數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的電子檔案管理方式探析

摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為電子檔案管理提供了新的手段、拓展了新的模式。大數(shù)據(jù)時代，電子檔案管理質(zhì)效明顯提升、電子檔案向業(yè)務(wù)深度融合發(fā)展趨勢明顯。同時我們也應(yīng)看到，電子檔案管理也存在著結(jié)構(gòu)性矛盾突出、支持體系不完善等問題，需要建立現(xiàn)代化的電子檔案管理模式、持續(xù)加大電子檔案資源建設(shè)力度、以需求為導(dǎo)向加強(qiáng)電子檔案服務(wù)能力建設(shè)、引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)提升電子檔案安全防護(hù)能力等方面予以加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型；電子檔案；模式優(yōu)化

目前，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)+等改變了電子檔案管理的技術(shù)環(huán)境，電子檔案管理進(jìn)入數(shù)據(jù)化管理時代。新技術(shù)模式下，要深入分析電子檔案管理面臨的新形勢新任務(wù)，發(fā)揮技術(shù)賦能優(yōu)勢，激發(fā)數(shù)據(jù)服務(wù)潛能，提升電子檔案治理水平。

1 數(shù)字化轉(zhuǎn)型對電子檔案管理的影響

傳統(tǒng)的檔案管理模式是以人工為主的紙質(zhì)歸檔整理形式，查詢利用都需要履行相關(guān)手續(xù)，程序復(fù)雜、效率低下。伴隨計(jì)算機(jī)的普及，電子文件的產(chǎn)生為人們生產(chǎn)生活帶來極大的便利，成為檔案管理的主要形式。目前，我國依然是以“雙套制”管理為主，不過大數(shù)據(jù)技術(shù)為電子文件管理帶來新的影響，使電子檔案管理進(jìn)入新發(fā)展階段。

1.1 電子檔案向業(yè)務(wù)深度融合發(fā)展

新一輪科技革命蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)與5G、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)加速融合，重塑技術(shù)架構(gòu)、產(chǎn)品形態(tài)和服務(wù)模式，推動經(jīng)濟(jì)社會的全面創(chuàng)新。各行業(yè)各領(lǐng)域數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，基于大數(shù)據(jù)的管理和決策模式日益成熟。組織結(jié)構(gòu)職能的發(fā)展變化、部門間的緊密配合，與電子文件全流程電子化管理兩者之間相輔相成，相互促進(jìn)，共同支撐組織機(jī)構(gòu)的有序高效運(yùn)作與業(yè)務(wù)開展。在檔案的形成過程中，業(yè)務(wù)部門與檔案部門共同配合，進(jìn)行整體數(shù)據(jù)梳理，制定歸檔管理規(guī)范，電子檔案在業(yè)務(wù)應(yīng)用中發(fā)揮的積極作用，使業(yè)務(wù)管理與檔案管理越發(fā)密不可分，從而打破業(yè)務(wù)孤島，沉淀數(shù)據(jù)資產(chǎn)，挖掘數(shù)據(jù)價值，真正做到數(shù)據(jù)為發(fā)展賦能。

1.2 電子檔案管理質(zhì)效明顯提升

《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T39362-2020）要求，要大力推進(jìn)電子檔案建設(shè)，提升黨政機(jī)關(guān)檔案管理水平。重管輕用、利用率低是傳統(tǒng)檔案管理模式的主要特征，檔案價值無法得到最大限度的發(fā)揮。電子檔案管理彰顯了檔案的基本屬性，拓展了檔案發(fā)揮資政育人功能的空間。檔案管理者可以通過符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的信息化平臺，多渠道開拓檔案信息來源，最大限度地整合和優(yōu)化電子數(shù)據(jù)資源，向服務(wù)者提供更多有價值的史料。同時，管理者可以構(gòu)筑一個內(nèi)容真實(shí)、形式多樣的電子檔案數(shù)據(jù)庫，打造特色數(shù)據(jù)湖，為查閱利用提供更多便利。電子檔案的全流程溯源，更加保證了檔案的真實(shí)性、可靠性。

2 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的電子檔案管理困境

2.1 結(jié)構(gòu)性矛盾越來越突出

在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案數(shù)量呈井噴式增長，不僅體量大、而且形式多樣，給儲存帶來了一定的困難。有的行業(yè)搭建了本系統(tǒng)的機(jī)房，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)的集中存儲；有的政府部門牽頭，在大數(shù)據(jù)局集中管理各單位電子檔案。但目前來看，尚未有全國統(tǒng)一的、更優(yōu)化、符合大眾實(shí)際的解決方案。數(shù)據(jù)化時代的電子檔案與傳統(tǒng)模式電子檔案兼容性問題凸顯，如何將二者有機(jī)整合，給檔案管理者帶來了新的課題，必須以現(xiàn)代化的信息技術(shù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)模式。

2.2 電子檔案管理支撐系統(tǒng)不完善

檔案信息化建設(shè)離不開制度、資金、人員等多種要素的支持。根據(jù)《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）規(guī)定，單位要加大對電子文件推行支持力度。目前來看，電子檔案管理在要素支持層面上主要存在著：一是電子檔案管理制度不完善。電子檔案歸集范圍不明確、查詢利用多頭管理等問題在制度層面解決的不徹底。二是資金扶持力度有所欠缺。電子檔案管理的投入不是一勞永逸的，伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，電子檔案管理既有系統(tǒng)升級的問題，也面臨新技術(shù)帶來的風(fēng)險挑戰(zhàn)，需要財政資金給予一定傾斜，保障電子檔案管理符合時代要求，也能安全高效運(yùn)行。三是電子檔案人才支撐不足。信息技術(shù)不斷更新升級，人們對電子檔案的質(zhì)量和效率要求也越來越高，而能夠熟練運(yùn)用新技術(shù)，提供高效服務(wù)的人才比較匱乏。

2.3 電子檔案管理安全性存在隱患

《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）對安全性作出明確要求，確保數(shù)據(jù)的絕對安全。安全是電子檔案的生命線?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)給電子檔案數(shù)據(jù)共享帶來極大的便利，但是也帶來巨大的安全隱患。電子檔案的安全風(fēng)險隱患主要是：一是電子檔案生命周期涉及部門多、利用領(lǐng)域廣泛，但是缺乏可靠的技術(shù)來護(hù)航電子檔案的可靠性、規(guī)范性和合規(guī)性。目前普遍采用的安全技術(shù)是數(shù)字簽名、電子印章、時間戳等，但是這些技術(shù)都依靠第三方的支持，穩(wěn)定性不足，依賴性強(qiáng)。二是網(wǎng)絡(luò)攻擊造成電子檔案資源的破壞。黑客可能利用系統(tǒng)配置與軟件上的漏洞，或者通過圈套、猜測等手段獲取口令后強(qiáng)行攻入檔案網(wǎng)絡(luò)，竊取機(jī)密信息，篡改檔案內(nèi)容，破壞網(wǎng)站運(yùn)行。黑客侵入檔案應(yīng)用系統(tǒng)，無論是否惡意攻擊，都將給檔案信息帶來巨大威脅。攻擊者可以竊聽信息，竊取用戶口令，改動檔案數(shù)據(jù)，偽造檔案內(nèi)容，更有甚者刪除檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容、摧毀節(jié)點(diǎn)、釋放計(jì)算機(jī)病毒[1]。

3 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的電子檔案管理模式優(yōu)化

3.1 建立現(xiàn)代化的電子檔案管理模式

《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T39362-2020）對電子公文施行做出明確部署。在國家大力推進(jìn)電子檔案管理的背景下，針對普遍存在的海量電子檔案“收集難、查閱難、保管難”等問題，要依托新興技術(shù)研究，以實(shí)際業(yè)務(wù)應(yīng)用及檔案管理需求為導(dǎo)向，重塑檔案管理模式。一是樹立電子檔案數(shù)據(jù)化管理思維。數(shù)據(jù)化思維以數(shù)字化的知識為基礎(chǔ)，以數(shù)字化環(huán)境下的效率提升和服務(wù)優(yōu)化為導(dǎo)向，依托數(shù)字化技術(shù)發(fā)現(xiàn)、分析、解決、跟蹤檔案領(lǐng)域內(nèi)各類問題的一種思維模式。隨著信息時代的到來，檔案工作從傳統(tǒng)實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字管理，特別是新修訂的檔案法對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面做出明確規(guī)定，進(jìn)一步倒逼檔案工作者必須盡快推動實(shí)現(xiàn)思維模式的轉(zhuǎn)型。二是數(shù)據(jù)一體化管理，推動業(yè)務(wù)處理全流程無紙化。從源頭入手，將檔案管理活動向前延伸至檔案的形成階段，通過外部直連、內(nèi)部貫通以及離線補(bǔ)采的方式，全場景自動獲取電子檔案，形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并相互關(guān)聯(lián)，同時進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)源頭信息查驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)源頭的準(zhǔn)確性以及電子檔案的規(guī)范性。通過在歸檔過程中建立檔案數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系，構(gòu)建多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的自動匯聚歸檔，實(shí)現(xiàn)線上數(shù)據(jù)一體化管理，推進(jìn)前端業(yè)務(wù)的全流程電子化、線上化，加速推進(jìn)無紙化辦公。三是軟硬一體化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理全自動化。引入智能制造、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進(jìn)信息化技術(shù)，要結(jié)合裝盒設(shè)備、AGV機(jī)器人、智能密集架、智能檔案盒等智能硬件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案從交收、分揀、裝盒、歸檔、存取等全過程的無人自動化管理，并與線上電子檔案對接匹配，強(qiáng)化一體化管理。

3.2 持續(xù)加強(qiáng)電子檔案資源建設(shè)力度

要建立結(jié)構(gòu)多樣、形式豐富、內(nèi)容齊全的電子檔案數(shù)據(jù)資源，更好地滿足社會需求。一是在收集渠道上要廣泛。目前網(wǎng)絡(luò)資源更新迅速、體量巨大、稍縱即逝，檔案管理要和網(wǎng)信等部門合作，對公眾需求高的信息資源，利用云計(jì)算等技術(shù)及時抓取，構(gòu)筑互聯(lián)網(wǎng)資源主體數(shù)據(jù)。二是資源形式上要豐富。在傳統(tǒng)模式中，檔案的查閱利用面向是文書檔案為主的紙質(zhì)文件，音視頻、圖片資料利用率較低。隨著傳媒技術(shù)的發(fā)展，短視頻、高清圖片等已成為利用率較高的資源。機(jī)關(guān)檔案管理者要拓展檔案資源征集網(wǎng)絡(luò)，對關(guān)系國家安全、國計(jì)民生、公共服務(wù)、新興產(chǎn)業(yè)等重點(diǎn)行業(yè)檔案，加大征集力度，開展口述材料、新媒體信息的采集，將重要的圖片、視頻資料納入收集范圍，更好地優(yōu)化電子檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。三是在資源互聯(lián)上加速整合。首先要擴(kuò)充電子檔案體量，積極推動檔案資源轉(zhuǎn)型，大力推進(jìn)“增量電子化”，開展數(shù)字檔案室建設(shè)，促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收。同時繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”，加快推進(jìn)對重要檔案進(jìn)行文字識別和語音識別 [2]。其次是建立專題電子檔案數(shù)據(jù)庫，推動資源優(yōu)化組合。要逐步實(shí)現(xiàn)檔案部門和業(yè)務(wù)單位內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，比如宣傳機(jī)構(gòu)可以建立宣傳文化系統(tǒng)專題電子數(shù)據(jù)庫，整合文化、廣電、報社等資源，實(shí)現(xiàn)特色電子檔案資源的集聚效應(yīng)。要逐步破除部門壁壘，規(guī)范電子檔案開放審核機(jī)制，推進(jìn)檔案信息資源跨層級跨部門共享利用，不斷提升檔案信息資源共享規(guī)模、質(zhì)量和服務(wù)水平[3]。

3.3 以需求為導(dǎo)向加強(qiáng)電子檔案服務(wù)能力建設(shè)

一是樹立個性化服務(wù)理念。隨著生活水平的不斷提高，群眾對公共服務(wù)的需求也在不斷升級[4]，需要進(jìn)一步完善電子檔案布局、提升質(zhì)量、擦亮品牌，使電子檔案內(nèi)容更加精準(zhǔn)豐富、形式更加靈活多樣，不斷滿足群眾多樣化需求。要樹立精準(zhǔn)個性化服務(wù)理念，利用好大數(shù)據(jù)、信息化手段深入分析群眾對電子檔案需求偏好、利用方式和行為，對需求內(nèi)容給予精準(zhǔn)預(yù)測，為用戶提供定制化的個性服務(wù)。二是知識賦能服務(wù)。電子檔案本質(zhì)上是一種知識資源，對電子檔案的需求也是對優(yōu)秀知識的追求。要依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，深入挖掘開發(fā)電子檔案知識潛能，打造知識體系建構(gòu)的整合、交流與共享，使用戶從電子檔案中汲取知識能量。三是搭建遠(yuǎn)程服務(wù)平臺。讓信息多跑路、讓用戶少跑路、不跑路，“足不出戶”就能辦理查檔，獲得加蓋有法律效力電子簽章的電子版檔案材料或證明，也可以獲得加蓋有鮮章的紙質(zhì)檔案材料或證明。檔案管理部門要搭建內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、查詢便捷、安全高效的檔案利用服務(wù)平臺，使檔案服務(wù)突破時空限制，更好發(fā)揮電子檔案服務(wù)效能。四是積極利用新媒體技術(shù)。微信、微博已成為公眾信息傳遞的主要渠道，在江浙等發(fā)達(dá)地區(qū)，“群眾家門口的檔案館”“群眾口袋中的檔案室”等做法獲得百姓的高度認(rèn)可，為群眾提供了指尖上的檔案服務(wù)。電子檔案管理單位應(yīng)樹立新媒體服務(wù)理念，借助微信、微博等載體對群眾的信息需求進(jìn)行快速回應(yīng)，更好地為群眾提供即時檔案信息服務(wù)。

3.4 引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)提升電子檔案安全防護(hù)能力

要按照《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）要求，提升電子檔案安全管理水平。區(qū)塊鏈技術(shù)是去中心化的一種數(shù)據(jù)庫，是多個參與方根據(jù)智能合約編程語言、點(diǎn)對點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、分布式一致性協(xié)議、現(xiàn)代密碼學(xué)等交織而形成的，組合在一起的數(shù)據(jù)儲存、交互和處理技術(shù)。區(qū)塊鏈技術(shù)有利于保障電子檔案的真實(shí)性和有效性。一是電子檔案的追溯性增強(qiáng)。在區(qū)塊鏈技術(shù)中，數(shù)據(jù)按照一定的順序進(jìn)行排列組合，每個數(shù)據(jù)區(qū)塊都有特定“哈希值”代碼，在已經(jīng)形成整體的鏈條數(shù)據(jù)中，任意一個數(shù)據(jù)模塊內(nèi)容的改變都有導(dǎo)致其他的數(shù)據(jù)信息的變化。這種技術(shù)就保證了鏈條中的每個模塊技術(shù)是不可更改的。管理人員能夠通過電子檔案原件進(jìn)行更改追溯，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的可信性管理，保障電子檔案的原始性。二是去中心化存儲技術(shù)。伴隨大數(shù)據(jù)技術(shù)滲入到社會各個領(lǐng)域，電子檔案呈海量增長，為社會數(shù)據(jù)管理帶來極大的壓力，特別是體積較為龐大的音視頻、圖片，更是占用了大量的存儲空間，社會電子檔案管理的成本也相應(yīng)提高。區(qū)塊鏈技術(shù)的分布式賬本，分布在點(diǎn)對點(diǎn)的網(wǎng)絡(luò)上，由它進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，無需中心服務(wù)器管理即可運(yùn)行，通過數(shù)據(jù)庫復(fù)制和信任計(jì)算保持?jǐn)?shù)據(jù)質(zhì)量。區(qū)塊鏈上的數(shù)據(jù)以塊的形式進(jìn)行分組和組織，這些塊按時間順序連接成鏈，并用密碼學(xué)技術(shù)進(jìn)行保護(hù)。從本質(zhì)上看，區(qū)塊鏈?zhǔn)且粋€內(nèi)容不斷增加的記錄數(shù)據(jù)庫，它的數(shù)據(jù)內(nèi)容只增不減，只能向數(shù)據(jù)鏈中增加內(nèi)容，而不能刪除和更改內(nèi)容。三是非對稱加密。非對稱加密算法是保證區(qū)塊鏈安全的一個核心技術(shù)，非對稱加密算法在進(jìn)行加密時，使用了兩個密鑰，加密和解密過程中分別使用不同的密鑰配對使用，即公鑰和私鑰，這兩者必須配對使用。在使用過程中，公鑰是公開的，私鑰是保密的，不能公開。這一技術(shù)保證了讀取數(shù)據(jù)的安全，無需同步密鑰，且算法復(fù)雜，大大提高了檔案服務(wù)與利用過程中用戶端的信息安全水平。四是共識機(jī)制。區(qū)塊鏈之所以會應(yīng)用在核心檔案管理上，主要得益于區(qū)塊鏈技術(shù)所特有的安全性共識機(jī)制，其核心是讓不同節(jié)點(diǎn)達(dá)成共識。在原電子系統(tǒng)管理中，難以實(shí)現(xiàn)對內(nèi)容的高效監(jiān)管，特別是電子內(nèi)容規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。在共識機(jī)制的作用下，當(dāng)寫入數(shù)據(jù)時，只有在全網(wǎng)大多數(shù)節(jié)點(diǎn)允許時，才可以寫入。依托共識機(jī)制，各個鏈條節(jié)點(diǎn)之間實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容互信和通達(dá)，節(jié)點(diǎn)可以基于共識協(xié)議，開展信息互聯(lián)互通，提升檔案利用效率。

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作者簡介：馬鶴嘉（1990— ），大學(xué)學(xué)歷，北京文鼎天成檔案管理技術(shù)服務(wù)有限公司檔案員，研究方向：電子文件管理與利用。