高職院校的人事檔案管理的存在的問題與改進探析

張文娟

摘 要：為培養(yǎng)更多技術型人才，當下高職院校的數量逐漸增加，這就使得傳統(tǒng)的高職院校的人事檔案管理內容與流程已經不適用于現代社會發(fā)展的實際需求。文章從人事檔案管理工作的四個不到位、分散管理、人力資源組成結構變化、制度化規(guī)范不足以及數字化信息手段滯后五個角度探討了高職院校人事檔案管理過程中所存在的問題，并提出了幾點建議改進策略，希望能夠為同行業(yè)工作者提供一些幫助。

關鍵詞：高職院校；人事檔案管理；問題探討；改進策略

引言

作為當下高職院校人事工作的重要組成部分，檔案管理工作的重要性毋庸置疑。同時，現代社會的發(fā)展對高職院校的人事檔案管理提出了更多要求，需要各個高職院校與時俱進，將管理水平進一步提升，進而為高職院校的人事檔案管理工作提供更多的便利條件。需將人事檔案的作用與重要性充分發(fā)揮出來，全面提升隊伍素質水平，保證人事檔案工作的制度化、規(guī)范化與科學化發(fā)展。為此，有必要針對高職院校人事檔案管理環(huán)節(jié)所存在的主要問題進行深入分析，全面落實相關的改進策略，從而將人力資源優(yōu)勢予以充分發(fā)揮。

1 高職院校人事檔案管理特點、重要作用、問題闡釋

1.1 高職院人事檔案管理的特點

高職院校的人事檔案由于其內容的特殊性，與教職工的社保、職稱、組織關系以及工資等切身利益相關，表現出了較強的嚴肅性與政策性特征。尤其是現代高職院校，伴隨人事檔案資料內容的迅速擴充，更要求其管理人員明確檔案管理工作的重要意義，聯系高職院校的發(fā)展形式，針對所存在的管理問題進行深入分析，為后續(xù)全面落實檔案管理改進策略奠定基礎。

1.2 高職院人事檔案管理在學校工作中的重要作用

單一的規(guī)?；l(fā)展儼然已經無法滿足現階段職業(yè)教育的實際需求，而在明確高職院人事檔案管理規(guī)模化與質量化并行發(fā)展的方向后，高職院校的發(fā)展內涵將在新式高職院人事檔案管理模式下進一步提升，使得人事檔案管理工作被納入重要的議事日程中，獲得更多的發(fā)展機遇。因此，在實際的檔案管理環(huán)節(jié)，要求管理人員革新傳統(tǒng)思維，明確人事檔案工作定位、注重頂層設計，以與時俱進的基本原則用于打開人事檔案管理工作的新發(fā)展局面，充分發(fā)揮檔案工作的重要作用。

1.3 高職院人事檔案管理存在的主要問題

1.3.1四個不到位。第一是認識不到位。部分高職院校未能樹立對人事檔案管理工作重要性的意識，只關注眼前的經濟利益，忽視人事檔案管理工作所帶來的長期效益及隱性貢獻，導致人事檔案管理工作長期處于邊緣地位。第二是人員不到位。在教師隊伍逐漸擴張以及對教師信息采集相關要求提高的背景下，伴隨高職院校規(guī)模的逐步擴大，檔案信息量迅速增加[1]。此種情況下，若依舊依靠原有的人事檔案管理團隊顯然無法解決所存在的管理問題。再加上部分高職院校的人事檔案管理人員知識基礎不扎實，缺乏對于檔案管理政策法規(guī)的相關認識，對于信息化手段應用的培訓也遲遲無法展開，使得人事檔案管理更難以達到預期的目的。第三是硬件不到位。基于對檔案管理的相關要求的分析，對于高職院校的人事檔案工作來說需要為其提供專用的檔案室條件，不僅需要檔案室滿足“八防”要求，且需要在檔案室內配備相應的專用檔案整理設備以及儲存柜[2]。而實際上，部分高職院校并沒有建立獨立、專用的人事檔案室，很難保證檔案的整理效率與質量，且存在著一定的使用安全隱患。第四是相關的工作協調不到位。高職院校的逐步發(fā)展使得部分部門的設置發(fā)生改變，對應的歸檔材料類別同樣發(fā)生了一系列的變化[3]。而相關的檔案資料收集以及全面審核，緊緊依靠人事檔案管理團隊難以達到預期的檔案管理目的，需要高職院校全院聯動并做好相關的整體協調工作。

1.3.2分散管理模式使得人事檔案工作的復雜性進一步提高。從當下我國的多數高等職業(yè)教育管理體制的落實情況來看，針對高職院校的管理依然將行政化作為主導條件。例如部分高職院校屬于副廳級，而另一部分的高職院校卻屬于處級建制，主管單位為院校所在地的政府教育部門。[4]副廳級高職院校，其自身擁有對教職工檔案進行全面管理的權限。而對于處級建制的院校，其干部檔案管理的權限歸屬于上級管理部門。教職工的檔案管理情況則更為復雜，其中的部分由勞動部門進行統(tǒng)一管理，而另一部分則由學校承擔管理責任。此種情況使得高職院校所展開的檔案管理工作相對復雜，進而增大了管用分離矛盾產生的風險。

1.3.3當下的人力資源組成結構變化對人事檔案管理工作提出了更多要求。現代高職院校為確保教育教學工作能夠在短時間內步入正軌，對人力資源的組成結構進行了進一步的完善。教師團隊中包含外聘教師、流動性的兼職教師、具有人事代理身份的教師以及在編教師等；高職院校的職工包含在編人員及臨時人員[6]。若從一般情況來看，只需要對在編人員展開檔案管理工作即可，但其他身具不同身份的教職工，此前的人事檔案歸宿以及到校后的社保記錄、工作履歷以及獎懲情況如何延續(xù)成為主要問題，且需要考慮到后續(xù)的職稱如何晉升，以及如何在人事檔案管理工作層面為其利益提供對應的保障條件等問題，進而將教職工的顧慮予以充分打消，進一步地調動其工作積極。這些問題均是現代高職院校發(fā)展過程中展開人事檔案管理工作所需要明確的基本內容。

1.3.4制度化規(guī)范嚴重不足。部分現代高職院校所展開的人事檔案管理工作依然選擇使用傳統(tǒng)的高職院校初期辦學階段所積累的經驗和手段，對應的制度、機制長期處于缺乏狀態(tài)，具體表現在以下幾點：一是制度規(guī)范嚴重缺乏。在對檔案進行查詢、借閱、信息收集以及檢查核對等方面的制度并不完善，系統(tǒng)性管理體系并未形成，且對應的臺賬登記記錄落實不全面，所依照的統(tǒng)計制度往往流于形式，實際的工作展開較為隨意[7]。二是檔案內容規(guī)范化不足。無論是紙張大小還是文件格式均表現出了較強的隨意性，且一系列的填寫項目并不明確，在重點不突出的情況下使得部分重要項目可能會出現遺漏現象。三是實際展開的管理工作流程規(guī)范性不足[8]。例如借閱以及查閱期間未能對預先設定的基本程序予以嚴格履行，且檔案的轉遞以及借調環(huán)節(jié)與設定的保密性要求不符，后續(xù)所使用的檢查核對方法并不嚴格。

2 高職院校的人事檔案管理改進策略

2.1 建立對人事檔案管理工作的重要認識并加大相關投入

對于高職院校來說，需要從其內涵發(fā)展以及長遠發(fā)展的角度分析人事檔案管理工作的主要內容，建立對其重要性的正確認識，并需要將其納入到學校的整體發(fā)展規(guī)劃范圍內，為管理工作的核心提供充足的人力與物力支持。一是經費。要求需要將人事檔案管理工作需求的革新經費納入高職院校的經費預算中，從而維持檔案管理工作的正常運行狀態(tài)并滿足其現代化的發(fā)展需求。二是人力支持[9]。依據《干部人事檔案工作條例》第一章第二條“干部人事檔案需反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風”的相關要求，需要增加更多的人事檔案管理工作人員，設定相應的專職人員，以提高檔案管理效率與質量，并同時開展針對檔案管理工作人員的綜合培養(yǎng)。三是物力支持。需要確保人事檔案管理工作場地的及時提供。將檔案的查閱、庫存以及辦公予以區(qū)分。同時需配備要求的消防器材以及排石裝備等基礎的檔案管理設施，從而保證人事檔案存放的安全性與使用的便利性。同時，需要配備掃描儀、數碼相機以及復印機等檔案管理工作經常需要應用的器材，配合使用合適的信息化工具，為后續(xù)實現人事檔案管理的信息化發(fā)展目標奠定基礎。

2.2 對人事檔案功能予以擴充

依照《干部人事檔案工作條例》第五章“利用和審核”中的第三十條，需度創(chuàng)新檔案利用工作服務理念，革新利用方式以提高利用效能。對于高職院校來說除去日常教學以外，同時需要根據實際要求開展企業(yè)實踐以及科研等重要任務，只有確保相關信息收集的全面性與及時性，才能夠將人事檔案能夠對教職工整體情況予以真實反映的優(yōu)勢予以充分發(fā)揮。近年來，各個級別的教育部門對于教職工信息采集要求的逐步提升，不僅要求采集的信息項目較多且覆蓋面極為廣泛，并需要對檔案信息進行定期更新[10]。想要保證信息的準確性，需要由人事檔案管理部門進行全面審核，若日常的材料收集工作不全面、不及時，則想要達到新的工作要求較為困難。因此將日常檔案工作的主動性予以強化是有效推動學校教育教學工作進程的重要基礎。

2.3 匹配新發(fā)展形勢為教職工提供相應的服務條件

對于外聘專職教師來說，其在進入到新高職院校前的檔案通常會既存在當地或外地的人才交流中心中，想要保障檔案的實效性，就需要確保進入到高職院校工作情況全面且及時的記錄，從而避免出現對其未來職稱評定以及社保續(xù)繳等情況產生影響，保證教職工的自身利益；對于臨時工來說，其多數在高職院校的后勤服務崗位任職，從整體情況來看其具有服務周期較短以及流動性較大等特點。依照《干部人事檔案工作條例》第三章“內容和分類”中的相關信息，需進行相關材料的審核與查驗。檔案資料的建立不僅能夠將其工作經歷與工作表現予以證明，同時也是這些工作人員后續(xù)辦理社會保險以及重新開展就業(yè)等諸多層面的關鍵依據。為此，高職院校的人事檔案管理人員需要確保相關工作推進的及時性與有效性，只有給予上述人員足夠的權益尊重才能夠充分調動其工作積極性。

2.4 以制度化促進規(guī)范化

依照《干部人事檔案工作條例》第二章“管理體制和職責”中的相關標準，制度化是人事檔案管理工作質量的有效保證，而規(guī)范化則是管理工作的基本目標，標準化轉換更是管理工作的科學管理要求。人事檔案以及各類關聯管理制度的進一步完善，能夠起到明確工作人員職責的作用，需要將教職工的職責以及對應的管理制度上墻，為教職工對相關內容予以及時了解提供方便條件，同時更能夠起到一定程度的監(jiān)督作用。展開此工作的前提下，需要進行分類歸檔以及檔案鑒別等諸多工作，相應的環(huán)節(jié)流程確定了檔案管理的基本順序，并需要有效控制各個環(huán)節(jié)的工作質量。以材料鑒別環(huán)節(jié)為例，首先需要明確應進行歸檔的文件資料，并要求對不符合規(guī)定的文件資料予以及時剔除，該環(huán)節(jié)的工作質量與檔案管理人員的自身規(guī)范化意識密切相關。而在制度化與規(guī)范化流程予以明確后，最終的落實情況則決定于監(jiān)督評價機制是否完善。為此，要求高職院校需要首先建立起對應機構，并為學校的相關部門賦予管理權力，確保其能夠嚴格遵循管理監(jiān)督評價的要求展開人事檔案的監(jiān)督工作，從而消除了形式化的管理工作隱患，進一步提高了檔案管理工作效率與質量。

2.5 以信息化實現數據化

依照《干部人事檔案工作條例》第四章第二十三條“干部人事數字檔案應按照國家相關技術標準，利用掃描等技術手段將干部人事紙質檔案轉化形成數字圖像和數字文本”的要求，需以信息化實現數據化。一是需要解決當下人事檔案紙質材料易變質與易損壞的問題，這就要求檔案管理部門需要基于電子信息化手段實現相關檔案的數據化，在彰顯其安全意義與備份意義的同時，將最大限度地將人事檔案材料的原貌予以還原與維護。二是教職工資料的關聯聲像與圖片等需要嚴格基于其原始格式進行保存，從而提供給管理人員更多的方便檢索條件，并可建立與人事信息數據庫之間的聯系。三是為解決當下人事檔案管理分散管理的問題，建議基于網絡化技術全面實施分級管理模式，通過局域網對檔案信息進行共享。

結語

綜上所述，高職院校人事檔案管理工作在面臨多種現代化發(fā)展挑戰(zhàn)的同時，同時獲得了更多的發(fā)展機遇。因此在實際的檔案管理過程中，管理人員要持續(xù)豐富自身的檔案管理知識基礎，并在嚴格遵循高職院校所發(fā)布的各項規(guī)定的基礎上，將自身工作水平進一步提升，從而保證人事檔案管理工作優(yōu)勢的充分發(fā)揮，進而為高職院校的現代化發(fā)展奠定堅實基礎。

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（作者單位：延安職業(yè)技術學院）