醫(yī)院檔案檢索系統(tǒng)由“紙質(zhì)化”向“數(shù)字化”過(guò)渡時(shí)期助力高質(zhì)量開(kāi)展檔案工作探析

肖榮芬

摘 要：通過(guò)檔案信息檢索系統(tǒng)查找利用檔案是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和目標(biāo)任務(wù)，該環(huán)節(jié)體現(xiàn)了檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。由于醫(yī)院工作的特殊性和檔案基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)落伍等問(wèn)題，以致在短時(shí)間內(nèi)還不能完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，由此帶來(lái)查找利用檔案等管理上的短板和困難。本文嘗試從信息檢索的角度來(lái)探討一種過(guò)渡時(shí)期的、新的醫(yī)院信息檢索服務(wù)模式，以高效的檢索方式查找利用復(fù)雜的海量信息，為醫(yī)院管理者、臨床醫(yī)務(wù)人員、科研工作者和患者提供高效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；數(shù)字檔案；檢索系統(tǒng)；過(guò)渡升級(jí)

引言

近年來(lái)，由于醫(yī)院信息化建設(shè)逐步轉(zhuǎn)向以病人為中心的臨床診療、輔助檢查、電子病歷、費(fèi)用結(jié)算、健康檔案等診療和保健系列業(yè)務(wù)活動(dòng)，以及財(cái)務(wù)、藥品、耗材和設(shè)備設(shè)施等行政后勤醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理，以致信息化建設(shè)給醫(yī)院檔案管理由“紙質(zhì)化”向“數(shù)字化”過(guò)渡升級(jí)提出新的要求。本課題嘗試從信息檢索的角度，探討處于過(guò)渡時(shí)期的信息檢索服務(wù)模式，研究醫(yī)院檔案如何由紙質(zhì)檢索系統(tǒng)向數(shù)字檢索系統(tǒng)轉(zhuǎn)型升級(jí)，達(dá)到“新、老”檢索方式無(wú)縫對(duì)接，為以后的檔案管理找明方向，創(chuàng)新工作，促進(jìn)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)，推動(dòng)醫(yī)療檔案高質(zhì)量發(fā)展，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)，提高人們的健康水平。

一、現(xiàn)行醫(yī)院紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案檢索方法優(yōu)劣比較分析

1.檢索工具不同

醫(yī)院紙質(zhì)檔案信息檢索先形成檢索目錄，然后是工作人員根據(jù)用戶需求，利用單一的檢索工具展開(kāi)單項(xiàng)檢索、手工檢索。目前，部分醫(yī)院現(xiàn)有的基建檔案、設(shè)備檔案以及未實(shí)行數(shù)字化管理的文書(shū)檔案、專(zhuān)業(yè)檔案等都是利用手工檢索，是目前醫(yī)院主要的檢索手段；數(shù)字檔案信息資源則借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)，工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)機(jī)檢用戶提出的檢索要求，其檢索方式是自動(dòng)的，并可以實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)、組合式檢索。目前，各醫(yī)院主要有HIS 醫(yī)院信息系統(tǒng) 、住院電子病歷信息管理等系統(tǒng)均具有查詢(xún)和檢索功能。該檢索方法因軟、硬件設(shè)備設(shè)施及人員技術(shù)等問(wèn)題，導(dǎo)致有些醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)用的醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)、運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間未能實(shí)行互聯(lián)互通，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享，造成現(xiàn)有的數(shù)字化管理相對(duì)孤立，特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)、管理較落后的醫(yī)療機(jī)構(gòu)。

2.工作時(shí)效差別大。

紙質(zhì)檔案的手工檢索方法查找時(shí)間長(zhǎng)，查找速度慢，工作效率低，其查準(zhǔn)率、查全率主要取決于前期收集、整理、匯總的檢索信息是否全面、準(zhǔn)確。例如，在未應(yīng)用EMR（電子病歷管理系統(tǒng)）前需查閱紙質(zhì)病歷，工作人員要先根據(jù)病人姓名調(diào)取索引卡，然后根據(jù)索引卡指示到病案架逐一查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，在查找過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)患者“同名同姓”需進(jìn)一步調(diào)取病歷資料展開(kāi)排查、確認(rèn)的現(xiàn)象，增加工作量。而應(yīng)用EMR管理后則通過(guò)機(jī)檢實(shí)現(xiàn)，其檢索速度快、效率高的特點(diǎn)，查全率、查準(zhǔn)率均有所提高。在權(quán)限和職能范圍，數(shù)字檢索還可根據(jù)工作需求隨時(shí)加工補(bǔ)充系統(tǒng)原有信息，管理更加方便。

3.服務(wù)方式不同

紙質(zhì)檔案信息需要依靠檔案工作者才能開(kāi)展檔案查閱，而數(shù)字檔案信息的檢索方法，除了由工作人員開(kāi)展檢索外，用戶變被動(dòng)為主動(dòng)，還可以依照用戶自己的需求，在可公開(kāi)的檔案資料中，在權(quán)限的范圍內(nèi)查找到自己想要的信息。

4.查詢(xún)結(jié)果呈現(xiàn)方式不同

對(duì)于用戶需要檢索的檔案，紙質(zhì)檔案信息檢索結(jié)果以紙張的方式呈現(xiàn)給用戶，利用時(shí)需摘抄或復(fù)印，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。比如，患者本人或者委托代理人要求復(fù)制或查閱病歷資料時(shí)應(yīng)出示相關(guān)證明材料，醫(yī)療機(jī)構(gòu)依規(guī)定提供服務(wù)。而數(shù)字檔案信息資源檢索到的結(jié)果直接在計(jì)算機(jī)屏幕上呈現(xiàn)，并可打印輸出，方便快捷。

二、醫(yī)院紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案過(guò)渡時(shí)期存在的困難和挑戰(zhàn)

1.醫(yī)療機(jī)構(gòu)工作的特殊性，紙質(zhì)檔案仍占一定的“份額”

醫(yī)院工作人員在診療活動(dòng)和日常管理中形成紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體，用書(shū)寫(xiě)或打印的方式記錄相關(guān)信息，如醫(yī)生開(kāi)具的處方和疾病診斷證明、門(mén)診病歷和住院病歷等，它具有原始性、真實(shí)性，特別是在遇到醫(yī)療糾紛時(shí)，醫(yī)療文書(shū)在舉證過(guò)程中具有相當(dāng)重要的法律效力和法律依據(jù)，這是目前醫(yī)療行業(yè)數(shù)字檔案不可替代的，只能由紙質(zhì)材料的方式去呈現(xiàn)，所以，從目前來(lái)說(shuō)紙質(zhì)檔案還是占有一定優(yōu)勢(shì)，這也是數(shù)字檔案需面臨完善和解決的問(wèn)題。在醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中，診療活動(dòng)、規(guī)范管理推動(dòng)了檔案工作的變化，由于紙質(zhì)檔案數(shù)量不斷增加以及管理人員、科研人員及患者對(duì)相關(guān)紙質(zhì)檔案需求量的要求，紙質(zhì)檔案檢索系統(tǒng)也應(yīng)同時(shí)得到推動(dòng)和發(fā)展，因此，在推進(jìn)高質(zhì)量開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作方面，醫(yī)院檔案的檢索方案是檔案管理人員必須潛心研究的重點(diǎn)課題之一。

2.醫(yī)療業(yè)務(wù)凸顯，數(shù)字檔案比重也隨之快速增長(zhǎng)

近年來(lái)，隨著社會(huì)的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院信息化建設(shè)也得到快速發(fā)展，醫(yī)院在業(yè)務(wù)發(fā)展的過(guò)程中累積了相當(dāng)多的信息數(shù)據(jù)，隨著時(shí)間的推移，數(shù)量越來(lái)越多，形成龐大的知識(shí)庫(kù)，成為醫(yī)院的寶貴財(cái)富。由于當(dāng)前檔案基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施較為落后，檔案管理人才匱乏，管理跟不上的情況下，信息庫(kù)之間的信息是孤立的，相互間沒(méi)有關(guān)聯(lián)，要想查找利用這些海量信息，存在一定的困難，工作人員需要在Lis 、Pacs、Ris等臨床支持系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)、運(yùn)營(yíng)支持系統(tǒng)等不同醫(yī)院信息系統(tǒng)之間展開(kāi)搜索，如查找文本、圖像、視頻等數(shù)字信息，需在各系統(tǒng)中查閱，要面對(duì)不同模式、不同狀態(tài)下的電子資源展開(kāi)目標(biāo)資源查詢(xún)，效率非常低，在一定程度上阻礙醫(yī)院的發(fā)展。誠(chéng)然，開(kāi)發(fā)“中樞式”數(shù)字信息集成檢索體系是檔案管理人員要考慮解決的焦點(diǎn)問(wèn)題。

3.現(xiàn)有的檢索工具落伍，工作效率跟不上用戶需求

目前，醫(yī)院檔案檢索工具主要有以下三種：一是檔案歸檔文件目錄檢索。凡建立有檔案室的醫(yī)院，都能按檔案保管期限表形成《歸檔文件目錄》，登記錄入歸檔的文件，平常需查找檢索文件，主要憑該歸檔目錄展開(kāi)查找利用，但實(shí)施的是單項(xiàng)檢索、手工檢索，查找費(fèi)時(shí)，工作效率低；二是檔案管理軟件檢索。大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)配置了計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件等開(kāi)展管理，以本單位使用的“東軟 SEAS 綜合檔案管理系統(tǒng)? 2014”來(lái)說(shuō)，該軟件使用之初對(duì)檔案管理起到一定的作用，但是使用了近十年，未曾升級(jí)或技術(shù)更新系統(tǒng)，已經(jīng)跟不上醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理的新要求，系統(tǒng)功能跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展需求；三是現(xiàn)場(chǎng)翻找。由于工作缺失，一些未規(guī)范歸入檔案管理的信息資料，需利用時(shí)工作人員憑印象在存放地點(diǎn)翻找，查找利用相當(dāng)困難。所以，單一的、落后的檢索方法已不適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需要，必須推陳出新，更新?lián)Q代。

4.檔案管理軟件功能未盡其用，其檢索系統(tǒng)不能滿足用戶需求

目前，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)所使用的檔案管理軟件系統(tǒng)功能也不少，主要由系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)模塊等組成。系統(tǒng)管理用于對(duì)系統(tǒng)信息的管理和維護(hù)；業(yè)務(wù)管理模塊提供了檔案業(yè)務(wù)管理過(guò)程中所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和模板的管理功能，包括文件管理、預(yù)歸檔管理、檔案管理、全宗管理和檔案利用等內(nèi)容，供檔案管理和檔案利用人員使用；業(yè)務(wù)模塊提供了檔案業(yè)務(wù)中的收集整理、檔案日常管理和信息開(kāi)發(fā)利用的平臺(tái)。但在日常管理中，系統(tǒng)所具備的電子文件歸檔功能操作很少使用，使用較多的主要是目錄錄入歸檔文件，這就等同于歸檔文件目錄的電子版，與傳統(tǒng)的檔案目錄一樣，檔案檢索功能效率較低。

同時(shí)，由于檔案管理軟件不夠系統(tǒng)，在檢索檔案時(shí)，大多認(rèn)為通過(guò)軟件檔案檢索更煩瑣，不是進(jìn)入檔案管理軟件系統(tǒng)展開(kāi)檢索，而是直接在歸檔文件目錄中查找。此外，有些系統(tǒng)沒(méi)有具備全文檢索功能，缺乏對(duì)多種格式文件的提取，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的快速檢索及文件主要內(nèi)容的瀏覽，降低了檔案信息化工作中的信息應(yīng)用效率。所以，針對(duì)上述問(wèn)題，還需在完善檔案管理系統(tǒng)的配置和加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)上下功夫。

三、醫(yī)院紙質(zhì)檢索系統(tǒng)如何向數(shù)字檢索系統(tǒng)過(guò)渡轉(zhuǎn)型升級(jí)

1.將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案

數(shù)字檔案信息資源開(kāi)發(fā)是檔案工作者借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)相互融合，對(duì)已收集掌握的紙質(zhì)檔案信息資源收集、整理、加工成數(shù)字檔案。比如，在醫(yī)療活動(dòng)中書(shū)寫(xiě)、印刷形成的紙質(zhì)檔案可以經(jīng)過(guò) OCR（光學(xué)字符識(shí)別）加工識(shí)別得到數(shù)字文本檔案。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理者可以借鑒數(shù)字檔案信息開(kāi)發(fā)利用的做法，將原有的紙質(zhì)檔案，如紙質(zhì)病歷、活動(dòng)報(bào)表、科研資料、建院活動(dòng)記錄等，通過(guò)數(shù)字化處理加工成數(shù)字檔案，并將其文件目錄檢索工具錄入檔案管理系統(tǒng)，形成數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)提供給用戶使用。還有就是一些較常見(jiàn)的圖像、圖紙等信息資源，可以由掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備設(shè)施輸入信息，再通過(guò)計(jì)算機(jī)展開(kāi)分析、處理形成數(shù)字圖像檔案。通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)化原有的紙質(zhì)檔案，對(duì)歷史檔案管理的一種技術(shù)彌補(bǔ)的同時(shí)，也是高質(zhì)量發(fā)展檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

2.完善更新檔案管理軟件，做好延續(xù)檔案管理

由于現(xiàn)有的檔案管理軟件使用已久，未曾升級(jí)或更新，在計(jì)劃購(gòu)置新版本軟件時(shí)，應(yīng)組織人員多方論證，考量新版軟件參數(shù)配置必須更切合醫(yī)院檔案管理的相關(guān)要求，要求功能更全面，操作更方便，查找更快捷，工作更高效。同時(shí)，使用的新版本軟件一定要保持與舊版本數(shù)據(jù)的延續(xù)性、一致性和共享性，要充分考慮原有存量系統(tǒng)的整合對(duì)接，不能影響原有檔案的原始性、真實(shí)性和完整性，要考慮業(yè)務(wù)的協(xié)同發(fā)展，采取必要的管理和技術(shù)確保新系統(tǒng)安全合規(guī)建設(shè)、穩(wěn)定運(yùn)行。由此可見(jiàn)，完善更新檔案管理軟件，是醫(yī)院在檔案管理工作中的一項(xiàng)重要措施，也是高質(zhì)量開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)。

3.注意手檢與機(jī)檢的銜接，發(fā)揮傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，做好開(kāi)拓創(chuàng)新

手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方法各有優(yōu)勢(shì)，數(shù)字檢索工具是傳承于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案檢索工具，發(fā)展于書(shū)本型檢索工具，是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)在分類(lèi)、收藏、索引方面實(shí)現(xiàn)傳遞和共享，紙質(zhì)檔案信息手工檢索與數(shù)字檔案信息檢索技術(shù)是時(shí)代發(fā)展、人類(lèi)進(jìn)步的標(biāo)桿。所以，醫(yī)療機(jī)構(gòu)要結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，秉承原有的檔案優(yōu)勢(shì)，做好傳承和銜接，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，是高質(zhì)量發(fā)展檔案事業(yè)的基礎(chǔ)保障。

4.統(tǒng)一檢索方案，做好過(guò)渡升級(jí)檢索架構(gòu)設(shè)計(jì)

目前，醫(yī)院迫切需要制定一套完善的、針對(duì)當(dāng)前過(guò)渡時(shí)期的數(shù)字資源檢索系統(tǒng)方案，其旨在為醫(yī)院管理者、臨床醫(yī)務(wù)人員、科研工作者和患者提供高效的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確、全面的信息檢索，解決利用者在海量、多系統(tǒng)、多模態(tài)下的信息查詢(xún)檢索，解決多點(diǎn)查找、查詢(xún)困難等諸多難題。針對(duì)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，要從原始信息采集、信息分析、知識(shí)庫(kù)存取、查找利用服務(wù)等方面，提出醫(yī)院在過(guò)渡轉(zhuǎn)型升級(jí)的數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案（見(jiàn)下圖）。新的檢索方法能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于醫(yī)院的信息統(tǒng)一查詢(xún)、科學(xué)管理。

四、總結(jié)

1.不斷完善數(shù)字檔案信息的檢索方法

通過(guò)比對(duì)了解了紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案檢索方法的優(yōu)劣，總結(jié)得出紙質(zhì)檔案信息檢索方法太過(guò)落后，不能緊跟時(shí)代步伐，面對(duì)日漸增多的檔案信息，想要快速、完整地檢索出檔案信息，需要一個(gè)更加快捷、方便及高效的數(shù)字檔案信息檢索手段，以取代紙質(zhì)檔案信息的檢索方法。

2.不斷開(kāi)發(fā)利用好數(shù)字檔案

在信息大爆炸的今天，人們不斷增加對(duì)于數(shù)字檔案信息的需求，在日常工作中要注重原始積累，可利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)掃描、整理、加工紙質(zhì)資料，并存儲(chǔ)在數(shù)字檔案信息庫(kù)中，利用計(jì)算機(jī)軟件生成的數(shù)字檔案信息，方便日后的管理和利用，打破原始紙質(zhì)檔案信息管理落后的局限性。

3.不斷提高檔案管理工作效率

在數(shù)字檔案信息資源管理中，數(shù)字檔案信息的檢索方法主要有搜索引擎、數(shù)據(jù)庫(kù)檢索、Windows XP 的檢索系統(tǒng)等，因?yàn)檫@些檢索方法都需要檔案工作者熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，達(dá)到快速檢索數(shù)字檔案信息的目的，所以，檔案工作者要緊跟形勢(shì)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，創(chuàng)新工作方法，完善管理手段，提高工作效率。

4.不斷完善安全保密防范措施

與紙質(zhì)文件檔案相比，數(shù)字檔案在利用中最突出的問(wèn)題是信息安全與防范。數(shù)字檔案可在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的終端上查閱，用戶可以查閱本人權(quán)限之內(nèi)的數(shù)字檔案，但如需查閱超越權(quán)限的數(shù)字檔案須經(jīng)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，并遵守保密規(guī)定，數(shù)字檔案未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得私自復(fù)制、拷貝、修改或轉(zhuǎn)送，這些工作都要有明確的管理規(guī)定，制定相關(guān)管理制度?？傊诠芾碇薪?zhuān)門(mén)的數(shù)字檔案查找利用制度，既要方便查閱利用，又要保證安全，還應(yīng)采用先進(jìn)的防火墻技術(shù)，按要求在做好醫(yī)院信息系統(tǒng)的安全等級(jí)保護(hù)的同時(shí)，檔案管理員還要開(kāi)展正常的維護(hù)和管理。

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（作者單位：梅州市梅縣區(qū)婦幼保健院）