紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合分析

付虓

摘 要：檔案在人類社會發(fā)展過程中起著查詢、記錄的重要作用，如果沒有檔案的記錄，人們將無法獲取不同時期的重要信息。檔案也可以作為一種憑證，方便后來者參考和使用。隨著科技的進步和信息技術(shù)的發(fā)展，人類生產(chǎn)活動和文化建設(shè)等各方面對于檔案管理也提出了新的要求。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄方式不能完全適應(yīng)時代發(fā)展的要求，但紙質(zhì)檔案也有其不可比擬的優(yōu)勢。電子檔案是現(xiàn)代科學技術(shù)的產(chǎn)物，電子管理方式更加高效，但也同樣有缺點。本文主要闡述紙質(zhì)檔案與電子檔案二者各自的優(yōu)缺點以及對紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的有效融合分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；紙質(zhì)版檔案管理；電子檔案管理；融合

隨著信息化時代的發(fā)展，電子檔案管理的應(yīng)用范圍不斷擴大，而紙質(zhì)檔案管理的范圍則在不斷縮小，這種互動融合的過程，使得紙質(zhì)檔案管理的范圍和規(guī)模都受到了影響。

盡管當今我國檔案管理取得一定的成績，但仍然存在許多挑戰(zhàn)，有必要采取有效的措施來加強電子檔案的管理，并要及時保護紙質(zhì)檔案，從而促進電子檔案管理的發(fā)展。通過將電子檔案與紙質(zhì)檔案的有機結(jié)合，充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，加強檔案管理，可以大幅提升我國檔案管理的水平，實現(xiàn)更高的管理質(zhì)效。

一、電子檔案管理的產(chǎn)生及其現(xiàn)狀

1.電子檔案管理的產(chǎn)生

隨著科技的進步，電子檔案已經(jīng)成為一種新的文件形式。它不僅能夠提高文件的記錄效率，還能夠快速、便捷地保存文件，使用者可以在短時間內(nèi)輕松獲取所需的信息，并通過計算機處理技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合和利用。

2.電子檔案管理的現(xiàn)狀

IT與計算機技術(shù)的完美融合，為電子檔案帶來諸多優(yōu)勢，它不僅可以呈現(xiàn)文件的多種形式，讓用戶更清晰和直觀地了解其中的內(nèi)容，還擁有極少的存儲空間和豐富的信息，并且可以長久保存，方便快捷地復(fù)制與傳輸。利用電子檔案，用戶能夠輕松快捷地獲取有價值的資訊。雖然電子檔案可以通過多種方式傳輸，如“云空間”、磁盤或磁帶，但是這些方式也有一些局限性，如不夠穩(wěn)定、使用壽命短、容易被氧化或被化學物質(zhì)破壞。隨著信息技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為一種必要的存儲方式，其存儲和管理離不開計算機的支持，由于電子檔案可能會受到惡意軟件的篡改和攻擊，安全性可能會受到影響，這就需要專業(yè)人士參與管理，保護電子檔案的安全。

二、紙質(zhì)檔案管理的獨特價值及弊端

1.紙質(zhì)檔案管理的獨特價值

紙質(zhì)檔案存儲具有更高的真實性，讀者可以更加準確地查閱和理解信息，但紙質(zhì)檔案存儲易受到自身條件的限制，其壽命較短，容易被人更改信息，從而降低數(shù)據(jù)的準確性。利用先進的技術(shù)，電子檔案的存儲能力較強，從而更好地滿足用戶的需求。電子檔案可以提供便捷的信息傳輸，但同時也有許多缺點，如容易受到外界的電磁干擾，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的損失。

2.紙質(zhì)檔案管理的弊端

盡管紙質(zhì)檔案具有許多優(yōu)勢，但它也存在一些缺陷：第一，它的保存條件非?？量?，因為其載體是由纖維素構(gòu)成的紙張，易受酸堿性物質(zhì)的影響，物體很容易受損；第二，由于紙質(zhì)檔案的存儲空間有限，必須購買昂貴的存儲設(shè)備設(shè)施，導(dǎo)致檔案存儲成本顯著提高。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的差異

1.紙質(zhì)檔案與電子檔案歸檔時間的區(qū)別

通常情況下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要在第二年的上半年提交給本單位的檔案管理部門，便于檢索和使用。電子文件可以在處理結(jié)束后立即存儲，并通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送到相關(guān)的檔案管理機構(gòu)，所有的文件都能夠有效交換，從而保證信息的安全性和準確性。檔案管理人員將根據(jù)需要登記的檔案，并將其劃分為不同的類別，并為其設(shè)置訪問權(quán)限和等級，方便檔案利用者查詢與使用。定期歸檔有助于防止遺失或損壞文件，并能確保其準確性和完整性。電子文件具有許多優(yōu)勢，如易于管理、高效率和較安全等。它們不僅能夠防止數(shù)據(jù)丟失，而且能夠抵御微生物的侵蝕。

2.紙質(zhì)檔案與電子檔案的歸檔方式不同

隨著技術(shù)的發(fā)展，“一事一卷軟卷皮、用盒裝”的方法被廣泛應(yīng)用于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔，但仍存在一些問題，如文件分類困難、程序煩瑣、要求嚴格以及工作量大等。隨著電子編碼技術(shù)的發(fā)展，電子文件的編輯和修改幾乎沒有任何痕跡，其載體也無法被固定，甚至一些關(guān)鍵的憑據(jù)信息也可能被更改。因此，要想準確地識別出電子文件的真實性和有效性，就顯得異常困難。為了確保電子文件的完整性、準確性和可用性，應(yīng)該嚴格執(zhí)行數(shù)字簽名、身份驗證、信息認證和加密技術(shù)，以防止文件被泄露、篡改或丟失，要求相關(guān)人員出示有效的法律文書，以便檔案管理機構(gòu)能夠準確、及時地收集、分析和利用相關(guān)資料。

3.紙質(zhì)檔案與電子檔案在保管方式上存在著差異

目前，保護紙質(zhì)檔案的主要技術(shù)包括提高檔案材料的耐用性、改善檔案保存條件，并采取措施來維持其完整性。這些措施可能包括調(diào)整溫度和濕度，防止灰塵、陽光和有毒生物的侵蝕，并采取措施來避免有害氣體的排放。此外，還可能采取一些措施來修復(fù)已經(jīng)損壞的檔案，如清除污漬和消除酸堿，恢復(fù)文本的清晰度，并重新裝訂紙張。隨著科技的飛速發(fā)展，檔案管理人員已經(jīng)能夠通過使用電子文件來替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，能夠更加方便地存儲和傳遞信息。當收到電子文件時，可以將其轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的格式，并將其存儲在專業(yè)的數(shù)據(jù)庫中，確保信息資源得到充分的利用。

4.紙質(zhì)檔案與電子檔案查詢、利用方式不同

紙質(zhì)檔案的利用是指以利用者為服務(wù)對象，以提供檔案室?guī)觳貦n案為手段，采用多種形式和方法，開發(fā)和提供檔案為利用者服務(wù)，從而實現(xiàn)信息的快速傳遞與共享紙質(zhì)檔案的查詢和使用可能會受到空間和人力資源的限制。電子檔案查詢和利用，只要符合一定條件，利用者可以注冊、登記成為電子文件中心的會員，就能夠通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，可以查詢有關(guān)的電子檔案信息。

四、電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的融合

1.電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理共存

隨著科技的不斷發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為一種可靠的檔案管理方式，其擁有許多優(yōu)勢，但是要想讓它真正發(fā)揮作用，就必須將其與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，以實現(xiàn)更加全面和高效的管理。電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的主要原因在于：第一，電子檔案是基于傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展而來的，它利用了現(xiàn)代技術(shù)和計算機，使得檔案管理更加便捷。為了提高工作效率，相關(guān)人員在條件允許的情況下改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，但這種轉(zhuǎn)變并不意味著完全取代了紙質(zhì)檔案的管理方式；第二，高效率要求極大地影響了人們的工作模式，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件無法滿足需求，但紙質(zhì)檔案的使用仍然至關(guān)重要。作為檔案管理人員，應(yīng)該將重要的信息和數(shù)據(jù)保存在紙質(zhì)檔案中。如果電子檔案出現(xiàn)丟失或其他問題，可以通過查詢紙質(zhì)檔案來第一時間解決。盡管電子檔案存儲在一些落后地區(qū)可能會帶來一定的成本增長，但它仍然是一種有效的存儲方式。因此，檔案管理人員不僅要熟悉檔案的日常操作，還要具備專業(yè)的計算機技能，以便更好地實現(xiàn)這一目標。

2.電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的互動

一般而言，檔案的管理可分為兩種：電子檔案和紙質(zhì)檔案。不同的存儲和管理方法各有其優(yōu)勢和不足，檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)自身的經(jīng)驗和專業(yè)知識，綜合考慮各種因素，確定最佳的檔案管理策略，從而有效地提高檔案的利用率。只有明確各種檔案管理方法的優(yōu)劣，才能夠有效地開展檔案管理，并充分體現(xiàn)其在檔案保存和利用上的重要性。通過相互促進和推動，使得自身功能得到完善，從而實現(xiàn)最佳效果的同時，也節(jié)省了大量的成本。電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理之間存在著相互促進和完善的關(guān)系，這種關(guān)系表現(xiàn)在兩個方面：

第一，電子檔案管理可以加快紙質(zhì)檔案管理的改進速度。隨著電子檔案的普及，紙質(zhì)檔案的管理方式發(fā)生了巨大變化，大幅度提高了檔案管理的效率，為實現(xiàn)檔案一體化提供了重要支持。通過采用電子檔案管理模式，可以極大地改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足之處，這種模式的核心在于建立一個靈活的實體系統(tǒng)以及一個穩(wěn)定的關(guān)系檔案，從而使得檔案的檢索變得更加便捷。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子檔案管理技術(shù)已經(jīng)成為一種極具價值的工具，它可以快速、準確地搜索出用戶所需的信息，并且可以根據(jù)不同的需求建立多種聯(lián)系，從而使得紙質(zhì)檔案也能夠通過軟件的檢索，迅速地被查找出來；第二，隨著紙質(zhì)檔案的普及，電子檔案的管理也將取得長足的進步。通過相互作用，雙方都能夠充分利用各自的優(yōu)勢，并不斷發(fā)展壯大，最終構(gòu)建出一個完整的管理體系。

五、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合路徑

1.合理實施“雙套歸檔制”

采用先進的技術(shù)，可以將電子和紙質(zhì)文檔的信息安全、高效地存儲于同一個磁盤空間，并利用專業(yè)的軟件構(gòu)建出完善的數(shù)據(jù)庫索引，從而可以快速、準確地查詢和管理電子文檔?！半p套歸檔制”規(guī)定，不僅要將電子文件歸檔保存，還必須將其轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件，并且其中的內(nèi)容和描述必須完全一致。通過建立兩套不同的管理系統(tǒng)，既要強調(diào)它們之間的聯(lián)系，又要突出它們各自的獨特性?！巴ǖ馈钡某霈F(xiàn)，大大改善了業(yè)務(wù)處理的效率，能夠讓人們在瀏覽一篇文章的同時，迅速查找與它有關(guān)的其他文檔，極大方便了人們獲取和利用信息。

2.管理模式的融合

目前，盡管諸多企業(yè)及單位有意識地開展檔案管理信息化建設(shè)，但出于多種因素的限制，紙質(zhì)檔案與電子檔案的融入現(xiàn)狀不容樂觀，致使二者的優(yōu)勢仍處于相對獨立的狀態(tài)。由作用優(yōu)勢上看，電子檔案無論是在信息傳輸、處理模式或是開發(fā)應(yīng)用中均實現(xiàn)了便捷與高效，但隨之而來的網(wǎng)絡(luò)安全問題也令管理人員苦惱，因而為規(guī)避這一問題，管理者仍會采用紙質(zhì)檔案管理模式。首先，需要在管理模式上實現(xiàn)融合，實現(xiàn)雙套制與雙軌制。為達到統(tǒng)一管理檔案的目的，將電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)并加以備份，為紙質(zhì)檔案賦予了數(shù)字化的特征；而基于雙軌制，可以簡單理解為檔案在生成、使用過程中的關(guān)系，這種關(guān)系會隨檔案的有效利用而出現(xiàn)改變，在這一模式下，可促進紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合過程。

3.建立健全相互配合的檔案管理制度

為了更好地協(xié)調(diào)電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理，需要建立一個協(xié)調(diào)的檔案管理體系，以確保這兩種管理手段能夠高效運行。管理者應(yīng)該充分發(fā)揮兩種檔案的優(yōu)勢，將其有效結(jié)合起來，以達到最佳的管理效果。同時，也應(yīng)該建立良好的溝通機制，以確保檔案的信息儲存和業(yè)務(wù)的一致性。重要的文件資料應(yīng)該采取多種方式保管，包括紙質(zhì)和電子兩種。一旦完成文件的歸檔，應(yīng)立即將其輸入計算機中，轉(zhuǎn)換成可供查閱的文件格式。一些永久保留的文件，如工作經(jīng)驗、教育背景等應(yīng)當采取電子化的方式來保管，以確保其有效性和安全性。通過使用電子檔案的形式，可以快速、準確地記錄和管理各種不斷變化的信息，如采購、考察等，可以及時調(diào)整信息的內(nèi)容，同時，每次調(diào)整也會記錄下相關(guān)的歷史記錄，從而為人們的工作提供便利。

4.管理流程的融合

現(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已步入了穩(wěn)定發(fā)展時期，電子商務(wù)、電子政務(wù)等在管理中占據(jù)著重要地位，辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也日趨完善，為紙質(zhì)檔案、電子檔案二者的有效融合提供了有力支持。為促使二者更好地融合，需要不斷改善與優(yōu)化管理流程。分析檔案管理的整個流程，涉及了較多的工作內(nèi)容，包括檔案的鑒定、整合歸納等，要求管理者能夠做到統(tǒng)一管理，這不僅應(yīng)體現(xiàn)在后期的歸檔工作中，也需要落實到最初的鑒定工作、整理環(huán)節(jié)中。

5.發(fā)揮管理優(yōu)勢，加強復(fù)合型人才培養(yǎng)

為了實現(xiàn)長期的紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存管理，必須充分利用雙方的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的管理方式與現(xiàn)代的科技手段相結(jié)合，并靈活選擇最有效的工作方式。采用電子檔案為核心，紙質(zhì)檔案為輔助，可以有效地減少紙質(zhì)檔案的分類和整理工作，從而提高管理效率。管理紙質(zhì)檔案需要人工整理、歸檔和分類存檔文件，需要大量人力，增加了管理成本，通過計算機處理電子文件，可以大大提高信息處理的效率，簡化處理過程，節(jié)省時間和精力。利用先進的電子檔案技術(shù)，能夠極大地方便用戶的使用，快速有效地激活他們收集的資料，為其提供全面的服務(wù)，大幅提高了工作效率與質(zhì)量。利用計算機技術(shù)，用戶可以迅速、精確地對文檔內(nèi)容展開分類、組織、編輯、打印和復(fù)制，以達到高效、安全的信息傳遞。利用電子檔案的管理優(yōu)勢，讓檔案管理人員擺脫煩瑣的日常工作，轉(zhuǎn)而投入更具創(chuàng)新性、更智慧的檔案服務(wù)中，從而提升檔案管理的效率和質(zhì)量。隨著電子檔案信息化的發(fā)展，檔案管理人員需要具備全面的知識儲備和先進的技術(shù)水平，不僅要掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的知識，還要具備電子檔案管理的技能，以確保電子檔案的安全性和可靠性。為了更好地滿足社會發(fā)展的需求，相關(guān)部門應(yīng)該引進復(fù)合型人才，并加強對現(xiàn)有檔案管理團隊的專業(yè)培訓(xùn)，以提升他們在信息化方面的基礎(chǔ)知識和技能。

六、結(jié)語

紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理，一個是傳統(tǒng)的管理方式，一個是基于現(xiàn)代化技術(shù)的產(chǎn)物，兩者各有優(yōu)點，也各有劣勢和不足。因此，在未來很長一段時間內(nèi)，只有將兩者完美融合，不斷創(chuàng)新，共同進步，才能在檔案管理工作中不被淘汰，才能建立一個完善的一體化的檔案管理體系，更利于檔案管理工作開展。

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（作者單位：北京石油化工學院）