縣域視角下智慧檔案館現(xiàn)狀分析與發(fā)展探索

張鳳霞

摘 要：智慧檔案館是我國檔案事業(yè)現(xiàn)代化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的有益探索與創(chuàng)新實(shí)踐。文章以縣級檔案館為研究主體，探討縣級檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀以及開展智慧檔案館建設(shè)所需的要素條件，并結(jié)合工作實(shí)踐，分析和探索縣級智慧檔案館的問題癥結(jié)與發(fā)展思路，為縣級檔案事業(yè)的發(fā)展提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：縣域視角；智慧檔案館；現(xiàn)狀分析；發(fā)展探索

智慧檔案館是數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代下脫胎于智慧城市和檔案數(shù)字化發(fā)展的一種檔案組織與管理模式的高級形態(tài)，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)是智慧檔案館的通用底層技術(shù)架構(gòu)。這種模式不僅強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)和檔案資源的數(shù)字化和共享建設(shè)，更是強(qiáng)調(diào)檔案館要利用感知技術(shù)產(chǎn)品來將檔案實(shí)體、基礎(chǔ)設(shè)施實(shí)體、管理單位實(shí)體等進(jìn)行統(tǒng)一的融合管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的主動服務(wù)、立體互聯(lián)與全面感知的能力。

伴隨全國檔案事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的快速推進(jìn)和新《檔案法》、檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃等法規(guī)政策的密集出臺，全國檔案事業(yè)建設(shè)進(jìn)入高峰期并逐漸向縣市級檔案館建設(shè)側(cè)重和下沉。當(dāng)前就是縣域檔案館縮小差距、追趕檔案現(xiàn)代化與數(shù)字化趨勢的歷史機(jī)遇期，縣級檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該客觀理性認(rèn)清現(xiàn)實(shí)差距，主動擁抱時(shí)代變化和轉(zhuǎn)型之路，積極加快縣域地方檔案館的數(shù)字化改造和智慧化建設(shè)，為地方社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展添磚加瓦。

1 ?縣級檔案館現(xiàn)階段發(fā)展的主要問題

縣級檔案館是我國檔案事業(yè)體系最廣泛的基層單位，受益于信息化與網(wǎng)絡(luò)化趨勢，縣級檔案館大多更新了辦公環(huán)境，完成了基本的信息化改造。不同于國家、省、市級綜合檔案館的大而全、檔案資源多、綜合服務(wù)能力強(qiáng)、服務(wù)范圍廣的特點(diǎn)，縣級檔案館如下特征值得關(guān)注：

1.1 館藏資源壓力小但檔案業(yè)務(wù)單一、利用率低

縣級檔案館的服務(wù)范圍相對狹小，檔案業(yè)務(wù)也相對單一，例如接收保管等，面向公眾的主動服務(wù)少，多數(shù)為憑證工作；從館藏資源的種類量級來講，與省市級綜合館有較大差距，公眾的檔案信息需求更新與檔案處理能力間的矛盾沒有大中城市的綜合檔案館突出。

1.2 檔案基礎(chǔ)設(shè)施差距大

部分經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、財(cái)政充足、政策開明的縣級檔案館通過銳意創(chuàng)新和加大投入能夠達(dá)到省一級、國家二級檔案館的標(biāo)準(zhǔn)，但是絕大多數(shù)縣級檔案館仍未擺脫基礎(chǔ)設(shè)施落后，經(jīng)費(fèi)不足、人才匱乏、檔案業(yè)務(wù)管理混亂等難題，甚至不少縣級館在編制建制上也在不斷收縮[1]。

2 ?縣域檔案智慧化發(fā)展的必要性

智慧城市核心理念是信息技術(shù)及其衍生應(yīng)用產(chǎn)品作用于建設(shè)城市生態(tài)系統(tǒng)，通過物聯(lián)網(wǎng)感知技術(shù)與大數(shù)據(jù)處理技術(shù)來賦能公共基礎(chǔ)設(shè)施與公共服務(wù)職能部門，使城市公共服務(wù)具備智慧、智能、立體互聯(lián)和全面感知的能力，進(jìn)而推動城市現(xiàn)代化治理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；從本質(zhì)上說，智慧城市就是信息化的虛擬空間與城市化實(shí)體空間在業(yè)務(wù)流程上的相互融合，這不僅是新信息技術(shù)的迭代與滲透，更是管理理念、服務(wù)模式的優(yōu)化升級。

檔案館作為公共信息服務(wù)機(jī)構(gòu)是智慧城市的基礎(chǔ)資源設(shè)施提供者與維護(hù)者，一方面，智慧城市的智慧效能實(shí)現(xiàn)離不開海量信息數(shù)據(jù)的收集與處理，檔案信息作為城市歷史記憶、發(fā)展建設(shè)資料原本與憑證、文化傳播的載體，具有信息容量大、內(nèi)涵價(jià)值高的特征，是城市智慧效能必不可少的核心資源組件之一；另一方面，信息技術(shù)在完成各行各業(yè)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的滲透，提高了工作效率，也產(chǎn)生了新的問題，即如何高效地從海量大數(shù)據(jù)中挖掘知識價(jià)值和實(shí)現(xiàn)更智能化的服務(wù)成為技術(shù)迭代的一種導(dǎo)向，而智慧檔案館模式就是這種導(dǎo)向下的產(chǎn)物。

3 ?智慧檔案館建設(shè)的基本要素

發(fā)展縣域智慧檔案館，必須從發(fā)展模式上厘清智慧檔案館建設(shè)的基本要素構(gòu)成，才能從可行性和實(shí)踐對策方面做深入探討。信息技術(shù)是發(fā)展的基礎(chǔ)支撐，不同于數(shù)字檔案館側(cè)重利用數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化描述與處理，智慧檔案館建設(shè)的基本要素也呈現(xiàn)獨(dú)有特征：

3.1 場館全域動態(tài)感知技術(shù)

智慧檔案館要求“人、館、物”的信息化融合：在場館管理上，依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在場館和設(shè)備上加裝傳感器實(shí)現(xiàn)動態(tài)感知，使過去在物理空間上割裂獨(dú)立的設(shè)備鏈接在一起；在庫房管理上，監(jiān)控、多媒體、綜合機(jī)房、門禁、消防等功能集成的智能樓宇系統(tǒng)，幫助檔案館的信息化從檔案實(shí)體極大延伸至管庫的物理空間環(huán)境的現(xiàn)代化管理中，實(shí)現(xiàn)檔案館管理的安全、高效與節(jié)能；在檔案實(shí)體管理上，通過RFID、條碼技術(shù)實(shí)現(xiàn)對庫房里的檔案實(shí)體精準(zhǔn)定位、監(jiān)控與管理。

3.2 泛在檔案管理與利用技術(shù)

泛在技術(shù)強(qiáng)調(diào)的是網(wǎng)絡(luò)共享與虛擬云端兩方面。在移動互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，智能手機(jī)是人與社會交互的主要途徑與工具，檔案館除了實(shí)體場館建設(shè)外，更需要建設(shè)信息處理能力強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)虛擬館，突破檔案業(yè)務(wù)的時(shí)空限制，為檔案用戶和檔案工作者提供移動化的服務(wù)體驗(yàn)與業(yè)務(wù)工具；此外，信息化進(jìn)程也滋生了“數(shù)據(jù)霸權(quán)”“信息孤島”等問題，檔案館作為垂直管理和屬地管理雙重特征的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，需要在上下級、本縣同級之間打破藩籬，在城市更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，才能實(shí)現(xiàn)智慧檔案與智慧城市的建設(shè)目標(biāo)。

3.3 業(yè)務(wù)對象的擴(kuò)展

數(shù)字檔案館更多是館藏資源的數(shù)字化，智慧檔案館則是“人、館、物”的融合，這會突破檔案館對象只是檔案資料本身的局限性，檔案業(yè)務(wù)將面向更廣大領(lǐng)域進(jìn)行擴(kuò)展，使得檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)有更廣闊的舞臺[2]。智慧檔案館建設(shè)并不與數(shù)字檔案館對立，兩者之間有明顯的升級和擴(kuò)展關(guān)系，至少從制度、技術(shù)層面上看，智慧檔案館的建設(shè)是立足于數(shù)字檔案館的信息化基礎(chǔ)設(shè)施之上的，而這種強(qiáng)調(diào)智能化、人性化的要素框架實(shí)際上也是在解決那些在數(shù)字檔案館階段無法有效解決的信息服務(wù)能力不足問題。

另外，從工作實(shí)際的狀況來看，縣級檔案館發(fā)展的差異性極大，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)甚至連數(shù)字化改造都仍在艱難推進(jìn)，缺少信息化、數(shù)字化的技術(shù)系統(tǒng)設(shè)施去談智慧檔案館建設(shè)是不切實(shí)際的，至少需要在完成館藏資源數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)化的基本功能條件下才具備規(guī)劃智慧檔案館建設(shè)的條件，因此，作為縣級檔案部門既要保持對發(fā)展趨勢的積極關(guān)注與調(diào)研，更要保持對新技術(shù)、新模式的理性判斷，必須從地方經(jīng)濟(jì)、財(cái)政、發(fā)展等現(xiàn)實(shí)條件出發(fā)來探索縣級檔案館的發(fā)展路徑。

4 ?縣級智慧檔案館建設(shè)的可行性

智慧檔案館建設(shè)的具體形態(tài)或者成功范例目前仍在探索，但從對縣級檔案館現(xiàn)狀及智慧檔案館關(guān)鍵要素的認(rèn)知中發(fā)現(xiàn)，智慧檔案館建設(shè)是縣級檔案機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)彎道超車的歷史機(jī)遇，是具備可行性的。首先，各地加快統(tǒng)一政務(wù)網(wǎng)絡(luò)、政務(wù)中心和信息共享平臺的建設(shè)工程，縣級檔案機(jī)構(gòu)作為政府公共服務(wù)信息資源的關(guān)鍵構(gòu)件之一，會有各類政策、資源的保障與傾斜，這是開展檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)保障。其次，信息技術(shù)本身并不是線性迭代升級的，在新一代技術(shù)商業(yè)化的同時(shí)，也意味著成熟的技術(shù)在投入成本上具備性價(jià)比，選擇成熟技術(shù)產(chǎn)品可以節(jié)省資金用于其他領(lǐng)域的建設(shè)投入，選擇新一代技術(shù)則必然具備向下兼容能力，能夠在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)技術(shù)的跨越式發(fā)展。最后，檔案業(yè)務(wù)在信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量處理、長期保管與利用上有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與優(yōu)勢，在縣區(qū)統(tǒng)一信息共享平臺建設(shè)中，檔案專業(yè)人員能夠在信息數(shù)據(jù)格式前端控制、后臺存儲方案制定、數(shù)據(jù)維護(hù)與利用多環(huán)節(jié)發(fā)揮專業(yè)能力，以檔案部門為技術(shù)專家組既能保障縣區(qū)信息共享平臺建設(shè)少走彎路，也是改變檔案部門弱勢地位，提升決策與社會影響力的良好機(jī)遇[3]。

5 ?縣級智慧檔案館建設(shè)路徑探索

雖然各類研究中不斷強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)替代的關(guān)鍵地位和作用，但在具體實(shí)踐探索中，信息技術(shù)僅是規(guī)劃與建設(shè)的“基礎(chǔ)錨定物”，客觀條件與建設(shè)目標(biāo)是縣級檔案事業(yè)必須直面的現(xiàn)實(shí)問題，如何選擇適合的技術(shù)路線、如何科學(xué)分配有限資源、如何實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)突破是縣級智慧檔案館建設(shè)的路徑分析的出發(fā)點(diǎn)。

5.1 立足地方戰(zhàn)略、確立功能核心

微觀角度講，縣級檔案事業(yè)的發(fā)展離不開地方政策、經(jīng)費(fèi)的支持，縣級政府要意識到檔案事業(yè)對地方公共信息服務(wù)、資政、文化等方面具有的顯著效用。同時(shí)，檔案發(fā)展必須立足地方經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，縣級檔案部門要在職能范圍內(nèi)去證明其資政價(jià)值。宏觀角度講，縣級開展智慧檔案館建設(shè)也是國家檔案局、國家數(shù)字化戰(zhàn)略的應(yīng)有之義，在“十三五”“十四五”規(guī)劃中對此也有部署，縣級檔案館要主動領(lǐng)會和貫徹政策意圖，服從整體規(guī)劃與全局部署，加強(qiáng)溝通論證，減少項(xiàng)目沖動上馬，避免“信息孤島”，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)、分階段穩(wěn)步推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)規(guī)劃；在智慧城市發(fā)展中，檔案館既要服從地方戰(zhàn)略，也要主動承擔(dān)使命，發(fā)揮自身在信息存儲與處理、資政方面的先天優(yōu)勢，功能定位要立足智慧城市核心記憶的存儲基地與檔案資源利用服務(wù)中心，檔案部門作為歷史記憶的保管功能將在智慧城市時(shí)代承擔(dān)起更偉大的使命[4]。

5.2 合作共建的綜合館模式

一站式政務(wù)服務(wù)中心是各級政府改善共公共服務(wù)能力，集約化電子政務(wù)、方便公眾的模式范例，而從文化傳播、信息服務(wù)的功能角度看，檔案館與圖書館、文化館、博物館、科技館具有一定范圍下的功能的趨同與目標(biāo)一致性，考慮縣區(qū)級經(jīng)濟(jì)財(cái)政狀況、縣級檔案館館藏資源增量等現(xiàn)實(shí)情況，整合文化與公共信息服務(wù)功能的綜合體建筑既能最大化經(jīng)費(fèi)、場地利用效率，為信息資源共建共享創(chuàng)造硬件環(huán)境條件，還能成為居民政務(wù)、文旅、休閑娛樂一體的縣域地標(biāo)性建筑。

這種模式下，綜合性場館面積將遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于單一的檔案館面積，活動空間大大增加；信息設(shè)備特別是多媒體、云平臺設(shè)備可以多館公用，空間感知設(shè)備集中部署，具有規(guī)模效應(yīng)和采購成本優(yōu)勢；物業(yè)、前臺客服可以統(tǒng)一外包由政府購買，減少了單館非核心業(yè)務(wù)的開支；在人員配備上，多館可以協(xié)調(diào)集中資源引入少量兼職專家指導(dǎo)綜合智慧館建設(shè)，有效解決專業(yè)人才不足的窘境等，使得有限投入下的各方資源集約利用效果顯著[5]。

共建模式有多種成熟經(jīng)驗(yàn)供參考：一是政策直接主導(dǎo)多館融合成一站式復(fù)合館建設(shè)；二是在多館之上成立跨部門專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組實(shí)施跨部門領(lǐng)導(dǎo)；三是自發(fā)性或基于共同項(xiàng)目的松散聯(lián)盟組織或項(xiàng)目合作，合作深度有深有淺，循序漸進(jìn)，各地方可根據(jù)地方實(shí)際情況來層層推進(jìn)。

5.3 堅(jiān)持技術(shù)理性，聚焦投入方向

在智慧檔案館建設(shè)路徑中的技術(shù)理性是與上述形態(tài)建設(shè)一脈相承的，本質(zhì)上就是在現(xiàn)實(shí)條件下，確定縣級智慧檔案館應(yīng)該集中資源聚焦的技術(shù)路線是什么，大而全、綜合性，軟硬件實(shí)力與投入，縣級館是無法與省、市級館比擬的，無論是大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、還是數(shù)字孿生、智慧組網(wǎng)等技術(shù)，對縣級館來說都需要取舍。比如泛在網(wǎng)絡(luò)虛擬館投資大、耗時(shí)長，縣級檔案機(jī)構(gòu)根本不具備建設(shè)條件與能力，更多依托省級自上而下垂直一體化的平臺級系統(tǒng)工程。結(jié)合縣級檔案館現(xiàn)狀和一站式綜合管理模式，具體可以聚焦以下幾個(gè)技術(shù)：

5.3.1智能庫房技術(shù)?？販亍⒖貪?、導(dǎo)航、自動盤點(diǎn)、節(jié)能環(huán)保的智能庫房技術(shù)是現(xiàn)階段縣級檔案館技術(shù)投入的首選，通過RFID及條碼技術(shù)改變縣級檔案館庫房陳舊，管理混亂，檔案缺失、損毀、人為篡改問題頻發(fā)的現(xiàn)狀。

5.3.2檔案智能加工技術(shù)。一方面檔案館接收的檔案類型多樣化需要具備面向半結(jié)構(gòu)、非結(jié)構(gòu)化檔案的數(shù)字處理技術(shù)，如開源Hadoop；另一方面，作為未來智慧城市、政務(wù)服務(wù)的記憶存儲中心，要作為海量資源存儲、批處理、離線處理、交互處理的軟硬件儲備及適配，此外，像可視化、人工智能、邊緣計(jì)算等技術(shù)形態(tài)也可作為資源豐富地區(qū)的技術(shù)路線備選。

5.3.3網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)。檔案價(jià)值的發(fā)現(xiàn)除深度加工外更離不開共享網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)遠(yuǎn)程協(xié)同網(wǎng)絡(luò)、檔案云存儲，并通過安全網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)區(qū)隔和權(quán)限管理，共享網(wǎng)絡(luò)的接口技術(shù)上難度并不大，更關(guān)鍵是在檔案數(shù)據(jù)開放共享制度機(jī)制、格式、規(guī)范的建立，這需要在制度和機(jī)制層面解決檔案傳遞與共享的制度問題，針對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的問題，自上而下地制定硬件、應(yīng)用、數(shù)據(jù)傳輸格式或者選用國家主管部門認(rèn)可的信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系下的技術(shù)，避免系統(tǒng)兼容性與重復(fù)建設(shè)的問題、謹(jǐn)慎采用非官方、非標(biāo)體系的技術(shù)設(shè)備及工具。

結(jié)語

數(shù)字檔案館和智慧檔案館都是數(shù)字時(shí)代下檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級的必經(jīng)之路。在這條檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的康莊大道上，一方面要意識到智慧城市的建設(shè)仍在起步階段，智慧檔案館建設(shè)也還有漫長的實(shí)效性探索過程。另一方面、也要堅(jiān)信在未來智慧城市的建設(shè)運(yùn)營中，檔案館的地位、職能將迎來顯著的上升期。我國檔案事業(yè)也正處于數(shù)字檔案館成型、成熟并向高階的智慧檔案館、檔案治理、檔案知識模式及服務(wù)轉(zhuǎn)型的新階段，縣級檔案館必須認(rèn)清發(fā)展趨勢，客觀分析現(xiàn)實(shí)條件，把握發(fā)展東風(fēng)，選擇和制定一套適應(yīng)縣級智慧檔案館發(fā)展的范例模式與有效路徑，努力縮小發(fā)展差距，推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：山東省菏澤市鄆城縣檔案館）