檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)檔案管理研究

李華

摘 要：作為企業(yè)發(fā)展過程中的重要工作類型，企業(yè)檔案管理工作的重要性毋庸置疑。而在信息時代背景下，伴隨企業(yè)規(guī)模的持續(xù)擴大，其日常所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量同樣極為龐大，給檔案信息管理工作帶來了諸多挑戰(zhàn)。為此，需針對檔案展開數(shù)字化建設(shè)工作，進而在提高工作效率的同時，滿足新時代對于企業(yè)的發(fā)展要求。文章簡述了檔案管理與數(shù)字化建設(shè)重要性，基于對檔案數(shù)字化建設(shè)要點的分析探討了其建設(shè)優(yōu)勢，提出了幾點數(shù)字化建設(shè)與有效管理建議，希望能夠為同行業(yè)工作者提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設(shè)；企業(yè)；管理；建議

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢已經(jīng)融入各行業(yè)，并進一步提高工作效率。企業(yè)檔案管理工作融入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，可助力企業(yè)實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，并為龐大的檔案信息提供全面管理的方便條件。因此，部門和領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案數(shù)字化建設(shè)，加大推動互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，奠定企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

1 企業(yè)檔案管理與數(shù)字化建設(shè)的重要性

1.1 有助于提高檔案管理質(zhì)量

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)在信息時代背景下已經(jīng)成為匹配時代發(fā)展規(guī)律、提高檔案管理工作效率的整體趨勢，可起到進一步優(yōu)化檔案管理工作的作用。原本的紙質(zhì)檔案信息通過上傳至云端，可實現(xiàn)原始信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，打破以往紙質(zhì)檔案利用方面的空間與時間限制，確保檔案信息在有需求利用的情況下被更多利用者及時調(diào)閱與分析，解決以往的檔案封閉化管理所帶來的一系列問題，達到服務(wù)型工作狀態(tài)的轉(zhuǎn)化目的[1]。信息化技術(shù)手段的使用，促進整個檔案保存流程表現(xiàn)出永久性特征，解決以往紙質(zhì)檔案易丟失、易破損等問題，保證檔案信息資源的配置合理性，為企業(yè)在決策與長期發(fā)展過程中提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)條件。

1.2 匹配新時代發(fā)展需求

信息時代背景下要求企業(yè)的發(fā)展將檔案管理作為優(yōu)先考慮的工作類型，明確其在企業(yè)發(fā)展過程中的戰(zhàn)略地位。為此，建議組建檔案信息職能部門，負責(zé)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換與新產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的上傳、管理、分析等工作，實現(xiàn)信息資源高效共享與應(yīng)用目標[2]。各個部門的員工同樣需要根據(jù)其自身職位分配包含不同權(quán)限的檔案提取賬號，將檔案信息在技術(shù)、管理等層面的應(yīng)用優(yōu)勢予以充分發(fā)揮，為員工提供更多的信息使用方便條件。還需加大對檔案信息的篩選力度，做好對應(yīng)的信息整理與服務(wù)工作，確保篩選獲得檔案信息的真實性與完整性，奠定后續(xù)企業(yè)科學(xué)決策的參考保障基礎(chǔ)。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)要點分析

2.1 文書電子檔案整理

對于企業(yè)來說，在其日常經(jīng)營管理過程中，各類的文書檔案產(chǎn)生量極為龐大， 保證檔案信息的管理效果較為關(guān)鍵。首先是內(nèi)部文件。依照不同部門、不同保存年限、不同保密等級等進行分類整理、保管，同時做好數(shù)據(jù)備份工作。這樣，即使一個服務(wù)器出現(xiàn)問題，仍有備用服務(wù)器與云端服務(wù)器保存了相應(yīng)檔案信息[3]。為此，建議組建相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，做好分類整理工作，提供更多的服務(wù)條件，確保文書檔案文件目錄及時更新，為后續(xù)查找與應(yīng)用提供方便。其次是外來文件。檔案管理人員需定期對外來文件進行收集與整理，并做好相應(yīng)的數(shù)字化掃描工作，確保檔案信息可完整上傳至云端。此外，需做好網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的配套工作，各類公文的審批、傳遞、蓋章等流程均能夠在網(wǎng)絡(luò)層面操作，進而將工作效率與質(zhì)量進一步提升，確保整個工作流程的透明性與清晰性[4]。無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，均可依照對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)足跡進行問題溯源，及時定位第一責(zé)任人，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象。針對已經(jīng)整理完畢的文件類型，要求檔案管理部門展開相應(yīng)工作，確保存檔的統(tǒng)一性，明確各類檔案信息的保密等級與具體的保管期限，確定分類號與檔案號，以方便后續(xù)工作人員的信息查閱與隨時調(diào)用。

2.2 科技電子檔案整理

對于某些生產(chǎn)型與研發(fā)型企業(yè)來說，在其日常運營環(huán)節(jié)涉及的技術(shù)類文件數(shù)量較多，例如設(shè)備圖紙、組織方案等，需依照科技檔案的種類做好分類與歸檔工作。對于較為重要的設(shè)備、技術(shù)方案等應(yīng)及時展開檔案存儲，完整掃描相應(yīng)檔案信息，例如購置合同、設(shè)備配置清單、保修細則等，將多種信息上傳至云端平臺[5]。為進一步保證檔案資料的安全性，建議以U盤存儲、光盤刻錄等方式同步展開備份工作，進而起到雙重的檔案信息保護作用。

2.3 會計電子檔案整理

對于企業(yè)來說，其財務(wù)信息需及時展開數(shù)字化檔案建設(shè)工作。首先是工資單。需確保所有員工信息完整記錄于檔案，并應(yīng)進行實時更新，明確每個員工的部門、職責(zé)、工資、保險等[6]。員工對工資產(chǎn)生疑問，需確保檔案查找的及時性，確保能夠在第一時間獲取到合理解釋，確保整個工資發(fā)放環(huán)節(jié)的透明與公平。其次是在企業(yè)運營環(huán)節(jié)包含了諸多資金出納內(nèi)容。需及時將賬本信息存儲于云端，保證數(shù)據(jù)化操作效果。所有的資金流通行為均應(yīng)進行及時記錄與整理，對應(yīng)的每一筆資金流動均能夠在第一時間找到對應(yīng)部門與審核人員，并同步開展電子簽名上傳等工作，確保賬本數(shù)據(jù)的真實性與有效性。

3 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)優(yōu)勢

3.1 高效的檔案信息處理

企業(yè)日常運營過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量極為龐大，其中包含了組織各類活動的時間、內(nèi)容、手段以及文件資料等，若依舊選擇使用紙質(zhì)文件對內(nèi)熱用進行來記錄，則在難以保證保存長久性的同時，也極容易由于填寫不規(guī)范等原因?qū)е潞罄m(xù)使用較為困難。而在對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，將進一步提高檔案信息的使用有效性，在短時間內(nèi)即可將檔案信息高效傳遞給各個部門，充分發(fā)揮其信息價值。以企業(yè)需要針對設(shè)備展開更新與技術(shù)改造為例，過程中往往會產(chǎn)生較多圖紙，在對圖紙進行CAD數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，可確保每一項變動記錄的及時性，并可根據(jù)日期進行分類存儲，方便工作人員隨時進行調(diào)用[7]。從實際情況來看，相較紙質(zhì)圖紙，數(shù)字化圖紙的靈活性更強且生命力更為旺盛，全面提高了企業(yè)的工作效率，并基于數(shù)字化信息提供給了企業(yè)更高的檔案使用價值。

3.2 檔案分類科學(xué)合理

從以往的實際檔案管理情況來看，由于工作人員不具備科學(xué)整理檔案信息的意識，工作過程中強制性的規(guī)范制度始終處于缺失狀態(tài)，使得即使有該部分工作人員根據(jù)標準進行了紙質(zhì)檔案整理，檔案可用性仍較弱。而在展開檔案數(shù)字化建設(shè)工作后，可以使用計算機中的軟件自動對檔案進行分類整理，簡單操作下就可對大量數(shù)據(jù)進行批量轉(zhuǎn)移與統(tǒng)一命名，為后續(xù)檔案信息的使用提供方便條件，所有展示的檔案信息更為透明與清晰。若工作人員有查閱需求，只需要輸入關(guān)鍵詞即可進行檔案檢索，高效化的檔案獲取更有利于企業(yè)維持高質(zhì)量生產(chǎn)與經(jīng)營狀態(tài)。

3.3 及時更新業(yè)務(wù)知識

檔案數(shù)字化建設(shè)工作的展開，促使檔案管理人員能夠主動學(xué)習(xí)更多的計算機云端管理技術(shù)，持續(xù)夯實自身的知識基礎(chǔ)并提高信息化處理、檔案維護管理水平，確保檔案信息能夠在有效的管理流程中維持實時更新狀態(tài)，進而確保收納檔案數(shù)據(jù)的真實性與可靠性。對于企業(yè)來說，不斷學(xué)習(xí)先進管理內(nèi)容并及時對自身的知識儲備進行更新的檔案管理人員，是維持企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展狀態(tài)的重要后備力量之一。

4 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理建議

4.1 建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫

依照國家檔案局有關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)標準，建設(shè)并持續(xù)完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫極為關(guān)鍵。檔案管理人員首先對檔案進行分類，依據(jù)檔案的名稱與具體內(nèi)容，將關(guān)鍵數(shù)據(jù)輸入計算機進而形成相應(yīng)目錄數(shù)據(jù)庫。員工可基于此類數(shù)據(jù)庫進行快速的資料檢索，并提供給管理人員更多的便利條件[8]。檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立對于企業(yè)來說同樣十分重要，可借助網(wǎng)絡(luò)傳輸模式將企業(yè)的狀態(tài)變化記錄于數(shù)據(jù)庫，進而起到信息資料實時更新的作用。企業(yè)檔案管理人員可確保所查閱數(shù)據(jù)的更新及時，保證其使用方面的有效性，整個管理流程也更為有序。

4.2 建立檔案專題數(shù)據(jù)庫

為滿足部分特殊的檢索需求，一般需要建立檔案專題數(shù)據(jù)庫。以館藏檔案為例，僅僅憑借目錄無法確保所有檢索問題的定位及時性。伴隨客觀需求的持續(xù)變化，集中利用檔案的情況時有發(fā)生，因此建立檔案專題數(shù)據(jù)庫可保證檔案數(shù)據(jù)利用的全面性與有效性。建議針對館藏內(nèi)容預(yù)先確定對所有專題數(shù)據(jù)的具體布局，基于需求分批展開專題數(shù)據(jù)庫的建立，并依據(jù)具體內(nèi)容與檢索需要持續(xù)完善數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

4.3 打造數(shù)字化檔案服務(wù)工程

局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)是數(shù)字化檔案利用服務(wù)工作打造的關(guān)鍵平臺類型。因此，需基于安全管理制度、數(shù)字加工技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)運行機制聯(lián)合處理數(shù)字化檔案信息。通常情況下，數(shù)字化檔案服務(wù)工程需要使用數(shù)字水印或防火墻技術(shù)，在技術(shù)層面保證數(shù)據(jù)使用的安全性，并充分利用網(wǎng)絡(luò)確保檔案可發(fā)揮其法律效應(yīng)，以遠程的方式提供給使用者更多的數(shù)字化檔案便利使用條件。

首先是局域網(wǎng)層面的數(shù)字化檔案使用。依照《干部人事檔案工作條例》第四章第二十三條的相關(guān)標準，所有用戶在局域網(wǎng)環(huán)境下均享有檔案信息檢索權(quán)限，可借助于目錄數(shù)字化檔案進行全文掃描，基于計算機軟硬件配合實現(xiàn)數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化。由于當下已經(jīng)逐步完善了對數(shù)字化檔案信息使用層面的法律法規(guī)支持，進而保證了在檔案管理過程中實際融入到電子政務(wù)供應(yīng)的新方法。其次是互聯(lián)網(wǎng)層面的數(shù)字化檔案使用?；跈n案網(wǎng)站，可使用CA認證等方法，為領(lǐng)導(dǎo)提供遠程數(shù)據(jù)審批的條件，并可根據(jù)實際需要對檔案進行遠程查閱與打印等[9]。以CA證書發(fā)送給相關(guān)單位或立檔單位為例，可為CA用戶提供遠程的法律證明文件，其也是數(shù)字化自身法律效應(yīng)予以展現(xiàn)的主要過程，可減少由于異地因素而帶來的現(xiàn)場查閱不便，繼而真正將數(shù)字化檔案管理與電腦政務(wù)相結(jié)合，使其變?yōu)楝F(xiàn)實應(yīng)用場景。

4.4 培養(yǎng)檔案管理人員互聯(lián)網(wǎng)思維

對于檔案資源管理來說，在信息時代背景下多為利用網(wǎng)絡(luò)平臺與信息技術(shù)，因此需提高對培養(yǎng)更多檔案管理人才的重視，并強調(diào)協(xié)助管理人員樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，其也是打造高素質(zhì)檔案管理團隊的重要基礎(chǔ)[10]。由于檔案管理工作在保密性方面的特殊性，對于檔案管理人員來說，在新時代發(fā)展背景下，安全維護、網(wǎng)絡(luò)運營、軟件開發(fā)等應(yīng)作為其必需的工作素質(zhì)。這就要求單位定期組織開展檔案管理人員在工作技能方面的培訓(xùn)工作。此外，需持續(xù)引進更多網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平較高的高素質(zhì)人才，使其融入到實際檔案工作中，促使檔案數(shù)字化建設(shè)工作，明確其創(chuàng)新與實效的發(fā)展方向。

4.5 統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)

對于當下的檔案管理工作來說，所使用的管理軟件需要將其適應(yīng)性進一步提升，維持系統(tǒng)軟件在研發(fā)與檔案信息化建設(shè)發(fā)展層面的一致性。此外，需確保對檔案業(yè)務(wù)跟蹤了解的全面性，跟隨檔案信息化標準的創(chuàng)新步伐，做好相應(yīng)的工作，且需基于企業(yè)當下的生產(chǎn)經(jīng)營模式與實際的工作流程，用以建立對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。如此，方可構(gòu)建出具有統(tǒng)一性特點的管理系統(tǒng)，相應(yīng)地，提供給數(shù)字化檔案運轉(zhuǎn)過程統(tǒng)一的標準平臺。

4.6 加大業(yè)務(wù)監(jiān)管力度

從當下的企業(yè)業(yè)務(wù)部門實際工作情況來看，企業(yè)多數(shù)部門并未提高對電子歸檔環(huán)節(jié)的重視，因此需強調(diào)檔案資源數(shù)字化建設(shè)的重要性，解決在增量檔案數(shù)字化發(fā)展層面的限制問題，進而提高基層信息化工作質(zhì)量。為此，要求需加大對企業(yè)整個檔案信息化業(yè)務(wù)的監(jiān)管力度，確保增量電子化標準制定與執(zhí)行的嚴謹性，并需全面推進檔案信息管理系統(tǒng)的定期升級與維護工作，為實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)在督導(dǎo)與考查方面的常規(guī)化目標奠定基礎(chǔ)。在檔案數(shù)字化工作已經(jīng)初步完成的背景下，針對檔案展開數(shù)字化建設(shè)的要點，應(yīng)逐步轉(zhuǎn)移至基層單位與基層部門的檔案數(shù)字化建設(shè)層面，要求企業(yè)加大科研力度，盡快實現(xiàn)增量與存量檔案信息的電子化，達到全面建設(shè)數(shù)字化企業(yè)的最終目的。

結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)與管理在企業(yè)運營過程中所起到的重要作用毋庸置疑。從實際情況來看，紙質(zhì)檔案至數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，可將檔案利用效率與質(zhì)量進一步提升，進而幫助企業(yè)提升自身的市場競爭力。為此，需切實落實相應(yīng)的檔案數(shù)字化建設(shè)與管理措施，進而為企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

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（作者單位：陜西省延安市延長油田股份有限公司杏子川采油廠）