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    多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與利用

    2023-06-11 07:41:47楊潔
    蘭臺(tái)內(nèi)外 2023年15期
    關(guān)鍵詞:效率提升檔案管理

    摘 要:隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展,多校區(qū)學(xué)校檔案管理中信息化建設(shè)和利用的重要性日益凸顯。當(dāng)前,多校區(qū)學(xué)校檔案管理面臨著信息管理效率低下、信息更新不及時(shí)等問(wèn)題,而信息化建設(shè)和利用可以有效地解決這些問(wèn)題。因此,有必要探討多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用相關(guān)問(wèn)題,為多校區(qū)學(xué)校檔案管理提供指導(dǎo)和借鑒。

    關(guān)鍵詞:多校區(qū)學(xué)校;檔案管理;信息化利用;效率提升

    多校區(qū)學(xué)校的檔案管理一般需要協(xié)調(diào)多個(gè)部門(mén),需要大量資源投入。信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案共享,避免重復(fù)投入,減少資源浪費(fèi),優(yōu)化資源配置。通過(guò)信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的可視化和分析,幫助學(xué)校管理者更加準(zhǔn)確地掌握學(xué)校各方面的情況,做出更好的決策,打破“信息孤島”,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,促進(jìn)信息流通,有利于教育資源的共享和利用,幫助學(xué)校檔案管理工作,為學(xué)校教育教學(xué)和管理創(chuàng)造更好的條件。這一背景下,亟須對(duì)多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討研究。

    1 新時(shí)期多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與利用存在的主要問(wèn)題

    新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展,為多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化提供了技術(shù)支撐。在檔案管理信息化過(guò)程中,在數(shù)據(jù)整合、人才培訓(xùn)、信息共享、安全性和經(jīng)費(fèi)保障等方面存在諸多問(wèn)題,在一定程度上影響了多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化的穩(wěn)步推進(jìn)[1]。

    1.1 多校區(qū)學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)整合不到位

    數(shù)據(jù)整合是多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中需要解決的重要問(wèn)題。一是數(shù)據(jù)命名不規(guī)范。在多校區(qū)的檔案管理中,由于學(xué)校各自采用的命名方式不同,導(dǎo)致相同的數(shù)據(jù)在不同的學(xué)??赡苁褂貌煌拿Q(chēng)來(lái)標(biāo)識(shí),致使數(shù)據(jù)難以識(shí)別和整合。二是數(shù)據(jù)冗余和重復(fù)。在多校區(qū)的檔案管理中,由于各個(gè)學(xué)校管理的檔案信息存在重疊,比如學(xué)生的基本信息、成績(jī)信息等,這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)冗余和重復(fù),增加了數(shù)據(jù)整合的難度。

    1.2 多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息安全問(wèn)題仍然存在

    一是數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題。多校區(qū)檔案管理信息化建設(shè)涉及大量的學(xué)生和教職工個(gè)人信息,包括身份證號(hào)碼、學(xué)號(hào)、成績(jī)、評(píng)價(jià)等。如果這些信息被非法獲取或泄露,將會(huì)對(duì)學(xué)生和教職工的個(gè)人隱私造成極大的侵害。二是數(shù)據(jù)篡改問(wèn)題。由于多校區(qū)的檔案管理數(shù)據(jù)來(lái)源和傳遞渠道都比較復(fù)雜,如果出現(xiàn)惡意攻擊者或者內(nèi)部人員濫用權(quán)限,就可能導(dǎo)致檔案信息被篡改,造成學(xué)生和教職工個(gè)人權(quán)益和利益受損。三是系統(tǒng)漏洞問(wèn)題。如果系統(tǒng)本身存在漏洞或不安全的設(shè)置,就會(huì)容易受到黑客攻擊,導(dǎo)致檔案信息被非法獲取或篡改。四是人為疏忽問(wèn)題。由于人員眾多、管理復(fù)雜,可能存在人為疏忽的情況,比如密碼過(guò)于簡(jiǎn)單、權(quán)限過(guò)大、設(shè)備管理不善等,這些都會(huì)增加信息安全問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)。

    1.3 多校區(qū)學(xué)校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)還相對(duì)滯后

    目前,人才隊(duì)伍建設(shè)還相對(duì)滯后,影響多校區(qū)檔案管理信息化的穩(wěn)步推進(jìn)。一方面,多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)是一個(gè)高技術(shù)含量的工作,需要相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才的支持。當(dāng)前很多學(xué)校在招聘檔案管理人員時(shí),往往僅考慮到招聘管理人員的數(shù)量,忽視他們的專(zhuān)業(yè)技能和信息化水平。這種情況下,招聘的人員可能缺乏信息化管理的知識(shí)和技能,導(dǎo)致他們?cè)谔幚硇畔⒒芾韱?wèn)題時(shí)缺乏技術(shù)支持,無(wú)法滿(mǎn)足信息化建設(shè)和利用的需求。另一方面,由于多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)需要的技術(shù)比較專(zhuān)業(yè)和復(fù)雜,學(xué)校中現(xiàn)有的人才隊(duì)伍也難以滿(mǎn)足需求。涉及數(shù)據(jù)管理、信息安全、程序開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維等領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人才都需要同時(shí)工作,才能保障信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。在很多學(xué)校中,由于部分專(zhuān)業(yè)人才缺乏,導(dǎo)致多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)和利用推進(jìn)緩慢。多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)還需要不斷提升專(zhuān)業(yè)人才技能,目前部分學(xué)校沒(méi)有建立完善的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)制,不僅限制了工作人員的專(zhuān)業(yè)能力提高,也影響到了整體信息化建設(shè)的水平[2]。

    1.4 多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息共享不夠順暢

    信息共享需要多個(gè)部門(mén)在數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)清洗等環(huán)節(jié)協(xié)同工作。如果這些部門(mén)之間溝通不暢,信息共享也會(huì)受到影響。一方面,不同學(xué)校間的檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)內(nèi)容、信息分類(lèi)等存在差異,導(dǎo)致了信息共享的難度。在信息共享過(guò)程中,不同學(xué)校之間的數(shù)據(jù)格式不一致、系統(tǒng)不兼容,無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自由流動(dòng)和共享,影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。不同學(xué)校在信息共享的過(guò)程中,在網(wǎng)上共享、郵件共享、存儲(chǔ)設(shè)備共享等方面采用不同的方式,影響信息共享的效率和安全性,也使得信息的傳遞和管理變得更加復(fù)雜。另一方面,信息共享的管理和控制不夠規(guī)范。信息共享需要遵循相關(guān)法律法規(guī),涉及個(gè)人隱私,需要對(duì)信息共享進(jìn)行嚴(yán)格的管理和控制。由于信息共享的管控標(biāo)準(zhǔn)和制度尚不完善,管理和控制不夠規(guī)范,這也導(dǎo)致了信息共享的不順暢。

    2 新時(shí)期多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與利用現(xiàn)實(shí)路徑

    在多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中,一方面,要充分認(rèn)識(shí)到管理過(guò)程中還存在著部門(mén)協(xié)調(diào)不暢,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)實(shí)狀況。另一方面,要結(jié)合實(shí)際情況找到切實(shí)可行的具體路徑,實(shí)現(xiàn)對(duì)多校區(qū)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)信息的有效整合,重視學(xué)校檔案信息安全,加強(qiáng)多校區(qū)學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),提升多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化水平。

    2.1 實(shí)現(xiàn)多校區(qū)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)信息整合

    在多校區(qū)學(xué)校的檔案管理中,通過(guò)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、命名規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)來(lái)解決數(shù)據(jù)整合問(wèn)題,提升各個(gè)校區(qū)的數(shù)據(jù)互相兼容性。在實(shí)際操作中,可以采用通用軟件,比如Excel、Access等來(lái)處理檔案信息。借助這些軟件較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理和分析能力,可以有效地處理和整合各個(gè)校區(qū)的數(shù)據(jù)。為了實(shí)現(xiàn)多校區(qū)學(xué)校的檔案信息共享,建立專(zhuān)門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù),將各個(gè)校區(qū)的數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在該庫(kù)中,數(shù)據(jù)庫(kù)具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理和管理能力,可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析[3]。

    2.2 重視多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息安全

    學(xué)校需要制定完善的信息安全管理制度和流程,采取有效的技術(shù)措施,全面提升學(xué)校信息安全保障水平。一是建立安全管理機(jī)制。明確信息管理的責(zé)任和權(quán)限,確保信息安全從制度層面得到保障。同時(shí)建立完善的信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制,對(duì)系統(tǒng)、應(yīng)用程序、網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備等進(jìn)行定期檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全漏洞,保障系統(tǒng)的安全性。二是保護(hù)數(shù)據(jù)安全。學(xué)校需要采取有效的技術(shù)措施,包括密碼學(xué)、加密算法、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等手段,保障數(shù)據(jù)在傳輸、存儲(chǔ)、處理等各個(gè)環(huán)節(jié)的安全。學(xué)校還需要建立災(zāi)備機(jī)制,定期備份數(shù)據(jù),確保數(shù)據(jù)在災(zāi)難發(fā)生時(shí)能夠快速恢復(fù)。三是加強(qiáng)安全合作。多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息安全需要跨學(xué)校、跨部門(mén)、跨地區(qū)的合作,學(xué)校需要建立信息安全共建共享機(jī)制,建立聯(lián)合防護(hù)和協(xié)同應(yīng)對(duì)體系,實(shí)現(xiàn)信息安全的統(tǒng)一管理和防護(hù)。

    2.3 加強(qiáng)多校區(qū)學(xué)校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

    多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用,需要有一支強(qiáng)有力的人才隊(duì)伍來(lái)支持。一方面,要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。要重視對(duì)外部人才的招聘,采取有針對(duì)性的引才政策,吸引有經(jīng)驗(yàn)、技能過(guò)硬的人才到多校區(qū)學(xué)校檔案管理領(lǐng)域發(fā)展。同時(shí),也要加大對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)力度,提升他們的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì),使其能夠勝任更高層次、更復(fù)雜的檔案管理工作。培訓(xùn)可以采取內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)等多種形式,對(duì)檔案管理相關(guān)的政策、法規(guī)、技能和應(yīng)用進(jìn)行深入的系統(tǒng)培訓(xùn)。另一方面,要提高多校區(qū)學(xué)校檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)知和職業(yè)道德。檔案管理工作具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和行業(yè)性,要求從業(yè)人員必須具備高度的職業(yè)認(rèn)知和職業(yè)道德。只有這樣才能保證檔案管理工作的規(guī)范性、合法性和可靠性。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的職業(yè)培訓(xùn),提高其職業(yè)認(rèn)知水平,注重其職業(yè)道德教育,讓從業(yè)人員具備正確的職業(yè)觀(guān)念和職業(yè)行為規(guī)范。此外,要加強(qiáng)對(duì)多校區(qū)學(xué)校檔案管理人員的保障和激勵(lì)。要制定完善的薪酬和福利制度,提高從業(yè)人員的工資待遇和福利待遇。還要為從業(yè)人員提供良好的職業(yè)發(fā)展環(huán)境和發(fā)展機(jī)會(huì),讓他們有更多的成長(zhǎng)空間和發(fā)展機(jī)會(huì)。

    2.4 實(shí)現(xiàn)多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息共享

    實(shí)現(xiàn)多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息共享是提高多校區(qū)學(xué)校檔案管理效率的重要手段。一是建立信息共享平臺(tái)。建立一個(gè)信息共享平臺(tái),包括基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)支持、管理機(jī)制等,可以實(shí)現(xiàn)多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息共享。平臺(tái)應(yīng)該能夠支持多校區(qū)學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)共享和交換,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。二是規(guī)范信息共享標(biāo)準(zhǔn)。建立信息共享標(biāo)準(zhǔn)是確保多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息共享的關(guān)鍵。通過(guò)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換協(xié)議和格式,可以提高數(shù)據(jù)的一致性和可讀性,減少數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和處理的時(shí)間和成本。三是強(qiáng)化管理和監(jiān)督。多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息共享需要進(jìn)行有效的管理和監(jiān)督,包括數(shù)據(jù)的審查、監(jiān)測(cè)和統(tǒng)計(jì),及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決信息共享的問(wèn)題[4]。

    3 新時(shí)期多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與利用的保障措施

    多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與利用,對(duì)信息化建設(shè)提出了具體要求:需要完善頂層設(shè)計(jì),形成有力的組織領(lǐng)導(dǎo),才能夠全面推進(jìn)多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化工作。在開(kāi)發(fā)利用方面也要形成相應(yīng)制度機(jī)制,為多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)與相關(guān)工作開(kāi)展提供扎實(shí)的制度保障。

    3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

    在多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用中,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)是非常關(guān)鍵的一步。只有有力的組織領(lǐng)導(dǎo),才能夠確保信息化建設(shè)順利進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同管理。一是建立信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,由校領(lǐng)導(dǎo)或管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng),各校區(qū)主要負(fù)責(zé)人、信息化建設(shè)相關(guān)人員等擔(dān)任成員。領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)包括,制定學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施方案,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各校區(qū)之間的工作,解決信息化建設(shè)中的問(wèn)題和難點(diǎn)。二是加強(qiáng)組織協(xié)調(diào),建立信息共享和交流機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)小組可以通過(guò)召開(kāi)定期會(huì)議、制定工作計(jì)劃、安排培訓(xùn)等方式,促進(jìn)各校區(qū)之間的交流合作,協(xié)調(diào)各方面資源,推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。三是強(qiáng)化組織管理和監(jiān)督,確保信息化建設(shè)有序進(jìn)行。領(lǐng)導(dǎo)小組可以建立工作臺(tái)賬,對(duì)信息化建設(shè)的進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。同時(shí),對(duì)于信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題和難點(diǎn),領(lǐng)導(dǎo)小組也需要及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化,確保信息化建設(shè)順利推進(jìn)[5]。

    3.2 完善制度機(jī)制

    多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用需要建立相應(yīng)的制度機(jī)制,以規(guī)范工作流程、保障信息安全、提升數(shù)據(jù)質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)信息共享。一是建立檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作的基礎(chǔ)。針對(duì)多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用,需要建立適應(yīng)性強(qiáng)、可操作性強(qiáng)、保障信息安全的檔案管理制度。制度內(nèi)容包括檔案收集、整理、編制、存儲(chǔ)、檢索、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),明確各崗位職責(zé)和權(quán)限,規(guī)范操作流程,防止信息泄露、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問(wèn)題的發(fā)生。二是實(shí)施檔案數(shù)字化。在數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中,可以利用OCR技術(shù)、影像技術(shù)、自動(dòng)化識(shí)別技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段,將紙質(zhì)檔案數(shù)字化,提高檔案檢索效率,減輕檔案管理工作量,提高檔案質(zhì)量和利用價(jià)值。

    三是加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理,以保證數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。在數(shù)據(jù)采集、整理、編制、存儲(chǔ)、檢索、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),需要建立相應(yīng)的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和檢查機(jī)制,確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。此外,加強(qiáng)信息共享機(jī)制建設(shè)。多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用需要建立信息共享機(jī)制,以便各個(gè)校區(qū)之間共享檔案信息,整合各校區(qū)檔案管理系統(tǒng),建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)共享和交換機(jī)制,保證檔案信息的安全和完整性,實(shí)現(xiàn)檔案信息的互通和共享[6]。

    3.3 提供資金支持

    隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展,多校區(qū)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與利用已成為學(xué)校檔案管理的重要發(fā)展方向。然而,要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)和利用,必須具備充足的資金保障。一是學(xué)校自身應(yīng)該加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入。學(xué)校是檔案管理信息化建設(shè)的主要實(shí)施方,學(xué)校應(yīng)為檔案管理信息化建設(shè)提供必要的資金支持。二是利用社會(huì)資源進(jìn)行資金籌措。學(xué)校可以積極開(kāi)展與社會(huì)資源的合作,如與企業(yè)合作、與政府部門(mén)合作等,以獲得資金支持。在這個(gè)過(guò)程中,學(xué)校應(yīng)該注重合作的互惠互利,通過(guò)合作,實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)與社會(huì)資源的共贏(yíng)。

    總之,新形勢(shì)下,多校區(qū)學(xué)校檔案信息化建設(shè)具有其現(xiàn)實(shí)的必要性和應(yīng)然性。一方面,主要領(lǐng)導(dǎo)要給予相關(guān)工作足夠重視,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),為多校區(qū)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)提供扎實(shí)的組織保障。另一方面,也要主動(dòng)引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù),打破學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的具體技術(shù)瓶頸,進(jìn)一步提升學(xué)校檔案信息化建設(shè)成效,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效整合、合理開(kāi)發(fā)和系統(tǒng)利用,更好地服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作開(kāi)展。

    參考文獻(xiàn)

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    作者簡(jiǎn)介:楊潔(1968—),大學(xué)學(xué)歷, 廣西南寧市天桃實(shí)驗(yàn)學(xué)校副研究館員,研究方向:檔案管理。

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