數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)信息服務(wù)的影響及其發(fā)展策略

摘 要：隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，已步入數(shù)字檔案館建設(shè)的新時(shí)代，數(shù)字檔案館不僅改變了檔案管理、利用和服務(wù)方式，而且使信息服務(wù)發(fā)生巨大變革。本文概括了數(shù)字檔案館建設(shè)的含義和內(nèi)容，重點(diǎn)探討數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)信息服務(wù)的影響，并提出數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)信息服務(wù)的發(fā)展策略，以期在信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的新形勢(shì)下，做好在數(shù)字檔案館建設(shè)中的信息服務(wù)工作，促進(jìn)檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；信息服務(wù)；影響；發(fā)展策略

21世紀(jì)是信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，是我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治和文化等各領(lǐng)域發(fā)展變化最大的時(shí)期。在這一時(shí)代背景下，數(shù)字檔案館應(yīng)運(yùn)而生，它是適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)的必然產(chǎn)物，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。數(shù)字檔案館改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式和利用方式，使檔案部門(mén)在信息管理方面的作用日益突出。數(shù)字檔案館的建設(shè)不僅提高了檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的水平，而且為人們提供了一種新的檔案信息服務(wù)方式。

一、我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的含義和內(nèi)容

數(shù)字檔案館是利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)，以數(shù)字形式存儲(chǔ)、管理、傳遞和利用檔案信息資源的檔案管理系統(tǒng)，它是數(shù)字信息資源的集合體。數(shù)字檔案館的基本功能包括信息儲(chǔ)存和信息共享等方面。具體來(lái)講，一是信息儲(chǔ)存，是指把紙質(zhì)文件或其他載體上的檔案數(shù)字化，使其變成電子文件或數(shù)字化圖像保存起來(lái)；二是檢索，是指把紙質(zhì)文件或其他載體上的檔案數(shù)字化后，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檢索；三是傳遞，是指將電子文件或數(shù)字化圖像等用電子郵件等形式發(fā)送給不同用戶；四是共享，指通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將數(shù)字檔案資源共享。數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)是信息存儲(chǔ)、管理和傳遞的數(shù)字化，即對(duì)館藏檔案數(shù)字化處理。因此，數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容就是建立一個(gè)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源中心。

數(shù)字檔案館是建立在數(shù)字化基礎(chǔ)上的網(wǎng)絡(luò)檔案管理，是電子信息技術(shù)與檔案管理有機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物。其具有三個(gè)特點(diǎn)：一是數(shù)字檔案館具有保存載體多元化、檔案實(shí)體化和檔案內(nèi)容數(shù)字化特征；二是數(shù)字檔案館具有信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化和服務(wù)方式多樣化特征；三是數(shù)字檔案館具有信息資源的高度共享性、服務(wù)形式多樣性和信息服務(wù)開(kāi)放性的特征。因此，建立數(shù)字檔案館可以提高檔案管理水平，擴(kuò)大檔案利用范圍，提供高效的信息服務(wù)。

二、信息服務(wù)在數(shù)字檔案館建設(shè)中的地位和作用

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，檔案事業(yè)也迎來(lái)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案工作要適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需求，就必須加快數(shù)字檔案館建設(shè)，用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高檔案工作效率和質(zhì)量，使檔案信息服務(wù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)的重要組成部分。因此，做好在數(shù)字檔案館建設(shè)中的信息服務(wù)工作，對(duì)于推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展和適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)具有十分重要的意義。從目前來(lái)看，信息服務(wù)已成為人們獲取信息資源和利用檔案信息資源的主要方式。同時(shí)，也是現(xiàn)代社會(huì)人們利用檔案資源、從事生產(chǎn)和生活所必須依賴的基礎(chǔ)。隨著數(shù)字化技術(shù)在檔案行業(yè)的廣泛應(yīng)用，社會(huì)各界對(duì)檔案信息服務(wù)的需求也在不斷增長(zhǎng)。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，加強(qiáng)信息服務(wù)工作具有非常重要的意義。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)信息服務(wù)方式的影響

1.檔案管理數(shù)字化

數(shù)字化檔案管理，是指在信息技術(shù)的支持下，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)為基礎(chǔ)，把檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，形成數(shù)字檔案。這種數(shù)字檔案具有以下特點(diǎn)：其一，是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理后的檔案信息，其載體包括磁盤(pán)、光盤(pán)和磁帶等；其二，數(shù)字化檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)處理后的電子文件和電子信息；其三，數(shù)字化檔案管理是把以文本為載體的紙質(zhì)文件和以圖像為載體的圖像文件等數(shù)字化成二進(jìn)制數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中；其四，數(shù)字化檔案管理是把具有存儲(chǔ)、檢索、復(fù)制和傳輸?shù)裙δ艿奈募c檔案管理系統(tǒng)連接在一起；其五，數(shù)字化檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理、傳遞和交換。

2.服務(wù)方式網(wǎng)絡(luò)化

由于數(shù)字檔案館建設(shè)的推進(jìn)，檔案信息服務(wù)的方式發(fā)生巨大變化，利用網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息已成為檔案部門(mén)開(kāi)展信息服務(wù)的重要手段。利用網(wǎng)絡(luò)不僅可以檢索檔案，還可以提供檔案信息利用咨詢、檔案專題檢索和檔案在線服務(wù)等，使檔案館由傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案館逐漸成為以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以各種信息資源為主要內(nèi)容和形式的信息中心，數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)成為國(guó)家信息化建設(shè)的重要組成部分。數(shù)字檔案館建設(shè)不僅為人們提供傳統(tǒng)意義上的信息服務(wù)方式，而且提供一種全新的信息服務(wù)方式。數(shù)字檔案館是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代檔案學(xué)相結(jié)合的產(chǎn)物，它以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，以信息資源共享和數(shù)字化為核心，以面向社會(huì)公眾提供服務(wù)為目的。數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個(gè)不斷發(fā)展、完善和成熟的過(guò)程。

3.檔案資源共享化

檔案信息資源共享化是指檔案部門(mén)提供的各種信息資源，在其內(nèi)部各單位之間和各單位與社會(huì)公眾之間能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的共享，從而提高檔案部門(mén)的工作效率和社會(huì)服務(wù)能力。當(dāng)前，我國(guó)檔案信息資源共享還處于起步階段，檔案信息資源共享化是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)重要目標(biāo)。首先，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)和接口標(biāo)準(zhǔn)等；其次，是通過(guò)建立統(tǒng)一的信息組織方式和索引系統(tǒng)，將分散在各單位內(nèi)部及社會(huì)公眾中的檔案信息整合，建立起具有統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)；最后，是建立起共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)之間和不同平臺(tái)之間數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換與互認(rèn)。在此基礎(chǔ)上，不同單位和個(gè)人就可以通過(guò)共享平臺(tái)查詢、檢索和獲取所需檔案信息資源，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享化。

4.檔案信息服務(wù)個(gè)性化

個(gè)性化服務(wù)是指在數(shù)字檔案館建設(shè)中，要根據(jù)用戶的不同需要和利用習(xí)慣，提供不同的個(gè)性化服務(wù)，提高用戶的滿意度。其特點(diǎn)是：（1）數(shù)字檔案館服務(wù)與用戶的個(gè)性化需求相適應(yīng)；（2）數(shù)字化檔案信息服務(wù)以用戶需求為中心，不是以檔案資源為中心；（3）提供個(gè)性化服務(wù)要遵循信息用戶至上和滿足用戶需要的原則。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)和多媒體技術(shù)快速發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入全新時(shí)代。在這一時(shí)期，數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)向現(xiàn)代電子商務(wù)和電子政務(wù)轉(zhuǎn)變。在此過(guò)程中，數(shù)字檔案館建設(shè)與電子商務(wù)和電子政務(wù)建設(shè)相結(jié)合，對(duì)提高我國(guó)檔案信息服務(wù)水平有著非常重要的意義。

5.檔案信息安全化

檔案信息安全是指通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送和儲(chǔ)存的檔案信息在傳輸和使用過(guò)程中，不被竊取、篡改、偽造和銷毀，以及信息提供者和利用者在利用過(guò)程中，不因環(huán)境變化而導(dǎo)致其信息丟失的能力。我國(guó)的檔案信息安全保護(hù)主要以物理安全為主，包括物理安全保護(hù)、物理隔離和安全認(rèn)證等，這些技術(shù)都是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展起來(lái)的，在數(shù)字檔案館建設(shè)中發(fā)揮重要作用。但是，在實(shí)際應(yīng)用中還存在一定問(wèn)題。一是在檔案館服務(wù)器中存在非法用戶訪問(wèn)和非法用戶對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的修改，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的非法操作；二是一些網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊軟件以及個(gè)人計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)中，使檔案信息系統(tǒng)遭到破壞；三是檔案管理人員沒(méi)有充分意識(shí)到數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案信息安全的重要性，不重視安全問(wèn)題，出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失情況。

四、數(shù)字檔案館建設(shè)服務(wù)方式的創(chuàng)新策略

1.創(chuàng)新服務(wù)觀念，適應(yīng)新時(shí)期數(shù)字檔案館的轉(zhuǎn)變

在信息時(shí)代，數(shù)字檔案館是新型的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，其主要目的是要通過(guò)信息化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理，可以為廣大人民群眾提供方便、快捷的信息服務(wù)。在新時(shí)期，人們對(duì)檔案信息服務(wù)的需求也在不斷發(fā)生變化，除了傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)之外，人們對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展也提出更高的要求。在這種情況下，就要不斷創(chuàng)新服務(wù)觀念，適應(yīng)新時(shí)期數(shù)字檔案館的轉(zhuǎn)變，才能更好地為廣大人民群眾提供檔案信息服務(wù)。只有不斷創(chuàng)新服務(wù)觀念，才能更好地滿足不同用戶對(duì)于檔案信息資源的需求。檔案工作人員要主動(dòng)適應(yīng)這種新形勢(shì)，從傳統(tǒng)檔案管理模式中解放出來(lái)，以現(xiàn)代化技術(shù)為支撐，更好地為社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。

2.完善數(shù)字檔案館信息資源應(yīng)用管理系統(tǒng)

數(shù)字檔案館的建設(shè)，要不斷完善檔案信息資源的應(yīng)用管理系統(tǒng)，使數(shù)字檔案館的各項(xiàng)功能得到充分發(fā)揮。完善數(shù)字檔案館信息資源應(yīng)用管理系統(tǒng)，不僅要對(duì)數(shù)字檔案館中的信息資源分類和整理，還要對(duì)檔案信息資源深入挖掘，使檔案信息資源得到充分利用。因此，在構(gòu)建數(shù)字檔案館信息資源應(yīng)用管理系統(tǒng)時(shí)，要做到以下幾點(diǎn)：第一，要對(duì)檔案信息資源合理分類和整理；第二，要對(duì)數(shù)字檔案館的各種功能深入挖掘和整合；第三，要對(duì)檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)和利用；第四，要建立檔案信息資源共享平臺(tái)；第五，要構(gòu)建數(shù)字化檔案館平臺(tái)。只有這樣才能使數(shù)字檔案館的各項(xiàng)功能得到充分發(fā)揮。

3.強(qiáng)化數(shù)字檔案館的安全保障措施

首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的信息安全意識(shí)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的信息安全意識(shí)和能力。其次，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館的安全管理，建立完善的數(shù)字檔案館安全保障體系，確保檔案資源的信息安全。最后，要對(duì)數(shù)字檔案館定期檢查和維護(hù)，避免出現(xiàn)檔案丟失和損壞等現(xiàn)象。因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展離不開(kāi)檔案管理人員和工作人員的共同努力。檔案管理工作是長(zhǎng)期而細(xì)致的過(guò)程，需要檔案管理人員具有扎實(shí)的理論知識(shí)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。所以，在新時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)和交流，不斷提高自己的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)水平。

4.構(gòu)建多元化的檔案服務(wù)模式

首先，構(gòu)建以檔案信息資源共享平臺(tái)為基礎(chǔ)的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是一種新型的檔案館，也是一種信息服務(wù)平臺(tái)。在構(gòu)建數(shù)字檔案館時(shí)，要以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享為基礎(chǔ)，以數(shù)字檔案館為載體，促進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)的建設(shè)。通過(guò)建立數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域之間檔案信息資源的共享。其次，構(gòu)建以滿足用戶個(gè)性化需求為中心的數(shù)字檔案館。用戶是檔案管理服務(wù)中最重要的組成部分，用戶對(duì)檔案管理服務(wù)有著更高層次的要求。在構(gòu)建數(shù)字檔案館時(shí)，要根據(jù)用戶對(duì)檔案管理服務(wù)要求的不同，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)。最后，構(gòu)建以提高檔案服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)的數(shù)字檔案館。在構(gòu)建數(shù)字檔案館時(shí)，要根據(jù)用戶對(duì)信息的需求和服務(wù)質(zhì)量情況，建立多元化的檔案服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)以滿足用戶需求為目標(biāo)。在構(gòu)建數(shù)字檔案館時(shí)，要充分發(fā)揮數(shù)字檔案館對(duì)社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)作用，通過(guò)開(kāi)發(fā)新資源來(lái)滿足不同層次和不同方面用戶對(duì)信息服務(wù)工作不斷增長(zhǎng)的需求。在開(kāi)發(fā)新資源時(shí)要注重開(kāi)發(fā)新信息資源，還要注重對(duì)已有信息資源的整合。

5.數(shù)據(jù)挖掘的關(guān)聯(lián)服務(wù)

從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取和發(fā)現(xiàn)知識(shí)，利用規(guī)則發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)聯(lián)，挖掘知識(shí)的內(nèi)在聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息的深度關(guān)聯(lián)，提高數(shù)據(jù)挖掘的效率和精度，使數(shù)字檔案館成為用戶的信息中心。在數(shù)字檔案館中，除了傳統(tǒng)意義上的檔案資源數(shù)字化、存儲(chǔ)和檢索外，還應(yīng)進(jìn)一步挖掘和發(fā)現(xiàn)用戶的興趣、行為和需求等關(guān)系。例如，在檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)中，發(fā)現(xiàn)用戶對(duì)同一檔案類別或主題感興趣的檔案數(shù)量是不相同的；在用戶對(duì)某一特定檔案類別或主題感興趣時(shí)，其瀏覽頻率也不同；在某一特定檔案類別或主題中，用戶搜索關(guān)鍵詞組中出現(xiàn)頻率最高的檔案數(shù)量也會(huì)不同。

在數(shù)字檔案館中利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，發(fā)現(xiàn)用戶對(duì)特定主題或類別感興趣時(shí)，其瀏覽頻率較高，用戶在搜索關(guān)鍵詞組中出現(xiàn)頻率最高的檔案數(shù)量也會(huì)不同。由此可見(jiàn)，挖掘技術(shù)在數(shù)字檔案館信息服務(wù)中有著重要作用。通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)分析和挖掘，可以發(fā)現(xiàn)其內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，從而為數(shù)字檔案館服務(wù)提供決策支持和指導(dǎo)依據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享和增值利用，這是數(shù)字檔案館發(fā)展的必然趨勢(shì)。

6.完善數(shù)字檔案館評(píng)價(jià)機(jī)制

數(shù)字檔案館是檔案信息化的重要載體，也是檔案信息服務(wù)的新平臺(tái)，所以，對(duì)數(shù)字檔案館的評(píng)價(jià)機(jī)制也應(yīng)該隨之完善，通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案館的評(píng)價(jià)，可以在一定程度上發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并及時(shí)改進(jìn)和完善。在數(shù)字檔案館評(píng)價(jià)機(jī)制中，要注重對(duì)數(shù)字檔案館信息服務(wù)效果的評(píng)價(jià)，因?yàn)閿?shù)字檔案館信息服務(wù)效果也是衡量其質(zhì)量和水平的重要指標(biāo)。因此，在評(píng)價(jià)數(shù)字檔案館信息服務(wù)效果時(shí)，應(yīng)該建立科學(xué)、合理以及全面的評(píng)價(jià)體系。

首先，要注重對(duì)用戶反饋情況的評(píng)價(jià)，在對(duì)用戶反饋情況評(píng)價(jià)時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注用戶需求和滿意度。其次，要注重對(duì)數(shù)字檔案館信息服務(wù)成果的評(píng)價(jià)，數(shù)字檔案館信息服務(wù)成果，可以作為一項(xiàng)重要的考核指標(biāo)。最后，要注重對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展情況的評(píng)價(jià)，可以通過(guò)建立數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展情況來(lái)記錄檔案數(shù)據(jù)，方便用戶了解當(dāng)?shù)氐臋n案資源分布狀況。同時(shí)，也能方便檔案管理部門(mén)掌握當(dāng)?shù)貦n案資源建設(shè)情況，通過(guò)這種方式來(lái)考核和監(jiān)督檔案工作。

五、結(jié)語(yǔ)

目前，我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)開(kāi)始步入實(shí)施階段，我們必須明確數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)信息服務(wù)產(chǎn)生的影響，從而推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展。對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，不僅要對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)引起高度重視，還要從實(shí)際出發(fā)，采用科學(xué)有效的方法，加大力度開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)工作。要在全面了解數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)信息服務(wù)影響的基礎(chǔ)上，找出阻礙數(shù)字檔案館信息服務(wù)發(fā)展的因素，并以此制定相應(yīng)的發(fā)展策略。同時(shí)，要通過(guò)這些策略來(lái)改善數(shù)字檔案館信息服務(wù)環(huán)境，不斷增強(qiáng)檔案工作者的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力，只有這樣才能推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展，為我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供可靠的檔案信息資源保障。

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作者簡(jiǎn)介：陳笑天（1992—），女 ，漢族，河南濮陽(yáng)人，本科，助理館員，研究方向：企業(yè)檔案管理。