高校檔案進(jìn)館工作中存在的問題及對(duì)策

摘 要：高校檔案工作是學(xué)校發(fā)展基礎(chǔ)性工程之一。為實(shí)現(xiàn)好高校檔案服務(wù)學(xué)校管理、教學(xué)、科研等功能，檔案要有質(zhì)量保證。為確保高校檔案的規(guī)范性、完整性，檔案進(jìn)館是重要環(huán)節(jié)。本文分析了新時(shí)代背景下加強(qiáng)高校檔案工作的重要性，結(jié)合安順學(xué)院檔案工作實(shí)際，梳理檔案進(jìn)館工作中存在的問題，總結(jié)做好高校檔案進(jìn)館工作的思路。

關(guān)鍵詞：高校檔案；進(jìn)館；問題；對(duì)策

在慶祝中國(guó)共產(chǎn)黨成立100周年的重大歷史時(shí)刻，7月6日，習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作做出重要批示，要求把蘊(yùn)含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時(shí)代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進(jìn)實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務(wù)黨和國(guó)家工作大局、服務(wù)人民群眾。這也是對(duì)高校檔案工作者極大的鞭策和鼓舞，為做好新時(shí)代高校檔案工作提供了根本遵循。

1 高校檔案工作的重要性

高校檔案工作是高校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量高校教育水平和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。高校檔案記載著學(xué)校發(fā)展的歷程，為學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展提供歷史參考與借鑒。發(fā)展好、利用好高校檔案，可以讓學(xué)校在發(fā)展中吸取有用經(jīng)驗(yàn)、全面認(rèn)識(shí)教育之發(fā)展規(guī)律，為學(xué)校未來各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供智力保證。新時(shí)代做好高校檔案工作具有十分重要而深遠(yuǎn)的意義，高校檔案人要以高度的責(zé)任感與使命感更加堅(jiān)定自覺地做好檔案工作。

1.1 高校檔案匯聚學(xué)校發(fā)展歷史記憶

高校檔案是高校歷史發(fā)展的記憶憑證和智慧結(jié)晶，是原始第一手資料和寶貴財(cái)富。通過檔案可以查詢高校的辦學(xué)歷史、重大事件、杰出人物以及高校所取得的成就、做出的貢獻(xiàn)。檔案也是學(xué)校前輩們的智慧結(jié)晶和精神所在，是歷史的文化積淀。通過檔案可以看出一所高校的情懷、信仰、文化及教育精神的傳承。

1.2 高校檔案服務(wù)之能潤(rùn)物無聲

檔案承擔(dān)著“存史、資政、育人”的神圣使命，肩負(fù)著“為黨管檔、為國(guó)守史、人民服務(wù)”的宗旨。當(dāng)前，高校檔案也有著查詢利用等服務(wù)功能。當(dāng)下，全國(guó)高校檔案館（室）類目劃分大致一致，包括黨群類、行政類、教學(xué)類、基建類、科研類等11個(gè)大類，不同大類的檔案資料記載著不同歷史時(shí)期學(xué)校發(fā)展的脈絡(luò)和印記。11個(gè)大類檔案資料能為學(xué)校行政、教學(xué)、科研、基建等高質(zhì)量發(fā)展提供資料參考和經(jīng)驗(yàn)借鑒，通過傳承本土文化基因，發(fā)揮檔案育人價(jià)值，在助力人才培養(yǎng)，傳承學(xué)校文化等方面貢獻(xiàn)檔案智慧和力量。

2 安順學(xué)院檔案進(jìn)館工作中存在的問題

2.1 缺乏系統(tǒng)理論指導(dǎo)性文件

安順學(xué)院因歷史原因，檔案工作起步較晚，檔案館人員緊缺，現(xiàn)有人員專業(yè)結(jié)構(gòu)極度不合理，專職檔案人員沒有檔案學(xué)專業(yè)背景，又缺乏專業(yè)理論功底，使得檔案工作在摸索中前進(jìn)。檔案館在檔案的接收、管理、利用等方面的制度不健全，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件，欠缺基本規(guī)章制度為檔案工作提供制度保障，不能真正實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依，有章可循。

2.2 檔案意識(shí)淡薄，檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定

目前，學(xué)校部分人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)仍然停留在傳統(tǒng)的檔案收集、保管階段，對(duì)檔案的價(jià)值和檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足[1]。各立卷單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該工作重視程度低，缺乏對(duì)相關(guān)法律法規(guī)和管理規(guī)定的了解，檔案意識(shí)淡薄[2]。對(duì)學(xué)校組織的檔案培訓(xùn)積極性不高，近兩年全校檔案員培訓(xùn)平均到會(huì)率僅為60%。近年來，學(xué)院檔案工作雖已起步但進(jìn)度緩慢，從工作完成情況看，按時(shí)完成度低。

檔案隊(duì)伍建設(shè)不被重視，專職檔案員卻身兼數(shù)職，無法做到“?！甭殹Ｄ壳皺n案隊(duì)伍中精通檔案管理信息技術(shù)的復(fù)合型人才十分匱乏，總體來看專業(yè)化水平較低。各立卷單位檔案員更換頻繁，缺乏一支穩(wěn)定隊(duì)伍來開展檔案工作，無法保證檔案工作的持續(xù)性，檔案工作銜接出現(xiàn)斷裂。以各部門報(bào)送兼職檔案員名單、參加培訓(xùn)人員名單與當(dāng)下承擔(dān)檔案工作人員做對(duì)比，50%以上部門兼職檔案員已經(jīng)更換。參訓(xùn)人員不做檔案工作，有的部門兼職檔案員更換達(dá)三次，導(dǎo)致最終檔案歸檔工作效率不高，出現(xiàn)多次返工的現(xiàn)象。

2.3 進(jìn)館檔案不符合規(guī)范

從檔案館目前進(jìn)館的檔案資料來看，進(jìn)館檔案多數(shù)不符合規(guī)范，檔案完成質(zhì)量跟不上。表現(xiàn)在對(duì)一份資料是否有保存價(jià)值，是否該歸檔判斷不準(zhǔn)，很多有保存價(jià)值的資料沒有收集整理歸檔；進(jìn)館檔案存在實(shí)體分類錯(cuò)誤，出現(xiàn)不同分類檔案混淆在一起，檔案保管期限界定不準(zhǔn)確，裝訂不規(guī)范，歸檔章填寫錯(cuò)誤，卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、移交清單填寫不完整，檔案管理系統(tǒng)錄入錯(cuò)誤等問題。

2.4 檔案收集不齊全、種類不豐富

從當(dāng)前進(jìn)館的檔案來看，存在收集不齊全、種類不豐富的情況。例如：有的學(xué)院移交的整年度的檔案只有幾份黨建檔案，沒有體現(xiàn)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)、行政、科研類工作；有的部門移交的年度檔案中僅有幾份檔案資料展示具體工作事項(xiàng)；有些部門收集整理的檔案只有請(qǐng)示、沒有批復(fù)，或只有批復(fù)，沒有請(qǐng)示，這將不能再現(xiàn)工作的完整度。從當(dāng)前進(jìn)館的檔案資料看，部門移交的檔案資料單一，不僅種類單一，且總量少。對(duì)照各部門的年度工作總結(jié)來看，進(jìn)館的檔案資料是十分不完整的。從整體上看，全校檔案歸檔種類不全，目前館內(nèi)檔案僅集中體現(xiàn)在行政、黨建、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)等方面。

3 新時(shí)期高校做好檔案進(jìn)館工作的對(duì)策探討

3.1 完善高校檔案工作規(guī)章制度

高校檔案工作要順利有序開展，制度要承擔(dān)起先行者的重?fù)?dān)。檔案館要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合自身高校發(fā)展實(shí)際，在檔案的收集、整理、歸檔、立卷、移交進(jìn)館等環(huán)節(jié)中擬定相關(guān)的管理辦法、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等，確保學(xué)校各立卷部門在開展具體檔案工作的過程中，有標(biāo)準(zhǔn)可循、有制度可依。有了指導(dǎo)性文件，才能為檔案工作準(zhǔn)確開展保駕護(hù)航。完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，統(tǒng)一學(xué)校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，不僅有利于檔案工作科學(xué)有效開展，還能為檔案進(jìn)館工作提供理論支撐。

3.2 建立健全檔案工作體制機(jī)制

高校檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性強(qiáng)、環(huán)環(huán)緊扣的工作。僅僅依靠檔案部門自身力量或者說部分檔案工作人員將無法完成如此龐大的系統(tǒng)工程。為確保檔案工作的順利有效進(jìn)行，學(xué)校應(yīng)根據(jù)發(fā)展實(shí)際加強(qiáng)對(duì)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理的辦法開展好高校檔案事業(yè)。為了更為科學(xué)、合理管理檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案在學(xué)校發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用，檔案工作成效起到關(guān)鍵作用。如何保障高校檔案工作成效，建立健全檔案工作體制機(jī)制是核心。鑒于此，高校應(yīng)建立完善統(tǒng)一的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，校級(jí)層面集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，檔案館歸口負(fù)責(zé)，各部門各負(fù)其責(zé)的檔案工作體制，確保分工明確，各司其職，密切配合、形成合力，統(tǒng)籌推動(dòng)學(xué)校檔案工作有序開展。

高校應(yīng)將檔案工作開展情況納入學(xué)校目標(biāo)考核和黨政領(lǐng)導(dǎo)班子、領(lǐng)導(dǎo)干部綜合考核評(píng)價(jià)內(nèi)容，進(jìn)一步壓實(shí)各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)特別是部門“一把手”的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。健全檔案管理體系，高校需要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作組由組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)、成員共同構(gòu)成，組長(zhǎng)由黨政領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，副組長(zhǎng)由分管檔案工作的副校長(zhǎng)擔(dān)任，成員由各二級(jí)部門負(fù)責(zé)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)在檔案館，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，通過健全檔案管理體系，層層壓緊、壓實(shí)任務(wù)和責(zé)任，強(qiáng)化檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，使檔案工作科學(xué)、有序、合理推進(jìn)。

3.3 增強(qiáng)檔案責(zé)任意識(shí)，夯實(shí)隊(duì)伍建設(shè)

3.3.1加強(qiáng)學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、持續(xù)性、長(zhǎng)久性的工作，是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)[3]。高校要把檔案工作視為學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性工作常抓常新。經(jīng)驗(yàn)證明，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度決定檔案事業(yè)的順利度和成效性，有了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，檔案工作運(yùn)行體制機(jī)制才能更加順暢，檔案工作開展才能更加可為，才能提供更好更廣的發(fā)展空間和環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案工作因“有為”而“有位”。

3.3.2把檔案工作納入學(xué)校發(fā)展整體規(guī)劃中。為確保高校檔案工作長(zhǎng)期、持久、科學(xué)推進(jìn)，將檔案工作納入學(xué)校發(fā)展整體規(guī)劃是勢(shì)所必然，要確保人力、物力，財(cái)力得到支持。要把檔案考核指標(biāo)納入學(xué)校年終高質(zhì)量考核中，完善細(xì)化指標(biāo)，檔案歸口部門對(duì)各立卷單位進(jìn)行考核打分，將考核結(jié)果壓實(shí)到立卷部門。進(jìn)一步深化人事制度改革，強(qiáng)化政策引導(dǎo)，讓檔案人員與教學(xué)人員在編制和崗位設(shè)置、職稱評(píng)審、績(jī)效工資分配等方面享受同等的待遇[4]。將檔案工作納入到學(xué)校激勵(lì)和考核評(píng)價(jià)機(jī)制，編制科學(xué)的專職檔案工作人員崗位職責(zé)和目標(biāo)任務(wù)，建立完善考核體系，將績(jī)效與工作業(yè)績(jī)結(jié)合。

3.3.3完善檔案隊(duì)伍建設(shè)。當(dāng)前高校檔案工作普遍存在編制短缺、專業(yè)人員緊缺、檔案隊(duì)伍穩(wěn)定性不強(qiáng)、上升渠道窄、業(yè)務(wù)能力弱等問題[5]。完善檔案隊(duì)伍建設(shè)，是高校檔案工作良性發(fā)展的客觀要求。穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，著重考慮兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)，高校兼職檔案員是推動(dòng)檔案工作中的主力軍，是各部門完成各類基礎(chǔ)檔案信息收集、整理、歸檔的主要依靠力量，在推動(dòng)整個(gè)學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展中起著關(guān)鍵性作用。要給予兼職檔案員客觀的工作認(rèn)可，學(xué)校可利用定期檔案培訓(xùn)會(huì)議或檔案工作會(huì)議等機(jī)會(huì)對(duì)檔案工作完成較好、責(zé)任心強(qiáng)、表現(xiàn)突出、能及時(shí)完成學(xué)校檔案工作的兼職檔案員予以表揚(yáng)和肯定，增強(qiáng)其工作動(dòng)力；各立卷單位要給予檔案員公正的工作量評(píng)價(jià)，提升對(duì)檔案工作的認(rèn)同感，充分調(diào)動(dòng)其工作積極性，實(shí)現(xiàn)檔案工作良性循環(huán)。學(xué)校還應(yīng)從檔案事業(yè)大局與長(zhǎng)遠(yuǎn)出發(fā)，對(duì)長(zhǎng)期從事檔案工作的專兼職檔案員提供晉升渠道和機(jī)會(huì)，充分考慮和解決其切身利益、職業(yè)生涯發(fā)展、經(jīng)濟(jì)待遇等實(shí)際問題，給予專兼職檔案員檔案系列職稱評(píng)定通道，為安心本職工作、走職業(yè)化、專業(yè)化道路提供平臺(tái)和保障，激發(fā)全校專兼職檔案員工作熱情和檔案歸屬。只有這樣，檔案隊(duì)伍才能引來人才，留住人才，夯實(shí)檔案事業(yè)人才隊(duì)伍。

3.3.4提升檔案員業(yè)務(wù)能力。切實(shí)加強(qiáng)全校檔案員專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力培養(yǎng)。作為一名高校的檔案工作者，首先要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，全校檔案人只有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，熱愛自己的本職工作，端正思想，才能發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，切實(shí)做好檔案工作[6]。全校檔案員要熟悉掌握檔案管理工作相關(guān)制度、規(guī)定、管理辦法。熟練掌握各級(jí)檔案主管部門對(duì)做好檔案工作出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)的，積極爭(zhēng)取參加檔案相關(guān)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，主動(dòng)謀求學(xué)歷提升、業(yè)務(wù)能力提升機(jī)會(huì)。學(xué)校要提供資金支持以滿足專職檔案員外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)，檔案館每年組織一至兩次全校性培訓(xùn)，為保證培訓(xùn)活動(dòng)能引起重視，邀請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議，由檔案館館長(zhǎng)或?qū)Ｂ殭n案員為全校兼職檔案員做業(yè)務(wù)培訓(xùn)，總結(jié)學(xué)校檔案工作中存在問題、解決辦法。通過交流工作經(jīng)驗(yàn)與心得，及時(shí)彌補(bǔ)因人員更換導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)斷層情況，助推檔案工作有序開展。

3.4 嚴(yán)把檔案進(jìn)館環(huán)節(jié)

3.4.1嚴(yán)格進(jìn)館檔案質(zhì)量。為實(shí)現(xiàn)好檔案的存史、資政、育人功能，踐行好高校檔案館“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”宗旨，掌握好進(jìn)館檔案質(zhì)量這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。對(duì)于檔案移交工作中存在的不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量不符合要求的檔案要及時(shí)要求整改，對(duì)文件收集不齊、種類單一的情況要及時(shí)補(bǔ)齊。針對(duì)進(jìn)館檔案存在問題，共性問題集中指導(dǎo)，個(gè)性問題單獨(dú)輔導(dǎo)，對(duì)于專項(xiàng)檔案，檔案館要派專人負(fù)責(zé)跟蹤專項(xiàng)檔案收集、整理、立卷、歸檔工作，確保進(jìn)館檔案資料的真實(shí)性與完成度。確保進(jìn)館檔案在數(shù)量、種類、質(zhì)量上達(dá)標(biāo)。除了嚴(yán)把規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)外，做好新時(shí)代檔案工作，檔案館還應(yīng)嚴(yán)把檔案政治關(guān)，必須始終牢牢把握正確的政治方向。對(duì)于形成的相關(guān)檔案材料的思想意識(shí)是否正確、表述準(zhǔn)確與否、政治站位高不高、是否遵循黨的大政方針政策等都需要嚴(yán)格把關(guān)。檔案館還應(yīng)對(duì)進(jìn)館檔案的真實(shí)性嚴(yán)格把關(guān)[7]，對(duì)于真實(shí)性存在疑惑的檔案要及時(shí)要求立卷部門認(rèn)真整改、完善，確保檔案的真實(shí)可靠。

3.4.2檔案館專人負(fù)責(zé)檔案移交工作。為實(shí)現(xiàn)檔案移交標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一與規(guī)范，檔案館應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案移交工作，嚴(yán)把檔案移交環(huán)節(jié)。除了嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)制度規(guī)范要求，做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，還應(yīng)實(shí)行檔案立卷部門負(fù)責(zé)人終審定稿制，最終定稿須經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審核簽字，并加蓋公章后方能完成移交。

結(jié)語

綜上所述，對(duì)于高校檔案進(jìn)館中存在的各種問題，學(xué)校根據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)采取有針對(duì)性、實(shí)效性措施予以解決，以檔案進(jìn)館為抓手，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，為學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)檔案智慧與力量。

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作者簡(jiǎn)介：陳清嬋（1986— ），碩士研究生學(xué)歷，安順學(xué)院講師，研究方向：思想政治教育。