機關(guān)檔案管理工作創(chuàng)新策略研究

摘 要：大數(shù)據(jù)、信息化為機關(guān)檔案管理帶來了新的管理方式，使檔案管理的各環(huán)節(jié)有了革命性的變革。同時，機關(guān)檔案管理也存在著硬件設(shè)施不達標(biāo)、保障機制有所欠缺、存在安全漏洞等問題。需要要素層重構(gòu)，打牢機關(guān)檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)；技術(shù)層賦能，以信息化建設(shè)引領(lǐng)檔案工作提檔升級；模式層更新，以檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型推動機關(guān)檔案高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案管理；信息化；創(chuàng)新策略

機關(guān)檔案是政務(wù)發(fā)展的重要見證，在服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展和人民群眾生產(chǎn)生活方面發(fā)揮著重要作用。目前，檔案信息化建設(shè)已成為機關(guān)檔案管理的主流模式，經(jīng)過20多年的發(fā)展，機關(guān)檔案管理已形成一系列可復(fù)制的管理經(jīng)驗，但是也出現(xiàn)一些制約因素，需要按照現(xiàn)代檔案治理要求，加強管理創(chuàng)新，更好適應(yīng)時代發(fā)展。

1 新時代機關(guān)檔案管理創(chuàng)新的重要性

1.1 治理模式創(chuàng)新，推動機關(guān)檔案管理的轉(zhuǎn)型

隨著信息技術(shù)的更新升級，大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”的新技術(shù)已加速融入檔案工作，改變了傳統(tǒng)的治理模式，檔案管理逐步從紙質(zhì)管理的庫房模式向數(shù)據(jù)管理的信息化模式轉(zhuǎn)變。以現(xiàn)代技術(shù)的滲透為例，在機關(guān)檔案管理過程中，管理逐步以人為主向以信息管理為主轉(zhuǎn)變，通過電子掃描設(shè)備、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等信息化管理硬軟件，實現(xiàn)了檔案管理的高效化、便捷化和智能化，改變了傳統(tǒng)模式的低效率、繁瑣化和失誤率。信息技術(shù)帶來了查檔效率的顯著提升，紙質(zhì)檔案向電子檔案的跨越實現(xiàn)了檔案利用方式的革命性變革，利用搜索工具可以直接在數(shù)據(jù)庫中查詢所需的檔案，而不用通過人工再去庫房查找紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)多跑路、一分鐘查檔，有效地降低了人工成本，提升了查檔的準(zhǔn)確率。同時，信息化技術(shù)的也拓展了信息儲存的介質(zhì)，以前檔案的固有形態(tài)是紙質(zhì)、照片和實物，影像資料因存儲方式的特殊性很難長期保存，信息技術(shù)應(yīng)用后可以存儲不同介質(zhì)的檔案資料，比如音視頻、口述檔案影像、珍貴紙質(zhì)檔案的復(fù)制等，都能夠進行長期安全保存，實現(xiàn)了檔案存儲的多樣性。

1.2 服務(wù)模式創(chuàng)新，拓展了機關(guān)檔案的服務(wù)半徑

隨著政務(wù)服務(wù)效率的提升和人民群眾新期待，對機關(guān)檔案的服務(wù)能力提出了更高要求。同時，伴隨著社會分工的日益精細(xì)化，機關(guān)檔案的數(shù)量呈幾何倍增長。傳統(tǒng)的檔案管理不僅占用大量的物理空間，而且查詢利用效率低，影響了工作整體流程。機關(guān)檔案信息化管理后，大量的檔案數(shù)據(jù)信息存儲在服務(wù)器中，有的單位同時借助大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)+等技術(shù)，極大提高了檔案數(shù)據(jù)的存儲空間。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使檔案利用突破了地域限制，檔案資料互聯(lián)互通速度加快。比如，不同部門間，通過政府內(nèi)網(wǎng)或者檔案專用網(wǎng)絡(luò)能夠查詢其他單位共享數(shù)據(jù)，檔案的價值得到了更大發(fā)揮。同時，對于機關(guān)檔案工作人員來說，機關(guān)檔案查詢效率的提升，既提高了工作效率，也彰顯了檔案工作的重要性，提升了職業(yè)榮譽感。

1.3 業(yè)務(wù)融合創(chuàng)新，提升了機關(guān)工作的實效

在傳統(tǒng)管理模式中，檔案管理往往是由機關(guān)檔案室來完成，整個流程與其他業(yè)務(wù)部門關(guān)系不大，二者是相互隔離狀態(tài)，不論是檔案整理、還是查詢利用、互聯(lián)互通，都存在機關(guān)檔案管理與業(yè)務(wù)工作“兩張皮”的現(xiàn)象。信息技術(shù)強化了檔案管理和業(yè)務(wù)工作的有機融合，實現(xiàn)了從“單兵作戰(zhàn)”到“協(xié)同共治”的轉(zhuǎn)變，機關(guān)單位的無紙化辦公，推動了電子檔案的快速發(fā)展，電子檔案從產(chǎn)生就進入了存儲和歸檔的模式，實現(xiàn)了一鍵式檔案管理，每個業(yè)務(wù)人員既是檔案產(chǎn)生者，也是檔案歸檔者，極大方便了機關(guān)檔案的規(guī)范化管理。機關(guān)檔案信息化管理軟件的應(yīng)用，使內(nèi)部檔案查詢流程縮短，減少了審批環(huán)節(jié)，提升了查詢效率，推動了機關(guān)其他業(yè)務(wù)的開展。信息化也提高了檔案管理的實效性，延長了檔案存儲的時間，有利于更好地服務(wù)于機關(guān)單位的中心任務(wù)，持續(xù)發(fā)揮檔案的獨特價值。

2 新時代機關(guān)檔案管理創(chuàng)新的困境

2.1 要素制約，檔案管理創(chuàng)新的硬件設(shè)施不達標(biāo)

機關(guān)檔案管理創(chuàng)新需要物質(zhì)條件作為支撐。目前，機關(guān)檔案管理創(chuàng)新在基礎(chǔ)上還有差距，主要是兩個原因：一是思想觀念轉(zhuǎn)變不及時。對檔案信息化的認(rèn)識不到位，對于信息化建設(shè)的重要作用缺乏正確的認(rèn)知，重視程度不夠。有的對于檔案信息化建設(shè)接受程度較低，怕出現(xiàn)檔案泄密，影響檔案信息化建設(shè)的整體進程，進而影響檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。二是資金投入不足。目前在嚴(yán)控三公經(jīng)費的環(huán)境下，機關(guān)事業(yè)單位辦公經(jīng)費比較緊張，再拿出一部分資金購置檔案信息化設(shè)備，對于單位本身來說比較困難。同時，檔案信息化建設(shè)是投入效益回報率低、周期長，短時間內(nèi)很難取得經(jīng)濟效益或者作為單位的亮點工作，有的單位從自身建設(shè)角度來講也不愿意投入較大的資金進行信息化建設(shè)。

2.2 技術(shù)制約，機關(guān)檔案信息化存在安全漏洞

一是存儲介質(zhì)存在隱患。目前，有條件的單位已建立數(shù)據(jù)服務(wù)器，但是大多數(shù)單位的信息化存儲還是依靠硬盤和光盤等。這類存儲介質(zhì)攜帶方便，但是性能不夠穩(wěn)定。如果存儲介質(zhì)損壞，檔案信息遭受不可逆轉(zhuǎn)的損失。二是檔案信息化存在安全漏洞。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息競爭、黑客攻擊等人為惡意破壞因素的存在，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中信息安全技術(shù)應(yīng)用不夠全面，使得檔案信息系統(tǒng)變得非常脆弱，易受來自各方面的攻擊。從事黑客的人或組織可能會不斷地尋找檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的漏洞，以潛入檔案信息系統(tǒng)。一旦網(wǎng)絡(luò)被人攻破，機密的數(shù)據(jù)、資料可能會被盜取，網(wǎng)絡(luò)可能會被損壞，給工作帶來難以預(yù)測的損失。

2.3 模式制約[1]，檔案信息化保障機制有所欠缺

一是專業(yè)化隊伍嚴(yán)重不足。檔案管理的專業(yè)人才不足、綜合素質(zhì)不高已成為機關(guān)檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展重要制約因素。很多檔案管理人員沒有參加過檔案信息化知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，不能完全適應(yīng)新時代對檔案工作的要求。二是機關(guān)內(nèi)部檔案資源整理難度較大。機關(guān)大檔案管理的理念還未真正樹立起來，有的部門還是獨立作戰(zhàn)，缺乏合作意識和整體觀念，導(dǎo)致檔案管理的工作效率較低，檔案管理處于多頭管理模式。業(yè)務(wù)檔案納入綜合檔案管理的程度較低，很多單位的網(wǎng)上辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，兩個系統(tǒng)操作軟件、文件格式、存儲方式都不盡相同，導(dǎo)致檔案收集、整理、歸檔需要兩套機制進行，資源無法得到有效的整合和利用。

3 新時代機關(guān)檔案管理創(chuàng)新路徑分析

3.1 要素層重構(gòu)，打牢機關(guān)檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)

3.1.1轉(zhuǎn)變檔案管理理念。思想是行動的先導(dǎo)，沒有理念的轉(zhuǎn)變就沒有檔案管理機制的革新。新時代，以大數(shù)據(jù)為代表的新一代信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，改變了檔案管理的手段和面貌。但是，一些機關(guān)事業(yè)單位的主要負(fù)責(zé)同志依然停留在紙質(zhì)檔案管理模式中，比如有的機關(guān)電子檔案推進力度緩慢，仍然采用紙質(zhì)文件的批閱、收發(fā)、存檔；有的單位電子檔案管理和紙質(zhì)檔案“雙套制”同步，造成了資源的嚴(yán)重浪費。因此，要把思想轉(zhuǎn)變作為推動檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重點，充分認(rèn)識檔案數(shù)據(jù)化管理的重要性，順應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展趨勢，提升現(xiàn)代化管理思維。

3.1.2加強資金扶持力度。切實提高政治站位，堅持把支持保障檔案工作發(fā)展作為促進經(jīng)濟社會全面發(fā)展的有效途徑和舉措，全面增強做好檔案工作的責(zé)任感和使命感，嚴(yán)格按照新時代檔案工作發(fā)展的客觀需要，找準(zhǔn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，優(yōu)化支出結(jié)構(gòu)，明確責(zé)任科室，強化協(xié)作配合，全面加強同檔案部門信息共享和溝通協(xié)調(diào)，科學(xué)測算檔案工作資金需求，確保把每年每卷不低于3元的檔案維護費落到實處。強化對檔案工作的支持保障，科學(xué)合理核定檔案工作經(jīng)費。加強檔案專項資金全過程預(yù)算績效管理，強化事前、事中、事后監(jiān)管力度。分項目編制績效目標(biāo)，與年初預(yù)算一并提交人代會審核并向社會公開；對績效目標(biāo)完成情況開展運行監(jiān)控，全面掌握績效目標(biāo)的實現(xiàn)程度、項目實施進度、支出執(zhí)行進度；項目實施完成后，及時開展自評及財政重點評價，確保?？顚Ｓ茫岣哔Y金使用效益。

3.1.3創(chuàng)新檔案人才培養(yǎng)方式。成立檔案人才工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開專題會議研究檔案人才工作，制定檔案人才工作責(zé)任制，出臺《年輕干部輪訓(xùn)提升制度》《檔案培訓(xùn)教育制度》等制度，構(gòu)建“檔案工作者培養(yǎng)鏈”。將檔案人才工作納入科室綜合考核評價體系。開展培訓(xùn)需求調(diào)研，制定年度專題培訓(xùn)計劃，開辦知識講堂，實現(xiàn)檔案教育常態(tài)化。邀請專家圍繞檔案行政管理、檔案信息化建設(shè)等業(yè)務(wù)進行專題授課，逐步打造一批精品課程，全面提升檔案人才素質(zhì)。

3.2 技術(shù)層賦能，以信息化建設(shè)引領(lǐng)檔案工作提檔升級

3.2.1建立信息化建設(shè)的體制機制。按照“科學(xué)規(guī)劃，持續(xù)投入，分步實施”的工作思路，統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識，增強檔案工作人員抓好檔案信息化工作的責(zé)任感和緊迫感。完善機房、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)、設(shè)施設(shè)備管理和檔案數(shù)字化管理等制度，明確主管領(lǐng)導(dǎo)，落實責(zé)任人，按“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則，從制度上落實到人，責(zé)任到人。將檔案數(shù)字化工作列為每年重點工作來抓，形成了責(zé)任明確、分工協(xié)作、齊抓共管的良好格局。要根據(jù)檔案資源逐年穩(wěn)步增長的趨勢，建設(shè)完善涵蓋文書檔案、民生檔案、專業(yè)檔案、重點建設(shè)項目檔案、聲像檔案等多個門類的檔案資源數(shù)據(jù)庫。

3.2.2大力實施檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”。加快推進檔案數(shù)字化加工項目，嚴(yán)格按照相關(guān)要求對加工場地、項目配置、數(shù)字化加工流程及標(biāo)準(zhǔn)等進行優(yōu)化，保證項目按規(guī)范程序執(zhí)行。開展經(jīng)常性電視新聞、網(wǎng)站信息等資源的采集工作，積極參與收集全市重大事件和重大活動檔案資料，作為數(shù)字檔案資源的重要補充。

3.2.3逐步提升管理信息化。以年度為時間節(jié)點，整理收文、發(fā)文及相關(guān)會議檔案資料，整理歸檔及移交至檔案室或者檔案部門的文件全部實現(xiàn)了信息化管理。同時，以實名制數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，結(jié)合機構(gòu)業(yè)務(wù)日常辦理情況，加強機關(guān)單位業(yè)務(wù)工作信息化管理，及時更新數(shù)據(jù)，切實做到數(shù)據(jù)采集信息實、底數(shù)清、情況明。進一步方便了機構(gòu)業(yè)務(wù)辦理，有效推進了業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮了信息化系統(tǒng)在服務(wù)機關(guān)大局工作中的積極作用。

3.3 模式層更新，以檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型推動機關(guān)檔案高質(zhì)量發(fā)展

3.3.1加強數(shù)據(jù)共享利用，更好服務(wù)人民群眾。聚焦群眾查檔需求，與重點涉民單位建立聯(lián)動機制，部門共享，專業(yè)檔案下沉一線，以“部門并聯(lián)”+“一站服務(wù)”的模式，不斷擴大民生檔案接收范圍，深化推進館室協(xié)同利用和在線出證，不斷加快民生檔案“一站查”步伐，著力破解群眾“到處查”煩惱。同時以高數(shù)字化率的館藏資源為基礎(chǔ)，依托協(xié)同辦公系統(tǒng)，建立在線取檔互認(rèn)互信機制，促進“多件事”向“一件事”靠攏、“分頭辦”向“協(xié)同辦”發(fā)展，打通部門壁壘。從市級機關(guān)層面上來看，要建立檔案共建共享利用平臺，推出查檔直通車應(yīng)用場景，簡化館室借閱、跨全宗借閱手續(xù)，打好數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程利用組合拳。通過該平臺開放共享館藏檔案資源、返還進館檔案數(shù)據(jù)，打造百姓“家門口的檔案館”，就近受理群眾婚姻、土地承包等檔案查詢申請，推動民生檔案資源實現(xiàn)實時共享、協(xié)同利用、在線出證，真正做到了群眾查檔不出戶。

3.3.2織密檔案數(shù)據(jù)安全保障網(wǎng)，確保檔案資料絕對安全。安全是機關(guān)檔案工作的底線。伴隨信息化帶來的變化，檔案安全風(fēng)險也與日俱增。要把檔案信息安全管理貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個環(huán)節(jié)。利用現(xiàn)代化手段全方位做好檔案安全保密防護，加強檔案數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)管理，建立檔案數(shù)字化外包保密制度和檔案數(shù)字化外包流程操作規(guī)程；落實技防措施，嚴(yán)格計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)光盤等載體管理。利用入侵防御系統(tǒng)實時檢測并防御局域網(wǎng)可能存在的網(wǎng)絡(luò)危險；利用數(shù)據(jù)庫監(jiān)測和跟蹤系統(tǒng)數(shù)據(jù)動向，利用防火墻在互聯(lián)網(wǎng)入口增加一道安全屏障，全方位保障檔案數(shù)據(jù)和計算機的安全。每日做好機房設(shè)備運行情況登記，為機房重點部位安裝滅火盾，進一步筑牢機房防火安全防線；將機房電線設(shè)為專線，確保機房用電安全。根據(jù)工作職能調(diào)整，建立完善檔案信息安全工作管理機制，制定《網(wǎng)絡(luò)與信息系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案》等規(guī)章制度，全體人員簽訂《在崗人員保密承諾書》[2]，嚴(yán)格落實檔案信息安全責(zé)任制，確保檔案信息安全工作落實。要召開專題學(xué)習(xí)會對單位人員進行檔案信息安全教育培訓(xùn)，重點講述檔案信息與保密工作的重要關(guān)系、檔案信息在保密工作中存在的突出問題、檔案信息保密的重要性和泄密的危害、泄密發(fā)生后違法違紀(jì)責(zé)任追究等有關(guān)內(nèi)容，進一步增強干部職工的檔案信息安全意識。

參考文獻

[1]劉輝.檔案信息安全保障工作中的問題與對策[J].蘭臺世界，2013（10）：25.

[2]李靜波.淺析檔案安全體系建立的幾個問題[J].才智，2012（08）：30.

作者簡介：姜珊珊（1983— ），大學(xué)學(xué)歷，德州市平原縣衛(wèi)生健康局中級專業(yè)技術(shù)人員，研究方向：檔案管理。