一種財務(wù)報賬智能數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立

劉璐璐　李秀玉　強海丹　汪啟明

摘要：高校財務(wù)報銷困難是伴隨高校財務(wù)管理發(fā)生發(fā)展的歷史性、持續(xù)性難題，完善傳統(tǒng)復(fù)雜低效的財務(wù)業(yè)務(wù)流程，推動財務(wù)報銷智能化、信息化、便捷化成為當(dāng)下財務(wù)管理工作的重中之重。本文基于時下高校財務(wù)報銷的通用模式，建立財務(wù)報銷智能數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，健全高校財務(wù)報銷體系流程，提高財務(wù)整體管控水平。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù)? 智能數(shù)據(jù)庫? 財務(wù)報銷

中圖分類號：G647.5

一、前言

隨著國家對高校教育事業(yè)的大力支持和計算機信息技術(shù)的愈漸成熟，面對不斷發(fā)展增多的財務(wù)業(yè)務(wù)需要，高校財務(wù)智能也逐漸形成并逐步完善。近年來，伴隨著高校的擴張，高校在教育、科研、基礎(chǔ)設(shè)施等方面需求的上升，以及財政管理體系的改革和教育體系的發(fā)展等內(nèi)外部環(huán)境的發(fā)展變化要求，高校財務(wù)工作更加智能化，財務(wù)數(shù)據(jù)高度信息化。高校財務(wù)也在政府會計制度改革、資金投入不斷增長的背景下，進(jìn)一步凸顯對于財務(wù)報銷效率的提升需求，和差錯率降低的需求[1]。高校財務(wù)各部門應(yīng)該充分結(jié)合自身的實際情況，對傳統(tǒng)的財務(wù)報賬流程進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，建立健全功能、服務(wù)更加完備的智能財務(wù)報賬平臺，從而實現(xiàn)高校財務(wù)內(nèi)涵質(zhì)量的提升。

二、財務(wù)報銷存在的問題

（一）審核標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，退單率高

面對同一類報銷業(yè)務(wù)，存在財務(wù)人員審核口徑不統(tǒng)一的情況，從而導(dǎo)致退單率極高的現(xiàn)象。同類報銷業(yè)務(wù)，極大可能由不同的財務(wù)人員接單，若財務(wù)人員內(nèi)部沒有及時的溝通、交流，審核人員因其自身專業(yè)水平和報銷經(jīng)驗的不同，從而導(dǎo)致報銷審核標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、審核口徑不一致等問題。沒有統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的改正改良建議，經(jīng)常出現(xiàn)因財務(wù)人員口徑不一致造成的退單問題，這嚴(yán)重影響了報銷單的審核進(jìn)度，也使報銷人對報銷的真實合理性產(chǎn)生質(zhì)疑，降低報銷人對財務(wù)服務(wù)的滿意度。

財務(wù)報銷制度有其特有的專業(yè)規(guī)范性，但大多數(shù)報銷人員對報銷相關(guān)規(guī)則制度不熟悉。對于高校而言，報賬人員大多數(shù)是學(xué)生，變動性較強，對報賬流程和細(xì)則把握不到位[2]，經(jīng)常會出現(xiàn)因報銷附件不全或報銷單不合規(guī)而退單的情況，單據(jù)多次退回、修改、重新投遞審核等繁復(fù)的返工流程，使反復(fù)跑腿的報賬人員產(chǎn)生不滿心理，從而促使報銷人形成積攢報銷單的習(xí)慣，一定程度也積攢了財務(wù)人員的工作進(jìn)程安排，加重財務(wù)人員的工作量。

（二）報銷過程繁瑣，智能化程度不夠

相比于傳統(tǒng)的線下報銷方式，當(dāng)下高校財務(wù)引入了線上審批的環(huán)節(jié)，一定程度上促進(jìn)了報銷工作的便捷化，但報銷流程依然處于繁瑣狀態(tài)。報銷人員通過客戶端提交單據(jù)，財務(wù)人員進(jìn)行線上審批，雖然突破了時空限制，但是線上和線下依然共存報銷流程繁瑣且重復(fù)，并沒有簡化報銷流程。例如當(dāng)線上審批環(huán)節(jié)結(jié)束后，報銷人將紙質(zhì)報銷單送至財務(wù)處時，財務(wù)人員還要再次翻閱檢查附件是否齊全，反而加大財務(wù)人員的工作量。

大部分高校雖然引入了智能報賬系統(tǒng)，但還存在手工操作的情況。如財務(wù)人員對差旅費等數(shù)據(jù)手工計算比對等情況，這種半手工半智能的工作模式降低了工作效率，沒有稽查反饋系統(tǒng)的核實，增加了出錯的風(fēng)險，減少手工模式或者建立督察系統(tǒng)迫在眉睫。

（三）信息傳遞渠道單一

師生對財務(wù)相關(guān)政策知曉率低，知曉路徑單一，財務(wù)“上傳下達(dá)”覆蓋面不足。財務(wù)政策變化快，以及財務(wù)部門內(nèi)部信息溝通不暢、外部信息傳遞不通，導(dǎo)致信息傳遞受阻，加大報銷難度。財務(wù)信息更新不及時，政策宣傳渠道單一造成信息銜接出現(xiàn)問題，財務(wù)人員與報銷人員之間存在信息不對稱等問題。財務(wù)人員內(nèi)部交流不暢，審核標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，從而對報銷的真實性產(chǎn)生影響。

工作中經(jīng)常會出現(xiàn)報銷政策先行實施，變更公告后發(fā)的情況，而且高校師生學(xué)習(xí)教學(xué)任務(wù)重，對這方面的關(guān)注度較低，再加上部分財務(wù)通知可能只在校園網(wǎng)或者財務(wù)窗口公布，這極大地影響財務(wù)報銷的可靠性。

（四）報銷功能有待完善

高校財務(wù)工作中，復(fù)雜繁多的經(jīng)費類型導(dǎo)致財務(wù)報銷審核要求存在差異。不同的經(jīng)費類型有不同的支出規(guī)定，從支出口徑到審批簽字，僅僅依靠人工判斷難免會出錯，如果報銷人員對報銷業(yè)務(wù)不熟悉，很容易產(chǎn)生項目支出口徑出錯的問題[3]。另外，現(xiàn)有的線上審簽功能并不完善，大部分報銷單的簽字蓋章審批還是采取線下面簽及線下蓋章的形式，這種審簽?zāi)Ｊ讲粌H延長了報銷周期，還影響報銷進(jìn)度。特別在“新冠肺炎疫情”的影響下，線上審簽的模式就顯得尤為重要，這就要求預(yù)約報銷系統(tǒng)內(nèi)建立更加完善的報銷功能，簡化報銷流程。

三、關(guān)于設(shè)定一種智能數(shù)據(jù)庫的構(gòu)想

報賬人報賬的過程中，因為缺乏相關(guān)政策的指導(dǎo)，或者不清楚報賬所需的具體材料使得報賬材料缺項，導(dǎo)致報賬人和審查材料的會計人員工作量增加、報賬流程繁瑣，亟需在報賬人和會計人員之間建立一個智能數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行基本政策告知和材料審查，減少報賬過程中出現(xiàn)的不必要的政策不知、材料不齊等問題，提高報賬效率。該數(shù)據(jù)庫包括導(dǎo)航系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)、稽核系統(tǒng)和反饋系統(tǒng)四個模塊。

（一）第一個模塊：導(dǎo)航系統(tǒng)

建立智能查詢系統(tǒng)，包含財務(wù)報銷指南、注意事項、常見問題及解析、財政資訊查詢（最新政策的調(diào)整變動及查詢鏈接）等內(nèi)容，以財務(wù)機器語言的形式嵌入到數(shù)據(jù)庫中，并輔以視頻操作、圖文解析及語音識別等，對于操作不合規(guī)的地方設(shè)置詳細(xì)的語音提示，實現(xiàn)RPA智能問答等，盡量滿足師生精準(zhǔn)、快速獲取信息的要求。該查詢系統(tǒng)將全天候提供在線答疑服務(wù)，自動執(zhí)行反饋工作，拓展財務(wù)查詢的渠道，可視化界面讓報賬流程一目了然。并設(shè)置人工服務(wù)功能，對于數(shù)據(jù)庫無法答復(fù)的問題，可發(fā)起提問，待財務(wù)人員答復(fù)后推送給報賬人。

（二）第二個模塊：報賬系統(tǒng)

1. 選擇模塊

對常見項目分類板塊及其科目建立樹狀業(yè)務(wù)的選擇模塊，例：主科目如差旅費、會議費、勞務(wù)費…主科目下建立明細(xì)科目，如國內(nèi)差旅費和國外差旅費，各科目從主科目至明細(xì)科目逐級填報，否則系統(tǒng)不予通過；不同的經(jīng)費類型有不同的支出規(guī)定，據(jù)此也建立樹狀業(yè)務(wù)的選擇方式，依靠人工判斷難免有疏漏。

2.智能填報模塊

報賬人將發(fā)票拍照上傳或?qū)㈦娮影l(fā)票導(dǎo)入后，系統(tǒng)利用圖像采集功能掃描和讀取飛機票、住宿費發(fā)票等信息，通過發(fā)票類型、會計科目及部門項目間的勾稽關(guān)系，自動匹配會計科目并分別歸類到日常、差旅、勞務(wù)和資產(chǎn)四大類中；同時通過報賬助手識別、錄入金額及收款人賬號等信息，將相關(guān)數(shù)據(jù)自動統(tǒng)計匯總并顯示到報銷單上，實現(xiàn)“一鍵出單”，無需人工干預(yù)，減少人工犯錯的概率，降低人工糾錯的成本。

3.預(yù)算校驗?zāi)K

網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)和預(yù)算管理系統(tǒng)同步銜接更新，會計科目下注明資金用途并顯示對應(yīng)的預(yù)算余額，報賬人根據(jù)金額填報信息，若報銷金額超過預(yù)算余額，則無法保存，報賬人根據(jù)提示申請預(yù)算調(diào)整或更換項目；對預(yù)算項目實時跟蹤，方便相關(guān)人員隨時查看項目執(zhí)行情況以及各項業(yè)務(wù)的支付情況，必要時進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，實現(xiàn)預(yù)算實時有效地推進(jìn)執(zhí)行，加快學(xué)校資金支付進(jìn)度。

4.費用標(biāo)準(zhǔn)模塊

將培訓(xùn)費的綜合定額標(biāo)準(zhǔn)、差旅費的報銷標(biāo)準(zhǔn)等設(shè)置至系統(tǒng)中，統(tǒng)一各項業(yè)務(wù)的報銷標(biāo)準(zhǔn)，方便報賬人員提前進(jìn)行預(yù)算控制。例如：差旅費根據(jù)學(xué)校相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，按照職稱將出差地的住宿費、伙食費和差費補助等信息提前設(shè)置到系統(tǒng)中進(jìn)行規(guī)則控制，系統(tǒng)根據(jù)報賬人填寫的信息自動還原出差行程，快速生成費用并能確保行程完整；通過設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)控制參數(shù)提醒差費是否超標(biāo)，自動生成差費補助等，實現(xiàn)費用的自動計算與校驗。

5.智能審簽?zāi)K

系統(tǒng)內(nèi)部建立一套完整的審批業(yè)務(wù)流程，根據(jù)后臺設(shè)置的匹配規(guī)則以及報銷項目和金額等，自動將審批任務(wù)推送到項目負(fù)責(zé)人的待審業(yè)務(wù)中。并設(shè)置電子簽名庫和部門電子公章庫，實現(xiàn)線上全自動流轉(zhuǎn)審批。智能審簽流程可以改善“找錯人、簽錯字”，實現(xiàn)“零跑簽、零跑蓋”，而且可追溯流程的審批管理機制，一定程度上可以縮短報銷周期。

6.智能提示模塊

系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置自動提示功能，并與經(jīng)辦人的手機關(guān)聯(lián)綁定。如果某項報銷業(yè)務(wù)超過預(yù)設(shè)的時間限制，系統(tǒng)可以及時給經(jīng)辦人發(fā)送處理業(yè)務(wù)的提示，督促相關(guān)人員完成審批手續(xù)或報銷手續(xù)，提醒負(fù)責(zé)人審批，減少單據(jù)的積壓。預(yù)約借款時，遵循“前賬不清、后賬不借”的制度，報賬人按系統(tǒng)要求明確借款責(zé)任人和還款期限，若借款人未按期償還借款，再借款時系統(tǒng)將自動鎖定并顯示其之前的借款情況，實現(xiàn)個人借款動態(tài)查詢，督促借款人完成沖賬手續(xù)。

7.預(yù)警監(jiān)控模塊

不同部門根據(jù)自身發(fā)展需要進(jìn)行預(yù)算填報，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)算表對預(yù)算額度進(jìn)行固化設(shè)置，并將財務(wù)報銷審核要求嵌入到數(shù)據(jù)庫中，對頻繁交易對象、頻繁報銷業(yè)務(wù)等隔空實時監(jiān)控，防止年底突擊花錢，實現(xiàn)項目事前把控。報賬人根據(jù)系統(tǒng)提示，自行查看預(yù)警信息，必要時系統(tǒng)將預(yù)警信息發(fā)送給財務(wù)人員，待財務(wù)人員核實后解除預(yù)警或向報賬人提出整改建議。

8.智能匯總模塊

系統(tǒng)根據(jù)不同年度、項目名稱、明細(xì)科目等進(jìn)行模塊匯總，項目匯總模塊由不同經(jīng)費項目組成，科目匯總模塊由印刷費、會議費等會計科目組成。例如：需要查詢某年度印刷費時，直接在科目模塊中點擊印刷費，便可顯示全年的印刷費明細(xì)賬及其總賬，便于后期相關(guān)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和財務(wù)分析。

（三）第三個模塊：稽核系統(tǒng)

1.報銷業(yè)務(wù)稽核

針對報銷時出現(xiàn)的超支、附件不全、簽字錯誤等問題，可以提前將審批權(quán)限、支付方式、附件要求等報銷制度嵌入到稽核系統(tǒng)中，系統(tǒng)根據(jù)報賬人上傳的材料，核實項目、附件和金額是否符合報銷標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)自動稽核。

2.發(fā)票自動稽核

建立有記憶功能的發(fā)票庫，并與國家稅務(wù)平臺對接，引入發(fā)票認(rèn)證和核驗系統(tǒng)，實現(xiàn)一鍵查偽、校重，防止發(fā)票重復(fù)報銷等問題[4]；核實發(fā)票抬頭、開票日期等是否合規(guī)；核實發(fā)票是否連號，避免人為拆分開具發(fā)票。

（四）第四個模塊：反饋系統(tǒng)

報賬人根據(jù)系統(tǒng)提示進(jìn)行資料上傳，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)根據(jù)財務(wù)審核要點的稽核規(guī)則對金額和項目等進(jìn)行初審。符合智能數(shù)據(jù)庫的規(guī)定，數(shù)據(jù)庫給報賬人員輸送審核通過的提示；不符合智能數(shù)據(jù)庫的規(guī)定，則退回到報賬人的失敗業(yè)務(wù)中，報賬人按照提示修改即可。

四、建立智能數(shù)據(jù)庫實施保障

從系統(tǒng)服務(wù)器升級、報銷業(yè)務(wù)的規(guī)范梳理和流程再造、系統(tǒng)環(huán)境測試試驗到制定財務(wù)報銷指南、業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)等，智能財務(wù)報銷系統(tǒng)從初步設(shè)計構(gòu)想到實際實施運用，應(yīng)該由學(xué)校多部門聯(lián)動執(zhí)行。根據(jù)智能數(shù)據(jù)庫中的模塊目錄梳理每一個模塊的相關(guān)內(nèi)容，將日常的工作內(nèi)容分類整合在各個系統(tǒng)中，重點應(yīng)放置在財務(wù)部門與系統(tǒng)工程師合作上，將相應(yīng)的內(nèi)容通過后臺管理程序?qū)胂到y(tǒng)中，保障智能數(shù)據(jù)庫的完善和推行實施。

（一）健全規(guī)范報銷制度

智能數(shù)據(jù)庫的建立需要十分完善的財務(wù)報銷制度做支撐。欲實現(xiàn)智能查詢和智能填報“一鍵生單”，必須建立全面完整的財務(wù)規(guī)則和制度，包括經(jīng)費項目與會計科目的關(guān)系、各類業(yè)務(wù)的審核要求、費用的綜合標(biāo)準(zhǔn)等，只有細(xì)化細(xì)節(jié)，系統(tǒng)才能將采集的信息與系統(tǒng)內(nèi)嵌入的規(guī)章制度相對應(yīng)，進(jìn)行報銷業(yè)務(wù)的處理。因此，財務(wù)部門需要牽頭規(guī)范完善財務(wù)報銷制度，加強財務(wù)內(nèi)部的溝通和與外部的協(xié)調(diào)，對報銷細(xì)則做充分解釋，對財務(wù)報銷過程中遇到的難點進(jìn)行分析，形成清晰、統(tǒng)一的財務(wù)報銷制度和報銷審核標(biāo)準(zhǔn)。

（二）優(yōu)化報賬流程

財務(wù)部門結(jié)合學(xué)校實際情況，在多年報銷系統(tǒng)運行經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，以校內(nèi)老師對系統(tǒng)的需求進(jìn)行調(diào)研，在充分了解各項業(yè)務(wù)的前提下，以實際需求牽引系統(tǒng)設(shè)計，有針對性地對智能數(shù)據(jù)庫建設(shè)目標(biāo)，結(jié)合現(xiàn)有報銷業(yè)務(wù)，對每一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面梳理和優(yōu)化設(shè)計，確保報銷業(yè)務(wù)流程的合理設(shè)計和開發(fā)。

（三）推進(jìn)系統(tǒng)升級

高校財務(wù)智能化信息化已然成為趨勢，信息技術(shù)是財務(wù)報銷模式構(gòu)建的基礎(chǔ)，為了推進(jìn)高校智能化發(fā)展必須加大成本投入，包括資金成本、師資培養(yǎng)成本等。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)初期，可以派財務(wù)人員到高校調(diào)研學(xué)習(xí)，了解先進(jìn)系統(tǒng)的操作流程、實施經(jīng)驗及難點突破。同時，以經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動為主線，結(jié)合學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，從學(xué)校實際情況出發(fā)，制定出切實可行的實施方案。財務(wù)部門依據(jù)方案與系統(tǒng)開發(fā)公司對接進(jìn)行服務(wù)器升級、規(guī)則嵌入等基礎(chǔ)工作。

五、結(jié)語

隨著科技的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)水平的提高，人們也在適應(yīng)快節(jié)奏的生活，順應(yīng)時代的潮流，會計審查工作更趨向于智能化發(fā)展，提供更便捷、高效、可遠(yuǎn)程操作的服務(wù)是未來財務(wù)工作者追求的目標(biāo)。關(guān)于在報賬者和會計審查人員之間建立一種智能數(shù)據(jù)庫的設(shè)想成立后，可應(yīng)用在各單位的報賬系統(tǒng)，可方便報賬人員查詢相關(guān)政策，減少會計人員和報賬人員因溝通不暢而出現(xiàn)的各種矛盾，保證數(shù)據(jù)的時效性、完整性和真實性，提高內(nèi)控水平、報銷效率和經(jīng)費使用效率。

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責(zé)任編輯：姜洪云

基金項目：本文系中國教育會計學(xué)會高等師范院校分會2021年課題資助項目（課題編號：GS2021Y18）的成果。

第一作者簡介：劉璐璐，西北師范大學(xué)財務(wù)處，科員，學(xué)士， 研究方向：政府會計。