關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)化助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理的思考

摘 要：基建檔案管理作為基建管理的重要環(huán)節(jié)，是基建工程的有機(jī)組成部分，直接反映基建工程質(zhì)量的好壞，決定整個(gè)基建工程能否順利完成。本文對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理存在的主要問(wèn)題進(jìn)行探討及原因剖析，并提出了標(biāo)準(zhǔn)化助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理的相關(guān)措施，旨在推動(dòng)基建檔案管理的規(guī)范化，提升基建檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：基建檔案，管理，標(biāo)準(zhǔn)化

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.01.021

Thoughts on Standardization Improving the Infrastructure Archives Management of Government Institutions

WEI Gui-Hua

（Xiamen Institute of Standardization）

Abstract： As an important part of infrastructure management， infrastructure archives management is a key factor to promote the sound development of infrastructure projects and determine whether the entire infrastructure projects can be completed smoothly. This paper discusses the main problems in the management of infrastructure archives in government institutions and analyzes the reasons， then puts forward relevant measures to improve the management of archives in government institutions through standardization， aiming to promote the standardization of infrastructure archives management and improve the quality of infrastructure archives management.

Keywords： infrastructure archives， management， standardization

基建檔案指在基建工程施工從開(kāi)始到驗(yàn)收項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中形成的文字、圖表、音像、實(shí)物等形式的文件資料[1]，遵循一定的管理原則、管理要求，由建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門(mén)及參建單位將辦理完畢且具有保存價(jià)值的項(xiàng)目文件資料經(jīng)鑒定、整理并歸檔，移交給建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)的過(guò)程。機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理大部分抽調(diào)人員，對(duì)相關(guān)文件實(shí)施管理。由于基建檔案管理工作的復(fù)雜性及相關(guān)管理人員的特殊性，機(jī)關(guān)事業(yè)基建檔案工作長(zhǎng)期存在著諸多的問(wèn)題，開(kāi)展機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，對(duì)有效實(shí)施機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建工程具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理主要問(wèn)題及原因分析

目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案收集、整理、歸檔等管理過(guò)程中主要存在以下問(wèn)題。

1.1 資源配備不足

機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建工作重點(diǎn)關(guān)注工程進(jìn)度、質(zhì)量、資金落實(shí)等方面，對(duì)基建檔案的收集、整理、歸檔等管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)基建檔案管理缺乏一定的有力支持[2]。在人力資源方面，工作職責(zé)和崗位要求不明確，基建檔案管理部門(mén)在工作上力不從心[3]；在財(cái)政方面，缺乏利用計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等現(xiàn)代管理手段完善、提高基建檔案管理質(zhì)量的認(rèn)識(shí)和投入；在制度建設(shè)方面，管理制度不健全、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)容不充分、操作性不強(qiáng)，過(guò)程控制、監(jiān)督考核標(biāo)準(zhǔn)缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)性、合理性。

1.2 管理漏洞多

目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理大部分是基于紙質(zhì)文件的記錄和人工操作[4]，這種傳統(tǒng)的管理方式雖然操作比較簡(jiǎn)單，但檔案的格式、編號(hào)、內(nèi)容等的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性都存在一定的不足。有的基建檔案未完全融入項(xiàng)目建設(shè)，項(xiàng)目文件過(guò)程管理，包括項(xiàng)目形成文件、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過(guò)程控制存在明顯瑕疵；有的檔案字跡潦草，圖紙涂改多次辨認(rèn)不清，簽字及蓋章手續(xù)不完備，無(wú)法滿(mǎn)足耐久性要求；有的項(xiàng)目文件未按形成階段、專(zhuān)業(yè)、內(nèi)容等特征進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，組卷不合理，卷內(nèi)文件印件及定稿、正件及附件、復(fù)文及來(lái)文、文字及圖樣的排序零亂，有的案卷編目混亂不利于保管和利用等。

1.3 人員素質(zhì)有很大提升空間

現(xiàn)階段有些基建檔案管理人員對(duì)崗位職責(zé)認(rèn)識(shí)不清，有些人工作經(jīng)驗(yàn)不足[5]，或未掌握必要的專(zhuān)業(yè)崗位知識(shí)，不能勝任現(xiàn)代基建檔案管理要求，有的檔案交接時(shí)不完善，導(dǎo)致基建檔案遺失或沒(méi)有交接到位，檔案收集不全、歸檔質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題層出不窮。究其原因有二個(gè)方面，一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建項(xiàng)目檔案人員通常多為兼職，且人員流動(dòng)頻繁。另一方面，基建檔案具有鮮明的專(zhuān)業(yè)性，內(nèi)容面大量廣且工作環(huán)境復(fù)雜，檔案收集、整理、歸檔的周期長(zhǎng)。因此要做好基建檔案工作，對(duì)相應(yīng)崗位的人員提出了很高的要求：不僅應(yīng)具有檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，還必須具備一定的建筑施工工程專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握基建項(xiàng)目施工各階段的環(huán)節(jié)、流程、基本術(shù)語(yǔ)等，同時(shí)還應(yīng)有良好的溝通交流能力，以便與建設(shè)單位、參建單位更好地溝通。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理質(zhì)量提升的主要途徑

標(biāo)準(zhǔn)化是在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)及管理等社會(huì)實(shí)踐中，對(duì)重復(fù)性事物和概念通過(guò)制定、發(fā)布、貫徹標(biāo)準(zhǔn)而取得最佳秩序和社會(huì)效率的全過(guò)程。標(biāo)準(zhǔn)作為人類(lèi)賴(lài)以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，是人類(lèi)文明進(jìn)步的成果展現(xiàn)[6]。為了提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理質(zhì)量，滿(mǎn)足基建檔案的需求，應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)和本單位實(shí)際情況，建議運(yùn)用以下的標(biāo)準(zhǔn)化手段及措施。

2.1 有序推進(jìn)基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的編制

制定標(biāo)準(zhǔn)是標(biāo)準(zhǔn)化工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)綜合考慮基建項(xiàng)目和基建檔案的管理要求，結(jié)合檔案需求及其自身特點(diǎn)等，形成適用于本單位的基建檔案管理機(jī)制，明確組織機(jī)構(gòu)、管理制度、崗位職責(zé)、過(guò)程控制、過(guò)程質(zhì)量評(píng)估及改進(jìn)等內(nèi)容，為本單位、相關(guān)部門(mén)、相關(guān)人員開(kāi)展基建檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作提供依據(jù)。其次構(gòu)建涵蓋管理標(biāo)準(zhǔn)、崗位標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)的基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。接著，遵循相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按照職責(zé)明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，編制項(xiàng)目文件管理、檔案管理的制度、規(guī)范、程序。在項(xiàng)目文件管理方法中，明確項(xiàng)目文件管理流程、文件格式、編號(hào)、歸檔要求，規(guī)定竣工圖的編制單位、編制要求、審查流程和責(zé)任，確定照片、音頻文件攝錄的責(zé)任主體、階段、節(jié)點(diǎn)、部位、內(nèi)容、技術(shù)參數(shù)等。在檔案管理規(guī)范方面，制定項(xiàng)目檔案管理辦法，明確檔案分類(lèi)方案、歸檔范圍、檔案保管期限表、整理編目細(xì)則等。同時(shí)，還應(yīng)制定機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)以及檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作指南、檔案數(shù)字化工作指南等。必要時(shí)對(duì)這些管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行修訂完善。

2.2 加快推進(jìn)基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)落地實(shí)施

實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化目的的重要環(huán)節(jié)。落實(shí)基建檔案管理責(zé)任制，確保管理標(biāo)準(zhǔn)、崗位標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行。除了匯總整理、提交檔案外，作業(yè)人員應(yīng)以書(shū)面簽章的形式確保檔案的完整、真實(shí)、詳盡，使基建檔案記錄可追溯。另一方面，隨著計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化的建設(shè)深入到社會(huì)建設(shè)的各個(gè)層面，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理系統(tǒng)要求基建檔案管理人員要按照標(biāo)準(zhǔn)形成電子數(shù)據(jù)，上傳數(shù)字化的檔案信息。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)搭建基建檔案信息管理系統(tǒng)或在原有的綜合管理信息化平臺(tái)[2]上搭建基建檔案信息管理模塊，為其基建檔案管理數(shù)字化工作的開(kāi)展提供技術(shù)支持。通過(guò)將建設(shè)過(guò)程中形成的項(xiàng)目文件資料以文字、圖片、視頻等為基礎(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行規(guī)范化整理，形成標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整、翔實(shí)、規(guī)范，并建立相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化和共享應(yīng)用，提高管理和應(yīng)用效率。

2.3 強(qiáng)化基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)督

標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施監(jiān)督是主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和管理標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)的重要手段。應(yīng)開(kāi)展績(jī)效考評(píng)工作，圍繞機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案收集、整理、歸檔全過(guò)程，重點(diǎn)圍繞機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案的工作機(jī)制建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施情況、過(guò)程檔案控制及最終質(zhì)量結(jié)果四個(gè)方面展開(kāi)考核，建立評(píng)價(jià)指標(biāo)體系、明確指標(biāo)及權(quán)重，依據(jù)策劃開(kāi)展綜合績(jī)效評(píng)價(jià)，將基建上檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施責(zé)任與個(gè)體關(guān)注的薪資、福利等切身利益績(jī)效考核相結(jié)合，使基建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理成為一種義務(wù)，以推動(dòng)基建檔案管理質(zhì)量提升。

2.4 夯實(shí)基建檔案管理人才隊(duì)伍

人才是事業(yè)發(fā)展的根基。機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視基建檔案的管理，及時(shí)配備專(zhuān)職且具備相應(yīng)專(zhuān)業(yè)能力和個(gè)人素質(zhì)的基建檔案管理人員。在個(gè)人素養(yǎng)上，應(yīng)熱愛(ài)本職工作，具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，明確責(zé)任落實(shí)機(jī)制，及時(shí)把握機(jī)關(guān)事業(yè)單位工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)資料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)、有序、妥善地核對(duì)、收集、確認(rèn)、歸納、保管、分類(lèi)等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修改、糾正、解決、上報(bào)[7]；在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)上，能熟練掌握基建檔案收集、整理、歸檔的標(biāo)準(zhǔn)有效的操作方法，熟悉基建工程施工流程；在培訓(xùn)方面，應(yīng)適時(shí)參加基建項(xiàng)目管理、檔案管理相關(guān)的繼續(xù)教育培訓(xùn)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確地甄別篩選、數(shù)據(jù)處理，掌握基建管理工作的新技能新技巧，能科學(xué)、及時(shí)、準(zhǔn)確地開(kāi)展基建檔案管理工作，為項(xiàng)目檢查、竣工驗(yàn)收及檔案的開(kāi)發(fā)利用提供有力支撐；在人員意識(shí)方面，應(yīng)培養(yǎng)基建檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，實(shí)施較為系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)培訓(xùn)，提高基建檔案相關(guān)管理人員開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化工作的能力，掌握標(biāo)準(zhǔn)化的原理和方法，在基建檔案收集、整理、歸檔控制、質(zhì)量評(píng)估及改進(jìn)等過(guò)程導(dǎo)入標(biāo)準(zhǔn)化管理，為檔案規(guī)范化、數(shù)字化、精細(xì)化管理提供標(biāo)準(zhǔn)化支撐。

3 結(jié) 語(yǔ)

時(shí)代的發(fā)展、科技的進(jìn)步對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理工作提出了更高的要求。更新觀(guān)念，加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題進(jìn)行實(shí)時(shí)的調(diào)查研究，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)從制定標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)化手段及夯實(shí)人才隊(duì)伍等方面入手，最大化發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化工作的力量，增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化的引領(lǐng)與支撐作用，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位基建檔案管理提升保駕護(hù)航。

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作者簡(jiǎn)介

魏貴華，大專(zhuān)，技師，主要從事基建檔案管理工作。

（責(zé)任編輯：張佩玉）