高職院校檔案價(jià)值鑒定工作存在的問題與創(chuàng)新路徑研究

霍倩倩

摘 要：高職院校檔案價(jià)值鑒定工作主要是鑒別檔案信息的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值，并對保存到期的檔案材料再次進(jìn)行價(jià)值核查（復(fù)審），決定其是繼續(xù)保存還是直接剔除、銷毀的一項(xiàng)檔案工作，是整個(gè)高職院校檔案管理中最重要的一項(xiàng)工作，直接影響檔案工作的效率以及后期對檔案資料的開發(fā)利用。當(dāng)前，多數(shù)高職院校的檔案存在著數(shù)量繁多但質(zhì)量不高的現(xiàn)象，因此，開展高職院校檔案價(jià)值鑒定工作具有重要的作用。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案價(jià)值；鑒定；辦法

隨著高職院?？焖侔l(fā)展，其檔案也在不斷發(fā)生著變化，檔案數(shù)量急劇增加，但因保管（存）場所條件的限制，很多高職院校都沒有正常開展檔案的價(jià)值鑒定工作，通常是對收集來的檔案不加任何辨別就歸檔上架，造成了檔案數(shù)量多但質(zhì)量卻較低的問題。在實(shí)際的檔案工作中如何提高高職院校檔案的利用率，并減輕高職院校檔案館（室）的館藏壓力，決定了高職院校要開展檔案的價(jià)值鑒定工作，只有做到取其精華、去其糟粕，才能夠充分保證高職院校檔案工作得到高效開展。

一、高職院校檔案價(jià)值鑒定概述

1.檔案價(jià)值鑒定的含義和內(nèi)容

（1）檔案價(jià)值鑒定的含義。檔案價(jià)值鑒定工作從本質(zhì)上講，就是檔案管理工作人員按照既定的標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)（準(zhǔn)）則，用科學(xué)的方法對所收集的原始檔案文件材料進(jìn)行價(jià)值判定，在判定價(jià)值的基礎(chǔ)上確定其保管期限，同時(shí)，對保存到期的檔案材料再次進(jìn)行價(jià)值核查（復(fù)審），決定其是繼續(xù)保存還是直接剔除及銷毀的一項(xiàng)檔案工作。要開展檔案的價(jià)值鑒定，得先知道什么是價(jià)值？什么又是檔案的價(jià)值？實(shí)質(zhì)上，價(jià)值就是客體對主體的“有用性”。檔案價(jià)值簡單地說就是檔案的作用，就是檔案這個(gè)“客體”對學(xué)校和社會(huì)這樣的“主體”所具備的憑證作用和實(shí)際參考作用。檔案的價(jià)值具有一定的潛在性，只有檔案得到充分及有效的開發(fā)利用，其潛在性才可以顯現(xiàn)出來，潛在價(jià)值也就轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

（2）檔案價(jià)值鑒定工作的內(nèi)容。檔案價(jià)值鑒定工作的具體內(nèi)容，簡單來講，就是一個(gè)“存”和“毀”的問題。通常我們說“存”，就是通過對所收集來的檔案文件資料進(jìn)行價(jià)值鑒定，然后確定哪些檔案可以保存，保存期限分別是多長，是永久的還是短期的，又或者是10年還是30年的規(guī)定期限；“毀”則是對判定后認(rèn)為沒有價(jià)值或者價(jià)值不大的檔案文件，以及保管到期后再次鑒別為沒有價(jià)值或者繼續(xù)保存價(jià)值不大的檔案文件，按照一定程序進(jìn)行銷毀。檔案的價(jià)值鑒定工作是一項(xiàng)科學(xué)性較強(qiáng)的工作，在實(shí)際的檔案工作過程中，檔案工作人員應(yīng)根據(jù)檔案對學(xué)校、國家以及社會(huì)的意義，從實(shí)際需要出發(fā)，用發(fā)展的眼光來開展檔案價(jià)值判定工作，并對保管期限作出正確判斷，從而做到高職院校檔案為學(xué)校及社會(huì)發(fā)展建設(shè)而服務(wù)。

2.檔案價(jià)值鑒定的原則和方法

（1）檔案價(jià)值鑒定的原則。檔案是“存”還是“毀”？價(jià)值鑒定是關(guān)鍵。因此，作為檔案工作人員在實(shí)際開展檔案鑒定工作時(shí)，特別要重點(diǎn)把握以下主要原則：第一，全面性原則。檔案作為寶貴的歷史財(cái)富，要正確認(rèn)識檔案的價(jià)值和其對學(xué)校以及社會(huì)的作用，在進(jìn)行價(jià)值鑒定時(shí)，不能片面地看待某一份文件材料的價(jià)值，而是要考慮檔案材料之間的密切聯(lián)系，全面觀察考量后判定其價(jià)值。第二，歷史性原則。任何檔案都是在特定的歷史條件下產(chǎn)生和沉積下來的，高職院校檔案亦是如此。因此，在進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定時(shí)，要有歷史觀，不能用現(xiàn)在的眼光去衡量它的價(jià)值大小，檔案是具備歷史屬性的，要放到其所形成的歷史特定環(huán)境中去分析。第三，發(fā)展性原則。社會(huì)在不斷進(jìn)步發(fā)展，高職院校檔案也在不斷發(fā)生變化。對檔案價(jià)值的判定，一方面，要看到它在現(xiàn)實(shí)生活中所起到的作用，另一方面，還要看到它對于未來生活所能起到的作用，不能只是簡單地局限于當(dāng)前需要，要有遠(yuǎn)見。

（2）檔案價(jià)值鑒定的方法。檔案的價(jià)值是客觀存在的，但對檔案的價(jià)值鑒定卻帶有一定主觀性，要保證效果，就得有明確的價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的價(jià)值鑒定方法。檔案價(jià)值鑒定的方法可以從以下方面進(jìn)行：第一，從文件的內(nèi)容分析。內(nèi)容是鑒定檔案價(jià)值的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，內(nèi)容重要那么對應(yīng)的價(jià)值就大，保管的期間也相應(yīng)地就長一些，反之則保管期限短一些。檔案文件的內(nèi)容主要從其重要性和獨(dú)特性等方面分析。第二，從檔案產(chǎn)生的時(shí)間分析。檔案形成的時(shí)間越早，能夠完整保存下來的也就越少，但相應(yīng)的，其歷史研究價(jià)值也就越凸顯、越重要，這也就是為什么“高齡檔案應(yīng)當(dāng)受到尊重”的主要原因。第三，從文件的名稱、稿本分析。文件的名稱也是對檔案價(jià)值的一種體現(xiàn)。檔案文件的名稱表示了檔案的不同作用。比如，我們說決定、指示、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等這些文件往往就要比函、簡報(bào)等文件的保存意義大。文件同時(shí)又有草稿、定稿和正本以及副本的區(qū)分。草稿和副本的價(jià)值就遠(yuǎn)沒有定稿、正本的價(jià)值大。第四，從文件的完整性上分析。一般情況下，檔案全宗內(nèi)的文件相較完整，對其分析就要嚴(yán)格，而零散文件可以適當(dāng)放寬要求。檔案材料如果在一開始收集的時(shí)候就不完整，那其保存意義也就不大。只有完整成型的檔案才有保存價(jià)值。檔案的價(jià)值鑒定，要同時(shí)兼顧各個(gè)方面，有疑義的檔案切記不要輕易下結(jié)論，模棱兩可的應(yīng)采取“就高不就低”的原則。

3.檔案價(jià)值鑒定的工作程序以及開展檔案價(jià)值鑒定的意義

（1）檔案價(jià)值鑒定的工作程序。在檔案價(jià)值鑒定實(shí)際工作開展的時(shí)候，一般可以分三個(gè)階段：第一，按照國家制定的檔案價(jià)值判定標(biāo)準(zhǔn)，制定本校的檔案保管期限表等相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)。然后，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)在歸檔的時(shí)候?qū)n案文件的價(jià)值進(jìn)行判定，確定歸檔范圍。歸檔的過程其實(shí)就是對一個(gè)文件的選擇過程，是對其能否成為檔案的最基本的資格審查，所以，對一份文檔材料價(jià)值的初步判斷是做好檔案鑒定工作的第一道關(guān)卡。第二，根據(jù)檔案保管期限表等制度文件確定檔案文件資料的具體保存期限。這一關(guān)卡實(shí)際上就是確定檔案資料“生死”的期限。第三，復(fù)查檔案保管期限。對于經(jīng)歸檔鑒定和價(jià)值復(fù)審后，最終確認(rèn)沒有再繼續(xù)保存價(jià)值的檔案文件應(yīng)及時(shí)剔除，由檔案部門按規(guī)定手續(xù)和辦法銷毀或做其他處理，這是檔案價(jià)值鑒定的第三個(gè)關(guān)卡。從檔案價(jià)值鑒定工作開展的三道程序上不難看出，檔案價(jià)值鑒定工作是檔案工作人員在實(shí)際開展工作中面臨的一項(xiàng)最困難、也是最重要的專業(yè)性工作。因此，在進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定時(shí)，作為檔案工作人員一定要清楚地認(rèn)識到檔案價(jià)值鑒定工作的重要性，要有極強(qiáng)的責(zé)任意識，把好這三道關(guān)卡，避免給后續(xù)檔案價(jià)值鑒定工作的開展帶來麻煩。

（2）開展檔案價(jià)值鑒定的意義。檔案價(jià)值鑒定牽一發(fā)而動(dòng)全身。首先，開展檔案價(jià)值鑒定工作可以去其糟粕、取其精華，解決高職院校檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容雜亂、受庫房等物質(zhì)條件限制，但又必須要進(jìn)行保管之間的矛盾，同時(shí)，也是為檔案的查找、利用提供方便。其次，開展檔案價(jià)值鑒定可以幫助節(jié)約保管檔案的成本，可以同時(shí)提高檔案工作的效率。檔案保管需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，檔案數(shù)量越多，保管成本就越高。所以，必須對檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定，從而精簡庫存（館藏）檔案，方便提高檔案工作人員的工作效率。最后，開展檔案價(jià)值鑒定工作便于安全管理，應(yīng)對突發(fā)情況。檔案價(jià)值鑒定的最終目的是要把無價(jià)值的檔案剔除，騰出庫房來保管有價(jià)值的檔案，對于進(jìn)行過價(jià)值鑒定的檔案，在遇到火災(zāi)和地震等突發(fā)情況的時(shí)候，就能盡快確定搶救重點(diǎn)，及時(shí)轉(zhuǎn)移價(jià)值重大的檔案資料，盡可能降低損失。

二、當(dāng)前高職院校檔案價(jià)值鑒定工作存在的問題

高職院校檔案價(jià)值鑒定是按照學(xué)校制定的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、原則以及方法，對所要?dú)w檔的檔案材料分析和判斷其價(jià)值大小，最終確定檔案是否需要保存和保存多久的一項(xiàng)工作。高職院校檔案價(jià)值鑒定可以分為歸檔鑒定和到期鑒定兩種。歸檔鑒定是對檔案文件的價(jià)值大小劃分，確定保存期限是永久還是定期，如果是定期保存，那么是保存30年還是10年；到期鑒定則是對已經(jīng)保管期滿的檔案再次鑒定，判定是延期保存還是直接銷毀。但在實(shí)際的工作中，不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在很多高職院校的檔案價(jià)值鑒定還存在以下幾個(gè)方面的問題。

1.對檔案價(jià)值鑒定工作不重視，檔案鑒定意識淡薄

檔案的價(jià)值鑒定是一項(xiàng)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，從學(xué)校管理層到檔案工作人員有不少人沒有對檔案價(jià)值鑒定工作給予足夠的重視，認(rèn)為只要資料齊全及完整，數(shù)量夠多，在上級部門或者領(lǐng)導(dǎo)檢查時(shí)能夠有據(jù)可查就可以了，對其價(jià)值的鑒定與否其實(shí)沒有太大的影響。另外，當(dāng)前大多數(shù)高職院校的專職檔案工作人員較少，而兼職工作人員的業(yè)務(wù)水平又參差不齊。眾所周知，檔案是唯一的，這是檔案的本質(zhì)屬性所決定的，如果檔案一旦被銷毀就無法再找到替代品，因此，很多檔案工作人員本著一種求穩(wěn)的思想，寧愿把檔案存放在庫房里，覺得這樣安全、保險(xiǎn)，不太愿意對其進(jìn)行價(jià)值鑒定，導(dǎo)致很多高職院校存在對檔案保存但不鑒定或者鑒定了但不銷毀的情況，這就使得檔案的價(jià)值鑒定工作無法正常有效地開展。

2.對檔案價(jià)值鑒定的方法和標(biāo)準(zhǔn)等制度不熟悉，鑒定工作壓力大

因?yàn)槿鄙贆n案價(jià)值鑒定的意識，導(dǎo)致很多檔案工作人員甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)都對《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》《文件材料歸檔范圍和保管期限表》等制度文件不熟悉，也不愿意主動(dòng)學(xué)習(xí)，在實(shí)際工作開展的時(shí)候就覺得壓力大、難度大和強(qiáng)度高。檔案價(jià)值鑒定程序復(fù)雜并有一定的主觀性，因?yàn)闄n案價(jià)值具有潛在屬性，如果對檔案價(jià)值的鑒定劃分做得不夠細(xì)致，甚至劃分錯(cuò)誤，那么就得重新鑒定，這就需要耗費(fèi)更多的人力、物力以及財(cái)力。檔案的價(jià)值鑒定不僅只是對當(dāng)前館藏檔案的鑒定，在實(shí)際工作中，必須嚴(yán)抓檔案的收集源頭，要把檔案的價(jià)值鑒定與收集、整理工作結(jié)合起來。檔案在收集、整理的時(shí)候本身就內(nèi)涵了價(jià)值鑒定，歸檔作為檔案管理的基礎(chǔ)性工作必須得到大家的關(guān)注。這個(gè)環(huán)節(jié)做好了，后續(xù)其他的環(huán)節(jié)就可以事半功倍。但是，隨著教育事業(yè)的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增加，很多檔案工作人員有了畏難心理，一方面，覺得事情多，無從下手。另一方面，怕自己掌握不好尺度，怕給學(xué)?；蜃约簬砺闊瑢幵敢诲伓?、濫收，也不愿意開展檔案價(jià)值鑒定。

三、高職院校檔案價(jià)值鑒定工作創(chuàng)新路徑

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確指出，高校檔案由高校校長領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)之一就是要將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。隨著高等教育的不斷發(fā)展，高職院校檔案工作也隨之發(fā)生變化，只有不斷地對鑒定理論、方法和技術(shù)更新，才可以適應(yīng)高職院校檔案工作的發(fā)展，才能發(fā)揮檔案對高職院校建設(shè)發(fā)展以及對社會(huì)進(jìn)步的促進(jìn)作用。實(shí)踐作為檢驗(yàn)知識的唯一標(biāo)準(zhǔn)，高職院校檔案價(jià)值鑒定工作的滯后影響了檔案鑒定知識的創(chuàng)新，因此，作為高職院校的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案工作人員必須重視檔案的價(jià)值鑒定工作，尤其領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵所在。檔案價(jià)值鑒定工作作為檔案工作中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。同時(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作人員的檔案鑒定意識。其次，要從各部門的實(shí)際檔案管理工作人員著手，由部門負(fù)責(zé)人把關(guān)，檔案管理工作人員對本部門檔案資料進(jìn)行初步鑒定后再向檔案管理部門移交。然后，高職院校還要大力培養(yǎng)和組建結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)優(yōu)良的專業(yè)人才隊(duì)伍，引進(jìn)專業(yè)人才，并做好部門兼職檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，促使他們學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和專業(yè)理論，掌握檔案價(jià)值鑒定工作的原則、方法，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識和網(wǎng)絡(luò)知識，掌握信息化管理手段，從而提高他們的檔案管理工作水平。最后，要根據(jù)學(xué)校實(shí)際，制定、編制適合本校且可操作性強(qiáng)的各類檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)把檔案材料的收集源頭關(guān)，更要加大對檔案價(jià)值鑒定工作的監(jiān)督力度。高職院校檔案價(jià)值鑒定工作是一項(xiàng)綜合性且對專業(yè)性要求極強(qiáng)的工作，只有全部做好這些工作，才能保證檔案價(jià)值鑒定工作的成效。

四、結(jié)語

高職院校的建設(shè)和發(fā)展受到檔案工作的影響。一所高職院校如果沒有檔案，那它就是一所沒有歷史的院校， 也就是一所沒有文化積淀的高職院校。所以，檔案價(jià)值鑒定其實(shí)就是對高職院校歷史文化重視的一種表現(xiàn)。通過開展檔案價(jià)值鑒定工作，一方面，能夠提高高職院校檔案館（室）館藏檔案的質(zhì)量， 減少無用的館藏儲備， 提高對館藏檔案的開發(fā)利用效率。 另一方面，可以促使高職院校檔案管理工作向著精細(xì)以及科學(xué)、規(guī)范化的方向發(fā)展。

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（作者簡介：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院）