人才流動背景下人事檔案管理探究 ?

摘 要：人才流動是社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下人才優(yōu)化配備的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。深化疾控中心人事制度改革，推動人才要素合理流動。新時期，在人才頻繁流動的時代背景下，人事檔案管理呈現(xiàn)出新情況新特點(diǎn)，突出表現(xiàn)為管理對象流動性、管理主體分散性和管理內(nèi)容廣泛性，使人事檔案管理權(quán)限變得模糊、檔案材料形式零散、內(nèi)容質(zhì)量亟待提升。為此，應(yīng)從人事檔案資料收集、流轉(zhuǎn)和現(xiàn)代化管理方面，加強(qiáng)新時代疾控中心人事檔案管理工作，為深化新時代疾病預(yù)防和控制事業(yè)發(fā)展提供必要人才支持和保障。

關(guān)鍵詞：人才流動；人事檔案；檔案管理

引言

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的深入以及對傳染病疾病篩查精細(xì)化要求越來越高，疾控中心承擔(dān)著巨大的社會責(zé)任重，且面臨著人才流動頻繁的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。人力資源是疾病預(yù)防控制事業(yè)發(fā)展的重要動力。山東省是全國的人口流入較大省份。山東省試行醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)法人治理，強(qiáng)化醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事自主權(quán)，實(shí)行人員控制總量備案管理，在總量內(nèi)自主用人、自主招聘。這一舉措也有力推動和優(yōu)化人力資源的合理配置，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生人才資源價值最大化。人才流動使得人事檔案管理權(quán)限發(fā)生變化。為進(jìn)一步做好流動人員的人事檔案管理，2019年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于促進(jìn)勞動力和人才社會性流動體制機(jī)制改革的意見》，明確提出要“以檔案服務(wù)改革暢通職業(yè)轉(zhuǎn)換”。2021年，中組部、人社部、財(cái)政部、國家郵政局、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》，明確提出流動人員人事檔案管理的內(nèi)容、職責(zé)、接收、轉(zhuǎn)遞、服務(wù)利用等日常管理要求。針對當(dāng)前疾控中心等醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)領(lǐng)域人才流動較為頻繁的現(xiàn)狀，根據(jù)新規(guī)定新要求，積極探索適應(yīng)新時代人才流動形勢下的人事檔案管理新方法新舉措，加強(qiáng)人事檔案管理，服務(wù)人員流動，對培養(yǎng)一批忠誠度高、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的疾控人員、提升疾控事業(yè)發(fā)展整體水平等，均具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

1 人才流動背景下人事檔案管理特點(diǎn)

1.1 管理對象的流動性

人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，是記載人員身份、學(xué)歷、資歷等人生軌跡的重要依據(jù)，與工資待遇、社會保障、組織關(guān)系關(guān)聯(lián)十分密切，具有法律效用和較強(qiáng)的證明力。在“檔隨人走”的人事管理制度設(shè)計(jì)中，醫(yī)療衛(wèi)生人才頻繁流動直接影響著人事檔案管理對象的穩(wěn)定性[1]。這也是人才流動背景下疾控中心人事檔案管理的最顯著特點(diǎn)。

1.2 管理主體的分散性

疾控中心人才引進(jìn)后的管理類型有財(cái)政撥款事業(yè)編制人員、中心自聘人員、臨時工、勞務(wù)派遣人員，有高級、副高級、中級等專業(yè)職稱技術(shù)人員。以濟(jì)南市疾控中心為例，財(cái)政撥款事業(yè)編制人員占比較大，人事檔案由人事主管部門，即市人社局管理。自聘引進(jìn)的人員或由中心檔案部門或由屬地人才服務(wù)中心代管，臨時工或勞務(wù)派遣人員的人事檔案則更為分散，或由人才服務(wù)中心或在原用人單位[2]。人才流動背景下疾控中心人事檔案管理主體分散性，易引發(fā)人事檔案資料遺失或檔案資料補(bǔ)充不及時現(xiàn)象，存在人事檔案不完整或丟失等安全隱患，增加了人事檔案管理難度。

1.3 管理內(nèi)容的廣泛性

人才流動背景下疾控中心引進(jìn)的人才更加多元化。根據(jù)疾病預(yù)防與控制工作的業(yè)務(wù)需要招聘不同專業(yè)、不同領(lǐng)域的人才。例如根據(jù)《濟(jì)南市衛(wèi)生健康委員會所屬事業(yè)單位公開招聘衛(wèi)生人才簡章》，疾控中心要引進(jìn)一批高學(xué)歷、高職稱優(yōu)秀人才，充實(shí)到應(yīng)急辦、科研教育部等多個部門。不同部門在人才專業(yè)設(shè)置、學(xué)歷要求、執(zhí)業(yè)證書、工作經(jīng)歷等方面提出具體要求，在后期人才引進(jìn)過程中，納入到收集范圍的人事檔案資料具有較強(qiáng)的廣泛性。除了需要收集身份信息、學(xué)歷學(xué)位證書、工作簡歷等檔案資料外，還需要收集專業(yè)領(lǐng)域的檔案資料、解除聘用勞動合同檔案、科研檔案、職稱評定檔案等。

2 人才流動背景下人事檔案管理困境

2.1 人事檔案管理權(quán)限模糊

人才流動進(jìn)一步加劇了人事檔案中的“棄檔”“死檔”現(xiàn)象。究其根源，主要是人事檔案管理權(quán)限模糊。盡管《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》第五條規(guī)定“流動人員人事檔案工作遵循‘集中統(tǒng)一、歸口管理原則，主管部門為政府人力資源社會保障部門，接受同級黨委組織部門、檔案主管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督?！钡珡默F(xiàn)實(shí)情況來看，流動人員檔案有的由所在地人才服務(wù)中心管理，有的人員流動后檔案繼續(xù)由原用人單位管理，還有的自行在社會上聯(lián)系專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。流動人員的人事檔案管理權(quán)限歸屬不明，導(dǎo)致其處于較分散狀態(tài)，缺乏有效監(jiān)督[3]。

2.2 人事檔案材料形式不一

人才流動背景下疾控中心引進(jìn)人才更加的多元化，有的是通過地方事業(yè)單位主管部門的統(tǒng)一招錄考試引進(jìn)，有的是中心自行招聘引進(jìn)，還有的是從第三方勞務(wù)公司臨時簽約引進(jìn)，人才引進(jìn)模式與引進(jìn)人才渠道的不同，使其人事檔案內(nèi)容及格式差異較大。有的紙質(zhì)人事檔案資料書寫不規(guī)范，存在用藍(lán)墨水、圓珠筆等不耐久書寫材料情況；還有的檔案材料用紙不規(guī)范，紙張幅面不統(tǒng)一，沒有用規(guī)范的紙質(zhì)材料，影響人事檔案長期保存。不同的用人單位對人事檔案管理要求和重視程度不同，政府及其職能部門重視人事檔案實(shí)體及內(nèi)容，除了做好人事檔案收集外，還注重人事檔案審核[4]。有些企業(yè)或其他機(jī)構(gòu)對人事檔案管理要求較低，“三齡兩歷一身份”沒有認(rèn)真審核，存在信息記錄前后不一致現(xiàn)象。

2.3 人事檔案質(zhì)量有待提升

人才頻繁流動導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容在流轉(zhuǎn)過程中容易出現(xiàn)失真或未及時補(bǔ)充的情況。以工齡為例，剛畢業(yè)的大學(xué)生如果沒有及時將人事檔案轉(zhuǎn)遞至人才服務(wù)中心或其他政府專門檔案保管部門，即使在私立醫(yī)療機(jī)構(gòu)就業(yè)，若未及時購買社保，也沒有其他相應(yīng)工作證明，其工齡往往較現(xiàn)實(shí)工作年限偏短，損害了當(dāng)事人的正當(dāng)權(quán)益。

2.4 人事檔案信息安全薄弱

人才流動背景下疾控中心人事檔案信息安全隱患較大，主要表現(xiàn)在信息泄露和實(shí)體安全方面。前者，主要表現(xiàn)在大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案在人才頻繁流動過程中增加了信息泄露的風(fēng)險[5]。大量電子人事檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，病毒、黑客、惡意訪問等，極易導(dǎo)致人事檔案信息發(fā)生泄露。后者，主要表現(xiàn)在人事檔案物質(zhì)載體和數(shù)據(jù)內(nèi)容方面的安全問題。人才流動過程中，新的用人單位審核人事檔案資料，頻繁的翻閱加劇紙質(zhì)人事檔案資料老化。存儲人事檔案數(shù)據(jù)信息的硬盤、光盤，以及專門的人事檔案管理系統(tǒng)，因介質(zhì)毀損導(dǎo)致系統(tǒng)無法登錄、查閱。

3 人才流動背景下人事檔案管理要求

3.1 收集渠道多樣化

人才交流背景下做好疾控中心人事檔案管理的前提和基礎(chǔ)，是要確保完整、準(zhǔn)確、全面地收集人事檔案資料[6]。疾控中心人事檔案收集的方式可以是定向收集、隨時收集，也可以追蹤收集。要圍繞《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，重點(diǎn)收集體現(xiàn)流動人員德、能、勤、績、廉等方面具有保存價值的文件資料。檔案資料收集要保證人事檔案的完整性、真實(shí)性、及時性，把好人事檔案管理“入口關(guān)”。

3.2 轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化

根據(jù)干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，一旦人事檔案管理權(quán)限發(fā)生變動的，要在規(guī)定的時間里完成轉(zhuǎn)遞，并要保證轉(zhuǎn)遞時人事檔案真實(shí)準(zhǔn)確、材料齊全完整。轉(zhuǎn)遞的途徑必須要通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或者安排專人送取。轉(zhuǎn)遞應(yīng)履行相應(yīng)的手續(xù)。人才頻繁流動背景下疾控中心人事檔案轉(zhuǎn)遞要確保轉(zhuǎn)遞的規(guī)范性、時效性和安全性。其中，規(guī)范性就是要求人事檔案轉(zhuǎn)遞要確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確、材料齊全完整、轉(zhuǎn)遞手續(xù)完備。時效性是要求人事檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)該在人事檔案管理權(quán)限發(fā)生變動2個月內(nèi)完成轉(zhuǎn)遞。安全性則要求人事檔案轉(zhuǎn)遞通過專門機(jī)要渠道或?qū)Ｈ诉M(jìn)行，嚴(yán)禁個人攜帶或其他渠道或方式轉(zhuǎn)遞。

3.3 管理工作數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案管理的數(shù)字化水平越來越高，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、專門的人事檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)人才頻繁流動背景下人事檔案管理更加優(yōu)質(zhì)高效?！笆奈濉睍r期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中明確提出要建設(shè)“智慧管理、智慧醫(yī)療、智慧服務(wù)”這種“三位一體”的智慧信息系統(tǒng)。人事檔案管理數(shù)字化是智慧服務(wù)建設(shè)的重要組成部分，加快推進(jìn)人才流動背景下人事檔案數(shù)字化建設(shè)，是適應(yīng)智慧服務(wù)建設(shè)、整合人事檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息共享，促進(jìn)人才優(yōu)化配置的必然要求。

4 人才流動背景下人事檔案管理對策

4.1 嚴(yán)格檔案資料收集

要嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，做好人事檔案資料收集工作。一要成立收集組織。疾控中心要成立專門的人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，同步推進(jìn)人才引進(jìn)與人事檔案資料收集工作。領(lǐng)導(dǎo)小組由分管人事、分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，業(yè)務(wù)科室、辦公室負(fù)責(zé)人為成員。二是明確收集范圍。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，做好履歷材料、獎懲材料、自傳材料等10類材料的收集。三是掌握收集方法。根據(jù)人才流動的特殊性，收集人事檔案資料要堅(jiān)持及時性、全面性、完整性原則，做到隨時收集與定期收集、全面收集與重點(diǎn)收集、被動收集與主動收集相結(jié)合的方法。四是嚴(yán)格收集方法。收集歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，一般需要組織部門蓋章，應(yīng)由本人簽字，紙張及其大小、材料裝訂方式、書寫文字要求等應(yīng)執(zhí)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的具體規(guī)定。五是明確收集責(zé)任。要明確人事檔案收集責(zé)任部門和責(zé)任人員，人事科、辦公室要加強(qiáng)人事檔案收集歸檔工作的監(jiān)督檢查，督促相關(guān)部門及人員嚴(yán)格按照收集范圍及要求做好人事檔案收集歸檔工作。

4.2 規(guī)范人事檔案流轉(zhuǎn)

人才流動需要及時將人事檔案流轉(zhuǎn)至有管理權(quán)限的檔案部門。一要提升檔案流轉(zhuǎn)意識。要加強(qiáng)檔案管理人員、人事檔案所有人對《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，提升對人事檔案的重要性認(rèn)識，凝聚做好人事檔案流轉(zhuǎn)工作的思想共識。二要完善檔案流轉(zhuǎn)制度。要詳細(xì)規(guī)定人事檔案流轉(zhuǎn)所需的條件、流轉(zhuǎn)的方式，以及禁止人事檔案流轉(zhuǎn)的情形，建立人事檔案流轉(zhuǎn)告知制度，使當(dāng)事人明確流轉(zhuǎn)的范圍和要求。三要選擇合適的流轉(zhuǎn)方式。例如距離較近的，可選擇專人送取；反之距離較遠(yuǎn)的，可選擇機(jī)要通信或郵政特快專遞，嚴(yán)禁個人自帶檔案。

4.3 深化檔案綜合水平

一要規(guī)范建檔。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確人事檔案資料的收集范圍、歸檔整理要求、電子檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。以歸檔范圍為例，既要收集科研成果、學(xué)歷學(xué)位、個人履歷等，確保其完整性。也要做好人事檔案審核工作，落實(shí)主體責(zé)任，重點(diǎn)審核其“三齡兩歷一身份”信息，確保其真實(shí)性、有效性。二要夯實(shí)基礎(chǔ)。從硬件和軟件兩個方面不斷夯實(shí)人事檔案管理基礎(chǔ)。硬件方面，要按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，規(guī)范建設(shè)人事檔案管理庫房，添置必要的恒溫機(jī)、除濕機(jī)，密集架，計(jì)算機(jī)，掃描儀等。軟件方面，要加快推進(jìn)人事檔案數(shù)字化信息采集，購買專門的人事檔案管理軟件，提升人事檔案信息化、數(shù)字化水平。此外，還要完善人事檔案歸檔、編目、借閱、利用、銷毀等各項(xiàng)規(guī)章制度。三是頂層設(shè)計(jì)。積極推動人事制度改革，淡化編制身份限制，鼓勵人才合理流動。還要優(yōu)化人事檔案制度改革，明確人事檔案管理權(quán)限，提升管理質(zhì)量。

4.4 提升檔案管理素能

一要提高思想政治素質(zhì)。加強(qiáng)新時代人事檔案管理法規(guī)學(xué)習(xí)，開展“不忘初心、牢記使命”主題教育，大力弘揚(yáng)社會主義核心價值觀，堅(jiān)定正確政治立場，增強(qiáng)工作責(zé)任感、使命感。二要增強(qiáng)綜合業(yè)務(wù)能力。人事檔案管理者既要加強(qiáng)檔案學(xué)、人事管理等專業(yè)知識學(xué)習(xí)，也要積極做好計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)綜合業(yè)務(wù)能力。三要提升職業(yè)道德素質(zhì)。要增強(qiáng)人事檔案工作的主動性，根據(jù)疾控中心人事安排，及時跟進(jìn)人才引進(jìn)工作，主動做好人事檔案收集、歸檔和轉(zhuǎn)遞等工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“等”“靠”“要”的被動模式。還要做好人事檔案編研工作，為人才引進(jìn)提供決策參考。

結(jié)語

人才流動是優(yōu)化人才使用的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，也是為推動疾病預(yù)防控制事業(yè)發(fā)展提供高素質(zhì)人才的重要保障。人才流動會導(dǎo)致其人事檔案管理權(quán)限的變動，作為用人單位，要高度重視人事檔案管理工作，將人事檔案管理納入人才管理范疇，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，以人事檔案高質(zhì)量管理服務(wù)疾控事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：郝偉（1975— ），大學(xué)學(xué)歷，濟(jì)南市疾病預(yù)防控制中心館員，主要從事檔案管理研究。