共建共享視域下檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑分析

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)進入大數(shù)據(jù)時代，共建共享理念逐漸深入人心，檔案工作從傳統(tǒng)以紙質(zhì)文件為主的實體管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案為主的數(shù)字管理模式，檔案數(shù)據(jù)量呈幾何級增長。在此背景下，檔案主管部門緊跟時代潮流，充分結(jié)合數(shù)字化信息技術(shù)優(yōu)勢，盡快實現(xiàn)“存量數(shù)字化，增量電子化”，是當(dāng)今面臨的重要挑戰(zhàn)。本文圍繞共建共享視域下檔案數(shù)字化管理存在問題及優(yōu)化路徑展開分析，對體系建設(shè)、安全建設(shè)、人才建設(shè)、設(shè)施建設(shè)提出改進方法，以期為加快檔案數(shù)字化步伐提供決策參考。

關(guān)鍵詞：共建共享；信息技術(shù)；檔案數(shù)字化

在當(dāng)下，檔案數(shù)字化加工工作在各行各業(yè)正如火如荼地開展。雖然整體數(shù)字化率不斷提升，但硬件設(shè)備缺乏、技術(shù)力量不足、人員水平較差、安全性能較低等問題仍頻頻出現(xiàn)。如何高效完成大量紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高數(shù)字化成果質(zhì)量，有效規(guī)避外包流程中的風(fēng)險，為實現(xiàn)廣大地域內(nèi)檔案資源共建共享提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，是今后檔案事業(yè)發(fā)展的重中之重。

1 共建共享視域下檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢

1.1 滿足海量數(shù)據(jù)存儲需求

在共建共享視域下，檔案數(shù)據(jù)呈幾何級速度增長，并涵蓋大量結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化信息內(nèi)容，數(shù)據(jù)高效整合、科學(xué)規(guī)范管理、共建共享利用需求不斷增長。傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質(zhì)形態(tài)存儲、人工查檔服務(wù)為特征，效率低下，安全風(fēng)險高，難以全面發(fā)揮檔案利用價值。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、計算機網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代新興技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案館藏存量實現(xiàn)數(shù)字化、增量文件實現(xiàn)電子化，在一定程度上緩解了檔案數(shù)據(jù)信息膨脹的問題，進一步拓寬了資源利用新路徑，進而實現(xiàn)高質(zhì)量創(chuàng)新性發(fā)展。

1.2 強化抵抗多方風(fēng)險能力

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)實體，極易導(dǎo)致紙張風(fēng)化、腐蝕、損壞、丟失，一旦遇到火災(zāi)、洪澇、地震等災(zāi)害，造成不可逆?zhèn)?。檔案實現(xiàn)數(shù)字化存儲，通過機房管理及異地、異質(zhì)備份，不僅節(jié)約管理成本，而且在一定程度上提升檔案數(shù)據(jù)安全性與管理便捷性，使其不會因為外界因素造成大范圍損毀和丟失，進而為檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展奠定了安全基礎(chǔ)。

1.3 提升資源共建共享水平

數(shù)字化檔案管理是發(fā)揮檔案利用價值，更好滿足全社會檔案需求的重要技術(shù)手段。通過新時代云技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)，在優(yōu)化檔案數(shù)字化資源管理模式的同時，促進檔案數(shù)據(jù)有序整合、檢索模式更加靈活、管理范圍不斷擴大、利用工作更加高效，在一定程度上滿足用戶的個性化需求，為社會提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)空間，為實現(xiàn)資源共享奠定了基礎(chǔ)。

2 共建共享視域下檔案數(shù)字化管理工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理體系仍需優(yōu)化

一是認(rèn)識程度不夠。檔案主管單位或者上級部門未意識到檔案數(shù)字化的重要性，思想上仍停留在傳統(tǒng)檔案管理層面。認(rèn)為檔案工作僅僅是將紙質(zhì)文件整理好、保管好即可，沒有將數(shù)字化工作放在重點位置、主要任務(wù)去抓，使得在資金、人員、政策資源配置上沒有給予合理支持，導(dǎo)致數(shù)字化工作難以開展。二是管理制度落后。部分檔案主管單位受傳統(tǒng)模式禁錮較深，檔案管理理念相對陳舊[1]，過于重視檔案的基礎(chǔ)管理工作，缺乏以數(shù)字技術(shù)提高管理效率的意識。數(shù)字化加工工作在檔案整理、加工流程、安全防護、信息流轉(zhuǎn)、數(shù)據(jù)錄入、資源利用等方面缺少嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的制度，嚴(yán)重影響了檔案管理數(shù)字化改革。三是缺少統(tǒng)籌規(guī)劃。大多數(shù)字化工作由檔案部門的管理科或者信息科負(fù)責(zé)，沒有設(shè)置數(shù)字化管理領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，職責(zé)界定不清晰、任務(wù)細(xì)化不精確、任務(wù)落實不到位的現(xiàn)象較為明顯。同時對理解和把握行業(yè)頂層設(shè)計層面檔案數(shù)字化工作的新要求和重點注意事項不夠，導(dǎo)致數(shù)字化工作的實效性處于較低狀態(tài)，整體尚未建立科學(xué)合理、行之有效的運行機制[2]。

2.2 檔案信息安全難以保障

一是外包公司選擇不到位。大多單位在決定數(shù)字化加工外包公司之前，并未對其進行充分的市場調(diào)研，對該公司加工能力、保密資質(zhì)、人員配置、市場口碑了解不夠。導(dǎo)致在數(shù)字化過程中著錄錯誤、關(guān)聯(lián)錯誤、遺漏掃描、元數(shù)據(jù)丟失、拼接缺損等錯誤出現(xiàn)率較高，甚至?xí)捎谌藶橐蛩卦斐尚畔⑿孤?、文件損毀、數(shù)據(jù)丟失等不可逆?zhèn)?，在修改流程中需在時間和人工成本上付出巨大代價。二是安全防護工作不到位。大多檔案主管單位均已建成檔案管理利用平臺，但是沒有配套的網(wǎng)絡(luò)審計、漏洞掃描、安全網(wǎng)關(guān)等硬件設(shè)備與防火墻、殺毒軟件、訪問限制、人員管理等安全防護措施。同時，在安全保障、機房巡檢、應(yīng)急演練、“八防”標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行等方面的檢查工作不規(guī)范、不到位，極易造成檔案數(shù)據(jù)損壞、丟失、被竊等風(fēng)險。三是檔案數(shù)據(jù)備份不到位。館藏檔案資源總體數(shù)量與日俱增且只增不減，檔案信息備份沒有做到與時俱進，異地備份、異質(zhì)備份工作開展周期較長，在一定程度上增大了由于突發(fā)性自然災(zāi)害、不可逆人為損害等因素造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的風(fēng)險。

2.3 專業(yè)檔案人才嚴(yán)重缺乏

一是工作人員年齡普遍較大，學(xué)歷較低，理論基礎(chǔ)底子薄，且在部分企事業(yè)單位檔案員往往是身兼數(shù)職，流動性較大，對于數(shù)字化技術(shù)了解甚少，相關(guān)工作無法有效開展。二是相關(guān)人員受傳統(tǒng)模式影響較大，思維較為固化，創(chuàng)新意識淡薄，在實際業(yè)務(wù)開展過程中依然采用落后的工作方法，無法滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案管理及共建共享實際需求。三是部門單位缺乏對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，未能高度重視人才培養(yǎng)工作，拓展培養(yǎng)路徑方式較為單一，不能夠?qū)?shù)字檔案進行有效加工、管理和創(chuàng)新，影響了檔案數(shù)字化工作的有效開展。

2.4 加工技術(shù)設(shè)備較為落后

目前，數(shù)字檔案館建設(shè)仍處于初級階段。技術(shù)不夠全面，缺少配套的硬件設(shè)備，上級部門對檔案數(shù)字化建設(shè)、信息化管理工作的財政資金支持不夠，專業(yè)化、高端化設(shè)備投入較少，使用率較低。管理系統(tǒng)平臺的優(yōu)化升級力度不夠，導(dǎo)致兼容性不強，管理系統(tǒng)無法發(fā)揮科學(xué)性、高效性、合理性優(yōu)勢，無法與其他部門單位系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通，共建共享工作難以開展，在一定程度上影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。部分單位在系統(tǒng)研發(fā)初期，沒有進行深度調(diào)研，相關(guān)系統(tǒng)功能開發(fā)與本單位實際數(shù)字化業(yè)務(wù)需求不匹配，采購的基礎(chǔ)設(shè)施不配套、不合理、銜接難，無法發(fā)揮先進信息化技術(shù)優(yōu)勢，所以雖然建成了較為完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，但是管理模式仍然停留在較為傳統(tǒng)的水平，造成資源浪費。

3 共建共享視域下檔案數(shù)字化管理工作優(yōu)化路徑分析

3.1 不斷完善檔案配套管理協(xié)作機制

3.1.1強化數(shù)字化意識。部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員要牢固樹立信息化發(fā)展建設(shè)理念，充分意識到數(shù)字化管理是必然發(fā)展趨勢，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，深入學(xué)習(xí)剖析數(shù)字化管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容，不斷創(chuàng)新與完善新發(fā)展理念，加大現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實踐力度，保障其與檔案管理工作有效融合，進而推進全要素、全流程檔案管理信息化體系[3]。

3.1.2制定數(shù)字化制度。要不斷強化檔案數(shù)字化履職工作，全面提升責(zé)任意識，進一步明確本地域本行業(yè)檔案數(shù)字化相關(guān)法規(guī)制度，出臺具有行業(yè)特征、符合單位發(fā)展規(guī)劃、可指導(dǎo)具體業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)文件，例如“涉密數(shù)據(jù)管理制度”“檔案保密制度”“數(shù)字化安全管理制度”“電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)”等，明確基本要求，形成強有力的指導(dǎo)體系，推動數(shù)字化全流程工作有法可依、有章可循。

3.1.3加強建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)。要成立檔案數(shù)字化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，可由部門主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，信息技術(shù)科或者管理利用科的人員作為組員。同時可邀請上級分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案行業(yè)數(shù)字化專家、高校教授作為專委顧問，負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)檔案數(shù)字化工作，進一步明確行業(yè)工作總目標(biāo)、方法步驟和工作要求，落實責(zé)任分工，形成“主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓、部門領(lǐng)導(dǎo)主要抓、主管科室具體抓”的檔案數(shù)字化加工協(xié)同配合體系。進一步提升促進檔案數(shù)字化工作系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、依法管檔、依規(guī)治檔的水平。

3.2 不斷增強檔案數(shù)據(jù)信息安全水平

3.2.1監(jiān)管外包公司。在委托第三方開展數(shù)字化工作之前，要深入市場，廣泛調(diào)研，針對社會中有檔案數(shù)字化加工資質(zhì)、保密資質(zhì)的企業(yè)進行分析，至少選擇三家公司進行綜合實力評價，盡量確定管理規(guī)范、經(jīng)驗豐富、口碑較好的外包人員開展工作[4]。同時要加大對外包公司的監(jiān)管力度，嚴(yán)格簽訂保密協(xié)議，提高檔案數(shù)字化建設(shè)人員的保密意識，把監(jiān)督抽查作為重要監(jiān)督手段，全程緊盯數(shù)字化加工工作，對全部已完成數(shù)字化成果進行多次質(zhì)檢，對于加工質(zhì)量差、錯誤率較高的情況進行返工懲罰，在工作開展過程中不斷優(yōu)化工作方式，改進工作方法，加快檔案數(shù)字化進程，從源頭上保證檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性、準(zhǔn)確性[5]。

3.2.2健全網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。定期開展檔案數(shù)字化信息和網(wǎng)絡(luò)安全檢查、日志審計系統(tǒng)巡檢、UPS不間斷電源充放電測試等維保工作，及時清理備份系統(tǒng)存儲空間，對服務(wù)器機房精密空調(diào)、電氣線路相關(guān)風(fēng)險隱患及時進行整改，并定期組織開展網(wǎng)絡(luò)普查、網(wǎng)絡(luò)安全自查等工作，及時安裝殺毒軟件、更新病毒庫、修補網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)漏洞，保障網(wǎng)絡(luò)運行穩(wěn)定，為數(shù)字化工作順利開展提供保障。

3.2.3完善應(yīng)急預(yù)案。針對實際情況，定期開展應(yīng)急演練，對數(shù)字化加工過程中可能存在的風(fēng)險隱患進行精準(zhǔn)識別和實際處理，做好前期預(yù)防控制，讓損失盡可能降低，避免因不可逆因素造成的安全威脅，保障數(shù)字化工作的科學(xué)性、規(guī)范性、安全性，最大程度降低損失。

3.2.4建立雙機熱備機制。使檔案系統(tǒng)能夠?qū)崟r監(jiān)控數(shù)據(jù)庫所有檔案信息，確保其在共建共享過程中做到安全傳輸，提高同步性，同時要保證在出現(xiàn)應(yīng)急事件時備用系統(tǒng)能夠及時替換源系統(tǒng)并提供應(yīng)急服務(wù)，切實保障數(shù)字化數(shù)據(jù)不丟失、安全服務(wù)不間斷。

3.3 不斷提高檔案管理人員整體素質(zhì)

作為檔案主管部門，要始終貫徹落實“人才是第一資源”的理念，大力實施人才培養(yǎng)和創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，不斷優(yōu)化干部隊伍結(jié)構(gòu)，多角度、多層次、多方面開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，助力檔案數(shù)字化管理干部同志打好理論基礎(chǔ)，提高管理水平。

3.3.1堅持檔案數(shù)字化管理需求導(dǎo)向，進一步加強高層次信息化人才引進力度，積極向上級爭取人才引進政策傾斜。通過高校培養(yǎng)、社會招聘、定向選拔等方式，把具有現(xiàn)代科技理論知識和較強專業(yè)實操技術(shù)能力的人才吸納進來，為檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)工作注入新的活力[5]。

3.3.2領(lǐng)導(dǎo)小組要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)專題會議。邀請檔案行業(yè)專家、高校理論教授、先進地區(qū)檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)骨干講解數(shù)字化、信息化工作政策內(nèi)涵、操作技巧、實踐經(jīng)驗、發(fā)展趨勢，促進檔案管理同志厘清工作思路，轉(zhuǎn)變工作思維，有意識地培養(yǎng)適應(yīng)新時代科技創(chuàng)新型社會必須具備的素養(yǎng)和能力，熟悉掌握各種現(xiàn)代化數(shù)字應(yīng)用手段，不斷推動本單位檔案電子資源信息化、數(shù)據(jù)化、智能化管理。

3.3.3將“引進來”與“走出去”相結(jié)合。要組織領(lǐng)導(dǎo)小組成員前往青島、南京、杭州、深圳等省內(nèi)外先進地區(qū)檔案部門參觀學(xué)習(xí)，及時了解前沿數(shù)字化技術(shù)、先進典型做法，進一步解放思想、開闊視野、尋找差距和不足，從而激勵員工工作主動性和創(chuàng)新熱忱，并使其充分認(rèn)識到數(shù)字化建設(shè)和提高自身專業(yè)管理水平的重要性，為今后更快速地實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理利用工作的科學(xué)性、有序性提供人才支撐和技術(shù)保證。

3.3.4健全考核機制，確?？己说男哦扰c效度清晰。在日常工作中將加強檔案管理人員作風(fēng)建設(shè)與數(shù)字化加工工作同研究、同部署、同落實、同檢查、同考核，真正做到落實工作到位、指導(dǎo)工作到位、監(jiān)督檢查到位、落實責(zé)任到位、責(zé)任追究到位。

3.4 不斷加大技術(shù)設(shè)備財政資金投入

3.4.1強化規(guī)劃設(shè)計，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。根據(jù)自身實際工作需求，制定館藏檔案數(shù)字化長期規(guī)劃，爭取將此重點工作納入本地黨委政府“十四五”規(guī)劃中。同時向上級部門積極尋求專項資金，加大數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，尋找專業(yè)外包公司對現(xiàn)有館藏室藏檔案進行全面數(shù)字化加工，進而加快館藏檔案數(shù)字化進程[6]。

3.4.2強化平臺設(shè)計，拓展數(shù)據(jù)服務(wù)。對信息化系統(tǒng)平臺進行全面研發(fā)，增強新舊硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的兼容，整體提升檔案數(shù)字化管理軟硬件水平。有目的地應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)字簽名等技術(shù)手段優(yōu)化平臺功能，使其在數(shù)據(jù)信息爆炸式增長的背景下，能夠從多種渠道采集識別、精準(zhǔn)獲取數(shù)字檔案信息資源，進而在檔案信息查閱、篩選、檢索、利用過程中為社會各界用戶提供便捷服務(wù)，讓“數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿”。充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺將檔案部門與社會實現(xiàn)互聯(lián)互通、共建共享。最大限度發(fā)揮檔案數(shù)字化工作價值，為書寫新時代檔案事業(yè)華麗篇章貢獻(xiàn)“數(shù)據(jù)力量”。

參考文獻(xiàn)

[1]李鳳榮.關(guān)于事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點思考[J].黑龍江檔案，2023（02）：248-250.

[2]周同.新時代事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].黑龍江檔案，2023（02）：146-148.

[3]張愛華.云時代背景下檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用策略[J].黑龍江檔案，2022（04）：134-136.

[4]蘇小麗.檔案數(shù)字化工作方法的實踐研究[J].蘭臺世界，2023（04）：105-107.

[5]劉慧.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)策略探析[J].信息記錄材料，2023，24（03）：80-82.

[6]王仕鳳.檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（16）：125-126+138.

作者簡介：陳櫻（1984— ），研究生學(xué)歷，廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司梅州供電局館員、經(jīng)濟師，研究方向：檔案管理。