信息技術(shù)應(yīng)用視角下人事檔案精細(xì)化管理分析

摘 要：新修訂的《檔案法》專門將“檔案信息化建設(shè)”作為單獨(dú)一個(gè)章節(jié)，詳細(xì)規(guī)定了檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)要求。精細(xì)化管理是一種理念、一種文化，信息技術(shù)背景下，要熟練應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，助力人事檔案精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。本文以信息技術(shù)為視角，首先分析了影響人事檔案精細(xì)化管理的主要因素，提出了信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理中的主要內(nèi)涵，以及做好信息技術(shù)下醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理應(yīng)采取的具體措施。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；人事檔案；精細(xì)化管理；應(yīng)用

精細(xì)化管理理念誕生于企業(yè)管理實(shí)踐，并逐步拓展至教育、經(jīng)濟(jì)、文化、檔案管理等領(lǐng)域。精細(xì)化管理是一種理念，一種文化[1]，是建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)之上的一種以最少資源占用、最低成本實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的一種管理方式。人事檔案是在干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映其政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、廉潔自律和社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。根據(jù)《干部人事工作條例》相關(guān)規(guī)定，人事檔案應(yīng)堅(jiān)持真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范；方便利用、安全保密等原則，并將人事檔案“信息化”納入日常管理工作之中。新修訂的《檔案法》專門將“檔案信息化建設(shè)”作為單獨(dú)一個(gè)章節(jié)，詳細(xì)規(guī)定了檔案信息化建設(shè)的主體責(zé)任內(nèi)容，明確電子檔案效力以及“四性”要求。近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在人事檔案管理中的應(yīng)用，有力推動(dòng)了以信息化為支撐的精細(xì)化管理[2]，為醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員梯隊(duì)建設(shè)、選拔任用人才、評(píng)先評(píng)優(yōu)、職稱晉升等工作提供重要參考與依據(jù)，提升人事檔案管理的精細(xì)化水平。

1 人事檔案精細(xì)化管理影響因素

1.1 人員素能因素

精細(xì)化管理十分重視品質(zhì)。品質(zhì)即質(zhì)量，精細(xì)化管理是由具體的執(zhí)行者來完成，可見，影響品質(zhì)的重要因素是人的因素。具體到醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理領(lǐng)域，人員綜合業(yè)務(wù)素能，尤其是信息素能是影響人事檔案管理品質(zhì)的重要因素。其信息化理念、認(rèn)識(shí)，以及信息技術(shù)應(yīng)用的素能等，都會(huì)直接影響著認(rèn)識(shí)檔案精細(xì)化管理品質(zhì)。例如，人事檔案工作較為枯燥，內(nèi)容及分類繁雜，重復(fù)性高，在長(zhǎng)期工作中容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，降低自我效能感和身份認(rèn)同感[3]，導(dǎo)致檔案人員職業(yè)觀念弱化，動(dòng)力不足，最終影響人事檔案品質(zhì)。近年來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及人事檔案管理軟件的輔助應(yīng)用，單一的檔案專業(yè)知識(shí)難以適應(yīng)新時(shí)期人事檔案工作需要，信息素養(yǎng)制約人事檔案精細(xì)化品質(zhì)。

1.2 制度機(jī)制因素

精細(xì)化管理需要完善的制度機(jī)制做保障。精細(xì)化管理突出強(qiáng)調(diào)人事檔案管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化、操作的規(guī)范化和落實(shí)的精準(zhǔn)化，而要實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)則依賴于人事檔案各項(xiàng)規(guī)章制度的保障。制度機(jī)制是否健全、合理會(huì)直接影響人事檔案精細(xì)化管理效率。近年來，檔案領(lǐng)域陸續(xù)頒布了一系列法律法規(guī)、規(guī)范性文件，也陸續(xù)出臺(tái)了一系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其中《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案移交操作規(guī)程》等，尤其是《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022）的頒布和實(shí)施，為電子人事檔案“單套制”管理提供了可靠依據(jù)，也深刻改變了人事檔案管理模式，因此，需要根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理實(shí)際，制定具體的信息化管理細(xì)則和實(shí)施規(guī)范，暢通人事檔案信息化收集、鑒定、整理、歸檔、檢索、利用操作規(guī)程及執(zhí)行規(guī)范。

1.3 信息技術(shù)因素

精細(xì)化管理離不開信息技術(shù)的支持和保障，信息技術(shù)是精細(xì)化管理的重要手段，信息技術(shù)直接影響檔案精細(xì)化管理的水平。隨著人事檔案信息量持續(xù)增加，單套制模式的實(shí)施，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案逐漸朝著檔案數(shù)字化方向發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案管理系統(tǒng)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和有效管理，有力提升了人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化水平?？梢?，如果離開信息技術(shù)應(yīng)用談人事檔案精細(xì)化管理、缺乏信息技術(shù)支持的精細(xì)化管理勢(shì)必是低水平、低層次、低效率的管理。

1.4 需求實(shí)現(xiàn)因素

精細(xì)化管理要求聚焦被服務(wù)者需求的滿足上，以獲得更高效率、更大效益的服務(wù)產(chǎn)品。需求實(shí)現(xiàn)程度反映了人事檔案精細(xì)化管理效果，也是影響人事檔案精細(xì)化管理的重要因素。因此，醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)應(yīng)是“滿足廣大醫(yī)護(hù)人員需求、助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展”，始終堅(jiān)持服務(wù)需求為導(dǎo)向，重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，使醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理更有方向、更具針對(duì)性，也更能體現(xiàn)人事檔案價(jià)值。為做好醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理，要積極利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，確保人事檔案信息收集齊全、門類齊全，拓寬人事檔案信息查詢渠道，提升人事檔案查詢檢索利用效率。

2 人事檔案精細(xì)化管理內(nèi)涵

2.1 隊(duì)伍復(fù)合型

管理的目的在于使用有限的資源發(fā)揮最大效能[4]。醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理需要一支復(fù)合型人才隊(duì)伍，其業(yè)務(wù)素能直接影響到人事檔案精細(xì)化管理品質(zhì)。因此，要打造一支政治立場(chǎng)堅(jiān)定、業(yè)務(wù)素能過硬的復(fù)合型人才隊(duì)伍——能熟練應(yīng)用各種信息技術(shù)，包括運(yùn)用信息技術(shù)快速收集、檢索人事檔案信息，掌握磁盤、光盤等專門介質(zhì)存儲(chǔ)人事檔案，還要學(xué)會(huì)利用密鑰、雙備份技術(shù)等技能，確保人事檔案信息安全。為此，首先要選配具有復(fù)合專業(yè)知識(shí)技能人員加入到人事檔案管理崗位；其次要做好從業(yè)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是信息技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)；再次是要加強(qiáng)崗位實(shí)踐鍛煉，將各種人事檔案管理應(yīng)用軟件直接應(yīng)用到人事檔案管理領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理專業(yè)化、信息化，達(dá)到精細(xì)化管理預(yù)期目標(biāo)。

2.2 理念現(xiàn)代化

信息技術(shù)應(yīng)用背景下醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化、現(xiàn)代化工作，既要從事人事檔案管理人員具有系統(tǒng)意識(shí)，也需要人事檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，具備現(xiàn)代化管理理念、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸椒?。首先要加?qiáng)信息意識(shí)教育。檔案管理人員在收集、整理、統(tǒng)計(jì)等檔案管理過程中向廣大醫(yī)護(hù)人員強(qiáng)調(diào)人事檔案現(xiàn)代化必要性、重要性，通過醫(yī)院的門戶網(wǎng)站、宣傳欄、宣傳冊(cè)等途徑加強(qiáng)人事檔案現(xiàn)代化知識(shí)宣傳普及，讓現(xiàn)代化檔案意識(shí)根植全體醫(yī)護(hù)人員。其次要加強(qiáng)檔案管理者責(zé)任心培育，打造一支又紅又專、責(zé)任心強(qiáng)的現(xiàn)代檔案管理隊(duì)伍，養(yǎng)成利用現(xiàn)代信息技術(shù)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致把關(guān)人事檔案資料的行為習(xí)慣。再次是要注重現(xiàn)代化管理理念教育，加強(qiáng)KPI、PDCA、6S等現(xiàn)代管理理念教育，培育人事檔案管理人員現(xiàn)代化管理素能。

2.3 過程規(guī)范化

實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的最直接方法與路徑便是管理規(guī)范化，具體到醫(yī)院人事檔案管理領(lǐng)域，就要求加強(qiáng)人事檔案過程管理和特殊情況管理，確保規(guī)范。首先是操作流程規(guī)范化。信息技術(shù)應(yīng)用，醫(yī)院人事檔案管理借助專門的人事檔案管理軟件，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)操作流程的統(tǒng)一。為確保操作流程規(guī)范，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)，科學(xué)設(shè)計(jì)信息化背景下人事檔案管理信息化業(yè)務(wù)操作流程，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)流程的精細(xì)化。其次是人事檔案形成規(guī)范化。要高度重視人事檔案細(xì)節(jié)管理，認(rèn)真填寫個(gè)人履歷表，嚴(yán)把“三齡兩歷一身份”信息質(zhì)量關(guān)。再次是人事檔案轉(zhuǎn)移過程規(guī)范化。人事檔案形成要做好密封，移交要有登記，收到人事檔案要有回執(zhí)。人事檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過EMS、專人轉(zhuǎn)遞或機(jī)要形式，嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)遞人事檔案。此外，近年來隨著醫(yī)院人才引進(jìn)的多元化，既有社招、校招，還有高層次人才直接引進(jìn)，要及時(shí)做好新增人員人事檔案資料收集，及時(shí)錄入信息系統(tǒng)。

2.4 管理信息化

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，《檔案法》《干部人事工作條例》中均要求加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。在信息時(shí)代，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理模式創(chuàng)新，結(jié)合各種信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是必要過程[5]。具體來說要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理，首要實(shí)現(xiàn)的就是要做到管理信息化。首先是要加強(qiáng)人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備[6]。要建立一套適合醫(yī)院人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，滿足多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)運(yùn)行，具備與其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)連接、交換數(shù)據(jù)能力[7]。其次是人事檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè)是對(duì)檔案信息化建設(shè)具有實(shí)質(zhì)作用的保障措施[8]。通過各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建設(shè)統(tǒng)一醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)，利用信息技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息采集、加工、保存及信息共享。再次是人事檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)按照“相對(duì)統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)通用”符合規(guī)范的檔案管理軟件原則要求，推廣較高版本的檔案管理軟件，為信息交換、共享創(chuàng)造條件[9]。此外，還要注重網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源建設(shè)。信息技術(shù)背景下醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的核心是檔案資源。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案資源建設(shè)，既要做好館藏人事檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，也要加強(qiáng)電子人事文件歸檔與電子人事檔案管理，積極推進(jìn)人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)查詢。

3 人事檔案精細(xì)化管理對(duì)策

所謂精細(xì)化管理就是說堅(jiān)持以“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”為基本原則，高度重視管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化[10]。鑒于信息技術(shù)應(yīng)用背景下醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理影響因素，應(yīng)從人員信息素養(yǎng)培育、信息管理制度機(jī)制、信息技術(shù)應(yīng)用，以及需求滿足等為導(dǎo)向，切實(shí)提升醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理能力和水平。

3.1 提升人事檔案精細(xì)化管理人員素養(yǎng)

信息技術(shù)視角下醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的核心在于檔案管理人員的信息素養(yǎng)，其信息理念和信息技術(shù)水平?jīng)Q定了人事檔案管理品質(zhì)，也決定了人事檔案精細(xì)化工作水平。因此，要切實(shí)提升人事檔案精細(xì)化管理人員素養(yǎng)，尤其是信息素養(yǎng)。首先要樹立正確的人事檔案價(jià)值觀。正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用利弊，既要學(xué)會(huì)利用信息技術(shù)提升人事檔案管理水平，也要規(guī)避信息技術(shù)應(yīng)用的安全風(fēng)險(xiǎn)，做到趨利避害。其次要牢固樹立精細(xì)化管理意識(shí)。要從規(guī)范細(xì)化、服務(wù)優(yōu)化、技術(shù)深化等角度，切實(shí)樹牢人事檔案精細(xì)化管理意識(shí)。再次是要切實(shí)掌握信息技術(shù)應(yīng)用。緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，尤其是信息技術(shù)更新迭代。最后是要掌握信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理考核，確?？己诉^程精細(xì)化、考核結(jié)果精準(zhǔn)化。

3.2 健全人事檔案精細(xì)化管理制度保障

執(zhí)行效率是醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理能否取得預(yù)期成效的關(guān)鍵因素，通過建立健全人事檔案精細(xì)化管理規(guī)章制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使信息技術(shù)應(yīng)用有依據(jù)。具體來說，就是要依據(jù)《檔案法》《干部人事檔案管理?xiàng)l例》等，既要制定醫(yī)院人事檔案管理辦法，作為統(tǒng)領(lǐng)醫(yī)院人事檔案管理的根本依據(jù)，也要制定醫(yī)院人事檔案信息化管理實(shí)施細(xì)則，從精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)等方面全面筑牢人事檔案業(yè)務(wù)精細(xì)化制度保障。此外，還要制定信息技術(shù)應(yīng)用背景下醫(yī)院人事檔案利用規(guī)定，注重利用技術(shù)應(yīng)用做好人事檔案管理，發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)等方面的價(jià)值功能。

3.3 提高人事檔案精細(xì)化管理技術(shù)水平

數(shù)據(jù)化是精細(xì)化管理的重要特征之一。信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案精細(xì)化管理其實(shí)就是利用信息技術(shù)優(yōu)質(zhì)高效地處理龐大的人事檔案信息數(shù)據(jù)，通過技術(shù)支持、數(shù)據(jù)支撐和效果保證體現(xiàn)人事檔案精細(xì)化管理水平。為此，首先要積極做好醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作。既要做好“存量”人事檔案信息數(shù)字化，也要做好“增量”人事檔案信息數(shù)字化，將履歷表、榮譽(yù)、學(xué)歷學(xué)位、科研成果、職級(jí)晉升等進(jìn)行全面的數(shù)字化采集，使其成為可存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)。其次是要立足醫(yī)院人事檔案管理特點(diǎn)，因地制宜地開發(fā)專門的人事檔案管理信息系統(tǒng)，將人事管理過程中產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)及時(shí)收錄。再次是注重信息共享。通過身份認(rèn)證、密碼登錄等，來打通醫(yī)院人事、檔案、業(yè)務(wù)等部門之間人事檔案信息共享通道，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

3.4 推進(jìn)人事檔案精細(xì)化管理精準(zhǔn)服務(wù)

精準(zhǔn)服務(wù)，滿足需求是醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的努力方向和目標(biāo)。因此，要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需要，努力挖掘人事檔案管理價(jià)值，多渠道為需求者提供高品質(zhì)人事檔案信息。抓好源頭，注重細(xì)節(jié)。按照完整性、真實(shí)性、規(guī)范性原則，做好人事檔案信息收錄，為人事檔案需求提供高品質(zhì)檔案。改進(jìn)服務(wù)，提升價(jià)值。及時(shí)跟進(jìn)職級(jí)晉升、崗位調(diào)整、人員提拔、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等，提供精細(xì)化檔案信息，增強(qiáng)人事工作的科學(xué)性、客觀公正性，為醫(yī)院發(fā)展人才資源保障提供可靠保證。

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作者簡(jiǎn)介：賈曉囡（1987— ），大學(xué)學(xué)歷，濟(jì)南市中醫(yī)醫(yī)院館員，主要從事人事檔案、文書檔案管理研究。