淺議婚姻登記檔案管理工作中存在的問題和應對策略

馬華麗

摘 要：婚姻登記檔案管理是民政檔案管理工作中重要的組成部分，婚姻登記檔案涉及內(nèi)容比較多，在具體管理中，存在許多問題和不足，很容易出現(xiàn)婚姻檔案使用不規(guī)范和檔案信息被泄露等問題，嚴重危害當事人的合法權(quán)益。為此，需要積極對檔案管理中存在的問題和不足進行分析，研究制定優(yōu)化檔案管理工作的策略措施，確保能夠高質(zhì)高效地開展婚姻登記檔案管理工作。文章分析了婚姻登記檔案管理工作開展的必要性，并介紹婚姻登記檔案的特點，探討婚姻登記檔案管理工作中存在問題和不足的同時，提出優(yōu)化婚姻登記檔案管理工作的方法策略。

關(guān)鍵詞：婚姻登記；檔案；檔案管理；問題；策略

隨著我國婚姻登記檔案利用率逐年升高，在婚姻登記檔案管理工作中存在的問題也日益凸顯，傳統(tǒng)的婚姻登記檔案管理已不再適應新時期社會發(fā)展需求，需要不斷改革優(yōu)化婚姻登記檔案管理工作，提升婚姻登記檔案管理水平，實現(xiàn)婚姻登記檔案規(guī)范化管理。

一、婚姻登記檔案管理工作開展的必要性

婚姻登記檔案管理工作開展是十分有必要的，一方面，由于婚姻登記檔案利用率逐年上升，在很多地方都需要用到婚姻登記檔案，如在生育子女、子女入學、貸款購房、戶口遷移和遺產(chǎn)繼承等方面都需要使用婚姻登記檔案。為此，必須做好婚姻登記檔案管理工作，確?；橐龅怯浶畔⒉槐恍孤逗瓦z失，以滿足婚姻登記檔案的使用需求，確保各項工作能夠高效、順利開展。另一方面，由于我國法律法規(guī)普及，使得人們的法律意識有所增強，人們越來越重視自身檔案能否被妥善保管，為此，需要進一步加強婚姻登記檔案管理，提高婚姻登記檔案管理水平，以便能夠更好地管理當事人的婚姻登記檔案。另外，婚姻登記檔案涉及內(nèi)容比較多，包括結(jié)婚登記、離婚登記和補發(fā)婚姻登記等內(nèi)容，做好婚姻登記檔案管理工作，能夠確?；橐龅怯浶畔⑷鏈蚀_，明確當事人的婚姻登記情況，為后續(xù)其他工作開展提供依據(jù)，有利于維護社會團結(jié)穩(wěn)定。

二、婚姻登記檔案的特點

婚姻登記檔案內(nèi)容包括結(jié)婚登記、離婚登記和補發(fā)婚姻登記等，檔案里留存著各類型登記流程形成的憑證?；橐龅怯洐n案不同于其他民政檔案，具有其獨特性。目前來看，婚姻登記檔案特點包括以下方面：一是婚姻登記對象的特定性，具體體現(xiàn)在登記對象必須是一對且擁有婚姻關(guān)系的兩個人，既不可以是單獨的個體，也不可以一個人單獨建立檔案。二是婚姻登記內(nèi)容的指向性，婚姻登記檔案內(nèi)容主要包括在婚姻相關(guān)登記流程中形成的各種憑證、當事人以及法院部門提供的各種信息材料，這些憑證和信息材料指向性明確，主要內(nèi)容為婚姻經(jīng)營狀況，能夠直接反映當事人的婚姻狀態(tài)，不會包含其他內(nèi)容，所以，婚姻登記內(nèi)容的指向性明確。三是婚姻登記內(nèi)容具備保密性，由于婚姻檔案涉及個人信息比較多，檔案必須具備保密性，保證婚姻當事人信息和隱私不會被泄露。若遇特殊情況，應依據(jù)有關(guān)規(guī)定和流程，需出示相關(guān)法律文件，依法使用當事人的婚姻登記檔案，確保當事人合法權(quán)益不被侵犯。四是婚姻登記檔案不受時間限制，普通民政檔案會有保管年限，但是，婚姻登記檔案保管不會受時間限制，由婚姻登記部門統(tǒng)一管理，不存在時間長短的劃分問題。

三、婚姻登記檔案管理工作中存在的問題和不足

1.檔案管理意識薄弱

婚姻登記檔案管理意識薄弱是檔案管理工作中最為突出的問題，一方面，檔案管理意識不強，婚姻登記部門管理層沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，沒有嚴格按照相關(guān)規(guī)定開展檔案管理相關(guān)事宜，使得檔案管理工作貫徹實施不到位，嚴重阻礙檔案管理工作高質(zhì)高效開展。另外，婚姻登記檔案管理存在分散性，檔案可能分散在民政局和街道辦事處等部門機構(gòu)，不利于檔案查找利用，會耗費管理人員大量的時間和精力，嚴重影響檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。另一方面，婚姻檔案管理人員缺乏責任意識，消極怠工，對待婚姻登記管理工作不認真負責，不能及時、完整地做好婚姻登記檔案立卷、歸檔和移交等工作，最終導致婚姻登記檔案資料不全，甚至會出現(xiàn)檔案遺失問題。

2.婚姻登記檔案管理制度不健全

婚姻登記檔案管理工作在檔案管理制度制定方面也有一些不足，存在檔案管理制度內(nèi)容不科學和不合理的現(xiàn)象，沒有明確檔案管理工作內(nèi)容，也沒有制定婚姻登記檔案管理工作相關(guān)規(guī)定，不僅導致檔案管理人員工作積極性不高，還會擾亂檔案管理工作開展秩序，檔案管理工作不規(guī)范，大大降低了檔案管理工作的效率。例如，在工作考核機制方面，會存在考核機制不科學和不健全問題，未設置科學、合理的考核標準，考核工作也得不到貫徹實施，使檔案管理人員工作行為得不到有效約束，導致出現(xiàn)消極怠工現(xiàn)象，不利于婚姻登記檔案管理工作高效開展。

3.婚姻登記檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高

婚姻登記檔案管理工作遇到的最大問題就是檔案管理水平不高，究其原因在于檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高，專業(yè)技能水平和職業(yè)道德水平偏低。造成檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高的原因主要包括以下方面：一是檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的正確認識。有些檔案管理人員沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，對待檔案管理工作缺乏認真、負責的態(tài)度，不能嚴于律己，導致檔案管理人員出現(xiàn)消極怠工和徇私枉法等違規(guī)行為，嚴重影響婚姻登記檔案管理工作有序進行；二是人員流動性較大。由于工作需求和工作變動等原因，婚姻登記檔案管理人員調(diào)動頻繁，人員流動性較大，有些工作人員剛剛掌握檔案管理工作內(nèi)容，就被調(diào)離安排到其他工作崗位，降低了檔案工作的連接性。并且，工作交接時常也會出現(xiàn)一些問題，不利于婚姻登記檔案后續(xù)工作高效順利開展；三是檔案管理人員培訓力度不夠。有些婚姻登記部門忽視了對檔案管理人員培訓的重要性，認為培訓活動只是浪費時間和精力，沒有積極組織開展專業(yè)技能和職業(yè)道德培訓活動，使得檔案管理人員專業(yè)技能水平和職業(yè)道德素質(zhì)水平得不到提高，不利于婚姻登記檔案管理工作推進。

4.婚姻登記檔案利用不合規(guī)

許多工作的辦理都需要用到婚姻登記檔案，隨著檔案利用率不斷提高，檔案利用方面問題日益凸顯，主要是婚姻登記檔案利用制度不完善，導致出現(xiàn)檔案利用不合理和不規(guī)范問題。由于缺乏完善的檔案利用制度，使得檔案利用流程不規(guī)范，各崗位人員責任分工不明確，在提供婚姻登記檔案利用服務時，會出現(xiàn)檔案管理人員未嚴格按照流程辦事的問題。例如，未嚴格審核利用者身份信息、保密措施不到位和未詳細登記利用情況等，使得檔案管理工作遇到許多困難，不利于婚姻登記檔案管理工作合理合規(guī)開展，也會造成婚姻登記當事人信息被泄露問題，嚴重損害當事人的合法權(quán)益，影響社會和諧穩(wěn)定。

5.婚姻登記檔案查詢效率不高

婚姻登記檔案管理工作還存在檔案查找效率不高的問題。一方面，多年累積使得婚姻登記檔案比較多，且大多數(shù)為紙質(zhì)版檔案資料，雖然婚姻登記檔案逐漸由紙質(zhì)檔案向電子資料檔案轉(zhuǎn)變，但仍有許多以前積累的檔案還沒轉(zhuǎn)換成電子檔案，如果在電子檔案中沒有查找到需要的婚姻登記檔案，則需要在紙質(zhì)檔案中逐個查找，在這種情況下，不僅會大大降低檔案查找效率，而且會增加工作人員的工作負擔，耗費工作人員大量時間和精力；另一方面，婚姻登記電子檔案信息系統(tǒng)還不完善，缺乏統(tǒng)一的婚姻登記檔案管理軟件。另外，電子檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡安全防護工作不到位，會出現(xiàn)網(wǎng)絡安全漏洞，使電子檔案系統(tǒng)受到黑客攻擊和病毒入侵等方面威脅，會增加婚姻檔案信息被泄露的風險。

四、優(yōu)化婚姻登記檔案管理工作的方法策略

1.強化婚姻登記檔案管理意識

為了確?；橐龅怯洐n案管理工作高效順利開展，還應進一步強化婚姻登記檔案管理意識。首先，需要提升領(lǐng)導層的檔案管理意識，讓領(lǐng)導層認識到檔案管理的真正價值和作用，嚴格按照法律法規(guī)開展婚姻登記檔案管理工作，并加大對檔案管理工作的資源投入，將檔案管理工作落到實處，不斷提高檔案管理工作水平，確保婚姻登記檔案管理工作高效順利開展。其次，應進一步增強檔案管理人員的責任意識，需要明確檔案管理各崗位職責權(quán)限，讓檔案管理人員充分認識到檔案管理的重要，通過積極有效的措施加強對檔案管理人員責任意識的培養(yǎng)。同時，應將崗位職責落實到每個人，嚴格執(zhí)行檔案管理問責制度，確保檔案管理人員管理行為合法合規(guī)，以便能夠不斷提升檔案管理人員的責任意識。最后，需要提升檔案管理服務意識，應加強婚姻登記部門與人民群眾的聯(lián)系，做好溝通交流工作，充分了解民眾需求，從人民群眾角度出發(fā)，給予更好的服務，從而可以提高人民群眾對檔案管理工作的滿意度，有利于樹立政府部門機構(gòu)的良好形象。

2.完善婚姻登記檔案管理制度

為了應對婚姻登記檔案管理工作中存在的問題，還需要不斷完善婚姻登記檔案管理制度，應依據(jù)檔案管理工作實際情況，綜合考慮多方面因素，不斷完善檔案管理制度，以便確保檔案管理制度的科學性、合理性。首先，應進一步加強婚姻登記檔案管理制度的貫徹實施，檔案管理人員應嚴格按照檔案管理制度開展檔案管理工作，明確劃分檔案管理職責權(quán)限，將責任落實到每個崗位、每個人，確?；橐龅怯洐n案管理制度得到合理、有效的運用。其次，建立健全檔案利用制度，進一步規(guī)范婚姻登記檔案利用流程，督促檔案管理人員嚴格按照流程辦事，做好檔案利用者身份信息審核工作，加強婚姻登記檔案保密措施，避免出現(xiàn)婚姻登記檔案信息被泄露問題，保護婚姻當事人的信息隱私安全。再次，完善檔案移交制度，明確檔案移交的工作流程和注意事項，同時，需要加大力度規(guī)范檔案移交工作，確?；橐龅怯洐n案在移交過程中不會出現(xiàn)遺失問題。最后，需要完善檔案管理人員的考核制度，應明確考核內(nèi)容和考核標準，依據(jù)檔案管理崗位實際情況，有針對性地制定考核指標，并確?？己藘?nèi)容和考核指標科學、合理，通過考核可以提升檔案管理人員的綜合業(yè)務能力。

3.提高婚姻登記檔案管理人員綜合素質(zhì)

為了確?；橐龅怯洐n案管理工作高效推進，應建設高素質(zhì)的婚姻登記檔案管理團隊，對現(xiàn)有檔案管理人員進行業(yè)務能力培訓，同時，應加強檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)的建設，以便能夠提高檔案管理人員綜合素質(zhì)水平?；橐龅怯洸块T可以開展多種多樣的培訓學習活動，如邀請檔案管理專家，為現(xiàn)有檔案管理人員組織檔案管理知識講座，也可以定期組織開展檔案管理工作座談會，開展婚姻登記電子檔案實操培訓課，以便提升檔案管理人員綜合業(yè)務能力。同時，需要加強檔案管理人員良好的職業(yè)道德價值觀培養(yǎng)，如播放道德素養(yǎng)方面宣傳片，也可以宣講先進個人事跡，提升管理人員的道德素養(yǎng)，有助于婚姻登記檔案管理人員的良好職業(yè)道德價值觀培養(yǎng)，提高其思想政治覺悟水平，能夠有效避免出現(xiàn)徇私枉法和貪污腐敗現(xiàn)象。另外，需要確保檔案管理人員工作的穩(wěn)定性，降低人員的流動性，盡量避免人員頻繁調(diào)動，做好檔案工作交接，保持檔案管理工作的連續(xù)性和有效性。

4.加強婚姻登記檔案管理政務公開

為了確?；橐龅怯洐n案管理工作高質(zhì)高效開展，需要嚴格遵守婚姻登記檔案管理辦法，按照辦法規(guī)定科學、合理地開展檔案管理工作，依法開展檔案查詢、借閱和利用等工作，不斷提升婚姻登記檔案依法行政水平。同時，需要加強檔案管理政務公開，將婚姻登記檔案管理相關(guān)內(nèi)容向社會各界公開，具體包括檔案管理工作原則、業(yè)務咨詢電話、登記條件以及收費標準等，接受社會各界監(jiān)督，通過監(jiān)督反饋能夠了解在檔案管理工作中的不足之處，以便及時整改，進一步提升婚姻登記檔案管理水平，有利于婚姻登記檔案管理工作高質(zhì)高效開展。

5.加強婚姻登記檔案管理信息化建設

為了確?；橐龅怯洐n案管理工作的高質(zhì)量和高效率，應進一步加強婚姻登記檔案管理信息化建設。一方面，應積極建立電子檔案并集中錄入，可以從其他部門借調(diào)部分員工緩解錄入人員緊缺問題，將以前的紙質(zhì)檔案分批分次全部錄入電子檔案系統(tǒng)。在此期間，需要明確規(guī)定電子檔案錄入的要求和標準，保證婚姻登記電子檔案一致性，有利于婚姻登記電子檔案整理、分類和歸檔。建立健全婚姻登記電子檔案，能夠大幅度提升婚姻登記檔案查找效率，也會減輕管理人員的工作負擔，節(jié)省管理工作人員大量時間和精力，有利于提升婚姻登記檔案管理的效率。另一方面，需要不斷完善婚姻登記電子檔案信息系統(tǒng)，優(yōu)化創(chuàng)新婚姻登記檔案管理信息化技術(shù)，婚姻登記管理部門應結(jié)合實際情況，加大對檔案管理技術(shù)的研發(fā)，充分利用計算機、光盤和云存儲等設備功能手段，積極引進新的信息管理技術(shù)，更好地完善電子檔案信息系統(tǒng)，達到整合和細化婚姻登記檔案資源的目的。同時，加強電子檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡安全防護工作，及時更新優(yōu)化系統(tǒng)，避免電子檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)網(wǎng)絡安全漏洞，提升電子檔案系統(tǒng)的安全性，降低婚姻檔案信息被泄露的風險。

五、總結(jié)

綜上所述，相關(guān)部門應采取積極有效的手段，不斷提升婚姻登記檔案管理水平，確保婚姻登記檔案管理工作高質(zhì)高效開展，以便能夠更好地維護人民群眾的合法利益，保證社會和諧穩(wěn)定。

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（作者單位：鄆城縣婚姻登記處）