高職院校檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化研究

摘 要：在新的時代發(fā)展背景下，高職院校的檔案管理工作者要想更好地促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理工作方法，就要在實際工作中深入剖析現(xiàn)階段檔案管理工作中的不足，并立足時代發(fā)展的需求，在日常工作的推進(jìn)中端正檔案管理工作態(tài)度，始終以專業(yè)的精神和敬業(yè)的態(tài)度面對檔案管理的工作需求。本文基于作者工作實際，秉持高職院校檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化的宗旨，闡述檔案管理工作的背景，指出檔案管理工作的重要性，并剖析現(xiàn)階段在檔案管理工作中的不足，提出創(chuàng)新和優(yōu)化高職院校檔案管理工作的路徑，以達(dá)到更好地開展檔案管理工作的目的。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高職院校；創(chuàng)新策略；優(yōu)化方法

時代的進(jìn)步使各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化，高職院校的檔案管理工作更是如此。在21世紀(jì)的今天，作為高職院校的檔案管理工作者，要想創(chuàng)新學(xué)校檔案管理的方式，提升檔案管理的效率，就需要在自身工作范圍內(nèi)，因地制宜，以最大限度地確保檔案資料保存的時效性，為更好地服務(wù)后續(xù)的檔案管理工作，提出了更高的要求。

信息化時代，瞬息萬變的資訊使得工作中所產(chǎn)生的一切信息似乎都變得有章可循，為后續(xù)工作的開展提供有效的參考。同時，鑒于現(xiàn)階段我國社會背景下的人才培養(yǎng)需要，人才的培養(yǎng)和學(xué)校的建設(shè)發(fā)展都是連續(xù)和動態(tài)的，因此，必須要求檔案管理工作要創(chuàng)新和優(yōu)化，對學(xué)校眾多的檔案資料進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚恚鐚πＪ?、教師和學(xué)生等多種檔案資源開展有效管理，以達(dá)到更好地管理檔案資料的目的。

現(xiàn)階段的社會發(fā)展要求檔案管理工作必須要創(chuàng)新管理方式和優(yōu)化管理路徑，但在實際的檔案管理工作中，還有一些高職院校的檔案管理工作人員沒有意識到管理創(chuàng)新的重要性及應(yīng)該改進(jìn)和完善的地方。另外，有一些高職院校雖然根據(jù)實際狀況，在檔案管理中利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立了專門的檔案管理工作系統(tǒng)，也逐漸開始摸索更好地傳承歷史記憶和傳播校園文化的檔案管理方式，但很多檔案管理工作的創(chuàng)新推進(jìn)仍然面臨許多無法解決的問題，使得檔案管理的創(chuàng)新性和優(yōu)化措施得不到有效落實，阻礙了學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化。

本文結(jié)合作者工作實際，秉持有效開展高職院校檔案管理優(yōu)化的宗旨，在梳理現(xiàn)階段高職院校檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，分析存在的不足，基于現(xiàn)狀闡述造成這些不足的原因，并提出對應(yīng)的優(yōu)化措施，以達(dá)到更好地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案管理工作方式創(chuàng)新的作用，以及更有效地推進(jìn)高職院校檔案管理信息化建設(shè)，提升高職院校檔案管理工作的效率和便捷度，促進(jìn)高職院校檔案管理方法創(chuàng)新和路徑優(yōu)化的目的。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

時代的發(fā)展要求學(xué)校的檔案管理必須踐行相關(guān)法規(guī)制度的要求，必須以黨的二十大關(guān)于新時代檔案管理工作的新要求為契機(jī)，發(fā)揮檔案管理對信息保存的真實性和客觀公正性要求，使檔案資源可以更好地共享和查閱。顯然，這是制度層面對檔案管理提出的新要求，也是在檔案管理工作中應(yīng)該踐行的準(zhǔn)則。

新時代發(fā)展背景下，在我國教育體系相關(guān)教學(xué)工作的推進(jìn)中，對人才的培養(yǎng)已經(jīng)逐步開始轉(zhuǎn)向職業(yè)化的培養(yǎng)路徑，對職業(yè)院校的教育提出了更新更高的要求，因此，面對日益增多的高職院校，要想更好地促進(jìn)學(xué)校教學(xué)工作就必須重視檔案管理，在學(xué)校的建設(shè)和人才的培養(yǎng)中，必須要重視檔案管理工作，以檔案管理工作的時效性和準(zhǔn)確性更好地推動學(xué)校教育的開展。

在21世紀(jì)的今天，作為一名從事檔案管理的專業(yè)工作人員，已經(jīng)意識到檔案作為信息資源和無形資產(chǎn)的重要性。歷史的車輪推動時代的發(fā)展，作為高職院校而言，要想擁有更多的發(fā)展，就必須要做好檔案資料的管理工作，始終以專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)面對檔案的價值，面對檔案資料中所蘊(yùn)含的知識，做到檔案信息記錄真實，資料保存可靠，以此發(fā)揮檔案管理對校園文化的推動作用，激發(fā)教職工和學(xué)生的愛校情懷，通過檔案管理更好地保護(hù)學(xué)校的無形資產(chǎn)，促進(jìn)學(xué)校朝著更好的方向發(fā)展。

二、高職院校檔案管理工作中存在的問題

檔案本身具有經(jīng)濟(jì)價值大、文化內(nèi)涵豐富的特點(diǎn)，在高職院校檔案管理工作的推進(jìn)中，必須更高效地發(fā)揮檔案管理對學(xué)校建設(shè)和學(xué)生培養(yǎng)的積極推動作用，做好檔案資料的有效管理。但在實際工作中，發(fā)現(xiàn)檔案管理中還存在許多亟待解決的問題，這些問題的存在阻礙了檔案管理方式的創(chuàng)新和管理路徑的優(yōu)化。

1.檔案管理工作意識相對落后

基于自身觀察和相關(guān)工作的反思發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段存在較為嚴(yán)重的問題之一是管理工作意識較為落后。這種不先進(jìn)不僅在一定程度上阻礙了學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)步，也在一定程度上妨礙了現(xiàn)代化發(fā)展背景下高職院校教育水平的提升。隨著社會的發(fā)展和教育水平的提高，高職院校的數(shù)量越來越多、規(guī)模越來越大是必然趨勢，面對這樣的發(fā)展態(tài)勢，作為檔案管理工作人員，其檔案資料管理的意識仍然停留在傳統(tǒng)的資料保管中，如果在檔案管理中只是簡單、機(jī)械地記錄已經(jīng)發(fā)生的事情，或者是簡單地整理和分類。這樣的檔案資料管理在短時間內(nèi)似乎滿足了高職院校的正常運(yùn)營需要。長此以往，這種檔案管理思想將會造成學(xué)校檔案資料流失，使學(xué)校在后期的發(fā)展中無法借鑒先前辦學(xué)的先進(jìn)經(jīng)驗，也沒有參考憑據(jù)可以杜絕曾經(jīng)發(fā)生的問題再次出現(xiàn)，使學(xué)校的檔案資料管理跟不上時代的步伐，也許短期確實沒有明顯的影響，但長此以往使得高職院校的發(fā)展方向和人才培養(yǎng)需求達(dá)不到社會的需要。

2.檔案管理隊伍水平不高

學(xué)校的檔案承載了大量的校史、師資隊伍發(fā)展史和學(xué)生培養(yǎng)史等相關(guān)資訊，檔案信息記錄需要學(xué)校的檔案管理工作者專業(yè)素養(yǎng)要高，可以較好地勝任學(xué)校的檔案管理工作。但實際上，受限于現(xiàn)階段我國教育體系大環(huán)境的影響以及職業(yè)教育現(xiàn)階段的發(fā)展瓶頸，很多高職院校的檔案管理工作者并沒有及時提升自己的檔案管理水平，檔案管理的人才隊伍在專業(yè)上受到限制，因此，當(dāng)他們面對信息社會較為復(fù)雜的檔案資料時，出現(xiàn)不熟悉或者根本不知道如何高效、有序?qū)嵤n案管理的現(xiàn)狀。他們在檔案管理中因為流程不熟悉，工作推進(jìn)不細(xì)致的情況時有發(fā)生，從而對新時代的檔案管理創(chuàng)新和優(yōu)化造成了極大的阻礙。

3.檔案管理方法不科學(xué)

常言道：“良好的開端是成功的一半。”高職院校的長期發(fā)展更是如此。在學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展中，只有做好了前期檔案資料的留存，采用科學(xué)、合理的方式有效記錄相關(guān)的檔案資料，才可以使所記錄的資料充分發(fā)揮信息載體功能。但是，縱觀現(xiàn)階段的檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，不乏工作人員仍然沒有意識到應(yīng)該以科學(xué)的方式進(jìn)行檔案資料的歸納、整合、分析和管理，只是簡單地將檔案管理歸結(jié)為對高職院校信息的留存，由于未采取符合當(dāng)下高職院校實際的檔案管理方式，使檔案管理沒有更好地發(fā)揮信息的保留作用，在一定程度上阻礙了高職院校的未來發(fā)展，因此，必須在工作中將其不斷改進(jìn)、優(yōu)化和完善。

三、高職院校檔案管理工作創(chuàng)新與優(yōu)化的路徑

立足現(xiàn)階段存在于檔案管理工作中的不足，秉持更好地開展檔案管理工作的目標(biāo)，在今后高職院校檔案管理工作中，要想更好地實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，就要求在相關(guān)工作的開展中以絕對的專業(yè)度完善當(dāng)前的檔案管理意識，以飽滿的熱情面對當(dāng)前的高職院校檔案管理工作，科學(xué)創(chuàng)新當(dāng)前的檔案管理方式，優(yōu)化檔案管理的路徑。

1.立足原始材料，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使檔案管理的方式變得更加先進(jìn)，也在一定程度上改變了相關(guān)工作者的工作理念。因此，針對現(xiàn)階段檔案管理工作意識相對落后的現(xiàn)象，在將來的管理創(chuàng)新和路徑優(yōu)化中，應(yīng)該立足原始材料做好基礎(chǔ)工作，如基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛運(yùn)用所帶來的工作便利，立足各高職院校實際，完善高職院校檔案管理數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫對檔案資料管理積極促進(jìn)作用，使得新時代的檔案管理工作可以突破傳統(tǒng)檔案管理思想的桎梏，更好地適應(yīng)新時代教育事業(yè)發(fā)展的要求。

要想達(dá)到這樣的目標(biāo)，在基礎(chǔ)工作的優(yōu)化中，立足所建設(shè)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，作為相關(guān)工作人員，應(yīng)該改變工作理念和更新工作意識，以工作實際為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)所掌握的檔案基礎(chǔ)資料展開分類，跳出傳統(tǒng)檔案管理的桎梏，將以前的個人信息直接丟進(jìn)檔案盒的方式，改變?yōu)楝F(xiàn)階段按類別存入指定檔案數(shù)據(jù)庫。同時，在這個過程中，要核實和補(bǔ)充不需要保密的信息，以保證每份檔案的完整性；其次，還應(yīng)該基于實際，秉持更新檔案管理意識、創(chuàng)新檔案管理方式的宗旨，在條件允許的情況下，實行高職系統(tǒng)和其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接的方式，分析所保存的檔案資料，保障相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的真實性和可靠度，使檔案管理在路徑上實現(xiàn)創(chuàng)新。除此之外，在檔案資料的管理中，還應(yīng)該盡可能地擴(kuò)充原有資料，改變自己的工作方式，如相關(guān)人員的社會關(guān)系及身體健康狀態(tài)調(diào)查等，達(dá)到檔案信息的實時更新與完善的目標(biāo)，以促進(jìn)新時代高職院校的檔案管理工作，在方式上得以完善、在路徑上得以擴(kuò)充的目的。

2.強(qiáng)化檔案管理隊伍建設(shè)

在任何一份工作的創(chuàng)新與優(yōu)化中，人才都是重要的元素，高職院校的檔案管理工作更是如此。因此，針對高職院校檔案管理工作存在的管理隊伍水平不高的現(xiàn)狀，還應(yīng)該基于現(xiàn)階段人才隊伍發(fā)展實際，采取定期開展檔案人員培訓(xùn)，如邀請專家開展講座、開展崗位能手競賽以及檔案管理經(jīng)驗分享會的方式，全方位、多角度地強(qiáng)化檔案管理隊伍的建設(shè)，為創(chuàng)新檔案管理的方式和優(yōu)化檔案管理的路徑做出努力。同時，在這個過程中，還可以基于人才隊伍中各人員的年齡、閱歷及所學(xué)專業(yè)等，及時調(diào)整崗位，通過輪崗等方式，擴(kuò)充人才隊伍建設(shè)實況，適時補(bǔ)充各崗位中的人員缺失，對年輕和接受新事物較快的人員予以更多的專業(yè)技能和新技能培訓(xùn)，以達(dá)到更好地促進(jìn)高職院校檔案管理方法創(chuàng)新和路徑優(yōu)化的目的。

只有學(xué)?；谧陨頇n案管理實際，統(tǒng)籌分析相關(guān)工作要求，強(qiáng)化人才隊伍建設(shè)，才可以更好地促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，并優(yōu)化檔案管理工作的實施路徑，達(dá)到更好地建設(shè)檔案管理隊伍的目的。

3.立足大數(shù)據(jù)，完善檔案管理信息化建設(shè)

針對現(xiàn)階段檔案管理方式不科學(xué)的現(xiàn)狀，完善高職院校檔案管理的方式和優(yōu)化檔案管理路徑，還應(yīng)該充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的功能，以大數(shù)據(jù)技術(shù)完善檔案管理工作方式，以更好地適應(yīng)信息大爆炸時代檔案管理的目標(biāo)。想要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)完善檔案信息工作方法，應(yīng)該針對檔案管理方法不科學(xué)的現(xiàn)象，抓住信息規(guī)律，跟上時代潮流，基于大數(shù)據(jù)信息的多樣性和數(shù)據(jù)存儲量大的特點(diǎn)，在檔案工作的各環(huán)節(jié)優(yōu)化現(xiàn)階段的檔案管理方法，以達(dá)到更好地實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化目的。

舉例而言，在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，在檔案信息收集環(huán)節(jié)，可以基于大數(shù)據(jù)自動判定和篩選檔案文件范圍，以規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理方法的海量資料整理；又如，在檔案資料的保管環(huán)節(jié)，可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，對檔案信息的開展挖掘和分析，以達(dá)到減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，提升工作效率的目的。另外，在檔案信息化管理工作方法的創(chuàng)新和優(yōu)化中，針對檔案管理方法不科學(xué)的現(xiàn)象，還可以充分發(fā)揮無紙化辦公帶給檔案資料存儲的便利性，在信息資料的儲存中基于無紙化的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)載體為電子檔案，達(dá)到節(jié)約時間和經(jīng)濟(jì)成本的目的。

四、結(jié)語

總之，在當(dāng)前的時代發(fā)展背景下，作為高職院校的檔案管理工作者，要想更好地創(chuàng)新檔案管理的工作方法和實施路徑，就要在工作中始終以較高的職業(yè)要求規(guī)范工作行為，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶給檔案管理工作的便利，做好原始資料的分析，強(qiáng)化人才隊伍建設(shè)及完善工作方法，在一定程度上為高職院校提高自身的綜合管理能力，為實現(xiàn)學(xué)校長期穩(wěn)定發(fā)展做出努力。同時，在這個過程中，還應(yīng)該秉持端正的檔案管理工作態(tài)度，立足現(xiàn)階段檔案管工作中存在的問題，從事實出發(fā)，因地制宜，完善檔案管理實施路徑，秉持檔案管理的重要性，完善落實檔案管理每一步，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，并使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案管理提供信息化服務(wù)，以達(dá)到更新檔案管理方式、完善檔案管理工作方法、拓展檔案管理工作路徑，為促進(jìn)高職院校檔案管理創(chuàng)新和優(yōu)化做出努力，最終達(dá)到不斷提升檔案管理工作水平、促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)步的目的。

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作者簡介：張朝梅（1978—），女，傈僳族，云南迪慶人，本科，檔案副研究館員，研究方向：檔案。