信息化背景下文書檔案管理轉(zhuǎn)型工作分析

摘 要：檔案信息化大潮方興未艾，改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，檔案管理進入數(shù)據(jù)化時代，文書檔案管理的效率和質(zhì)量得到明顯提升。但是，與新時代文書檔案管理的要求相比，有些單位的文書檔案管理還存在著人員素質(zhì)不高、信息化應(yīng)用不足、安全性無法保障等問題。信息時代，文書檔案管理要著力打造現(xiàn)代檔案管理制度、建設(shè)文檔一體化管理平臺、構(gòu)建文書檔案資源共享利用機制上下功夫，以信息化的成效提升文書檔案管理的質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案；文檔一體化

文書檔案作為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的主體，是記錄機關(guān)運行、重大事件的重要載體，推進新時代文書檔案信息化建設(shè)，對于提升檔案治理效能，服務(wù)中心大局具有重要意義。要堅持以信息化為抓手，以服務(wù)利用為落腳點，著力建設(shè)高效、快捷、智能的文書檔案管理模式，更好發(fā)揮文書檔案價值。

1 信息化背景下文書檔案管理的基本特征

1.1 數(shù)字化賦能存儲

傳統(tǒng)的檔案管理一般采用的是人工編輯、整理、分類、歸檔，不僅工作煩瑣、效率低下，而且經(jīng)常會出現(xiàn)紕漏。采用數(shù)字化管理可以極大地釋放人工工作，減少由于人工操作出現(xiàn)的漏洞。數(shù)據(jù)化模式下，紙質(zhì)檔案的形態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鎯?，電子文件以文本、照片、圖像、音視頻等形式存在，依托數(shù)據(jù)化功能系統(tǒng)，在功能分區(qū)中進行提取。電子文件能夠應(yīng)用于OA辦公系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)等多種數(shù)據(jù)管理模式，在政務(wù)處理、文件流轉(zhuǎn)、資政決策方面發(fā)揮著重要作用。

1.2 新技術(shù)賦能安全

社會信息化提升了信息的地位，而信息安全是任何國家、政府、行業(yè)部門都需要重視的問題，尤其在檔案管理工作中，文書檔案的保密性和隱私問題尤為重要。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的保密性沒有被充分重視，容易出現(xiàn)信息資源的泄漏遺失。數(shù)字化新技術(shù)可以加密檔案信息，改變以往只靠封條進行保密的模式。新技術(shù)賦能將引入密碼技術(shù)、人臉識別技術(shù)、指紋技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字化備份等信息安全相關(guān)技術(shù)手段。安全保密措施的引入對于提升檔案管理的安全性具有深刻的意義，極大地提高了檔案的保密性與安全性。

1.3 數(shù)據(jù)庫賦能整合

長久保存的檔案會出現(xiàn)紙張發(fā)黃、字跡模糊不清等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案的質(zhì)量。加強數(shù)字檔案庫建設(shè)工程，能夠加大紙質(zhì)檔案原件保護力度，推動紙質(zhì)+數(shù)字干部人事檔案一體化管理應(yīng)用，推動文書檔案實現(xiàn)從“紙件”到“指尖”的蛻變。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括檔案信息管理、檔案查借閱、檔案鑒定、智能編研等多個功能模塊，通過異地檔案查詢、數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)、為利用對象精準(zhǔn)“畫像”等方式，讓昔日檔案“故紙堆”成為可利用的“活資源”。

1.4 資源庫賦能利用

信息化技術(shù)融入文書檔案管理，不僅使工作效率得以提升，便于信息傳遞，也是檔案管理人員的知識庫。基于海量文書檔案的資源庫，是不同部門人員的經(jīng)驗、技術(shù)的總結(jié)，這些信息具有很高的知識價值和應(yīng)用價值，對于提高個人能力、服務(wù)單位決策能夠提供有益的參考。實現(xiàn)文書檔案工作從簡單管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，進一步提升文書檔案工作服務(wù)水平。

2 信息化時代文書檔案管理的困境

2.1 文書工作和檔案管理結(jié)合不緊密

在實際工作中，文書工作和檔案工作有天然的耦合性，但是又有特殊性，兩者具有統(tǒng)一性，在分工上也有差異性，因此，文書工作和檔案管理需要相互配合，建立層級分明、立體可控的管理體制，使得文書檔案管理根據(jù)科學(xué)性、有效性、時代性。但是，這種體制下，文書工作和檔案工作存在脫節(jié)的問題，有的單位兩項工作分屬不同部門，難以形成有效關(guān)聯(lián)。加之檔案理念宣傳不到位，有的文書人員檔案意識不足，檔案人員又不具備專業(yè)文書檔案知識，導(dǎo)致文書工作和檔案管理不能進行有效鏈接，溝通環(huán)節(jié)存在脫節(jié)，二者統(tǒng)一高效的體系未能發(fā)揮作用。

2.2 文書檔案人員力量薄弱

在有些機關(guān)事業(yè)單位中，文書檔案管理工作由辦公室文秘人員兼任，基本上沒有專職文書檔案管理人員，從精力上來看，由于兼職人員需要兼顧其他工作，很難把主要精力投入到文書檔案管理中，也沒有時間去研究、整理、挖掘文書檔案資源，更沒有精力關(guān)注檔案信息化的發(fā)展趨勢和前沿問題，造成了文書檔案人員力量不足、能力有限、眼界不高的問題，加之檔案人員積極性、主動性難以得以充分調(diào)動，文書檔案信息化建設(shè)困難重重。

2.3 文書檔案管理重視程度不夠

在各單位，文書檔案管理普遍不受重視，關(guān)注度不高、平臺有限的問題比較突出。尤其是一些單位主要負(fù)責(zé)同志將文書檔案管理視為可有可無的工作，認(rèn)為檔案工作出成績難，是一種隱形政績，思想上重視不夠。此外，在傳統(tǒng)觀念里，文書檔案管理是比較簡單的工作，就是簡單的收集整理和查詢，技術(shù)含量低，從業(yè)門檻不高，安排一些年齡較大的同志從事這個工作，不求高質(zhì)量，只要能收集保管好即可，對文書檔案要求的標(biāo)準(zhǔn)低，造成了信息化建設(shè)的低質(zhì)量。

2.4 文書檔案信息化應(yīng)用不足

我國檔案信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代末期，目前，以紙質(zhì)檔案和電子檔案為主的雙套制是檔案管理的主要模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于數(shù)據(jù)時代的要求，而有的文書檔案信息化管理基本還處于起步階段，導(dǎo)致一部分檔案流失、失密[1]。同時，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，成本較高，有的機關(guān)單位缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機制的支撐。有的單位將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中，但檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后[2]。

2.5 文書檔案安全有漏洞

檔案信息化給文書檔案帶來便捷的同時，也催生了對安全問題的擔(dān)憂，網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，比如，檔案數(shù)字化之后，給信息共享帶來極大的便利。同時，數(shù)據(jù)的非法下載與復(fù)制，也成為檔案安全的第一大殺手。有的中介機構(gòu)以免費或低價數(shù)字化為誘餌，以數(shù)據(jù)共享為前提，實施檔案數(shù)字化工作。在完成數(shù)字化后，同時席卷數(shù)據(jù)而去，使得檔案的安全受到嚴(yán)重威脅。有的中介機構(gòu)擅自復(fù)制檔案數(shù)據(jù)，甚至成為談判交易的籌碼。因此，在搞好檔案信息化建設(shè)的同時，搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。

3 信息化背景下文書檔案管理轉(zhuǎn)型路徑

3.1 “細(xì)”在經(jīng)常，建立符合新時代的文書檔案管理制度

管理制度建設(shè)是提升文書檔案治理能力和水平的保障，規(guī)范化的制度建設(shè)有利于提升文書檔案管理效能。符合信息化時代要求的現(xiàn)代化管理制度，要求單位建立以信息化手段為引領(lǐng)的文書檔案存儲利用體系，摒棄以紙質(zhì)歸檔利用的傳統(tǒng)模式，以文書檔案管理規(guī)則為基礎(chǔ)，結(jié)合單位自身的管理實際和文件流轉(zhuǎn)流程、組織架構(gòu)等，管理制度應(yīng)與時俱進，符合新時代要求，具有鮮明的特色性、靈活性和可利用性。文書檔案管理制度的核心是文檔一體化管理，以管理系統(tǒng)為依托，電子文檔全過程管理為特征，保障文書檔案從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用各環(huán)節(jié)的安全性。同時，還要完善與文書檔案編輯利用的規(guī)章體系，在文書檔案管理中，利用、編研是文書檔案發(fā)揮價值的主渠道，因此，有必要加強對文書檔案利用范圍的界定和規(guī)范，提升文書檔案管理的價值和效率。要加強考核機制建設(shè)，對文書檔案的管理實行一票否決制，切實提高文書檔案管理的積極性，發(fā)揮制度約束力。要強化信息化理念培訓(xùn)，結(jié)合信息化發(fā)展情況和檔案工作實際，切實提升信息化發(fā)展的趨勢，提升依法管理的能力，詳細(xì)了解電子文書的在線移交、在線接收、遠(yuǎn)程利用、開放審核、檔案統(tǒng)計、實體檔案輔助管理等主要功能模塊的操作方法，提升文書檔案管理治理效果。

3.2 “管”在平常，應(yīng)用先進手段實現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理

當(dāng)前辦公自動化系統(tǒng)得以普及，在具體辦公過程中，通過OA流轉(zhuǎn)即能夠完成收文和發(fā)文，這就要求檔案管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理理念，以信息化技術(shù)和模式轉(zhuǎn)型提升文書檔案管理效果。因此在文書檔案管理工作中，需要充分運用現(xiàn)代化管理軟件，依托于計算機技術(shù)來對文書檔案進行整理、儲存和查閱，這就是文檔一體化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)管理是知識收集、存儲、管理、共享、迭代、創(chuàng)新、再利用的一個全生命周期過程。在收集方面，要多元化收集知識，支持多種類型的知識，如圖片、視頻、各種文檔（DOC、XLS、PPT、PDF、TXT等）等。在存儲方面，要方便結(jié)構(gòu)化存儲，特別是對于企事業(yè)單位組織來說，知識的存儲量較大較雜，需要文檔一體化管理工具，例如多級欄目、多屬性、多標(biāo)簽、多條目，甚至可以自定義管理。在操作方面，要簡單、易學(xué)、易操作，單位組織的文檔一體化管理系統(tǒng)在使用上越簡單越好，做到人人皆是知識創(chuàng)作者，人人都是知識的運用者。如果不方便操作，影響了使用效率，文檔一體化的便利性將無法發(fā)揮。在文檔一體化管理系統(tǒng)的選擇上，要全面評估文檔一體化管理系統(tǒng)使用成本。使用成本的高低關(guān)乎性價比，單位組織在文檔一體化管理平臺選擇上，要選擇試錯成本低的工具，多調(diào)研產(chǎn)品研發(fā)背景和產(chǎn)品的真正優(yōu)勢和強項。對于機關(guān)事業(yè)單位管理系統(tǒng)而言，同時還要通過創(chuàng)建OA系統(tǒng)軟件與現(xiàn)代化管理軟件的接口，實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫對接，這樣電子文件數(shù)據(jù)通過辦公自動化系統(tǒng)能夠直接進入到檔案管理系統(tǒng)中，完成歸檔工作。而且有效保證了紙質(zhì)檔案與電子文檔之間信息的一致性。另外，各機關(guān)單位還要通過運用相應(yīng)的軟件來加快推動檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，在保證文書檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上，全面提升文書檔案的應(yīng)用價值，加快促進文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。

3.3 “精”在利用，提高文書檔案檢索效率

在文書檔案檢索方面，首先，通過對當(dāng)前的文書檔案進行全面的普查，根據(jù)各行業(yè)發(fā)展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進行移除，以減少文書檔案管理工作中內(nèi)容的重復(fù)性；而對文書檔案進行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化的前提。其次，通過對文書檔案進行組合，將一些內(nèi)容較多的文書檔案分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，為各檔案之間建立明確聯(lián)系，以促進文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準(zhǔn)確性與效率。因為實施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是實現(xiàn)快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準(zhǔn)確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。電子管理系統(tǒng)要提供專門的檔案借還功能。通過流程，即可依審批授權(quán)，對所需檔案進行借閱與歸還。系統(tǒng)還應(yīng)提供檔案利用統(tǒng)計、歸還提醒等功能，為知識的共享與管理提供便利。在檔案利用方面，基于檢索功能的完善，文書檔案的編研開發(fā)更加便捷。目前，比較先進的是系統(tǒng)自助編研模式，系統(tǒng)提供檔案專題的在線編研功能，編研人員可在線編制編研計劃、分配編研任務(wù)，并可根據(jù)編寫的專題內(nèi)容進行素材收集，包括外部素材收集，檔案素材調(diào)取個人素材庫、公共素材庫等。素材收集后可進行在線編研、素材在線OCR獲取文字信息，同時可根據(jù)預(yù)設(shè)的模板，自動生成可以展示的編研成果，以方便社會大眾的利用，編研成果支持電子書、DOC、PDF等不同文件格式。同時，要加強檔案信息化安全建設(shè)，把檔案信息安全管理貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個環(huán)節(jié)。利用現(xiàn)代化手段全方位做好文書檔案安全保密防護，加強檔案數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)管理，建立檔案數(shù)字化外包保密制度和檔案數(shù)字化外包流程操作規(guī)程；落實技防措施，嚴(yán)格對計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)光盤等載體的管理，建立健全數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，嚴(yán)防失密事件發(fā)生。

3.4 “嚴(yán)”在流程，健全文書檔案管理治理體系建設(shè)

文書檔案的管理體系，主要涉及內(nèi)設(shè)機構(gòu)的配合、文書檔案的規(guī)范、共享流程建設(shè)。高效的檔案治理體系能夠推動各環(huán)節(jié)的流程有效配合，充分彰顯文檔一體化的優(yōu)勢。同時還要注重文書檔案綜合管理水平的提升，各部門之間在日常工作中要做好協(xié)調(diào)工作，加強交流和配合，確保實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬏敽蛯崿F(xiàn)對文書信息的完整記載。要進一步轉(zhuǎn)變檔案管理方式，在利用手續(xù)、環(huán)境和服務(wù)方式上，提高查閱者的滿意度，推動文書檔案服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。要加強文書檔案宣傳，依托微信、抖音等新媒體，通過微視頻、專欄等形式，傳播檔案文化，普及檔案知識，讓文書檔案真正活起來、動起來。文書檔案管理工作是一項長期性及煩瑣的工作，專業(yè)性較強，涉及檔案整理鑒定、修復(fù)保護、編研利用、政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和黨史國史研究等多個方面，需要管理人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識與技能[3]。機關(guān)事業(yè)單位要在實際工作中配備專業(yè)的檔案管理人員，并在實際工作中嚴(yán)格按照具體的要求來做好檔案資料的收集和整理工作，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升，并對每一個檔案人員的相應(yīng)職責(zé)進行明確，全面提升文書檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量。

參考文獻

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[2]韓香珍.企業(yè)檔案信息化管理措施探析[J].陜西檔案，2014（12）：25.

[3]楊茜雅.做好新時期文書檔案管理工作[N].楚雄日報（漢），2022（09）：28.

作者簡介：王一波（1984— ），研究生學(xué)歷、碩士學(xué)位，太原市不動產(chǎn)登記中心館員，工作與研究方向：文書檔案、電子檔案。