新時代人才交流服務(wù)中心檔案社會化管理策略探究

孫麗

摘 要：隨著社會信息資源不斷走向多元化多樣化，促進(jìn)信息高效管理，提升信息流通速度，進(jìn)而推動檔案資源社會化，是未來各行各業(yè)需要面臨的難題。在此背景下，人才交流服務(wù)中心檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務(wù)方式，通過業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型、管理升級、流程再造、宣傳推廣等方式，將人才管理工作主動、深度融入社會發(fā)展各方面，推動其他領(lǐng)域人才工作發(fā)生正向改變，提高人才中心在各項事業(yè)發(fā)展中的參與度和貢獻(xiàn)力，進(jìn)而實現(xiàn)人才檔案信息化管理、社會化服務(wù)。本文從人才中心檔案社會化管理必要性、現(xiàn)狀及存在問題、未來優(yōu)化路徑為出發(fā)點，提出系列發(fā)展建議。

關(guān)鍵詞：人才工作；信息化管理；社會化服務(wù)

檔案工作社會化是指檔案工作與社會發(fā)展相互作用，通過檔案資源匯集化、檔案管理信息化、檔案人員專業(yè)化和檔案服務(wù)社會化等多種優(yōu)化升級策略融入社會[1]，進(jìn)一步推動各行各業(yè)良性發(fā)展?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，要“深入推進(jìn)檔案利用體系建設(shè)，充分實現(xiàn)檔案對國家和社會的價值”，強(qiáng)調(diào)檔案工作對社會發(fā)展所具有的積極促進(jìn)作用。人才中心依托檔案社會化、信息化管理，實現(xiàn)對部門單位、社會團(tuán)體、行業(yè)協(xié)會、知名院校等地人才的全方位、多層次、高效率管理，并將其作為黨委政府相關(guān)工作決策的重要依據(jù)，從而能夠在今后干部調(diào)整、人才引進(jìn)、崗位匹配、職稱考核等方面提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)支持，有效改革人才管理制度，快速建設(shè)專業(yè)性強(qiáng)、匹配度高的人才隊伍，使人員管理變得更加科學(xué)化、有序化。

1 人才中心檔案社會化管理必要性

1.1 充分發(fā)揮單位職能，為社會化管理提供保障

檔案是對個人過去學(xué)習(xí)成果、工作經(jīng)歷、政治思想、社會關(guān)系的記載，也是各行各業(yè)面向社會選拔人才的關(guān)鍵依據(jù)[2]。在新時代背景下，工作理念、目標(biāo)、形式和內(nèi)容都發(fā)生變化，對人才的需求也在不斷上升，實現(xiàn)檔案社會化、信息化管理，是為推進(jìn)各項工作未來發(fā)展戰(zhàn)略、推動經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展、建設(shè)多元化人才搭建平臺的關(guān)鍵舉措，也是人才中心積極服務(wù)人才工作大局的重要手段。

1.2 提升人才管理效率，優(yōu)化人才服務(wù)水平

在傳統(tǒng)模式下，人才中心檔案管理大多采用以紙質(zhì)檔案、人工查詢的方式進(jìn)行，效率低，甚至?xí)n案實體造成不可逆的損壞。隨著社會的不斷發(fā)展和檔案社會化、信息化管理體系的不斷健全，產(chǎn)生的人才數(shù)據(jù)及相關(guān)工作文件數(shù)量也隨之呈幾何級增長，員工在工作時面臨較大的負(fù)擔(dān)，在管理過程中需要耗費大量的人力物力財力，且工作效果不明顯，無法保證信息的完整性、準(zhǔn)確性、真實性，檔案價值無從體現(xiàn)。在新時代背景下，大數(shù)據(jù)、人工智能、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新興技術(shù)的出現(xiàn)，檔案管理實現(xiàn)社會化和信息化逐漸取代傳統(tǒng)的人工管理模式。管理系統(tǒng)平臺使得大量的人才數(shù)據(jù)信息得以低成本安全存儲，讓用戶通過方便快捷的信息數(shù)據(jù)查詢界面進(jìn)行多元化管理，在數(shù)據(jù)查詢過程中依托搜索引擎，檢索速度得到質(zhì)的飛躍，且準(zhǔn)確性、可靠性較強(qiáng)，為高效開展人才管理工作打下扎實基礎(chǔ)。

2 人才中心檔案社會化管理現(xiàn)狀及存在問題

2.1 檔案管理重視程度不夠

一是領(lǐng)導(dǎo)者對人才檔案社會化、信息化管理沒有進(jìn)行充分的認(rèn)知，接受程度較低，工作推進(jìn)力度較小，制約了人才交流管理事業(yè)健康快速發(fā)展。二是沒有設(shè)置專門人事檔案管理機(jī)構(gòu)。責(zé)任內(nèi)容界定不夠清晰，責(zé)任內(nèi)容不細(xì)化、任務(wù)分解不到位，管理制度不完善，個別崗位負(fù)責(zé)人落實不到位，崗位責(zé)任制流于形式，缺乏專門管理辦法，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作流程還不明確，激勵機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制還不完善，導(dǎo)致信息管理工作的時效性明顯較低。三是檔案工作服務(wù)主動性較低。人才中心對外服務(wù)的方式大多是被動地提供信息參考，面向社會的主動性服務(wù)不夠，服務(wù)質(zhì)量有待提升，導(dǎo)致檔案信息資源整合能力差，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到社會對人才的需求，無法充分發(fā)揮檔案價值。

2.2 檔案信息資源管理平臺建設(shè)不完善

一是系統(tǒng)平臺研發(fā)投入不夠大，在建設(shè)初期尚未向有關(guān)部門申請足夠的資金保障，使得硬件設(shè)施匹配度較低。二是對外包公司了解不深入，尚未開展全面的行業(yè)內(nèi)部調(diào)研，導(dǎo)致系統(tǒng)平臺開發(fā)與實際工作需求結(jié)合不完整，軟件開發(fā)功能性較差，總體性能存在很多缺陷，對于數(shù)據(jù)的查詢、調(diào)用、保管存在一定阻礙，無法高效應(yīng)用到工作中，跟不上日常管理的節(jié)奏。三是系統(tǒng)安全性工作開展水平較低，尚未開展應(yīng)急突發(fā)事項演練等安全工作，沒有配備較強(qiáng)的安全管理設(shè)備、防火墻、殺毒軟件，病毒庫沒有做到實時更新，容易對系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)產(chǎn)生泄密、丟失、損壞的風(fēng)險。

2.3 管理人員綜合素質(zhì)有待加強(qiáng)

檔案工作是人才中心工作流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其工作性質(zhì)、特點要求檔案管理人才隊伍必須具有相對穩(wěn)定性和工作連續(xù)性。當(dāng)前階段，檔案事業(yè)在人才管理系統(tǒng)體制改革、實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展方面大有可為，但由于政策支持、領(lǐng)導(dǎo)重視程度、培養(yǎng)方式單一等各方面原因，整體呈現(xiàn)出的綜合型人才缺乏現(xiàn)象仍十分明顯，尤其在一些基層人才交流平臺，檔案工作人員流動性較大，崗位調(diào)動頻繁，有些甚至未參加信息化、檔案管理專業(yè)培訓(xùn)直接上崗，整體專業(yè)素質(zhì)有待加強(qiáng)?，F(xiàn)有工作人員普遍年齡較大，學(xué)歷較低，學(xué)習(xí)能力較差，專業(yè)知識不夠扎實。檔案人才隊伍建設(shè)方面的問題日益突出，嚴(yán)重制約了新時代人才交流部門檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 人才中心檔案社會化管理未來優(yōu)化路徑

3.1 加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理體系

人才檔案工作是加強(qiáng)各部門單位組織建設(shè)的重要組成部分，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部的重要依據(jù)。人才中心領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，牢固樹立大局觀念和服務(wù)理念，多措并舉完善檔案管理體系。一要成立以一把手為組長、分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長、人才中心檔案管理科室全體成員為組員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新時期檔案管理工作，組織協(xié)調(diào)檔案管理過程中遇到的實際問題。要求內(nèi)設(shè)其他機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格落實領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案業(yè)務(wù)科室關(guān)于人才檔案相關(guān)工作的安排部署，定期組織開展本部門人才檔案收集、整理、保管工作，形成明確職責(zé)，分工合理的工作機(jī)制。二要持續(xù)強(qiáng)化檔案規(guī)范管理的意識。嚴(yán)格落實《檔案法》，對收集到的每一卷檔案進(jìn)行科學(xué)整理，從嚴(yán)落實檔案建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞、信息化、統(tǒng)計和保密等各項制度，按時間節(jié)點和具體要求做好檔案收集、鑒別、整理和歸檔工作，確保檔案完整齊全，全面記錄人才成長經(jīng)歷，真正實現(xiàn)檔案資源管理社會化。

3.2 加大檔案宣傳力度，不斷豐富數(shù)據(jù)資源

檔案工作服務(wù)大眾、服務(wù)民生、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展是時代賦予檔案部門新時期的重要任務(wù)。人才中心作為社會各類人才信息資源的集聚地，要進(jìn)一步提升信息資源整合水平，著力加強(qiáng)覆蓋當(dāng)?shù)厝虻臋n案資源體系建設(shè)，把社會服務(wù)轉(zhuǎn)型發(fā)展作為檔案工作的新坐標(biāo)，進(jìn)一步彰顯檔案服務(wù)的新魅力。一是靈活運用檔案展覽、現(xiàn)場宣傳、專題講座、體驗活動等方式扎實開展豐富多樣的檔案宣傳活動，以布置展板、發(fā)放宣傳單和宣傳手冊、設(shè)立咨詢臺、工作人員現(xiàn)場講解等多種途徑，對檔案法、人才檔案查詢利用服務(wù)指南、政府招聘信息公開指南等知識向人民群眾進(jìn)行宣傳講解，提升社會公眾檔案意識，發(fā)揮檔案存史資政的重要作用。二是實施宏觀調(diào)控，研究制定歸檔管理制度，做好各部門單位日常工作中形成的各種人力資源文件材料的收集整理， 立卷和歸檔等方面的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作，使之符合檔案管理的規(guī)定與要求，并按照相關(guān)規(guī)定定期開展集中歸檔工作，不斷充實人才信息資源庫。三是充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)，要求檔案部門密切和有關(guān)單位、部門簽訂數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議，推動緊密聯(lián)系，相互配合，實現(xiàn)人才檔案資源數(shù)據(jù)化、安全化在線傳輸，提升歸檔效率，人才中心檔案管理者要在數(shù)據(jù)整理編目的基礎(chǔ)上，根據(jù)人才需求，有針對性地組織信息，進(jìn)行深度編纂加工并主動向社會發(fā)布，使其內(nèi)在價值得到提升，彰顯資源整合作用，為將來人才檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的發(fā)展與完善奠定堅實的信息基礎(chǔ)。

3.3 運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，著力強(qiáng)化設(shè)施建設(shè)

科技是第一生產(chǎn)力。隨著社會各行各業(yè)進(jìn)入信息化管理時代，在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”潮流的推動下，人才中心檔案管理也應(yīng)充分借助人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)、操作系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)，不斷加快硬件投入和管理平臺功能開發(fā)，實現(xiàn)檔案社會化、信息化管理與人才需求之間的聯(lián)動機(jī)制。根據(jù)各部門單位、企業(yè)、院校對人力資源的需求開展快速便捷的數(shù)據(jù)檢索，切實提高人才中心自身服務(wù)效率和檔案信息資源的真實性、完整性、有效性。一是檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化數(shù)字化、信息化、智慧化意識。深入探索檔案高效管理的新路子、新途徑，要深入市場調(diào)研，結(jié)合當(dāng)?shù)厝瞬刨Y源工作發(fā)展需求，探索適合自身發(fā)展的系統(tǒng)平臺和可行性方案，同時要積極與人力資源上級分管部門爭取財政支持，推動平臺保質(zhì)保量完成建設(shè)。二是要及時了解現(xiàn)代新興科學(xué)技術(shù)的內(nèi)涵。將大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)與綜合檔案管理平臺相結(jié)合，持續(xù)優(yōu)化檔案數(shù)字資源建設(shè)，努力為各部門單位及廣大群眾提供新興智慧化服務(wù)[3]。三是要建立健全檔案信息資源收集整合、管理利用、存儲共享工作機(jī)制。進(jìn)一步完善人力資源檔案信息化管理工作的監(jiān)督和績效化評價制度，實現(xiàn)對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工走向制度化、科學(xué)化、合理化，促進(jìn)人才資源有序流動，從而保證檔案管理規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。四是加大經(jīng)費投入。申請專項運維資金，完善檔案信息資源管理設(shè)備，保證庫房、機(jī)房基礎(chǔ)設(shè)施可維持正常工作，定期檢查檔案密集架、服務(wù)器、存儲器、光盤庫、安全設(shè)備、消防設(shè)備、精密空調(diào)等硬件運轉(zhuǎn)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時更改，如遇突發(fā)事件采取應(yīng)急預(yù)案，確保機(jī)房設(shè)備系統(tǒng)正常運行，讓庫房、機(jī)房環(huán)境更加安全、智能、環(huán)保，為進(jìn)一步優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境、筑牢網(wǎng)絡(luò)安全籬笆提供強(qiáng)有力硬件支撐和堅強(qiáng)保障[4]。

3.4 豐富理論學(xué)習(xí)實踐，優(yōu)化隊伍整體水平

人才是第一資源。人才中心未來要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須打造一支政治覺悟過硬、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)、工作作風(fēng)扎實的高素質(zhì)人才隊伍。檔案管理隊伍也應(yīng)如此，人才中心要創(chuàng)新學(xué)習(xí)載體豐富學(xué)習(xí)形式，堅持在檔案業(yè)務(wù)理論知識上用心、集中學(xué)上發(fā)力、廣泛學(xué)上創(chuàng)新，通過線上線下同步學(xué)、研討交流深化學(xué)、撰寫心得感悟?qū)W，使檔案管理人員綜合水平提升實現(xiàn)制度化、規(guī)范化。一是健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。將理論學(xué)習(xí)作為年度工作重點持續(xù)推進(jìn)，單位部門負(fù)責(zé)人要制定學(xué)習(xí)方案，抓好督促落實，不斷創(chuàng)新學(xué)習(xí)方式，豐富學(xué)習(xí)形式，推動理論學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)往實里走、往深里走、往心里走，實現(xiàn)常態(tài)化長效化發(fā)展，同時要引導(dǎo)全體檔案管理人員堅持在崗位中加強(qiáng)練兵，邊學(xué)邊干、學(xué)干結(jié)合，努力營造人人愛學(xué)習(xí)，事事爭先進(jìn)的熱烈氛圍。二是多措并舉開辦活動。采取“線上+線下”“引進(jìn)來+走出去”相結(jié)合的方式，通過邀請教授開展宣講、舉辦讀書班、技能實操大比拼等形式開展業(yè)務(wù)提升活動。同時領(lǐng)導(dǎo)者或管理者要時常帶隊外出考察，以探索行業(yè)最先進(jìn)工作模板為目標(biāo)，調(diào)查研究和能力提升齊頭并進(jìn)，進(jìn)一步拓寬自身視野，結(jié)合自身發(fā)展實際，創(chuàng)新工作思路，對標(biāo)先進(jìn)，比學(xué)趕超，聽取先進(jìn)單位意見建議，科學(xué)客觀分析人才交流中心在檔案管理工作中的特點優(yōu)勢和短板弱項，為今后工作開展明確方向[5]。三是健全學(xué)習(xí)考勤檔案機(jī)制。要始終高度重視理論學(xué)習(xí)的考勤檔案建設(shè)，注重集中學(xué)習(xí)和個人自學(xué)相結(jié)合，提升學(xué)習(xí)效果和質(zhì)量，始終堅持學(xué)習(xí)前制定活動方案做好準(zhǔn)備工作、學(xué)習(xí)中嚴(yán)格考勤做好學(xué)習(xí)記錄、學(xué)習(xí)后收集整理歸檔資料建好學(xué)習(xí)檔案的全流程工作機(jī)制，按照時間節(jié)點和要求嚴(yán)格執(zhí)行，確保每位工作人員學(xué)習(xí)內(nèi)容、時間、人員、質(zhì)量落到實處，切實把理論學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)化為工作的實際成效。

結(jié)語

人才中心對我國人力資源分配起著重要的作用，是發(fā)揮政府在市場經(jīng)濟(jì)中的選人用人引導(dǎo)服務(wù)作用的主陣地，也是為就業(yè)者和需求單位提供交流的平臺。在新時代發(fā)展背景下，人才中心對于檔案高效社會化、信息化管理的重視程度與日俱增，作為行業(yè)內(nèi)各單位領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員，必須要順應(yīng)時代潮流，采取多樣化、多種類、多層次的工作方式，不斷提升檔案管理工作效率，進(jìn)一步挖掘人才檔案的潛在價值，努力打造一支數(shù)量充足、素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、堪當(dāng)重任的中青年干部隊伍，切實增強(qiáng)適應(yīng)新時代體制改革發(fā)展要求的本領(lǐng)能力，在人才培訓(xùn)、人才評選、人才推薦、人力資源數(shù)據(jù)收集、人才信息發(fā)布以及提供人力資源服務(wù)等方面，推動部門單位、社會團(tuán)體、行業(yè)協(xié)會、知名院校人才選拔工作不斷朝著更高質(zhì)量、更有效率、更加公平、更可持續(xù)的方向前進(jìn)，為繪制新時代推進(jìn)社會現(xiàn)代化強(qiáng)國建設(shè)的宏偉藍(lán)圖貢獻(xiàn)檔案力量。

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（作者單位：梅河口市人才交流服務(wù)中心）