增強統(tǒng)籌協(xié)調能力是推動檔案工作高質量發(fā)展的新動能

殷志偉 趙潔

摘 要：專題檔案建設是豐富高校檔案資源建設、突出檔案個性化發(fā)展的突破口。以目標為導向，在完成專題檔案的收、管、存、用過程中，檔案管理部門作為學校檔案職能部門，充分發(fā)揮管理職能，建立協(xié)同聯動機制是切實可行且非常高效的管理手段。

關鍵詞：高校；專題檔案管理；檔案管理信息化

學校檔案工作是重要的基礎性工作，是反映和衡量學校整體水平的一個重要標志。學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的參考依據。檔案管理部門作為高校檔案管理的職能部門，增強統(tǒng)籌和協(xié)調能力是提升學校檔案管理水平的重要保障，在檔案工作高質量發(fā)展進程中發(fā)揮著重要的積極作用。為進一步貫徹落實習近平總書記關于檔案工作的重要批示精神，檔案部門應以《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[1]為指引，樹立檔案工作服務以人為本的大局觀，強調主動作為、善于作為，以規(guī)范化、標準化、信息化為標準，落實上級主管部門關于專題檔案建設管理工作的相關要求。本文以檔案管理部門推進學校學生學籍檔案管理工作為例，提出建立協(xié)同聯動機制等思路。

1 學籍檔案管理工作思路

1.1 以工作目標為導向，成立管理機構

成立由校長、分管檔案工作副校長及相關立卷部門等主要負責人組成的學生學籍檔案管理工作領導小組，明確崗位責任和任務分工；以規(guī)范學生管理、教學管理基礎性工作為目標，落實上級相關要求；搭建學生學籍檔案管理數字化平臺，推進檔案信息化管理進程；以學生為中心，管理、教學雙聯動，通力協(xié)作，共同完成。

1.2 以制度建設為保障，推進工作規(guī)范化管理

1.2.1制度制定基本原則。一是檔案管理部門牽頭研讀上級文件精神和要求，確定任務目標，明確要干什么的問題；二是協(xié)同教學管理、學生管理等部門負責人調研、學習兄弟院校學生檔案操作流程等先進管理經驗，結合本校實際，起草學校學生學籍檔案管理辦法及預立卷操作規(guī)程等配套文件，明確怎么干的問題；三是分別和相關分管校領導及立卷部門就起草的文件進行匯報和溝通，確保思想統(tǒng)一、方向一致，強調學生檔案工作一定要干好的問題。通過制定學校學生學籍檔案管理辦法，填補學校學生檔案管理制度上的空白，推進學校學生檔案管理工作步入新階段。

1.2.2管理制度基本框架。一是學生學籍檔案管理內容：按照上級主管部門的要求，結合學校實際，學生學籍檔案的歸檔內容從性質劃分為：學籍類和非學籍類檔案，主要包括新生入學前、在校期間形成及學校留存三部分。二是專項工作組織機構：按照學校學生學籍檔案管理工作領導小組任務分工，形成由校長牽頭，分管校領導負責所屬職能部門，相關部門統(tǒng)籌所轄業(yè)務范疇的立卷部門組織立卷，檔案館協(xié)調、接收、整理入庫的組織機構。三是學生學籍檔案管理機制與管理模式：由相關職能部門統(tǒng)籌，各學院整理立卷，檔案館負責接收、保管、利用相結合，形成共同協(xié)作完成的長效機制。運用兩個立卷主體體系，按照學生學籍管理流程，依據學校檔案管理辦法規(guī)定，平行組卷、共同完成，形成反映學生學籍檔案管理全過程的卷宗組合的二級檔案管理模式。立卷主體單位由學校教學管理、學生管理等職能部門與教學部門（各學院）近20個立卷部門組成的獨立立卷與統(tǒng)籌立卷兩個立卷體系。四是立卷部門任務分工：明確檔案管理部門與立卷部門的歸檔內容和任務完成時間節(jié)點，執(zhí)行任務清單制度。學生學籍檔案管理工作領導小組統(tǒng)籌和督辦下，檔案管理部門負責掌握工作流程中每個環(huán)節(jié)的進度，及時提醒和督促相關事項負責人，確定保質保量完成此項專題檔案的立卷歸檔工作。五是部門立卷內容：按照學生學籍檔案收集歸檔的時間、內容、立卷主體等因素立卷是專題檔案不同于綜合檔案的特征。學生學籍案卷由“新生錄取名冊卷”“新生入學基本信息卷”“新生人像對比與電子注冊卷”“學籍異動卷”“新生戶籍信息卷”“畢業(yè)生就業(yè)信息卷”等組成，內容涵蓋了從新生入學、在校期間學習直到學生畢業(yè)產生學籍變化的全過程。六是工作責任與落實：學生學籍檔案管理施行三級檢查督查機制，學校每學期期末組織相關部門和教學單位開展一次學籍檔案自查；每學年末開展一次學生學籍檔案專項檢查，并向學校黨委匯報學籍檔案管理工作情況；接收上級單位對學校學籍檔案管理工作的全面督查，對不符合規(guī)定的事項限期整改。

2 學生學籍檔案管理工作實踐

2.1 工作方案制定

按照檔案工作統(tǒng)一領導、分級管理的原則，參照學校學生學籍檔案管理辦法文件規(guī)定，結合畢業(yè)生工作安排，由教學管理部門、學生管理部門牽頭組織相關學院，開展畢業(yè)生學籍檔案整理工作，由各學院安排畢業(yè)班輔導員專人負責完成相應工作。檔案管理部門制定工作任務清單，規(guī)定工作內容和完成時間節(jié)點，隨工作進度做到即時提醒，及時反饋，隨時匯報。

2.2 明確職責分工

教學管理部門是畢業(yè)生“學籍卷”檔案的統(tǒng)籌部門，負責提供學籍檔案相關文件；各學院是畢業(yè)生學籍檔案的立卷部門，負責整理相關檔案，并組織立卷和存檔；檔案管理部門負責組織接收檔案。

2.3 確認歸檔范圍

畢業(yè)生的學籍檔案包括：學籍總表、成績單、學士學位授予決定、畢結業(yè)證書復印件、學位證書復印件、畢業(yè)生登記表等，具體內容如下：

上述畢業(yè)生學籍檔案一份存入畢業(yè)生個人檔案，學生畢業(yè)前完成；一份以班級為單位，由各學院整理立卷完成紙質版檔，檔案管理部門統(tǒng)籌安排數字化流程，完成學籍檔案雙歸檔。

2.4 學籍檔案移交

各學院根據學籍檔案整理要求，以班級為單位完成組卷之后，按移交日程分批移交檔案管理部門，并完成學籍檔案案卷交接手續(xù)。

2.5 實現學生學籍檔案信息化管理

檔案管理部門通過在檔案管理系統(tǒng)構建學校學生學籍檔案管理功能模塊，將移交的學生學籍檔案紙質版整理裝盒，并按檔案數字化管理的要求以班級為單位立卷，以班內每個學生的材料為文件內容，完成了掃描、上傳附件等數字化工作，滿足了學生學籍檔案信息化管理的基本需要。學校應屆畢業(yè)生“學籍卷”立卷歸檔工作，從召開推動會開始，歷經一個月時間，應屆畢業(yè)生紙質、電子檔案的歸檔立卷工作，為高質量完成學生學籍檔案工作建立了成功范式。

3 學生學籍檔案管理工作經驗總結

3.1 創(chuàng)新檔案管理機制

在檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化的進程中，更新高校檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理機制成為提升檔案管理水平的必然趨勢，要加快檔案管理觀念現代化，管理者的管理觀念是檔案治理體系現代化的頂層要素[2]。在此項專題檔案工作中，首先樹立了以高質量完成上級部署的工作任務為導向，以問題為突破口，創(chuàng)新性建立上下聯動，統(tǒng)籌協(xié)調的工作機制，運用信息化手段落實雙歸檔制度。

3.2 完善檔案管理機制

完善檔案管理部門與立卷部門協(xié)同聯動機制是推進檔案工作四個體系建設不斷完善的重要舉措，檔案部門在專項工作中起到了統(tǒng)籌協(xié)調的積極作用，發(fā)揮了主動作為善于作為的工作作風，改以往被動接收為主動參與、積極服務的新局面，有效推動學校檔案管理新進程。

3.3 搞好典型示范

以點帶面，建立檔案管理對象從綜合檔案走向與專題檔案相結合的檔案資源體系新構架，促進檔案資源多元化、層次化、科學化建設，推動檔案部門與立卷部門協(xié)同共建的工作模式順利開展，為今后學校實行重大活動、突發(fā)事件的檔案管理工作樹立了示范。

3.4 樹立全新服務理念

樹立“好的管理就是更好的服務”理念，只有不斷提升業(yè)務水平和綜合管理能力才能提高檔案管理部門的服務水平和社會價值，而創(chuàng)新檔案管理新途徑是檔案人始終探索和實踐的必由之路。

4 推進檔案工作高質量發(fā)展的新思考

4.1 引申新的檔案管理工作內涵

新形勢下，檔案工作從“狹義、單純的‘收、管、存、用等檔案業(yè)務管理工作延展至檔案行政管理工作、檔案宣傳工作、檔案外事工作、檔案教育工作、檔案科研工作等”[3]，為檔案工作賦予了新的內涵和使命。

4.2 強化領導的檔案意識

檔案管理作為一項兼具專業(yè)性、多元性、周期性和系統(tǒng)性的工作內容，在高職院校日常管理工作中是一項必不可少的環(huán)節(jié)，對于高職院校教學具有重要推動作用，是教學管理工作開展的有效依據[4]。本案例中，學生學籍檔案工作得以較好地完成，協(xié)同聯動機制發(fā)揮了重要作用。同時，也發(fā)現檔案管理部門在整個協(xié)調統(tǒng)籌過程中遇到了“被冷眼相待”“唱獨角戲”的尷尬，反映出高校檔案管理工作存在的問題：一是檔案工作尚未得到普遍重視，處于“邊緣化”階段。檔案管理部門行使“行政管理權”存在“先天不足”的窘況，專業(yè)人員、專項經費配備不足，還存在檔案庫房、設施設備等硬件設施不規(guī)范的問題。二是在國家提出加快完善檔案治理體系，提升檔案治理能力的背景下，高校的檔案管理職能的提升是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。目前，大多數高校檔案工作管理制度文件中都設有學?！皺n案工作委員會”，這是學校檔案工作的主管機構，也是單位中行使最高行政職能的檔案管理機構。按照“堅持中國共產黨對檔案工作的領導”[5]原則，一般情況下學校檔案工作委員會由學校一把手（黨委書記）及校長擔任委員會領導，這樣的組織架構對提高學校檔案意識，落實部門主要領導為立卷部門第一責任人制度，并將部門檔案管理工作納入學校管理體系，量化檔案工作績效考核指標，從而提高學校整體管理水平均起到了立竿見影的效果。

4.3 引進信息化管理模式

檔案管理信息系統(tǒng)平臺應納入“智慧校園”整體規(guī)劃中，檔案信息化管理成為檔案職能部門必然擔當的工作職責：檔案管理部門提供檔案數據對接標準，相關業(yè)務系統(tǒng)開放數據接口，搭建電子信息通道，推動電子文檔一體化進程，系統(tǒng)性建立和完善高校內控管理體系，為實現“大數據”共享提供制度保障。

4.4 進一步創(chuàng)新檔案管理理念

在檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化的進程中，更新高校檔案管理理念，將檔案工作作為學校事業(yè)發(fā)展中重要環(huán)節(jié)形成融管理、教學、教輔、檔案等工作為一體的管理閉環(huán)，形成多維度、多體系交叉融合的管理工作模式，促進檔案工作發(fā)揮更大的服務效能。

參考文獻

[1]中辦國辦印發(fā).《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，2021年6月.

[2]朱曉杰，新形勢下高校檔案管理工作高質量發(fā)展的幾個重要問題[J].檔案管理，2020（01）：119-120.

[3]金波，晏秦.從檔案管理走向檔案治理[J].檔案學研究，2019（1）：46-55.

[4]李軍，張娟.檔案管理在高職院校二級學院工作中的作用與地位[J].辦公室業(yè)務，2021（04）：173-174.

[5]《中華人民共和國檔案法》2020年6月修訂.

作者簡介：殷志偉，大學學歷，天津中德應用技術大學檔案館副館長。研究方向：高校檔案管理。趙? 潔，大學學歷，天津中德應用技術大學檔案館館員。研究方向：高校檔案信息化。