電子檔案在退役軍人檔案管理中的運(yùn)用研究

張桂蓮

摘 要：退役軍人是社會(huì)中的特殊群體，對(duì)其檔案的管理需要格外重視，應(yīng)不斷對(duì)退役軍人檔案管理的方法和形式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，從而滿足退役軍人檔案管理的實(shí)際需求。在信息技術(shù)的應(yīng)用下，電子檔案管理邁向新的發(fā)展階段，大數(shù)據(jù)和云技術(shù)等均得以在電子檔案管理中應(yīng)用，提升檔案管理的安全性和高效性。因此，在信息技術(shù)的支持下，將電子檔案管理運(yùn)用到退役軍人檔案管理工作之中，可以更加有效地提升其管理質(zhì)效。因此，本文分析了電子檔案管理運(yùn)用到退役軍人檔案管理中的必要性以其存在的問(wèn)題，并根據(jù)存在的問(wèn)題制定相應(yīng)的解決策略，從而推動(dòng)退役軍人檔案管理工作順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案；退役軍人；檔案管理

引言

退役軍人一直是國(guó)家及社會(huì)關(guān)注的群體，尤其是在退役后就業(yè)和福利待遇安排方面格外重視。國(guó)家專門針對(duì)退役軍人群體開(kāi)設(shè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，即退役軍人事務(wù)部，將工作重點(diǎn)放在軍人退役管理服務(wù)方面。檔案管理是軍人退役管理服務(wù)的重點(diǎn)內(nèi)容，必須針對(duì)退役軍人檔案展開(kāi)精細(xì)化管理服務(wù)，從而獲取各項(xiàng)福利待遇，以及退役后就業(yè)提供服務(wù)支持，為國(guó)家的付出得到回報(bào)。電子檔案在檔案管理中應(yīng)用已經(jīng)持續(xù)較長(zhǎng)時(shí)間，但在長(zhǎng)期應(yīng)用下，電子檔案管理仍停留在初期階段，即以文件的方式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤、移動(dòng)硬盤以及U盤等存儲(chǔ)設(shè)備中，雖然比較便于保管和存儲(chǔ)，但在檔案安全管理方面仍存在一定的弊端。例如，容易導(dǎo)致文件損壞和移動(dòng)存儲(chǔ)裝置丟失等。隨著信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展，電子檔案可以存儲(chǔ)于云空間之中，大幅提升電子檔案管理的安全性，彌補(bǔ)了電子檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)存在的不足?；诋?dāng)前電子檔案管理所具備的優(yōu)勢(shì)，將其運(yùn)用于退役軍人檔案管理工作中具有一定的必要性。因此，本文重點(diǎn)研究將電子檔案運(yùn)用于退役軍人檔案管理工作中存在的問(wèn)題，通過(guò)探討相應(yīng)的解決策略，為具體工作的開(kāi)展提供支持。

一、電子檔案運(yùn)用于退役軍人檔案管理中的必要性

1.提升檔案的安全性

以往退役軍人檔案管理工作主要是以紙質(zhì)檔案管理結(jié)合傳統(tǒng)形式的電子檔案管理模式開(kāi)展工作，雖然檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子化，但安全隱患依然存在。在對(duì)紙質(zhì)檔案管理時(shí)，易出現(xiàn)檔案丟失、損壞和被泄露等風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法使檔案信息的安全性得到保證。傳統(tǒng)形式的電子檔案管理主要是利用計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案文件存儲(chǔ)，使檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)某個(gè)硬盤之中。這種傳統(tǒng)形式的檔案管理方式雖然在一定程度上簡(jiǎn)化了紙質(zhì)檔案的管理流程，也便于檔案的存儲(chǔ)和調(diào)取，但仍存在一定的安全隱患。例如，退役軍人紙質(zhì)檔案內(nèi)容亂碼導(dǎo)致檔案信息丟失、電子檔案被植入木馬病毒導(dǎo)致文件損壞，或者電子檔案信息被他人竊取等，這些均屬于傳統(tǒng)形式電子檔案管理存在的安全隱患。隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)的發(fā)展，電子檔案可以借助系統(tǒng)軟件管理，也可以通過(guò)賬號(hào)登錄進(jìn)入云端存儲(chǔ)，保證電子檔案的安全性。

2.提升檔案管理的質(zhì)效

電子檔案可以借助功能強(qiáng)大的信息系統(tǒng)軟件管理，使信息技術(shù)融入檔案管理工作之中，無(wú)論是從檔案信息采集、整理以及分析方面，還是從檔案的存儲(chǔ)和調(diào)取使用方面，退役軍人信息系統(tǒng)軟件均能夠快速、準(zhǔn)確以及高效地開(kāi)展，最大限度地提升退伍軍人檔案管理的效率和質(zhì)量。例如，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于退役軍人檔案管理工作中，可以通過(guò)大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)發(fā)掘和分析能力，對(duì)檔案的內(nèi)容快速篩選，篩選出符合用人單位要求的退役軍人檔案，從而為退役軍人提供快速服務(wù)。若退役軍人的檔案保存在異地，在需要使用退役軍人檔案時(shí)，可以通過(guò)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)異地檔案?jìng)鬏敚瑥亩阌跈n案管理服務(wù)工作的開(kāi)展。

3.有利于跟進(jìn)時(shí)代潮流發(fā)展

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案信息化管理是大勢(shì)所趨，尤其是當(dāng)前退役軍人的數(shù)量正在逐年增多，檔案數(shù)量也會(huì)隨之增加，需要采用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等信息技術(shù)處理退役軍人檔案，這種處理方式符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展潮流。同時(shí)，信息技術(shù)已經(jīng)成為信息交流溝通的必要技術(shù)，若退役軍人檔案管理不采取電子檔案管理，必然無(wú)法與其他管理工作對(duì)接。因此，必須隨著時(shí)代發(fā)展步伐不斷創(chuàng)新發(fā)展，才能使退役軍人檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升。

二、電子檔案運(yùn)用在退役軍人檔案管理中存在的問(wèn)題

雖然電子檔案運(yùn)用于退役軍人檔案管理中具有一定的必要性，但是，在對(duì)電子檔案管理實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中，仍存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致電子檔案管理達(dá)不到預(yù)期的效果。

1.缺少電子檔案管理復(fù)合型人才的支持

無(wú)論是常規(guī)的檔案管理工作，還是退役軍人檔案管理工作，均離不開(kāi)檔案管理工作人員的支持，尤其是高素質(zhì)、復(fù)合型檔案管理人才的支持。即便當(dāng)前大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化和智能化，但是，自動(dòng)化和智能化檔案管理的背后仍需通過(guò)工作人員的操作。并且，檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)，對(duì)檔案管理的效率會(huì)產(chǎn)生直接影響。當(dāng)前，很多地區(qū)退役軍人服務(wù)中心配置的檔案管理工作人員，雖然具有一定的專業(yè)背景，但對(duì)檔案管理信息化的了解仍存在不足，未能有效掌握信息技術(shù)的應(yīng)用，無(wú)法利用信息技術(shù)高效開(kāi)展檔案管理服務(wù)工作，導(dǎo)致退役軍人檔案管理服務(wù)的質(zhì)效受到影響。此外，由于信息技術(shù)發(fā)展速度比較快，很多退役軍人服務(wù)中心并未針對(duì)信息化檔案管理進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理工作人員無(wú)法及時(shí)掌握檔案管理的新技術(shù)和新方法，造成檔案管理工作缺乏復(fù)合型人才的支持。

2.電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)不足

在開(kāi)展退役軍人電子檔案管理工作時(shí)必須具備完善的配套設(shè)備設(shè)施以及軟件服務(wù)支持，同時(shí)，還要盡量保證電子檔案管理的基礎(chǔ)配套設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性?，F(xiàn)階段，我國(guó)很多地區(qū)退役軍人服務(wù)中心對(duì)開(kāi)展電子檔案管理所使用的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為沒(méi)有必要將資金投入基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)方面，這些機(jī)構(gòu)所使用的軟硬件設(shè)備存在落后和未升級(jí)更新等問(wèn)題，導(dǎo)致在退役軍人檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，電子檔案管理的效果不顯著，甚至對(duì)退役軍人檔案的安全性產(chǎn)生嚴(yán)重影響。同時(shí)，服務(wù)中心所使用的檔案管理平臺(tái)與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間存在不兼容的情況，導(dǎo)致電子檔案應(yīng)用以及存儲(chǔ)受到一定影響。

3.電子檔案管理意識(shí)薄弱

目前，退役軍人電子檔案管理工作存在的問(wèn)題依然比較明顯，特別是電子檔案管理出現(xiàn)的遺漏和丟失問(wèn)題，對(duì)退役軍人社會(huì)福利領(lǐng)取以及社保繳納等方面受到嚴(yán)重影響，說(shuō)明當(dāng)前退役軍人檔案管理的精細(xì)化程度不足。同時(shí)，在開(kāi)展電子檔案管理時(shí)，檔案分級(jí)與分項(xiàng)管理意識(shí)薄弱，缺乏統(tǒng)一管理的理念，很多檔案管理工作人員嚴(yán)重缺乏責(zé)任意識(shí)，說(shuō)明當(dāng)前退役軍人檔案管理以及組織形式存在不容忽視的問(wèn)題。

4.電子檔案管理缺乏規(guī)范性

目前，很多退役軍人服務(wù)中心在開(kāi)展電子檔案管理工作時(shí)，并未采取分類管理的方法，而是以退役軍人的姓名為單位，將所有與之相關(guān)的檔案信息資料存儲(chǔ)在個(gè)人檔案名下。雖然檔案信息管理系統(tǒng)能夠通過(guò)退役軍人姓名對(duì)其電子檔案檢索，但檢索出的內(nèi)容非?；靵y，導(dǎo)致管理人員一時(shí)之間無(wú)法將其所需的信息資料完整提取，從而造成電子檔案的管理效率低下，存在比較嚴(yán)重的規(guī)范化管理不足問(wèn)題。

三、退役軍人電子檔案管理工作存在問(wèn)題的解決策略

電子檔案管理是信息時(shí)代退役軍人檔案管理工作的主要趨勢(shì)，開(kāi)展電子檔案管理具有必要性，必須重視在退役軍人檔案管理中電子檔案運(yùn)用方面存在的問(wèn)題，積極采取策略，及時(shí)解決問(wèn)題。

1.重視檔案管理工作人員的引進(jìn)和培訓(xùn)

由于退役軍人檔案管理具有突出的重要性，必須重視檔案管理工作人員的引進(jìn)和培訓(xùn)，服務(wù)中心可以招聘一些綜合素質(zhì)較強(qiáng)的檔案專業(yè)人員，同時(shí)，還要重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育工作。從檔案管理人員的引進(jìn)方面來(lái)講，用人單位應(yīng)該適當(dāng)設(shè)置檔案管理專業(yè)人才招聘的門檻，尤其是需要對(duì)管理經(jīng)驗(yàn)和學(xué)歷等方面作出硬性要求。從檔案管理工作人員培訓(xùn)教育方面來(lái)講，首先，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作人員的法律意識(shí)教育，通過(guò)學(xué)習(xí)退役軍人檔案管理相關(guān)法律法規(guī)以及制度要求，不斷優(yōu)化檔案管理工作，使檔案管理工作人員做到以法律法規(guī)為依據(jù)開(kāi)展退役軍人檔案管理工作；其次，應(yīng)重視檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，要求檔案管理工作人員不僅要具備專業(yè)技能，而且要具備一定的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作技能，重視通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類處理和管理。同時(shí)，還要具備退役軍人檔案信息數(shù)據(jù)的分析、資料整理和錄入能力等。在開(kāi)展培訓(xùn)工作時(shí)，應(yīng)將培訓(xùn)重點(diǎn)放在實(shí)踐技能方面，完成培訓(xùn)工作后，需要對(duì)檔案管理工作人員的各方面技能進(jìn)行考核檢驗(yàn)，若仍存在不足還需再次培訓(xùn)，以避免開(kāi)展實(shí)際工作時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題；再次，應(yīng)重視提升檔案管理工作人員的規(guī)范化管理能力，重視電子檔案使用過(guò)程中的規(guī)范化和安全性。管理人員可以利用信息技術(shù)優(yōu)化退役軍人檔案管理工作的形式，還要對(duì)軍人服役過(guò)程中的身體狀況、保險(xiǎn)情況、精神面貌以及獎(jiǎng)懲情況等信息實(shí)施統(tǒng)計(jì)分析，借助檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)這些數(shù)據(jù)信息錄入和管理，從而達(dá)到規(guī)范化管理；最后，檔案管理工作人員還要與組織內(nèi)部其他人員加強(qiáng)交流，通過(guò)交流分享檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從而實(shí)現(xiàn)共同提升。

2.完善電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

在開(kāi)展退役軍人電子檔案管理工作時(shí)，為了使檔案管理的質(zhì)效得到全面提升，應(yīng)該重視及時(shí)更新、升級(jí)檔案管理采用的信息技術(shù)，還要完善檔案管理使用的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，保證退役軍人檔案管理工作得以合理、有序開(kāi)展。首先，要及時(shí)維護(hù)硬件設(shè)備設(shè)施，若在維護(hù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)更換，若出現(xiàn)問(wèn)題比較復(fù)雜，需聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行維修。其次，要對(duì)軟件系統(tǒng)的更新和升級(jí)工作予以高度重視，在開(kāi)展電子檔案管理工作時(shí)，軟件技術(shù)處于核心地位，應(yīng)該重視檢查軟件系統(tǒng)是否及時(shí)更新，并利用殺毒軟件查殺病毒，避免病毒對(duì)電子檔案產(chǎn)生安全威脅；再次，完善檔案管理其他相關(guān)工作的設(shè)備設(shè)施。例如，檔案室應(yīng)該加裝門禁系統(tǒng)并附帶人臉識(shí)別，只有有權(quán)限的工作人員方可入內(nèi)；最后，相關(guān)檔案管理部門必須加強(qiáng)資金和技術(shù)的投入，完善現(xiàn)代化檔案管理所需的設(shè)備設(shè)施，提升檔案管理質(zhì)效，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，集中管理退役軍人的檔案資料。同時(shí)，還要重視對(duì)退役軍人的檔案信息進(jìn)行全面篩查，從而為電子檔案管理的有效運(yùn)用提供支持。

3.更新檔案管理理念

為了確保電子檔案管理的高效性以及完整性，提升退役軍人的電子檔案管理價(jià)值，嚴(yán)格規(guī)范退役軍人檔案資料的管理，必須更新檔案管理理念，形成分類保存、統(tǒng)一管理的理念，并根據(jù)這一理念制定相應(yīng)的制度規(guī)定。在開(kāi)展檔案管理時(shí)，檔案若存在缺失或是不完整的情況，必須聯(lián)系檔案本人或者其所在單位，將資料予以補(bǔ)全，從而確保退役軍人檔案管理更加高效和精準(zhǔn)。針對(duì)一些特殊檔案，應(yīng)該具備安全管理理念和分類保管理念，如退役軍人的傷殘資料以及黨團(tuán)志愿書等重要檔案資料信息，應(yīng)該合理保存紙質(zhì)檔案，并將電子檔案也一并保存，并做好備份，對(duì)于不同類型的檔案應(yīng)該做好分類保管，以免退役軍人使用檔案資料時(shí)出現(xiàn)查閱困難的情況。

此外，統(tǒng)一管理是電子檔案管理的重要原則，管理人員必須堅(jiān)持統(tǒng)一管理原則，并提升電子檔案統(tǒng)一管理的能力，利用先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一管理，從而使電子檔案管理高效化，與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展對(duì)電子檔案管理的具體要求相符。例如，退役軍人服務(wù)中心的檔案管理部門在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，應(yīng)該按照電子檔案的類別以及時(shí)間準(zhǔn)確分類，保證電子檔案分類的合理性。同時(shí)，在開(kāi)展退役軍人電子檔案整理時(shí)，必須依照現(xiàn)行檔案管理制度以及計(jì)劃，開(kāi)展統(tǒng)一的封面和編號(hào)，將電子檔案加設(shè)標(biāo)簽，存儲(chǔ)于電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中，便于日后通過(guò)編號(hào)和姓名等標(biāo)簽完成退役軍人電子檔案的檢索、查詢以及調(diào)檔等相關(guān)工作，使電子檔案管理更加高效化。

4.構(gòu)建規(guī)范的退役軍人電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

開(kāi)展電子檔案管理要求必須有先進(jìn)的信息技術(shù)支持，才能夠保證電子檔案管理的規(guī)范化。針對(duì)退役軍人的電子檔案管理工作，可以建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，利用先進(jìn)的技術(shù)整合數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)退役軍人檔案信息資料整理和細(xì)分，并針對(duì)其檔案信息設(shè)置細(xì)分項(xiàng)目的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)簽，便于日后檢索和管理。例如，可以根據(jù)退役軍人的職級(jí)、求職意向、軍種以及專業(yè)設(shè)計(jì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)簽，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代，電子檔案已經(jīng)成為退役軍人檔案管理的主要形式之一，在開(kāi)展退役軍人電子檔案管理時(shí)，必須依托高素質(zhì)的復(fù)合型人才以及先進(jìn)的信息技術(shù)，借助人才和信息技術(shù)進(jìn)一步提升電子檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和規(guī)范性，滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)退役軍人檔案管理工作的要求。

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（作者單位：鄆城縣退役軍人事務(wù)局）