、變遷和創(chuàng)新成果展現(xiàn)給大眾，凸顯單位的文化歷史，助力基層和社會(huì)發(fā)展。

總之，存放、整理、保管和檢索文書(shū)檔案是事業(yè)單位的重要工作之一，建立健全事業(yè)單位文書(shū)檔案管理體系，能夠完善組織結(jié)構(gòu)，有效推動(dòng)公共管理領(lǐng)域的發(fā)展。

三、提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率的制約因素

部分事業(yè)單位將文書(shū)檔案工作視為一項(xiàng)邊緣化工作，認(rèn)為這項(xiàng)工作對(duì)事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理與發(fā)展影響不大，沒(méi)有足夠重視文書(shū)檔案管理工作。部分事業(yè)單位缺乏創(chuàng)新觀念，沒(méi)有樹(shù)立文書(shū)檔案規(guī)范化管理意識(shí)，信息化建設(shè)水平不高，這使得文書(shū)檔案資源的利用率不高，無(wú)法充分發(fā)揮出其作用與價(jià)值。從目前情況來(lái)看，部分事業(yè)單位對(duì)于文書(shū)檔案管理重視度與關(guān)注度較低，尚未形成相應(yīng)的管理機(jī)制和科學(xué)的管理辦法，極大影響了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率。

1.文書(shū)檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)

（1）文書(shū)檔案分類(lèi)混亂。事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)和職能劃分與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)存在差異，導(dǎo)致各種文件出現(xiàn)管理不規(guī)范的情況，這些情況包括文件歸屬不明確、歸檔方法缺乏統(tǒng)一規(guī)定以及檔案保管不規(guī)范等，難以形成有效的檔案信息資源。

（2）檔案管理制度不健全。部分事業(yè)單位管理人員缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，如不善于保管和存儲(chǔ)文書(shū)檔案、檔案處理方法不規(guī)范，致使文書(shū)檔案管理工作存在缺陷。同時(shí)，部分事業(yè)單位檔案管理制度沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的重視，文書(shū)檔案管理流程和檔案使用流程不規(guī)范。

（3）缺少技術(shù)支持。事業(yè)單位存在檔案管理專(zhuān)業(yè)人員流動(dòng)性大、科技設(shè)備設(shè)施落后等問(wèn)題，很難保證文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，設(shè)備設(shè)施缺乏有針對(duì)性地維護(hù)和更新。

2.文書(shū)檔案管理與實(shí)際需求脫節(jié)

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理與實(shí)際需求脫節(jié)，文書(shū)檔案管理不能夠滿(mǎn)足機(jī)構(gòu)工作的需求，在一定程度上影響了文書(shū)檔案管理效果。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是文書(shū)檔案獲取困難。事業(yè)單位需要從已有的檔案中搜索或提取相關(guān)信息，尤其是歷史資料，在沒(méi)有完善的檔案管理方法和檔案管理系統(tǒng)支持的情況下，會(huì)出現(xiàn)文書(shū)檔案分類(lèi)混亂、檔案保管不規(guī)范等現(xiàn)象，導(dǎo)致文書(shū)檔案獲取困難。

二是存檔檔案時(shí)效性不強(qiáng)。文書(shū)檔案的管理是建立在紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，而部分事業(yè)單位保存文書(shū)檔案時(shí)，存在檔案保管不規(guī)范的問(wèn)題，沒(méi)有采取合適的溫度調(diào)節(jié)與環(huán)境保護(hù)措施，致使檔案在保存過(guò)程中出現(xiàn)損壞、無(wú)法恢復(fù)的狀況。

三是文書(shū)檔案篩選不當(dāng)。部分事業(yè)單位的檔案內(nèi)容種類(lèi)多樣，數(shù)據(jù)量較大。一些較為常見(jiàn)的文件容易被整理和篩選，某些特殊類(lèi)型的文書(shū)檔案可能被忽略。這些文書(shū)檔案中可能包含著機(jī)構(gòu)的核心數(shù)據(jù)、策略和決策依據(jù)等信息，如果不妥善保存和保護(hù)，影響事業(yè)單位的發(fā)展。

四是技術(shù)不足和人力資源短缺。缺乏專(zhuān)業(yè)、專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作的人才，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理流程不夠順暢，難以為單位提供實(shí)際的技術(shù)和人才支持。

3.事業(yè)單位文書(shū)檔案管理技術(shù)落后

部分事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的技術(shù)手段較為落后，難以大幅度提高文書(shū)檔案管理效率。

首先，數(shù)字技術(shù)應(yīng)用不足。事業(yè)單位在檔案管理數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用方面受到了許多限制，如缺乏專(zhuān)業(yè)保障、過(guò)于追求安全性、不夠重視數(shù)字化管理和備份等。

其次，數(shù)據(jù)處理手段陳舊。部分事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)落后，如存檔載體采用紙質(zhì)形式，紙質(zhì)檔案維護(hù)復(fù)雜。在數(shù)據(jù)處理方面，事業(yè)單位仍然采用紙質(zhì)文書(shū)收集數(shù)據(jù)，沒(méi)有相應(yīng)的數(shù)字化流程，導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理存在冗余、錯(cuò)誤和延遲的問(wèn)題。并且，事業(yè)單位檔案存儲(chǔ)空間有限，檔案庫(kù)無(wú)法容納日益增長(zhǎng)的文書(shū)檔案。事業(yè)單位人員缺乏合理的存放和整理方法，導(dǎo)致存儲(chǔ)空間混亂，大大加劇了文書(shū)檔案丟失或被損壞的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，缺乏高效的文檔管理系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫(kù)，或者現(xiàn)有系統(tǒng)已經(jīng)過(guò)時(shí)，無(wú)法滿(mǎn)足快速檢索檔案、共享與備份檔案的需求，數(shù)據(jù)處理變得低效。陳舊的數(shù)據(jù)處理手段容易受到信息安全威脅，如過(guò)時(shí)的系統(tǒng)存在漏洞，無(wú)法有效保護(hù)檔案信息，加劇了數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。此外，陳舊的數(shù)據(jù)處理手段需要人工手動(dòng)操作，容易出現(xiàn)操作失誤，存在處理速度慢，效率低下的情況。

再次，檔案系統(tǒng)不完善。（1）檢索功能。部分事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)采用簡(jiǎn)單的關(guān)鍵詞搜索功能，搜索算法不夠智能，可能導(dǎo)致檢索結(jié)果與實(shí)際需求不匹配。管理系統(tǒng)沒(méi)有明確的分類(lèi)和標(biāo)識(shí)規(guī)則，導(dǎo)致文書(shū)檔案在錄入系統(tǒng)時(shí)沒(méi)有被充分描述和注釋?zhuān)焕诳焖俣ㄎ缓蜋z索所需文件，也無(wú)法準(zhǔn)確識(shí)別文書(shū)內(nèi)容和屬性。（2）篩選功能。文書(shū)檔案管理系統(tǒng)只提供了有限的篩選條件，無(wú)法滿(mǎn)足復(fù)雜的篩選需求。例如，缺少按照時(shí)間范圍、作者、部門(mén)和文件類(lèi)型等多個(gè)維度篩選的功能。并且，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)采用簡(jiǎn)單的篩選算法，無(wú)法根據(jù)復(fù)雜的篩選需求自動(dòng)識(shí)別和匹配文書(shū)檔案。此外，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有綜合排序功能，導(dǎo)致無(wú)法按照多個(gè)維度排序，從而使有關(guān)人員無(wú)法篩選出符合要求的文書(shū)檔案。（3）組織查詢(xún)功能。文書(shū)檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有統(tǒng)一的組織結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致文書(shū)檔案的組織方式不明確或混亂。文書(shū)檔案管理系統(tǒng)缺乏多樣化的檢索和過(guò)濾工具，無(wú)法根據(jù)特定的需求高效查詢(xún)。并且，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有提供排序和分組的功能，導(dǎo)致查詢(xún)結(jié)果無(wú)法按照特定的順序或邏輯組織和展示。文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的查詢(xún)功能界面設(shè)計(jì)不友好，難以直觀顯示查詢(xún)結(jié)果和文書(shū)檔案的組織結(jié)構(gòu)。同時(shí)，在文書(shū)檔案中，存在一些相關(guān)的文書(shū)關(guān)聯(lián)信息，如文件附件、歸檔位置和審批流程等。目前，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)未能完整記錄和展示這些關(guān)聯(lián)信息，有關(guān)人員在查詢(xún)時(shí)無(wú)法獲取全面的信息。此外，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有提供統(tǒng)計(jì)和生成報(bào)表的功能，難以提供定制化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析功能。（4）橫向比較功能。文書(shū)檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有提供靈活的比較選項(xiàng)功能，難以根據(jù)需求比較屬性、字段或內(nèi)容。當(dāng)檔案管理人員橫向比較文書(shū)檔案時(shí)，系統(tǒng)沒(méi)有提供清晰的比較結(jié)果展示方式，導(dǎo)致其難以理解和分析比較結(jié)果。并且，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的比較功能只能對(duì)比某些字段或特定內(nèi)容，無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面的文書(shū)檔案比較。比較功能的操作流程復(fù)雜，不方便管理人員的使用。

最后，人員素質(zhì)不高。部分檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較低，無(wú)法運(yùn)用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)綜合開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，無(wú)法有效服務(wù)事業(yè)單位檔案工作，包括軟件的操作和使用、信息安全風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防以及設(shè)備的維護(hù)等，在一定程度上影響了文書(shū)檔案管理的效果和效率。

四、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率提高的路徑

1.構(gòu)建文書(shū)檔案管理體系

建立健全文書(shū)檔案管理體系是解決檔案管理效率低下的重要措施之一。

首先，制定明確、細(xì)致的文書(shū)檔案管理規(guī)章制度，圍繞文件編制、審批、歸檔、借閱和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，規(guī)范員工的操作，完善文書(shū)檔案的管理流程。

其次，完善文書(shū)檔案管理工作的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期組織專(zhuān)項(xiàng)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保文書(shū)檔案管理工作全面規(guī)范。通過(guò)宣傳教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)相關(guān)人員的標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，強(qiáng)化文件管理規(guī)范，確保文書(shū)檔案管理水平得到提高。同時(shí)，使用科技手段，創(chuàng)新文書(shū)檔案管理方式和方法，大力倡導(dǎo)數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)、檢索和共享，提高文書(shū)檔案管理效率和準(zhǔn)確性。加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案質(zhì)量的把關(guān)，嚴(yán)格控制產(chǎn)生檔案的數(shù)量和質(zhì)量，保證文書(shū)檔案具有規(guī)范性和可查性。要為不同重要程度的文件檔案制定不同的分級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各級(jí)檔案的處理時(shí)間和方法，以提高文書(shū)檔案管理效率。

最后，需要完善事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，包括建立統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和管理程序、制定相應(yīng)的管理制度以及利用技術(shù)手段來(lái)防范信息被泄露等。同時(shí)，必須借助先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，在確保信息安全和合規(guī)的前提下，開(kāi)發(fā)基于云計(jì)算、區(qū)塊鏈等新興科技的檔案管理解決方案，推進(jìn)文書(shū)檔案管理體系的現(xiàn)代化變革。

2.優(yōu)化和完善文書(shū)檔案管理流程

首先，需要詳細(xì)地分析文書(shū)檔案管理流程，通過(guò)深入掌握業(yè)務(wù)流程與操作模式，發(fā)現(xiàn)管理難點(diǎn)與局限性。在完成流程分析之后，建立明確而規(guī)范的文書(shū)檔案管理流程，確定關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)、審批應(yīng)用和操作步驟等流程規(guī)則，并配置相應(yīng)的技術(shù)工具來(lái)輔助監(jiān)督執(zhí)行。此外，還需要對(duì)文書(shū)檔案存儲(chǔ)空間與保護(hù)等方面做出充分而規(guī)范合理的設(shè)置，并不斷評(píng)估、分析和優(yōu)化文書(shū)檔案管理流程，達(dá)到提高文書(shū)檔案管理效率與品質(zhì)的目標(biāo)。具體的優(yōu)化措施包括：（1）運(yùn)用IT技術(shù)開(kāi)展日常文書(shū)檔案處理的自動(dòng)化、協(xié)同、交互與流轉(zhuǎn)，提升文書(shū)檔案信息的可訪問(wèn)性和共享性，保證檔案使用的時(shí)效性；（2）建立明確的字段控制、表單布局和審批流程，簡(jiǎn)化文書(shū)檔案管理步驟，縮短檔案處理時(shí)間。此外，需要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，使其可以適應(yīng)新方案和技術(shù)平臺(tái)的流程優(yōu)化要求。

優(yōu)化和完善事業(yè)單位文書(shū)檔案管理流程，既需要從流程設(shè)計(jì)角度出發(fā)，也需要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，建立相關(guān)的晉升機(jī)制，使其能夠快速適應(yīng)新的檔案管理要求。

3.創(chuàng)新文書(shū)檔案管理方式方法

（1）引入信息化手段：可以采用數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔的電子化存儲(chǔ)、檢索和共享等功能，提高文檔管理效率和準(zhǔn)確性。（2）提高文書(shū)質(zhì)量：加強(qiáng)對(duì)文件編制的審查和把關(guān)，嚴(yán)格控制文件產(chǎn)生數(shù)量和質(zhì)量，使文書(shū)更加準(zhǔn)確、規(guī)范。（3）推動(dòng)知識(shí)共享：加強(qiáng)不同部門(mén)之間的信息共享和協(xié)作，避免誤操作和重復(fù)勞動(dòng)，提高文書(shū)檔案管理效率。（4）實(shí)施分類(lèi)管理：根據(jù)重要性，分類(lèi)管理文檔檔案，設(shè)計(jì)不同的分級(jí)管理方式，明確各類(lèi)文件的處理要求，以提高文書(shū)檔案管理效率。（5）加強(qiáng)安全保障：文書(shū)檔案涉及機(jī)密信息，在管理過(guò)程中必須注意信息安全保障，建立完善的安全審查和管理機(jī)制，保護(hù)信息安全。

五、結(jié)語(yǔ)

從事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，提升事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的信息化、智能化和規(guī)范化意義重大。通過(guò)引入信息技術(shù)手段、培訓(xùn)工作人員和制定標(biāo)準(zhǔn)流程來(lái)解決管理難題，優(yōu)化了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理，促進(jìn)了管理流程的健全、高效，最大限度地提高了文書(shū)檔案管理的效率和質(zhì)量。未來(lái)，應(yīng)該繼續(xù)探索各種新的管理策略和工具，進(jìn)一步提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

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（作者單位：臨沂市河?xùn)|區(qū)檔案館 ）

作者簡(jiǎn)介：徐若香（1984—），女，漢族，山東臨沂人，研究生，館員，研究方向：檔案工作。