房地產(chǎn)企業(yè)檔案保管外包規(guī)范化途徑研究

謝爽

摘 要：本文從服務(wù)委托方的視角出發(fā)，分析國(guó)內(nèi)房地產(chǎn)企業(yè)檔案保管外包的優(yōu)勢(shì)及其存在的問題，結(jié)合國(guó)際檔案保管外包發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案保管外包的流程、監(jiān)督、考核等方面提出解決策略，以期促進(jìn)新時(shí)期檔案保管外包行業(yè)和外包業(yè)務(wù)科學(xué)、創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；房地產(chǎn)；保管外包；規(guī)范化

檔案保管外包服務(wù)是指具備檔案保管外包服務(wù)能力和條件的企業(yè)法人，受委托方（法人及自然人）委托，對(duì)檔案實(shí)施保管及相關(guān)服務(wù)的民事行為，又稱“檔案寄存和代保管服務(wù)”。自改革開放初期出現(xiàn)商業(yè)性檔案代管機(jī)構(gòu)至今，我國(guó)檔案保管外包服務(wù)行業(yè)發(fā)展主要經(jīng)歷了國(guó)外檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)入并規(guī)模化融入我國(guó)市場(chǎng)、國(guó)內(nèi)外檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)共生發(fā)展、國(guó)內(nèi)檔案保管外包服務(wù)企業(yè)獨(dú)立發(fā)展三個(gè)階段。良好的法律法規(guī)基礎(chǔ)以及需求端、供給端的雙向推動(dòng)，為房地產(chǎn)企業(yè)檔案保管外包的發(fā)展提供了充足的空間。

一、檔案保管外包業(yè)務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀

1.國(guó)外檔案外包業(yè)務(wù)發(fā)展

從1980年開始，英、美國(guó)家的政府、企業(yè)逐漸接受業(yè)務(wù)外包這一理念，并開始從制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及安全化入手，在實(shí)際應(yīng)用中不斷成熟起來。到1990年，商業(yè)性文件中心的建設(shè)和快速發(fā)展，最突出的表現(xiàn)是解決了對(duì)半現(xiàn)行文件實(shí)行社會(huì)化、集約化和專業(yè)化管理。美國(guó)“鐵山”（Iron Mountain Incorporated）是數(shù)千家檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)的典范。經(jīng)過30多年的發(fā)展，國(guó)外的商業(yè)性文件中心陸續(xù)組建區(qū)域性協(xié)會(huì)或國(guó)際性協(xié)會(huì)，呈現(xiàn)出有行業(yè)組織、行業(yè)規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)監(jiān)管的健康業(yè)態(tài)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2008年美國(guó)商業(yè)性文件中心協(xié)會(huì)（ACRC）會(huì)員公司已達(dá)573個(gè)，在全球52個(gè)國(guó)家和地區(qū)建立了2000多個(gè)分支機(jī)構(gòu)。有85%以上的世界500強(qiáng)企業(yè)都采用了檔案外包服務(wù)。國(guó)際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會(huì)的成立，為行業(yè)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供了組織保障，成熟規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)制度和行業(yè)準(zhǔn)則，為整個(gè)行業(yè)的自律和監(jiān)管提供了制度保障。

2. 國(guó)內(nèi)檔案外包業(yè)務(wù)發(fā)展

我國(guó)的檔案業(yè)務(wù)外包發(fā)展較晚，據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)在入世界500強(qiáng)的企業(yè)中，采用檔案外包業(yè)務(wù)的不到5%。我國(guó)的檔案業(yè)務(wù)外包工作主要由檔案中介機(jī)構(gòu)來完成。現(xiàn)有資料顯示，我國(guó)最早的檔案中介機(jī)構(gòu)是1992年9月成立的浙江省建德市檔案事務(wù)所和湖州市檔案事務(wù)所，主要經(jīng)營(yíng)檔案用品和提供檔案整理服務(wù)。創(chuàng)建于1993年的上海檔案咨詢服務(wù)中心不僅提供檔案整理、檔案寄存等服務(wù)，還提供檔案鑒定評(píng)估、檔案縮微、人才培訓(xùn)等服務(wù)；黑龍江省檔案技術(shù)服務(wù)中心組建于2006年，主要提供檔案數(shù)字化加工、檔案信息資源開發(fā)、檔案寄存、委托管理、技術(shù)咨詢、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等服務(wù)。經(jīng)過30多年的發(fā)展，檔案外包服務(wù)市場(chǎng)上不僅提供檔案整理、歸檔、寄存、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、咨詢等基本事務(wù)，也為企業(yè)提供檔案管理軟件開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)等高科技領(lǐng)域技術(shù)服務(wù)。尤其是目前中國(guó)市場(chǎng)上已經(jīng)發(fā)展出了一些像中信、銀雁、東港、博泰和竅楚這樣為代表的一站式全生命周期服務(wù)公司。讓各企事業(yè)單位從煩瑣的檔案管理實(shí)務(wù)中解放出來，將精力集中到核心業(yè)務(wù)上，為企業(yè)降本增效，提升自己的檔案數(shù)據(jù)分析能力。

二、房地產(chǎn)企業(yè)檔案保管外包的優(yōu)勢(shì)

1.降低保管成本、減少資金投入

鑒于檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的專業(yè)性和規(guī)模效益，根據(jù)邊際成本遞減理論，其支付的服務(wù)成本遠(yuǎn)低于房地產(chǎn)企業(yè)單獨(dú)保管業(yè)務(wù)的成本，具有明顯成本優(yōu)勢(shì)。此外，在房地產(chǎn)行業(yè)下行壓力下，檔案保管外包可以減少房地產(chǎn)企業(yè)在庫(kù)房、人員、設(shè)備設(shè)施、技術(shù)、管理等方面的巨大資金投入，企業(yè)可將節(jié)約的資金用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等核心業(yè)務(wù)上，從而提升盈利能力。

2.提升保管質(zhì)量、增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制

房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理模式基本圍繞最基礎(chǔ)的“有人管”“有地放”“有統(tǒng)計(jì)”的三有標(biāo)準(zhǔn)開展工作，主要由辦公室的員工負(fù)責(zé)兼任或監(jiān)管檔案管理和保存的所有職能，缺乏專業(yè)性的檔案管理知識(shí)，即便經(jīng)過培訓(xùn)，也只是浮于形式，尤其是負(fù)責(zé)檔案保管人員發(fā)生調(diào)動(dòng)，檔案管理的前后銜接更是不順暢。在實(shí)際工作中，普遍存在資料堆積、存儲(chǔ)場(chǎng)地局限、人手不足、缺乏系統(tǒng)管理流程等弊端。外包公司的檔案庫(kù)房嚴(yán)格按照檔案館標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，符合檔案“十防”要求，可有效避免自然災(zāi)害，消防安防零隱患，具備24小時(shí)全景式監(jiān)控，實(shí)行專人專區(qū)專管。外包公司人員調(diào)動(dòng)的銜接工作有流程保障，避免由于人員變動(dòng)造成檔案信息遺漏或統(tǒng)計(jì)誤差。

3.聚焦核心業(yè)務(wù)、專注知識(shí)管理

檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)具有先進(jìn)的檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施，以及檔案專業(yè)人才隊(duì)伍和較先進(jìn)的檔案保管技術(shù)，可提供優(yōu)質(zhì)的檔案保管服務(wù)和高效的調(diào)檔服務(wù)，對(duì)于人員稀缺的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門，檔案保管外包可使其管理重心從檔案全線管理轉(zhuǎn)為兩端管理，即收集端和利用端管理。一方面，可以提高檔案收集的完整性，豐富企業(yè)檔案庫(kù)藏；另一方面，檔案部門可將珍貴的檔案信息資源轉(zhuǎn)化為編研成果、知識(shí)成果，提供給決策者和業(yè)務(wù)部門，如標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品庫(kù)的設(shè)計(jì)、建設(shè)，使檔案資源在信息時(shí)代創(chuàng)造超乎想象的價(jià)值。

4.推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化是指利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等數(shù)字設(shè)備將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可識(shí)別的磁帶、磁盤和光盤等數(shù)字圖像或文本的過程。開展房地產(chǎn)企業(yè)檔案保管外包，可以利用檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)在設(shè)備設(shè)施、技術(shù)和專業(yè)知識(shí)人才等方面的優(yōu)勢(shì)，加快企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。通過檔案數(shù)字化，為企業(yè)建立一套檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)利用率。通過智能搜索引擎，可通過關(guān)鍵字快速查詢相關(guān)文件的信息，提高工作效率。此外，還可以通過人工智能技術(shù)構(gòu)建業(yè)務(wù)模型，把不同時(shí)期的文件數(shù)據(jù)做整理、加工、處理和分析，輔助業(yè)務(wù)決策。

三、房地產(chǎn)企業(yè)檔案保管外包存在的問題

雖然檔案保管外包有諸多優(yōu)勢(shì)，但在實(shí)際工作中，房地產(chǎn)企業(yè)卻面臨外包的前提條件確認(rèn)、范圍選擇、外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的遴選難題，還有檔案安全不保障、服務(wù)不到位等問題，需要深入研究并探討解決。

1.外包流程不規(guī)范

一是保管外包范圍不合理，未統(tǒng)籌考慮企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展需要、檔案的類型和特點(diǎn)、企業(yè)自身資源狀況以及外包費(fèi)用等諸多因素來確定合理的檔案保管外包范圍。二是招標(biāo)流于形式，招標(biāo)只是走過場(chǎng)，并未達(dá)到根據(jù)服務(wù)能力、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和信譽(yù)嚴(yán)格篩選服務(wù)機(jī)構(gòu)的目的。

2.檔案安全管理參差不齊

一是保管外包范圍不合規(guī)、不安全，托管方不了解國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，誤將涉密檔案或具有敏感信息的檔案托管給外部服務(wù)機(jī)構(gòu)。二是服務(wù)機(jī)構(gòu)庫(kù)房硬件存在風(fēng)險(xiǎn)，“十防”是檔案庫(kù)房建設(shè)的重要內(nèi)容，服務(wù)機(jī)構(gòu)一般在防火、防盜、防光、防塵、防有害生物以及防有害氣體方面防控到位，但在防高溫、防潮方面的資金、設(shè)備設(shè)施投入不足，庫(kù)房溫濕度不達(dá)標(biāo)，影響檔案壽命。三是合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)，在保管外包合同履行過程中，服務(wù)機(jī)構(gòu)因股權(quán)變動(dòng)、資金緊張或者業(yè)務(wù)狀況不佳等原因可能存在惡意不履行合同、因故不履行合同或履行合同不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。

3.溝通協(xié)調(diào)不順暢，原件提供利用不及時(shí)

一方面，委托方存在一托了之的心理，保管外包后不聞不問，雙方對(duì)接人員變動(dòng)也無從知曉，缺乏定期溝通協(xié)調(diào)；另一方面，檔案調(diào)閱可分為線上調(diào)閱和線下調(diào)閱，線上調(diào)閱電子檔通常效率較高。線下調(diào)閱一般是由服務(wù)機(jī)構(gòu)調(diào)取檔案實(shí)體并由專人送達(dá)，因服務(wù)機(jī)構(gòu)調(diào)檔人員和運(yùn)輸車輛有限，往往不能第一時(shí)間響應(yīng)客戶的原件調(diào)檔需求，通常24小時(shí)后才能送達(dá)，影響委托方的正常利用。

四、解決策略

1.制定規(guī)范的外包流程

（1）確定合理的外包范圍

房地產(chǎn)企業(yè)檔案種類繁多，包括文書檔案、工程檔案、營(yíng)銷檔案、會(huì)計(jì)檔案、權(quán)屬檔案、人事檔案、聲像檔案以及實(shí)物檔案。房地產(chǎn)企業(yè)在嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，應(yīng)綜合考慮檔案的重要性、保管技術(shù)條件、數(shù)量、數(shù)字化水平和調(diào)檔頻度因素，再結(jié)合企業(yè)自身資源和保管外包費(fèi)用來確定合理的外包范圍，制定科學(xué)、可行的保管外包實(shí)施方案。

以筆者所在的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)為例（如表1所示），企業(yè)辦公地點(diǎn)位于北京市核心區(qū)，建設(shè)大型檔案室自行保管成本較高，經(jīng)過對(duì)各類檔案展開分析，外包范圍如下：文書檔案、會(huì)計(jì)檔案雖然數(shù)量不多、調(diào)檔頻度高，但數(shù)字化水平高，線上查閱方便，建議外包；工程檔案和營(yíng)銷檔案因數(shù)量多，雖然數(shù)字化水平中等，即全部目錄數(shù)字化、部分重要檔案全文數(shù)字化，仍建議外包；權(quán)屬檔案、人事檔案因重要程度高且數(shù)量少，為確保安全，建議自行保管；聲像檔案因保管技術(shù)環(huán)境要求高，建議外包；實(shí)物檔案除用于企業(yè)形象展示和宣傳的檔案外，其他建議外包。

（2）嚴(yán)格履行招標(biāo)程序

嚴(yán)肅招標(biāo)程序的審核管理，按照國(guó)家、地方或企業(yè)規(guī)定程序規(guī)范執(zhí)行，積極發(fā)揮市場(chǎng)機(jī)制作用，保證招標(biāo)具有充分競(jìng)爭(zhēng)性。一是考察維度，通過實(shí)地考察和資格預(yù)審文件，對(duì)外包機(jī)構(gòu)的資信狀況、歷史業(yè)績(jī)、承接能力、股東背景、高級(jí)管理人員背景和資金情況、檔案保管場(chǎng)所建設(shè)情況、檔案運(yùn)輸情況、檔案保護(hù)情況以及檔案裝具、人員管理、信息化和檔案利用服務(wù)情況、制度建設(shè)并對(duì)我方要求的響應(yīng)程度等情況做一個(gè)綜合審核；二是對(duì)考察單位評(píng)分并編制考察報(bào)告，根據(jù)考察情況確定3家入圍機(jī)構(gòu)；三是邀請(qǐng)入圍單位展開投標(biāo)，并聘請(qǐng)專家實(shí)施評(píng)標(biāo)，根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果確定中標(biāo)單位；四是簽訂規(guī)范的保管外包合同和保密協(xié)議，合同中對(duì)合同當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)應(yīng)清楚、規(guī)范和準(zhǔn)確，做到條款內(nèi)容完整，表述準(zhǔn)確，相關(guān)手續(xù)齊備，并請(qǐng)法務(wù)部門審核出具法律審核意見，對(duì)合同服務(wù)范圍、質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)、權(quán)責(zé)不清晰等情況要及時(shí)修改、補(bǔ)充、完善，最大程度地保障檔案的安全以及調(diào)檔的便利性和時(shí)效性。

2.開展全過程監(jiān)督，確保檔案安全

委托方應(yīng)開展事前、事中、事后全過程安全監(jiān)督。一是增強(qiáng)安全意識(shí)，堅(jiān)決貫徹“涉密不外包”的原則，對(duì)外包檔案仔細(xì)檢查和挑選，防止涉密檔案和敏感信息檔案違規(guī)外包。二是在遴選服務(wù)機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)將服務(wù)機(jī)構(gòu)擁有自有產(chǎn)權(quán)檔案庫(kù)房作為一項(xiàng)優(yōu)勢(shì)條件予以重點(diǎn)考慮，對(duì)于租賃庫(kù)房的要深入了解其租期、業(yè)主信譽(yù)、是否拆遷等問題，原則上保管外包服務(wù)的合同周期應(yīng)小于庫(kù)房租賃周期。三是將庫(kù)房溫濕度控制水平和資金投入作為一項(xiàng)重要的考量因素。四是將服務(wù)機(jī)構(gòu)的投資主體、財(cái)務(wù)狀況、人力資源狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)狀況作為重要的考量因素，并在保管服務(wù)外包過程中實(shí)施全程性關(guān)注預(yù)警。五是委托方應(yīng)不定期通過詢問、實(shí)地查看或視頻監(jiān)控查看的方式，監(jiān)督庫(kù)房和檔案實(shí)體安全管理狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知整改，保證檔案的安全。

3.建立有效的溝通、協(xié)調(diào)、考核機(jī)制

委托方和保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)持信息真實(shí)、客觀公正、效率至上的溝通協(xié)調(diào)原則。一是委托方和服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立定期會(huì)商通報(bào)工作機(jī)制，會(huì)商議題主要針對(duì)檔案保管和利用基本情況以及過程中存在的問題和檔案管理相關(guān)問題的業(yè)務(wù)交流研討，通報(bào)內(nèi)容主要是針對(duì)存在問題的防范、改進(jìn)措施及措施的執(zhí)行情況、執(zhí)行效果等。二是如發(fā)生檔案丟失、缺失、被盜或者信息被泄露等緊急情況，服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案并及時(shí)報(bào)告委托方。三是委托方和服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立穩(wěn)定的專人負(fù)責(zé)工作機(jī)制。雙方選派專人負(fù)責(zé)對(duì)接、問題會(huì)商、通報(bào)事宜，所選派人員保持穩(wěn)定，互相熟悉，減少無效溝通頻率、縮短適應(yīng)時(shí)間或者降低頻繁更換人員的風(fēng)險(xiǎn)。四是實(shí)施外包服務(wù)機(jī)構(gòu)季度考核機(jī)制。首先，保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)定期撰寫季度工作報(bào)告；其次，委托方對(duì)保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案運(yùn)輸、庫(kù)房管理、調(diào)檔效率和響應(yīng)速度等檔案服務(wù)情況開展?jié)M意度問卷調(diào)研；最后，委托方根據(jù)季度工作報(bào)告、調(diào)研結(jié)果等，對(duì)服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理情況展開綜合考評(píng)打分，考評(píng)結(jié)果作為工作改進(jìn)、獎(jiǎng)懲、是否繼續(xù)合作的依據(jù)。

五、未來展望

如今，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案數(shù)量迅速增加，檔案管理難度越來越大，越來越多的企事業(yè)單位選擇將自己的檔案業(yè)務(wù)外包給檔案中介機(jī)構(gòu)，以達(dá)到節(jié)約成本和提高效率的目的。目前，我國(guó)社會(huì)檔案數(shù)量每年以不低于46%的速度增長(zhǎng)，檔案的存量需求與管理服務(wù)缺口巨大，檔案管理外包業(yè)務(wù)在中國(guó)潛力巨大，相信這種趨勢(shì)也會(huì)促使我國(guó)檔案外包服務(wù)行業(yè)更加專業(yè)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

未來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案信息化進(jìn)程的加快，傳統(tǒng)實(shí)體檔案數(shù)量將減少，而數(shù)字檔案數(shù)量將激增。對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)而言，應(yīng)積極推進(jìn)電子文件單軌單套制建設(shè)，尤其是建設(shè)項(xiàng)目檔案的單軌單套制建設(shè)，推進(jìn)數(shù)字檔案館室、智慧檔案館室建設(shè)。對(duì)檔案保管外包企業(yè)而言，可借鑒國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家數(shù)字檔案托管的成熟經(jīng)驗(yàn)，依靠大數(shù)據(jù)、人工智能以及區(qū)塊鏈等技術(shù)，在保證檔案安全的前提下，發(fā)展數(shù)字檔案托管和檔案資源開發(fā)利用服務(wù)。對(duì)檔案行政管理部門而言，應(yīng)積極推動(dòng)檔案信息資源共建共享，統(tǒng)籌開展檔案存儲(chǔ)服務(wù)，應(yīng)積極履行監(jiān)管主體責(zé)任，必要時(shí)可發(fā)揮檔案外包協(xié)會(huì)的作用，從而保證檔案保管外包業(yè)務(wù)蓬勃、可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：北京首都開發(fā)股份有限公司）