高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型優(yōu)化路徑探析

摘 要：隨著數(shù)字化時代的到來，信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合，高校檔案管理面臨著前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是其高質(zhì)量發(fā)展的必然趨勢和重要方向，高校檔案工作者應(yīng)從優(yōu)化頂層設(shè)計、厘清轉(zhuǎn)型突破點、優(yōu)化智力支撐條件和構(gòu)建協(xié)同賦能工作格局等方面，思考高校檔案管理轉(zhuǎn)型的路徑，全力以赴做好數(shù)字化轉(zhuǎn)型這篇文章，助力推進高校檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；數(shù)字化轉(zhuǎn)型

信息技術(shù)發(fā)展日新月異，大數(shù)據(jù)、人工智能、5G、物聯(lián)網(wǎng)以及區(qū)塊鏈等先進數(shù)字技術(shù)已逐步滲透社會經(jīng)濟生活各領(lǐng)域，黨的二十大報告中“全面推進教育數(shù)字化”擲地有聲，新《檔案法》和《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也先后提出了建設(shè)數(shù)字檔案館和實施檔案信息化強基工程的要求。數(shù)字化轉(zhuǎn)型是我國檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然趨勢和重要方向，高校檔案管理面臨著前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。在信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合的時代，高校檔案管理需要打破原有“跟隨和輔助”的傳統(tǒng)定勢思維，積極探索和思考數(shù)字化全面深入推進檔案管理轉(zhuǎn)型的路徑，為“全面推進教育數(shù)字化”戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)提速增效。

一、優(yōu)化數(shù)字化轉(zhuǎn)型頂層設(shè)計

1.堅持黨建引領(lǐng)，把牢高校檔案事業(yè)的政治方向

堅持黨建引領(lǐng)就是要堅持黨管檔案，始終把堅持黨性原則作為檔案工作的根本原則。堅持黨性原則，最根本的是堅持黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作肩負(fù)著為黨管檔、為國守史和為民服務(wù)的重要職責(zé)。高校作為落實立德樹人根本任務(wù)的主陣地，肩負(fù)著為黨育人和為國育才的神圣使命，高校檔案部門要以服務(wù)好高校、落實立德樹人根本任務(wù)為基本任務(wù)，深入學(xué)習(xí)貫徹好習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作的重要論述和重要指示批示精神，不斷加強檔案治理、資源挖掘、信息利用和安全體系建設(shè)，著力做好新時代數(shù)字檔案建設(shè)，努力做到“以檔資政”，努力為學(xué)校黨委、行政當(dāng)參謀、提建議以及獻良策；做到“以案育人”，為全校師生提供豐富的校本精神食糧，豐富學(xué)校思想政治教育資源庫；做到“建檔存史”，為充分發(fā)揮檔案資政育人作用奠定堅實基礎(chǔ)；要充分發(fā)揚“檔案工匠”的自我革命精神，堅信檔案事業(yè)大有可為，以黨建促各項業(yè)務(wù)的落地見效，開啟數(shù)字化轉(zhuǎn)型新征程。

2.優(yōu)化調(diào)整組織架構(gòu)，強化檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)能力

高校檔案管理適應(yīng)數(shù)字化生存，不是單純制定戰(zhàn)略性規(guī)劃綱要就能將轉(zhuǎn)型扎實落地，沿用傳統(tǒng)的組織架構(gòu)模式將逐漸被數(shù)字經(jīng)濟時代邊緣化，優(yōu)化調(diào)整合理的數(shù)字化時代組織架構(gòu)是重要且必要的一環(huán)。首先，數(shù)字化管理有風(fēng)險，需要相對穩(wěn)定的整體架構(gòu)加以支撐，同時，信息化程度、信息安全技術(shù)水平、檔案服務(wù)利用需求以及行業(yè)發(fā)展態(tài)勢的變化，需要高校檔案組織架構(gòu)適時調(diào)整；其次，借鑒企業(yè)“薄前臺、厚中臺以及強后臺”的架構(gòu)理念，在前臺創(chuàng)建便捷、靈活的檔案征集、移交和歸檔渠道，如OA系統(tǒng)自動歸檔、移動端檔案征集平臺等，在中臺依托檔案館專業(yè)技術(shù)力量提供標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、鑒別、審核和服務(wù)，在后臺依托大數(shù)據(jù)的整合和分析能力為前、中臺提供數(shù)據(jù)支撐和共享，推進組織架構(gòu)向高效、敏捷轉(zhuǎn)型；最后，加強檔案業(yè)務(wù)部門與信息部門、項目研發(fā)人員在數(shù)字化流程、保障體系和評價機制等方面的充分融合，增強檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)能力。

3.融合教育數(shù)字化重點任務(wù)，科學(xué)制定數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展規(guī)劃

教育數(shù)字化是2022年開年以來廣為熱議的話題，黨的二十大報告提出，推進教育數(shù)字化，建設(shè)全民終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)型社會和學(xué)習(xí)型大國。這場教育系統(tǒng)的數(shù)字化變革需要通過數(shù)字教育全面支撐教、學(xué)、研、管、服以及評等各個環(huán)節(jié)，從大數(shù)據(jù)中心、教育資源庫、基礎(chǔ)教育平臺及信息化實現(xiàn)手段等多維度，加快了高等教育全領(lǐng)域、全方位、全流程以及全要素的轉(zhuǎn)型革新，重塑高等教育格局。高校檔案管理作為高等教育系統(tǒng)中的重要鏈條，在服務(wù)學(xué)生學(xué)習(xí)、服務(wù)教師教學(xué)、服務(wù)學(xué)校管理、服務(wù)教育科研和服務(wù)社會利用等多個向度，勢必實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。因此，結(jié)合高等教育實際，深刻領(lǐng)會黨和國家對高等教育的高度重視和發(fā)展謀劃，充分把握教育數(shù)字化戰(zhàn)略部署的工作任務(wù)和重點工程（行動），科學(xué)制定高校檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展規(guī)劃，才能為實現(xiàn)“建設(shè)全民終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)型社會和學(xué)習(xí)型大國”的宏偉目標(biāo)更好地服務(wù)。

二、厘清數(shù)字化轉(zhuǎn)型突破點

1.深化“增量電子化和存量數(shù)字化”工程，夯實數(shù)字化轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)

早在2013年，前國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上就提出了“增量電子化、存量數(shù)字化”的工作要求，目標(biāo)是推動各級檔案館（室）實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)型升級。

首先，館藏存量遠(yuǎn)比增量大，高校檔案館人員編制相對較少，不能滿足精通數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備實操經(jīng)驗的要求，需要與符合資質(zhì)的外包服務(wù)公司合作，保障館藏存量數(shù)字化專項經(jīng)費投入，實現(xiàn)存量檔案全文數(shù)據(jù)OCR識別，提供準(zhǔn)確和優(yōu)質(zhì)的存量檔案資源利用服務(wù)，才可能實現(xiàn)存量數(shù)字化工作跨越式的飛躍，真正達成傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化100%、充分提升存量檔案利用率的目標(biāo)。

其次，增量電子化對高校檔案管理提出了更高的技術(shù)要求和更廣的覆蓋面，需要打通高校檔案系統(tǒng)與辦公自動化、教務(wù)、科研以及財務(wù)等其他專門數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的聯(lián)通共享，落實數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以保證電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性?！霸隽侩娮踊⒋媪繑?shù)字化”工程是高校檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型征程上的重要關(guān)卡，對高校黨委（組）、檔案管理部門以及信息技術(shù)部門都是嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要拿出“擼起袖子加油干”的氣魄攻堅克難。

2.借鑒示范數(shù)字檔案館（室）建設(shè)經(jīng)驗

在5G、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈等先進技術(shù)的發(fā)展驅(qū)動下，全面建設(shè)數(shù)字檔案館（室）是國家檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然趨勢和現(xiàn)實需求。截至2021年底，全國共建成44家全國示范數(shù)字檔案館，分布在15個省市，包含了3家省級、7家副省級、23家地級和11家區(qū)縣級檔案館。

從這44家全國示范數(shù)字檔案館的建設(shè)歷程看，一方面，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)涉及基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)功能、數(shù)字化加工、檔案資源建設(shè)、保障機制及服務(wù)效能等方面，需要地方政府和所在單位給予政策傾斜、資金投入、技術(shù)保障和人才支撐，來增強檔案部門提升檔案管理工作數(shù)字化水平和實現(xiàn)現(xiàn)代轉(zhuǎn)型的意愿和動力；另一方面，在全國示范數(shù)字檔案館驗收測試工作中凸顯出來的問題也值得重點關(guān)注，如關(guān)鍵網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置不足、“四性”檢測項不全、安全審計功能不全、統(tǒng)計模塊不夠靈活、智能化應(yīng)用程度不夠高以及數(shù)字化加工程度不夠成熟、電子文件自動歸檔不夠規(guī)范、檔案部門專職技術(shù)人才缺失和移動式檔案服務(wù)利用不夠充分等。此外，企業(yè)（集團）數(shù)字檔案館試點成果出爐也擴寬了高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型思路，如國家電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館在疫情防控期間實現(xiàn)了移動辦公、移動式檔案應(yīng)用和全天候微信端便捷歸檔，檔案工作遠(yuǎn)程辦公規(guī)避了一線工作人員交叉感染的風(fēng)險；中國能源建設(shè)股份有限公司結(jié)合企業(yè)實際，開展“1+2”（即集團總部+一家設(shè)計企業(yè)+一家工程企業(yè)）數(shù)字化檔案館體系建設(shè)，實現(xiàn)可視化檔案數(shù)據(jù)資源多級共享。

3.重塑檔案管理制度體系，筑牢數(shù)字化轉(zhuǎn)型“護城河”

“不以規(guī)矩，不能成方圓。”通過完善制度建設(shè)實現(xiàn)高校檔案工作各個環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，適應(yīng)數(shù)字化時代高校檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要。高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是傳統(tǒng)檔案館（室）發(fā)展的必經(jīng)之路，也是檔案信息化發(fā)展的客觀需要。為加強檔案信息化工作和進一步推進電子文件、電子公文的普及，黨和國家相繼出臺了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》《電子文件管理暫行辦法》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》《關(guān)于進一步推進機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的意見》等有關(guān)檔案信息化工作的政策、法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

高校檔案管理數(shù)字化的重要一環(huán)，就是盡快完善保障數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校檔案管理正常運行的各項制度，并切實貫徹實施，如各類電子文件歸檔管理制度、數(shù)字資源備份管理制度、應(yīng)用系統(tǒng)運維和安全管理制度、各部門職責(zé)分工及獎懲制度等。只有重塑數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關(guān)檔案管理制度體系，才有利于轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提升工作效率，規(guī)范工作程序，明晰工作職責(zé)，增強服務(wù)意識，提升工作效能，強化內(nèi)部管理以及防范化解檔案管理重大風(fēng)險，打開數(shù)字化新時代檔案管理的新局面。

三、優(yōu)化數(shù)字化轉(zhuǎn)型智力支撐條件

1.借力“智慧校園”建設(shè)東風(fēng)，跑出數(shù)字化轉(zhuǎn)型“加速度”

我國第一個以教育現(xiàn)代化為主題的中長期戰(zhàn)略規(guī)劃《中國教育現(xiàn)代化2035》系統(tǒng)勾勒了我國教育現(xiàn)代化戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)路徑，《智慧校園總體框架》《教育管理信息化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系框架》等數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布從國家政策層面部署、指導(dǎo)智慧校園建設(shè)的進一步深入，也更加科學(xué)規(guī)范了智慧校園的建設(shè)方法和思路。優(yōu)化大數(shù)據(jù)支撐下的教育治理能力、推進“智慧校園”建設(shè)，是各高校“十四五”信息化建設(shè)的重要組成部分，將高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入“智慧校園”發(fā)展規(guī)劃，以此契機建設(shè)較為完善的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，開展業(yè)務(wù)流程再造，打破信息壁壘，走出數(shù)據(jù)孤島，促進校園數(shù)據(jù)的充分共享，構(gòu)建檔案綜合管理及業(yè)務(wù)整合的服務(wù)信息化體系，健全校園網(wǎng)絡(luò)安全與信息化工作組織協(xié)調(diào)機制，切實加強高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的工作指導(dǎo)與推進力度，支撐高校檔案管理和服務(wù)的高質(zhì)量發(fā)展，跑出“加速度”。

2.凝聚復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才，保障數(shù)字化轉(zhuǎn)型可持續(xù)健康發(fā)展

在任何領(lǐng)域的工作中，人才都是第一資源，挖掘、培養(yǎng)和搭建好人才梯隊決定著檔案事業(yè)成敗的關(guān)鍵。檔案工作者是影響檔案信息資源安全的重要因素之一。檔案工作者的理念、綜合素質(zhì)和管理水平等因素對檔案信息資源安全管理具有舉足輕重的作用。目前，高校檔案隊伍專業(yè)化建設(shè)普遍存在管理理念落后、知識結(jié)構(gòu)不合理、缺乏高層次檔案專業(yè)人員、數(shù)字檔案信息管理意識淡薄和檔案信息資源服務(wù)能力不夠等問題，明顯跟不上檔案數(shù)字化管理和人才專業(yè)化建設(shè)的要求。在新的時代背景下，高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型對檔案專業(yè)技術(shù)人才在學(xué)科背景、科研攻關(guān)、示范引領(lǐng)和崗位勝任力等方面提出了更高的要求，從選拔、培養(yǎng)、聘任、激勵以及繼續(xù)教育等人才發(fā)展機制中發(fā)揮好“指揮棒”的作用，配備滿足工作需要的具備檔案或信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)的專業(yè)技術(shù)人才，搭建合理的檔案人才梯隊，是高校檔案管理數(shù)字化可持續(xù)健康發(fā)展的核心保障。

四、構(gòu)建數(shù)字化轉(zhuǎn)型協(xié)同賦能工作格局

1.依托網(wǎng)絡(luò)信息部門協(xié)同聯(lián)動，強化數(shù)字化轉(zhuǎn)型技術(shù)支撐

網(wǎng)絡(luò)信息部門是學(xué)校信息化建設(shè)和管理職能部門，為學(xué)校教學(xué)、科研及管理服務(wù)等工作的順利開展提供信息化支撐，在高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進程中擔(dān)負(fù)著重要的角色。此外，特別是在檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃、檔案信息管理和操作規(guī)范、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密與認(rèn)證、元數(shù)據(jù)處理以及數(shù)據(jù)治理等關(guān)鍵技術(shù)領(lǐng)域，更需要網(wǎng)絡(luò)信息部門技術(shù)人員的深度參與、技術(shù)協(xié)助乃至長期駐點，建立動態(tài)的安全防護體系，確保高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的絕對安全。

2.推動校企合作深度融合，共創(chuàng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型雙贏局面

校企合作是高等教育改革和發(fā)展的重要方向，也是必然的趨勢。高校檔案事業(yè)要做好爭優(yōu)創(chuàng)特，離不開優(yōu)秀科技企業(yè)創(chuàng)新技術(shù)的共享和驅(qū)動，如智慧檔案館建設(shè)、檔案文創(chuàng)產(chǎn)品應(yīng)用落地、檔案鑒定、聲像檔案管理利用、檔案圖文識別技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)治理乃至實現(xiàn)人工智能技術(shù)，都需要優(yōu)秀科技企業(yè)不斷投入研發(fā)力量，為檔案學(xué)術(shù)研究、學(xué)術(shù)交流搭建交流工作平臺，共同推動傳統(tǒng)檔案事業(yè)向創(chuàng)新、科技、共享及智能等方向發(fā)展。例如，2020年，中國檔案學(xué)會與科大訊飛達成全面戰(zhàn)略合作協(xié)議，科大訊飛將利用自身的技術(shù)和產(chǎn)品等核心優(yōu)勢，為中國檔案學(xué)會提供專業(yè)研究資源，共同挖掘?qū)I(yè)痛點、深耕科技創(chuàng)新和推廣檔案事業(yè)優(yōu)秀科技案例成果。中國檔案學(xué)會與科大訊飛的牽手，為鼓勵檔案事業(yè)科技創(chuàng)新起到了標(biāo)桿性的示范作用。筆者梳理了廣東省檔案局近三年科研立項數(shù)據(jù)，其中，校企合作科研項目占比分別為4.54%、33.33%和50%?？梢姡瑱n案事業(yè)中“校企合作”要素特征日益凸顯，校企合作深度融合是賦能高校檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的動力，是推動高校檔案管理與時俱進的必由之路。

數(shù)字化新時代對于高校檔案管理工作是挑戰(zhàn)更是機遇，需要充分發(fā)揮高校檔案管理的特性和優(yōu)勢，科學(xué)謀篇布局，勇于克難奮進，致力開拓創(chuàng)新，積極探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效路徑，全力以赴，鍛長板、補短板以及筑底板，做好高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

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基金項目：2022年度河源市哲學(xué)社會科學(xué)規(guī)劃項目，項目編號：HYSK22P192。

作者簡介：陳瑾（1979—），女，漢族，廣東澄海人，碩士研究生，講師，研究方向：檔案管理。