國有煤炭企業(yè)物資采購成本管理與控制

郭肖童

摘要：物資采購是國有煤炭企業(yè)的一項重點工作，直接影響著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動是否可以順利開展，同時，物資采購需要花費大量的資金，加強物資采購成本管控，是國有煤炭企業(yè)實現(xiàn)降本增效、提高競爭力的有效策略。文章主要對兩個方面的內(nèi)容進行了分析與探討，其一是國有煤炭企業(yè)物資采購成本管控中存在的問題，其二是國有煤炭企業(yè)物資采購成本管理與控制的有效策略。希望文章可以為國有煤炭企業(yè)物資采購工作提供有價值的參考依據(jù)。

關鍵詞：國有煤炭企業(yè)；物資采購；成本管理；成本控制；國有企業(yè)

物資采購成本管理與控制指的是，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況，科學制定一定時間內(nèi)物資采購的成本管控目標，并對影響物資采購成本的因素進行全面分析，在此基礎上，采取一系列合理的、有效的管控措施，以實現(xiàn)物資采購成本的降低。國有煤炭企業(yè)是我國能源型支柱行業(yè)中的重要組成部分，在各行各業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，國有煤炭企業(yè)面臨的市場競爭日趨激烈，加強物資采購成本管理與控制，降低物資采購成本，對于保障國有煤炭企業(yè)的健康發(fā)展有著重要的意義。

一、國有煤炭企業(yè)物資采購成本管控中存在的問題

（一）物資采購風險較多

基于國有煤炭企業(yè)的特殊性，其在實際開展物資采購工作的時候，面臨著諸多風險隱患。首先，國有煤炭企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)境比較惡劣。煤炭開采主要場所是在礦井下，環(huán)境復雜程度較高、作業(yè)環(huán)境惡劣、技術難度較大。同時，經(jīng)過幾十年、上百年的開采，我國大多數(shù)煤礦的礦井深度、開采難度日益增加，且存在著大量的采空區(qū)，危險系數(shù)較大?；趷毫拥纳a(chǎn)條件，煤炭企業(yè)需要采購的物資種類、數(shù)量越來越多，這就增加了物資采購風險。其次，國有煤炭企業(yè)通常缺乏物資采購風險防范意識與能力。對實際情況進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國很多煤炭企業(yè)并未設立專門的物資采購風險管理機構，從而無法實現(xiàn)對物資采購風險的有效防控。一些企業(yè)雖然設立了風險管理委員會，但缺乏專業(yè)的風險管理人員，往往是由各部門負責人兼任。企業(yè)內(nèi)部缺乏專業(yè)的物資采購風險管控人員，未系統(tǒng)化地開展物資采購風險分析，對物資采購風險的防范意識與能力較差。最后，國有煤炭企業(yè)尚未建立物資采購風險預警機制。為了實現(xiàn)對物資采購風險的有效防范，應建立風險預警機制。目前，國有煤炭企業(yè)建立的風險預警機制主要是針對財務風險、法律風險等，但未結合企業(yè)實際情況，建立專門的物資采購風險預警機制，將不同風險混為一談，無法實現(xiàn)對各種風險的有效防控。同時，對企業(yè)現(xiàn)有的風險預警機制進行分析發(fā)現(xiàn)，只是簡單地將風險劃分為不同的等級，如用紅色代表危機響應、用橙色代表風險預警、用綠色代表安全，但并未設置相應的“預警值”，也就是預警信息閾值，評估是否存在風險的時候依賴于主觀經(jīng)驗，不夠科學、準確。

（二）物資采購方式落后

目前，國有煤炭企業(yè)的物資采購方式具有一定的落后性，影響著物資采購成本?？萍既招略庐惖漠斀駮r代背景下，各種先進技術如大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等已經(jīng)得到了廣泛應用，為現(xiàn)代化企業(yè)的高效化運作提供了有效的技術支撐。依托各種先進的技術，企業(yè)可以高效開展各項工作，但現(xiàn)如今依然有一些國有煤炭企業(yè)未實現(xiàn)對各種先進技術的高效化應用，依然采取傳統(tǒng)工作方式，影響著企業(yè)的運行效率。在開展物資采購工作的時候，國有煤炭企業(yè)采購部門也沒有充分利用信息系統(tǒng)，采購方案不夠合理，導致物資采購工作效率不高，增加了物資采購成本。同時，信息化時代背景下，一些企業(yè)在招標采購的時候雖然應用了互聯(lián)網(wǎng)技術，但是只是在電子采購交易平臺上發(fā)布相關招標公告與文件，依然在線下開展開評標等工作，未真正實現(xiàn)全流程電子化采購。此外，市場化背景下，各種物料的價格時刻發(fā)生著改變，這就需要國有煤炭企業(yè)采購部門及時通過網(wǎng)絡渠道，對市場價格變化情況進行動態(tài)化監(jiān)測，并根據(jù)結果及時調(diào)整采購方案，才能避免物資采購成本的增加。

（三）物資采購流程不規(guī)范

物資采購流程不規(guī)范是很多國有煤炭企業(yè)存在的問題，具體體現(xiàn)在：首先，國有煤炭企業(yè)的物資采購范圍相對較廣，在實際開展物資采購工作的過程中，應加強對采購過程的管控，尤其是執(zhí)行與監(jiān)督。部分國有煤炭企業(yè)缺乏對物資采購過程的監(jiān)管，導致物資采購過程中存在著各種各樣的問題，使得采購產(chǎn)品質(zhì)量無法得到有效保障、物資采購成本較高。其次，國有煤炭企業(yè)的物資采購流程不夠合理，為確保物資采購的效率與效果、控制物資采購成本，國有煤炭企業(yè)在物資采購工作中應執(zhí)行標準化流程，也就是按照企業(yè)的物資采購制度、物資采購計劃開展招投標采購工作。但實踐中，一些國有煤炭企業(yè)未結合自身實際情況制定科學的物資采購制度、物資采購計劃，使得物資采購流程混亂，從而勢必會影響物資采購效率與物資采購成本。

（四）物資采購管理不到位

對于現(xiàn)代化企業(yè)來說，物資采購管理是其物資采購工作中不可缺少的一部分，有效的物資采購管理，有利于提高物資采購效率與質(zhì)量，也有利于控制物資采購成本。國有煤炭企業(yè)長時間采取的是粗放型的物資采購管理模式，管理效率與質(zhì)量一直不高，同時與市場脫節(jié)，導致物資采購成本居高不下，不利于國有煤炭企業(yè)的降本增效。分析這一問題的原因，主要包括下述兩方面：第一，國有煤炭企業(yè)物資采購管理制度不完善。目前，國有煤炭企業(yè)尚未針對物資采購管理工作建立相應的、完善的制度體系，沒有在物資管理中有機融入精細化管理的理念，各環(huán)節(jié)的管理崗位責任、管理工作內(nèi)容不明確。例如，針對物資采購，沒有制定詳細的物資采購計劃；針對物資倉儲管理，缺乏倉儲管理計劃。由于缺乏標準化的物資采購管理制度，導致物資采購管理無章可循，增加了物資采購成本。第二，物資采購管理理念落后。為實現(xiàn)對物資采購成本的有效控制，國有煤炭企業(yè)在完成物資采購工作后，應做好庫存管理工作。一方面，從本質(zhì)上來說，這些外購物資是國有煤炭企業(yè)的資產(chǎn)，若是保存不當導致物資遭受損壞，則會直接給國有煤炭企業(yè)帶來經(jīng)濟損失；另一方面，如果無法對物資進行有效管理，則可能導致物料積壓現(xiàn)象的發(fā)生，給企業(yè)成本核算工作帶來一定的困難，進而影響企業(yè)生產(chǎn)成本。

二、國有煤炭企業(yè)物資采購成本管理與控制的有效策略

（一）加強物資采購風險管控

1. 物資采購風險評估

對物資采購風險進行有效評估，是防范物資采購風險、降低物資采購成本的基礎性工作。對國有煤炭企業(yè)的現(xiàn)狀進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，其在物資采購風險評估方面，主要采取的是感性主觀描述，評估方法單一，無法對風險事件發(fā)生概率、物資采購風險的破壞程度等進行準確判斷。為此，國有煤炭企業(yè)應加快對物資采購風險評估方法的研究。目前比較常用的、應用效果較好的風險評估方法主要包括以下幾種：

第一，故障樹分析法。這種風險評估方法主要是根據(jù)經(jīng)營流程，從最初目標入手，對各環(huán)節(jié)可能存在的影響因素進行逐步分析，從而形成“風險樹”，以辨識風險因素?！帮L險樹”主要包括四個部分，即采購目標、風險節(jié)點、流程枝以及“樹梢”，其中，“樹梢”代表的是由采購目標引發(fā)的各種風險及其發(fā)生的可能性，流程枝指的是連接風險節(jié)點與采購目標的“樹枝”。故障樹分析法的優(yōu)點是比較形象，在物資采購風險評估中應用該種方法，可以直觀地發(fā)現(xiàn)物資采購流程中的風險，并能估算風險的破壞程度、影響風險的因素，從而能夠?qū)崿F(xiàn)對物資采購風險的科學評價。

第二，德爾菲法。這種風險評估方法也被稱作專家調(diào)查法，其主要是成立一個預測機構，該機構成員是企業(yè)管理層，包括預測組織者以及多個專家，工作流程為整理、歸納、統(tǒng)計、匿名反饋給各專家，從而做到征詢專家意見，直至得到一致意見的預測方法。國有煤炭企業(yè)可以在物資采購風險評估中應用德爾菲法，通過成立專家團隊，來對影響物資采購風險的要素進行全面分析，最終獲得評估結果。

2. 物資采購風險預警方法

國有煤炭企業(yè)在實際開展物資采購工作的時候，由于物資種類多、數(shù)量大、需要占用非常多的資金，如果發(fā)生物資采購風險，則會帶來巨大的損失。而實現(xiàn)對物資采購風險的有效預防，是控制物資采購成本的關鍵。為了有效預防物資采購風險，國有煤炭企業(yè)應積極應用有效的風險預警方法，也就是采取相應的管理手段，在風險出現(xiàn)以前，準確判斷風險，并向管理層做出預警，在收到預警之后，企業(yè)可以及時采取對物資采購方案進行調(diào)整的方法，來規(guī)避物資采購風險。充分考慮國有煤炭企業(yè)的實際情況，可采取的物資采購風險預警方法如下：

第一，關鍵指標管理法。該種方法指的是，對引起風險事件發(fā)生的關鍵成因指標進行管理。國有煤炭企業(yè)在實際開展物資采購工作的時候，可根據(jù)當期財務報表，使用德爾菲法，對用于評估物資采購風險的財務指標進行篩選，同時確定風險預警值，即風險即將發(fā)生的臨界點。

第二，預警指標的選定原則。首先，動態(tài)性。對物資采購風險預警的監(jiān)測，應始終處于動態(tài)的管理過程中，同時結合企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境變化情況，對風險預警指標、風險預警值進行及時調(diào)整。其次，有效性。選定的財務指標，必須能夠突出物資采購活動對財務指標變動的影響，以便于企業(yè)管理層可以迅速鎖定影響采購風險的關鍵要素；最后，全面性。選定的財務指標，必須可以覆蓋物資采購各方面，以實現(xiàn)對物資采購全流程的有效保護。

第三，預警方法工作流程。在確定物資采購風險的“關鍵指標”后，國有煤炭企業(yè)可以在填完一期財務報表之后，對這些“關鍵指標”在當期是否存在需要預警的情況進行評估，并分析原因。例如，國有煤炭企業(yè)在開展物資采購工作后，可在每月月末編制的財務報表中對所選定的關鍵財務指標進行計算，將計算結果與風險預警值進行比較，判斷是否需要做出預警；如果發(fā)出警報，則企業(yè)管理層應根據(jù)企業(yè)物資采購的實際情況，分析物資采購風險發(fā)生的原因，并以此為根據(jù)，對物資采購策略進行及時調(diào)整，從而有效規(guī)避物資采購風險。

（二）創(chuàng)新物資采購方式

創(chuàng)新物資采購方式是控制物資采購成本的有效措施之一?，F(xiàn)階段，我國諸多現(xiàn)代化企業(yè)在物資采購方面采取了集中采購方式，即成立招標采購部門，制作集中采購目錄，該目錄中包括需要集中采購的服務、工程以及貨物等，然后采取招標形式進行集中采購。國有煤炭企業(yè)在實際開展物資采購工作的時候，可以統(tǒng)計各部門所需要的物資，再進行集中采購，借助規(guī)模上的優(yōu)勢，爭取利益的最大化，從而實現(xiàn)物資采購成本的降低。

國有煤炭企業(yè)物資采購工作中，集中采購方式有著諸多優(yōu)點，主要體現(xiàn)在下述幾個方面：第一，采取集中采購方式的情況下，企業(yè)在商業(yè)談判中有了更多的籌碼，可以實現(xiàn)談判成功率的提高，同時將物資采購政策、物資采購方式統(tǒng)一起來，可以提高兩者的規(guī)范性，統(tǒng)合安排企業(yè)對物資的供需要求，實現(xiàn)按需購買，有利于減少資源浪費。第二，集中采購方式下，企業(yè)可以將對供應商的選擇、對貨物的驗收兩項工作區(qū)分開來，有利于減少腐敗現(xiàn)象的出現(xiàn)。第三，集中采購方式下，企業(yè)采購功能也更加集中，可以促使采購人員專業(yè)化水平的不斷提升，同時，集中采購還有利于提升物資采購效率、降低物資采購成本。

三、改進物資采購流程

（一）結合企業(yè)實情，優(yōu)化采購流程

物料采購成本在一定程度上受到物料采購過程的影響。實現(xiàn)對物資采購流程的改進與優(yōu)化，是降低物資采購成本的有效策略。規(guī)范化的、科學合理的物資采購流程，可以助力國有煤炭企業(yè)物資采購成本的降低，也有利于實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，在保障企業(yè)良性發(fā)展方面發(fā)揮著重要的作用。在對物資采購流程進行改進的時候，應結合企業(yè)實際情況，將不必要的環(huán)節(jié)去除，以實現(xiàn)物資采購流程的簡化，提高物資采購效率。

（二）建立采購系統(tǒng)，優(yōu)化采購流程

當今時代是一個科技高度發(fā)達的時代，各種先進技術在各行各業(yè)得到了廣泛應用，為推動產(chǎn)業(yè)升級、行業(yè)轉(zhuǎn)型作出了重要貢獻。在諸多科技中，信息技術的地位舉足輕重，其改變了人們的生產(chǎn)、生活方式。國有煤炭企業(yè)發(fā)展過程中，應加強對信息技術的應用，建立物資采購系統(tǒng)，將其與傳統(tǒng)物資采購方式有機結合起來，實現(xiàn)網(wǎng)絡采購，提高物資采購的透明度。與此同時，應制定合理的物資采購流程以及詳細的物資采購計劃。在實際開展物資采購工作的過程中，應加強對物資質(zhì)量的檢查，杜絕采購不合格產(chǎn)品。國有煤炭企業(yè)應與供應商建立友好合作關系，以實現(xiàn)物資采購成本的降低。

（三）明確職責分工，加強流程管控

國有煤炭企業(yè)在實際開展物資采購工作的時候，應根據(jù)企業(yè)相關制度，明確各部門、人員的具體職責、工作內(nèi)容以及工作標準，并要加強對物資采購流程的管控。國有煤炭企業(yè)可以采取質(zhì)量保證金的模式，以實現(xiàn)對供應商供貨行為的約束與限制，供應商如果出現(xiàn)重大問題，便要按照企業(yè)規(guī)定進行處理。國有煤炭企業(yè)物資采購工作中，針對物資采購訂單，應采取動態(tài)化管理，根據(jù)生產(chǎn)周期、運輸流程等因素，對物資采購進度進行合理控制。具體來說，下訂單前，供應商、物資使用部門以及物資采購部門三方碰頭，確定交貨時間；要求供應商在發(fā)貨的時候通知物資使用部門以及物資采購部門，對物流與運輸過程進行跟蹤，如果由于各種原因?qū)е卵诱`，供應商也要提前通知，并根據(jù)合同規(guī)定進行處理。

四、強化物資采購管理

（一）建立完善的物資采購管理體制

對于國有煤炭企業(yè)來說，為確保物資采購管理工作的順利開展，應制定科學合理的物資采購管理體制，從而使物資采購管理工作有章可循。在實踐中，國有煤炭企業(yè)領導與管理層，應提高對制度建設的重視，堅持用制度管權、管事、管人，通過合理的制度，確保物資采購的公正性、公開性、公平性，切實做到“陽光采購”。應設立專門的監(jiān)督部門，全過程監(jiān)督物資采購工作以及采購人員的行為，確保物資采購工作的合法性、合規(guī)性。此外，國有煤炭企業(yè)還要加強對物資采購人員的培訓，提高物資采購人員的成本控制意識，借助專業(yè)人才優(yōu)勢，有效控制物資采購成本。

（二）建立ERP管理平臺

信息技術已經(jīng)得到普及應用的當今時代背景下，國有煤炭企業(yè)應加快物資采購工作的信息化改造，建立物資采購信息管理平臺，以促進物資采購效率的提高、物資采購成本的降低。國有煤炭企業(yè)在開展信息化改造的時候，可以借助ERP軟件，建立ERP采購信息數(shù)據(jù)共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)各部門相關信息數(shù)據(jù)的共享，以便于對物資采購開展全流程管理，包括編制物資采購計劃、簽訂物資采購合同、實際采購、物資到貨、物資倉儲、物資結算等環(huán)節(jié)，切實做到閉環(huán)管理。建立ERP采購信息數(shù)據(jù)共享平臺之后，國有煤炭企業(yè)可以通過招標，擇優(yōu)選擇供貨商，經(jīng)過合理的工作籌劃，提升物資采購質(zhì)量。除此之外，借助ERP采購信息數(shù)據(jù)共享平臺，可以做到在線跟蹤物資采購訂單、網(wǎng)上交付確認、線上查詢合同執(zhí)行情況、網(wǎng)上對賬等，還可以幫助國有煤炭企業(yè)實現(xiàn)“大”庫存管理，對原本分散的資源進行集中調(diào)配，有利于實現(xiàn)企業(yè)資源的優(yōu)化配置。

（三）加強供應商管理

針對合作的供應商，國有煤炭企業(yè)應做好相關管理工作，盡量爭取更大的優(yōu)惠，從而實現(xiàn)企業(yè)物資采購成本的降低。國有煤炭企業(yè)可以通過建立激勵機制，來與供應商形成良好的合作關系。例如，在與供應商合作期間，國有煤炭企業(yè)可以采取相應的措施對供應商進行評價，對于產(chǎn)品質(zhì)量、服務較好的供應商，應優(yōu)先合作；對于長期供應商，可采取更靈活的付款方式。信息時代背景下，大數(shù)據(jù)得到了廣泛應用，國有煤炭企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)技術，建立供應商信息網(wǎng)，其中包括對供應商的評價體系，從而更好地管理物資采購信息，也方便企業(yè)擇優(yōu)選擇供應商。現(xiàn)如今，國有煤炭企業(yè)在物資采購中越來越注重集中采購模式，基于此，可以采取供應鏈管理模式，即與供應商建立長期友好合作關系，這樣的情況下，國有煤炭企業(yè)便有了相對穩(wěn)定的供貨渠道，有利于幫助企業(yè)減少不必要的成本支出。

（四）加強物資儲備管理

加強物資儲備管理也是降低物資采購成本的有效策略之一。信息化時代背景下，國有煤炭企業(yè)可以積極應用信息技術，對相關數(shù)據(jù)進行廣泛收集，實時、有效地監(jiān)督物資使用狀況，針對同一類物資進行編碼，以便開展標準化管理。針對物資采購管理方式，國有煤炭企業(yè)可以應用信息技術，實行虛擬庫存，實際庫存則是掌握在供應商手里。一般情況下，國有煤炭企業(yè)的物資采購是按需購買、定期結算，這種物資采購方式可以避免物資的積壓，也有利于減少物資存儲的費用，有利于幫助國有煤炭企業(yè)實現(xiàn)降本增效。

五、結語

綜上所述，對物資采購成本進行有效管理與控制，是國有煤炭企業(yè)實現(xiàn)生產(chǎn)成本降低、經(jīng)濟效益提升的重要舉措之一。但目前，國有煤炭企業(yè)在物資采購成本管控方面還存在著諸多問題，如物資采購風險較多、物資采購方式落后、物資采購流程不規(guī)范、物資采購管理不到位等。面對這樣的情況，國有煤炭企業(yè)應從加強物資采購風險管控、創(chuàng)新物資采購方式、改進物資采購流程、強化物資采購管理等方面入手，加強對物資采購成本的管理與控制，通過降低物資采購成本，達到提高整體效益的目的。與此同時，在科技迅速發(fā)展的當下，國有煤炭企業(yè)在實際開展物資采購成本管控工作的時候，應積極應用各種先進的技術，如信息技術、大數(shù)據(jù)等，以提升物資采購成本管控水平。

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（作者單位：山西焦煤公共事業(yè)發(fā)展分公司）