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    信息化視角下地方高校財(cái)務(wù)報(bào)銷現(xiàn)狀與優(yōu)化探索

    2023-11-12 17:06:09吳嫣然
    關(guān)鍵詞:高校財(cái)務(wù)信息化

    摘 要:高校財(cái)務(wù)信息化是高校財(cái)務(wù)管理的重要組成部分,財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)尤其離不開信息化的支持。隨著《會計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃(2021—2025 年)》的發(fā)布,今后高校財(cái)務(wù)將在信息化建設(shè)、業(yè)財(cái)融合方面進(jìn)一步深化發(fā)展。本文以湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院為例,將學(xué)校財(cái)務(wù)信息化歷程分為三個(gè)階段,并對每個(gè)階段的發(fā)展歷程進(jìn)行探討和研究,針對當(dāng)前高校財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化面臨的難點(diǎn)及不足提出打造智能化報(bào)銷平臺、深入開展高校信息化業(yè)財(cái)融合等優(yōu)化措施。

    關(guān)鍵詞:高校財(cái)務(wù);信息化;財(cái)務(wù)報(bào)銷

    自2015年8月國務(wù)院提出《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》以來,國家將進(jìn)一步深化教育體制改革,推進(jìn)我國高等教育現(xiàn)代化發(fā)展提升到一個(gè)新的戰(zhàn)略高度。隨著“雙一流”建設(shè)的快速發(fā)展,各高校教育經(jīng)費(fèi)投入持續(xù)增加,高校經(jīng)費(fèi)來源與支出日益多樣化,伴隨經(jīng)費(fèi)收支而產(chǎn)生的高校財(cái)務(wù)管理問題更加復(fù)雜多樣。為進(jìn)一步提升經(jīng)費(fèi)使用效率、改善經(jīng)費(fèi)使用效果、提高經(jīng)費(fèi)使用產(chǎn)出,信息化技術(shù)越來越廣泛地應(yīng)用于高校財(cái)務(wù)管理全過程,極大地提高了財(cái)務(wù)管理的效率,減輕了財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)。2021年12月,財(cái)政部印發(fā)《會計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃(2021—2025年)》(財(cái)會〔2021〕36號),規(guī)劃中指出,要推進(jìn)會計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,支撐會計(jì)職能拓展,推動會計(jì)信息化工作向更高水平邁進(jìn);2022年10月,習(xí)近平總書記在中國共產(chǎn)黨第二十次全國代表大會上所作的報(bào)告中提出,到二〇三五年,基本實(shí)現(xiàn)信息化,建成教育強(qiáng)國等總體目標(biāo)。通過加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè),從而提升高校財(cái)務(wù)報(bào)銷效率,提高高校財(cái)務(wù)管理水平,持續(xù)深化科研經(jīng)費(fèi)“放管服”工作,保障經(jīng)費(fèi)的合理高效使用是大勢所趨。

    一、湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化現(xiàn)狀

    湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化起步較晚,報(bào)銷人員長期受到手工填單煩瑣、領(lǐng)導(dǎo)審批難、長期現(xiàn)場排隊(duì)等報(bào)銷弊端的困擾;另一方面,隨著學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展,經(jīng)費(fèi)支出金額日益增多,尤其是科研經(jīng)費(fèi)的不斷增長,各項(xiàng)報(bào)銷政策日益嚴(yán)格,財(cái)務(wù)報(bào)銷的業(yè)務(wù)數(shù)量和業(yè)務(wù)的復(fù)雜性也與日俱增。隨著2019年《政府會計(jì)制度》改革落地,事業(yè)單位會計(jì)核算發(fā)生了重大變化,“雙功能”“雙基礎(chǔ)”“雙報(bào)告”的核算模式對會計(jì)人員賬務(wù)處理提出了更高更復(fù)雜的要求。之前傳統(tǒng)的報(bào)銷模式已經(jīng)無法滿足學(xué)校“雙一流”建設(shè)、“高質(zhì)量”發(fā)展的目標(biāo),財(cái)務(wù)信息化建設(shè)迫在眉睫,自2018年起,網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)等一系列信息化手段應(yīng)運(yùn)而生。

    本文選取學(xué)校2016—2022年的預(yù)算支出數(shù)、憑證數(shù)、憑證筆數(shù)三項(xiàng)指標(biāo)作為業(yè)務(wù)量衡量指標(biāo),詳見圖1(已剔除因政府會計(jì)雙分錄產(chǎn)生的憑證筆數(shù)重復(fù)影響):

    2016年以來,隨著人員經(jīng)費(fèi)、建設(shè)經(jīng)費(fèi)等支出增多,學(xué)校預(yù)算支出逐年增長,2016年預(yù)算支出執(zhí)行數(shù)僅為38091.49萬元,至2022年,預(yù)算支出執(zhí)行數(shù)達(dá)到了89240.38萬元,預(yù)算支出執(zhí)行數(shù)已經(jīng)翻倍,支出數(shù)的增長帶來了業(yè)務(wù)量的大量增長,憑證量和憑證筆數(shù)也同步大幅增長,2019年起,憑證量突破4000筆,由于政府會計(jì)制度需要以雙分錄做賬,2019年后的憑證筆數(shù)剔除因政府會計(jì)雙分錄的重復(fù)影響,也突破了50000筆,雖然2020—2022年這三年期間,受新冠疫情的影響,憑證數(shù)及憑證筆數(shù)略有波動,但是總的上升趨勢已不可逆。

    由此可見,自2018年起,在業(yè)務(wù)量大幅增長之時(shí),財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)開始試運(yùn)行網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)恰逢其時(shí),隨后每年對系統(tǒng)進(jìn)行各項(xiàng)升級完善。本文綜合分析多項(xiàng)因素,并結(jié)合財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化各項(xiàng)措施時(shí)間線,將湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院財(cái)務(wù)信息化發(fā)展分為以下三個(gè)階段。

    第一階段:2018年以前,這一階段的報(bào)銷業(yè)務(wù)還處于電算化時(shí)代,報(bào)銷人員手工填寫相應(yīng)的項(xiàng)目與金額,并在線下找領(lǐng)導(dǎo)面簽審核,財(cái)務(wù)人員使用單機(jī)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行手工錄入制證,財(cái)務(wù)信息化還處在初級階段,只能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)部的信息共享,既不能與其他部門實(shí)現(xiàn)信息直聯(lián)共享,也無法連接報(bào)銷端與審批端。一次報(bào)銷業(yè)務(wù)需要報(bào)銷人跑多個(gè)部門辦理,要提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率,推行財(cái)務(wù)信息化手段勢在必行。

    第二階段:2018—2022年,由于業(yè)務(wù)量的大量增長,如何提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)各科室、各部門的信息互聯(lián)共享、業(yè)財(cái)融合已經(jīng)成為擺在面前的一大難題,財(cái)務(wù)信息化顯然是解決這一問題的重要手段。筆者梳理了學(xué)校財(cái)務(wù)處近年來推出的各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息化舉措,如圖2。

    從2018年4月開通國庫柜面電子支付,6月開始試運(yùn)行網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng),此后每年都針對財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化進(jìn)行功能的補(bǔ)充和完善。一方面財(cái)務(wù)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行了打通,國庫柜面電子支付、微信公眾號、銀校直聯(lián)等系統(tǒng)功能的開通使財(cái)務(wù)軟件制單所需的信息能實(shí)現(xiàn)自動提取,制單后的信息能直接推送給國庫與網(wǎng)銀,報(bào)銷人基本不再需要在報(bào)銷后再多跑一趟將付款憑證投遞給銀行;另一方面,報(bào)銷人在進(jìn)行報(bào)銷活動時(shí),可以在系統(tǒng)中提前了解各項(xiàng)項(xiàng)目額度,避免在報(bào)銷時(shí)報(bào)銷金額少于可用額度的情況發(fā)生。通過線上審批功能,實(shí)現(xiàn)無接觸式審批,提高審批效率,實(shí)現(xiàn)“信息多跑路、人員少跑路”的目標(biāo)。2022年以來,財(cái)務(wù)處陸續(xù)實(shí)現(xiàn)了和資產(chǎn)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)部分功能的對接,使人員信息、資產(chǎn)信息等能夠?qū)崿F(xiàn)跨部門共享,以上種種信息化手段進(jìn)一步提高了財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的準(zhǔn)確性、時(shí)效性,體現(xiàn)了《會計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃(2021—2025)》業(yè)財(cái)融合程度逐步加強(qiáng),提升了單位經(jīng)營管理水平的信息化工作成果。

    第三階段:2023年以后,湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院將繼續(xù)推進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺的建設(shè),后期陸續(xù)嘗試自助投單機(jī)、單據(jù)物流系統(tǒng)等,并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與科研系統(tǒng)等其他部門的系統(tǒng)繼續(xù)對接,從而使財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺進(jìn)一步智能化,以提升財(cái)務(wù)管理水平,實(shí)現(xiàn)新時(shí)期財(cái)務(wù)對高校發(fā)展的支撐作用。根據(jù)《會計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃(2021—2025)》的文件精神,通過會計(jì)信息的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化建設(shè),推動學(xué)校深入開展業(yè)財(cái)融合,充分運(yùn)用各類信息技術(shù),提升數(shù)據(jù)治理水平,提升內(nèi)部控制水平。

    二、財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化存在的難點(diǎn)與不足

    (一)學(xué)校財(cái)務(wù)信息化資金投入不足

    財(cái)務(wù)信息化的更新與優(yōu)化是提高高校財(cái)務(wù)管理工作效率、準(zhǔn)確性,并有效推動高校業(yè)財(cái)融合,進(jìn)一步服務(wù)高校各項(xiàng)規(guī)劃建設(shè)的關(guān)鍵一步。根據(jù)教育部公布的數(shù)據(jù),截至2022年5月31日,全國高等學(xué)校數(shù)量總計(jì)3013所,與針對企業(yè)財(cái)務(wù)軟件的市場相比,高校財(cái)務(wù)軟件市場規(guī)模較小,整個(gè)行業(yè)缺少規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng),因此高校財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商對軟件的投入動力不足,軟件更新較慢,使得高校財(cái)務(wù)信息化水平與企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的水平相距甚遠(yuǎn),難以滿足高校信息化改革的迫切需要。另一方面,湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院作為地方省屬高校,學(xué)校發(fā)展資金投入由地方財(cái)政負(fù)擔(dān),受限于地方財(cái)政狀況及高校自身的產(chǎn)學(xué)研水平,學(xué)校年度預(yù)算規(guī)模目前不到10億元,對財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的投入相對有限。眾所周知,要想財(cái)務(wù)信息化能跟上信息技術(shù)的發(fā)展,在硬件設(shè)備維護(hù)、軟件更新,應(yīng)用功能的拓展等方面都需要資金支持,才能確保財(cái)務(wù)信息化發(fā)揮出應(yīng)有的功能和作用。如果因?yàn)橘Y金投入不足使得財(cái)務(wù)信息化體系缺乏維護(hù)而影響正常使用,將會嚴(yán)重影響到財(cái)務(wù)管理工作的正常開展和工作效率的提升。

    (二)學(xué)校財(cái)務(wù)信息化人才儲備不足

    高校財(cái)務(wù)信息化的推進(jìn)發(fā)展離不開高素質(zhì)信息技術(shù)人才,只有專業(yè)信息化人才的助力,高校信息化建設(shè)才能更好地與高校各項(xiàng)發(fā)展相適應(yīng)相契合,充分發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)。但是高校普遍面臨著財(cái)務(wù)信息化人才儲備不足的問題。以湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院為例,財(cái)務(wù)處現(xiàn)有職工22名,基本都是財(cái)務(wù)會計(jì)類專業(yè)畢業(yè),沒有專業(yè)為信息管理類的職工,財(cái)務(wù)信息化的管理維護(hù)等工作只有一兩位會計(jì)人員兼職負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)人員雖然對財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)管理等工作有著豐富的經(jīng)驗(yàn),但是在財(cái)務(wù)信息化方面仍需要時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)和探索,缺乏較高的信息化素養(yǎng)。尤其是近年來財(cái)務(wù)信息化腳步加快,伴隨政府會計(jì)制度的落地,政策與信息系統(tǒng)的同時(shí)更新對會計(jì)人員信息化知識和應(yīng)用是一個(gè)巨大的考驗(yàn),每次出現(xiàn)相關(guān)問題,只能求助于負(fù)責(zé)信息化工作的同事,對財(cái)務(wù)工作效率有不小的影響。但若招聘單獨(dú)的信息化人員,又會由于缺乏財(cái)務(wù)知識基礎(chǔ),在信息化建設(shè)過程中無法將財(cái)務(wù)各項(xiàng)工作內(nèi)容嵌入到信息系統(tǒng)中,影響財(cái)務(wù)信息化質(zhì)量。與此同時(shí),由于各學(xué)校都有自己的個(gè)性化需求,因此財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)信息化的人員在與供應(yīng)商溝通過程中需要實(shí)現(xiàn)功能的定制化,這也對財(cái)務(wù)人員的信息化能力提出了更高的要求,因此培養(yǎng)復(fù)合型財(cái)務(wù)信息化人員迫在眉睫。

    (三)學(xué)校財(cái)務(wù)信息化頂層設(shè)計(jì)不足

    各大高校都已經(jīng)充分認(rèn)識到開展信息化建設(shè)對學(xué)校長期發(fā)展的關(guān)鍵作用,但大多數(shù)高校在進(jìn)行信息化建設(shè)的規(guī)劃中缺乏科學(xué)性、全面性。在湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院財(cái)務(wù)信息化建設(shè)初期,主要解決的是手工填單、面對面審批帶來的流程煩瑣及報(bào)銷準(zhǔn)確度不高的問題,通過系統(tǒng)填單、線上審批解決了這一部分報(bào)銷的問題,之后由于對收入繳稅的準(zhǔn)確度的要求,又陸續(xù)推出了收入申報(bào)系統(tǒng);為了讓教職工少跑銀行推出了銀校直聯(lián)等功能,可見財(cái)務(wù)信息化的每一步改進(jìn),都解決了財(cái)務(wù)管理過程中的一部分痛點(diǎn),但是我們也要看到,信息化建設(shè)由于缺少合理的規(guī)劃,都是在建設(shè)過程中,發(fā)現(xiàn)了問題,再上線相應(yīng)的系統(tǒng),或者軟件供應(yīng)商推出了新的功能再進(jìn)行功能的更新,建設(shè)過程碎片化現(xiàn)象嚴(yán)重。再者,財(cái)務(wù)信息化的最終目的是提升財(cái)務(wù)管理能力,從而更好地為學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供支撐保障作用,即我們需要向業(yè)財(cái)融合方向努力,由于頂層設(shè)計(jì)的缺失,各部門的系統(tǒng)往往各自采購,軟件開發(fā)商不同,軟件建設(shè)階段不一,財(cái)務(wù)系統(tǒng)要與科研、人事、教務(wù)等部門系統(tǒng)對接困難重重,這就嚴(yán)重阻礙了業(yè)財(cái)融合目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),無法站在長遠(yuǎn)規(guī)劃的角度,來考慮財(cái)務(wù)信息化對學(xué)校業(yè)務(wù)發(fā)展提供的保障與支持??上驳氖牵?022年以來,財(cái)務(wù)系統(tǒng)先后實(shí)現(xiàn)了與資產(chǎn)等部門的部分功能對接,為接下來的校內(nèi)各信息系統(tǒng)的全面交互開了一個(gè)好頭。

    三、財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化的優(yōu)化建議

    (一)打造智能化財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺

    前文提到湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化將進(jìn)入第三個(gè)階段,在這一階段,學(xué)校將繼續(xù)推進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺的建設(shè),對內(nèi)完善財(cái)務(wù)報(bào)銷相關(guān)功能,對外加強(qiáng)與其他部門的信息共享,從而打造一個(gè)更加智能化的財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺。具體來說,現(xiàn)有的財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺還有許多功能上的不足,比如面對日益增多的電子發(fā)票,每一張都需要財(cái)務(wù)人員手工掃描判斷是否重復(fù),浪費(fèi)了大量人力和時(shí)間,這一點(diǎn)在未來通過OCR技術(shù)直接掃描發(fā)票進(jìn)行自動識別驗(yàn)證將得到解決;再者通過智能差旅平臺對接教職工的差旅需求,自動將相關(guān)的車票、住宿等信息導(dǎo)入到報(bào)銷系統(tǒng),免去了人工填寫的煩瑣,并可在報(bào)銷系統(tǒng)中嵌入智能預(yù)警系統(tǒng),當(dāng)出現(xiàn)超標(biāo)出差、差旅時(shí)間矛盾等問題時(shí),第一時(shí)間系統(tǒng)自動識別預(yù)警,財(cái)務(wù)人員僅需對特殊情況進(jìn)行審核,進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。同時(shí)將問題前置,通過智能問答平臺,常見問題即可在微信公眾號等渠道得到答案,問題庫隨政策變化實(shí)時(shí)更新,避免報(bào)銷人員在報(bào)銷時(shí)因?yàn)榍捌趯ο嚓P(guān)問題不了解而被退單。通過打造智能化財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺,進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)流程智能化、自動化水平,提高財(cái)務(wù)工作效率,將財(cái)務(wù)人員解放出來投入到附加值更高的財(cái)務(wù)管理工作。

    (二)深入開展高校信息化業(yè)財(cái)融合

    高校應(yīng)將信息化整體建設(shè)、開展高校業(yè)財(cái)融合上升到戰(zhàn)略角度來重視。從學(xué)校層面加強(qiáng)信息化平臺的頂層設(shè)計(jì)規(guī)劃,避免各部門信息孤島的問題。由于各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)并不相同,信息化建設(shè)進(jìn)程也不一致,要真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門與其他業(yè)務(wù)部門的“業(yè)財(cái)融合”,需將財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)對接人事、科研等其他業(yè)務(wù)部門的系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)信息的共通共享,目前湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)已與多個(gè)部門打通,部分實(shí)現(xiàn)了上述信息共享的目標(biāo),但是對于擬建設(shè)的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng),應(yīng)與有相應(yīng)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的部門提前溝通對接,避免系統(tǒng)建成后再對接的成本劇增問題。高校信息系統(tǒng)業(yè)財(cái)融合是高校推進(jìn)全面信息化的重要一環(huán),做好各部門信息共享及高校信息系統(tǒng)一體化建設(shè),有利于提高高校各部門的協(xié)同辦公效率,減少信息溝通成本,發(fā)揮財(cái)務(wù)信息化在學(xué)校統(tǒng)籌分析各項(xiàng)數(shù)據(jù)中的作用,提高學(xué)校資金使用效益。

    (三)加強(qiáng)復(fù)合型會計(jì)信息化人才培養(yǎng)

    《會計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃(2021—2025年)》中指出“十四五”期間會計(jì)信息化發(fā)展的主要任務(wù)之一就是加強(qiáng)會計(jì)信息化人才培養(yǎng),繁榮會計(jì)信息化理論。其中各單位要加強(qiáng)復(fù)合型會計(jì)信息化人才培養(yǎng),高等院校要適當(dāng)增加會計(jì)信息化課程內(nèi)容的比重,加大會計(jì)信息化人才培養(yǎng)力度。由此可見,隨著高校財(cái)務(wù)信息化的進(jìn)一步發(fā)展,復(fù)合型信息化人才在財(cái)務(wù)管理中起到的作用至關(guān)重要。對于目前高校財(cái)務(wù)信息化人才匱乏的情況,一方面要招聘對財(cái)務(wù)會計(jì)和信息化都精通的復(fù)合型財(cái)務(wù)人才,另一方面,針對現(xiàn)有的財(cái)務(wù)人員,除了需要不斷學(xué)習(xí)更新財(cái)務(wù)專業(yè)知識以外,對財(cái)務(wù)信息化的各項(xiàng)知識也要提高重視、加強(qiáng)學(xué)習(xí)。還應(yīng)定期開展財(cái)務(wù)人員相關(guān)培訓(xùn),既可以讓財(cái)務(wù)人員對各類信息技術(shù)有所了解,提升信息系統(tǒng)方面的知識基礎(chǔ),也可參加現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)供應(yīng)商開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn),加強(qiáng)對現(xiàn)有信息化體系及具體應(yīng)用知識的掌握。一方面可以更好地服務(wù)廣大師生,另一方面,也有助于財(cái)務(wù)人員從日常財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)中解放出來,進(jìn)一步鍛煉財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析能力,提升財(cái)務(wù)人員的整體素質(zhì),提高整體財(cái)務(wù)管理水平,為財(cái)務(wù)事業(yè)的健康發(fā)展提供保障,更好地為學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃提供決策依據(jù)。

    參考文獻(xiàn):

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    作者簡介:吳嫣然(1990- ),女,湖北武穴人,湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院財(cái)務(wù)處,中級會計(jì)師,碩士,研究方向?yàn)樨?cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)信息化。

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