新形勢(shì)下人力資源檔案開發(fā)與利用策略

摘 要：伴隨中國(guó)式現(xiàn)代化道路的深入推進(jìn)，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，社會(huì)對(duì)于不同類型人才的需求發(fā)生變化。新形勢(shì)下人力資源檔案開發(fā)具有重要的戰(zhàn)略意義。為增強(qiáng)人力資源檔案開發(fā)的系統(tǒng)性和利用的高效性，應(yīng)明確人力資源檔案管理原則，從前端增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)，建設(shè)專門的人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保障檔案資源的高效利用。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案；開發(fā)；有效利用；信息化；規(guī)范管理

當(dāng)前國(guó)際形勢(shì)復(fù)雜，競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，人才競(jìng)爭(zhēng)是國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)的一個(gè)重要方面，要想提升綜合國(guó)力，就要優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，全面提升人才隊(duì)伍質(zhì)量。人力資源檔案開發(fā)與利用是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，這就要求各單位要明確人力資源檔案開發(fā)與利用重點(diǎn)，積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)與人力資源檔案管理、開發(fā)與利用各個(gè)環(huán)節(jié)的深度融合，更好地發(fā)揮人力資源檔案信息的特殊價(jià)值和作用?；诖?，應(yīng)將人力資源檔案開發(fā)與利用相關(guān)問題以及優(yōu)化策略作為一項(xiàng)重要課題加以研究。

1 新形勢(shì)下人力資源檔案開發(fā)與利用的特殊意義

1.1 科學(xué)開發(fā)人力資源檔案，為就業(yè)指明方向

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷推進(jìn)，人才市場(chǎng)發(fā)生變化，人才需求也越來越多元化。人才市場(chǎng)的流動(dòng)加速了人力資源的流動(dòng)。無論是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，還是企事業(yè)單位用人，都需要重視人才，重視人力資源工作。在企事業(yè)單位人才招聘過程中，面談之前需要查看人才檔案信息，掌握人才的工作經(jīng)歷、工作成績(jī)、社會(huì)關(guān)系、技能水平和學(xué)歷水平等[1]。這些人力資源檔案是人才求職的“敲門磚”，是企事業(yè)單位招聘人才的重要參考。因此，有必要對(duì)人力資源檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，有助于幫助就業(yè)人員迅速就業(yè)，同時(shí)也為企事業(yè)單位招聘提供便利。檔案管理部門在人力資源檔案管理過程中要始終堅(jiān)持“就業(yè)服務(wù)”原則，充分認(rèn)識(shí)到人力資源檔案管理對(duì)于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，緩解就業(yè)壓力的現(xiàn)實(shí)作用，既要對(duì)人力資源檔案進(jìn)行合理開發(fā)和利用，也要切實(shí)保護(hù)人力資源檔案信息安全，為就業(yè)市場(chǎng)提供豐富人力資源，為就業(yè)人員指明方向。

1.2 高效利用人力資源檔案，助力人才隊(duì)伍建設(shè)

經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)也形成了更為完善的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，為進(jìn)一步提升我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量，國(guó)家正在推進(jìn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級(jí)，而產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)對(duì)市場(chǎng)人力資源會(huì)產(chǎn)生直接影響，同時(shí)對(duì)人才能力和素質(zhì)提出了更高要求。雖然我國(guó)正在積極推進(jìn)高等教育改革，但由于受到歷史原因和制度機(jī)制限制，在教育改革過程中，對(duì)人才培養(yǎng)往往要落后于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。這種滯后性造成了高校人才輸送與市場(chǎng)需求難以實(shí)現(xiàn)自主匹配，這時(shí)就需要利用人力資源檔案，根據(jù)檔案資料具體情況幫助高校人才尋找到合適崗位，有效解決人才供需矛盾問題。同時(shí)，現(xiàn)階段我國(guó)也對(duì)人力資源市場(chǎng)進(jìn)行了大刀闊斧改革。人力資源只有充分流動(dòng)起來，才能夠發(fā)揮人才的特有優(yōu)勢(shì)。新形勢(shì)下，有必要給予人力資源檔案管理工作足夠重視，根據(jù)人力資源變化情況出臺(tái)有效措施，使人力資源得到合理配置?！笆奈濉逼陂g，我國(guó)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面矛盾依然突出，這就更需要對(duì)人力資源檔案進(jìn)行合理開發(fā)和利用，發(fā)揮好人才在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展方面的特殊作用[2]。在推進(jìn)人力資源檔案開發(fā)與管理過程中，要將“市場(chǎng)化”原則落到實(shí)處。檔案管理部門在人力資源檔案開發(fā)和利用過程中要主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)人力資源檔案蘊(yùn)含的價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，為人才使用和人力資源決策提供可靠依據(jù)。

2 新形勢(shì)下人力資源檔案開發(fā)與利用現(xiàn)狀

2.1 人力資源檔案開發(fā)規(guī)范性不強(qiáng)

人力資源檔案開發(fā)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在開發(fā)過程中一定要嚴(yán)格遵循相關(guān)制度機(jī)制和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如果隨意開發(fā)和利用人力資源檔案，不僅可能造成人力資源檔案信息流失，甚至可能會(huì)影響人力資源的合理配置和利用。人力資源檔案并不是靜止不動(dòng)的，隨著人力資源檔案，當(dāng)事人工作環(huán)境變化、崗位變化和職務(wù)變遷，相應(yīng)地會(huì)形成新的人力資源檔案，需要對(duì)這些人力資源檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善，進(jìn)一步延展人力資源檔案范圍，豐富人力資源檔案開發(fā)資源[3]。但當(dāng)前在人力資源檔案開發(fā)過程中對(duì)人力資源檔案信息收集不夠全面，還有部分人員在人力資源檔案原始材料形成過程中為了獲取個(gè)人利益，造成了人力資源檔案信息失真問題，不僅難以保證人力資源檔案的原始性，甚至?xí)绊懫渌耸掳才?，可見?dāng)前在人力資源檔案開發(fā)過程中規(guī)范性的重要意義。但當(dāng)前部分單位對(duì)人力資源檔案開發(fā)明顯重視程度不足，相應(yīng)制度機(jī)制并不完善，檔案管理人員在制度機(jī)制落實(shí)過程中還存在主觀化、隨意化問題，對(duì)人力資源檔案開發(fā)沒有側(cè)重點(diǎn)，所形成的成果難以真正反映工作成績(jī)。

2.2 人力資源檔案利用價(jià)值發(fā)揮不充分

人力資源檔案開發(fā)與利用，最終目的是為人事安排和人才使用提供檔案信息支持。但當(dāng)前部分單位在人力資源檔案利用過程中由于前期把關(guān)不嚴(yán)，原始檔案資料信息不全，難以保證人力資源檔案的真實(shí)性和合法性，也就無法準(zhǔn)確反映人力資源檔案當(dāng)事人的實(shí)際工作情況。即使對(duì)這些人力資源檔案進(jìn)行開發(fā)利用，價(jià)值也較低。人力資源檔案是當(dāng)事人工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治經(jīng)歷的真實(shí)寫照。如果在人力資源檔案利用過程中，只片面地相信檔案內(nèi)容，不對(duì)重要信息進(jìn)行核實(shí)，也就無法保證人力資源檔案的真實(shí)性，相應(yīng)地也就無法為崗位調(diào)動(dòng)、提拔重用提供依據(jù)。同時(shí)在人力資源檔案利用過程中，并沒有主動(dòng)地與現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，相應(yīng)人力資源檔案開發(fā)也只能停留在表層階段，無法結(jié)合崗位需求提煉出真正有價(jià)值的人力資源檔案信息，在一定程度上弱化了人力資源檔案的利用價(jià)值。邁入新發(fā)展階段，人才對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新型社會(huì)建設(shè)都起著至關(guān)重要作用，在人力資源檔案利用與開發(fā)過程中如果沒有意識(shí)到其現(xiàn)實(shí)價(jià)值，可能會(huì)忽略對(duì)人力資源檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，進(jìn)而影響人力資源開發(fā)與利用目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

2.3 人力資源檔案統(tǒng)一化管理程度不高

新形勢(shì)下，無論是出于時(shí)代發(fā)展要求，還是人力資源檔案管理現(xiàn)實(shí)需要，檔案管理部門應(yīng)重視人力資源檔案的統(tǒng)一化管理。從現(xiàn)實(shí)情況看，目前在人力資源統(tǒng)一化管理過程中還存在著主觀重視程度不足、制度機(jī)制建設(shè)落后、缺少統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)實(shí)問題。相應(yīng)出現(xiàn)了人力資源檔案“信息孤島”問題，無法實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)、跨部門、跨地區(qū)調(diào)檔。即使實(shí)現(xiàn)了人力資源檔案網(wǎng)絡(luò)共享，也因?yàn)榧夹g(shù)端口不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)不兼容問題，無法實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的全面共享和系統(tǒng)開發(fā)。另一方面，在制度機(jī)制建設(shè)方面還存在著滯后問題。人力資源檔案統(tǒng)一化管理需要完善的制度機(jī)制作為保障。但目前部分單位在人力資源檔案統(tǒng)一化管理過程中對(duì)制度機(jī)制重視程度不足，所使用的制度機(jī)制年代較為久遠(yuǎn)，難以契合信息化背景下人力資源檔案統(tǒng)一化管理的現(xiàn)實(shí)訴求。因此，在推進(jìn)人力資源檔案開發(fā)和利用過程中要將制度機(jī)制創(chuàng)新作為重要方面，通過制度機(jī)制創(chuàng)新引領(lǐng)人力資源檔案管理模式創(chuàng)新。

3 基于問題導(dǎo)向的人力資源檔案開發(fā)與利用策略

3.1 明確人力資源檔案管理原則，增強(qiáng)開發(fā)利用的“規(guī)范性”

3.1.1增強(qiáng)人力資源檔案開發(fā)和利用的前瞻性。人力資源開發(fā)與利用要建立在信息化時(shí)代背景下，立足于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展現(xiàn)實(shí)需求，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案開發(fā)與市場(chǎng)需求和其他主體需求的有機(jī)結(jié)合。在推進(jìn)人力資源檔案管理過程中要為信息化建設(shè)留足空間。特別是在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面要“向前看”。

3.1.2將人力資源檔案信息采集、開發(fā)與利用放在同等重要位置[4]。人力資源信息開發(fā)和利用需要大量的真實(shí)的人力資源檔案信息作為保障，因此在人力資源檔案信息開發(fā)之前，一定要做好人力資源檔案信息的采集、分類和整理工作，通過對(duì)相關(guān)人力資源檔案信息核實(shí)，確保人力資源檔案信息的真實(shí)性、完整性和原始性，為后續(xù)人力資源檔案信息開發(fā)和利用創(chuàng)造有利條件。

3.1.3實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與人力資源檔案管理的深度融合。人力資源檔案開發(fā)與利用如果仍然沿用人工傳統(tǒng)模式，所提煉出來的人力資源檔案信息價(jià)值會(huì)十分有限。這時(shí)就需要借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)提升人力資源檔案管理質(zhì)量，為人力資源檔案利用開發(fā)提供全面的技術(shù)支撐，結(jié)合不同需求提煉出有價(jià)值的檔案信息，更好地服務(wù)人力資源配置工作。

3.1.4重視人力資源檔案信息安全管理。人力資源檔案信息與當(dāng)事人切身利益緊密相關(guān)，如果對(duì)重要的人事檔案信息沒有進(jìn)行安全管理，可能會(huì)出現(xiàn)信息泄密問題，輕則影響當(dāng)事人合法權(quán)益，重則影響經(jīng)濟(jì)社會(huì)穩(wěn)定。因此，有必要加強(qiáng)人力資源團(tuán)信息安全管理，除了要注重系統(tǒng)安全防范之外，還要定期殺毒、做好數(shù)據(jù)備份、做好身份驗(yàn)證，防止外病毒感染和黑客攻擊影響人力資源檔案信息的原始性。

3.2 推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)開發(fā)利用的“有用性”

人力資源檔案信息只有得到合理開發(fā)和利用，才能夠被其他主體所使用，才能夠體現(xiàn)其價(jià)值。這就要求在推進(jìn)人力資源檔案過程中要將有用性作為重要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。首先，加強(qiáng)人力資源檔案信息化建設(shè)，重視人力資源檔案信息的高效整合，要建立自上而下的人力資源檔案管理體系，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”原則，做好人力資源檔案基礎(chǔ)性信息采集工作，利用現(xiàn)代信息技術(shù)將本單位的人力資源檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)整合，并與本地區(qū)的人力資源檔案管理部門取得聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)區(qū)域性人力資源檔案信息的高效共享[5]。其次，加大人力資源檔案信息化建設(shè)投入。夯實(shí)人力資源檔案信息化基礎(chǔ)，提供必要的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，包含計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、人力資源管理系統(tǒng)，等等。只有夯實(shí)好基礎(chǔ)，相關(guān)工作人員才能夠?qū)⒏嗟南冗M(jìn)技術(shù)與人力資源檔案管理工作深度融合。同時(shí)在軟件系統(tǒng)開發(fā)方面要有一定的前瞻性，這種前瞻性既要體現(xiàn)在頂層設(shè)計(jì)層面，充分考量未來人力資源檔案信息化建設(shè)的趨向。同時(shí)還要完善人力資源檔案信息平臺(tái)建設(shè)，留足必要端口和空間，為后續(xù)更為先進(jìn)的技術(shù)手段引入提供保障。再次，加大對(duì)人力資源檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。人力資源檔案管理人員素質(zhì)高低會(huì)直接影響人力資源檔案信息開發(fā)質(zhì)量。因此，應(yīng)將人力資源檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)作為重要方面，定期組織人力資源檔案管理人員培訓(xùn)，加強(qiáng)與兄弟單位交流，進(jìn)一步提升人力資源檔案管理人才的綜合素質(zhì)。同時(shí)要重視信息素養(yǎng)培育，充分認(rèn)識(shí)到人力資源檔案管理信息化建設(shè)的未來趨向，掌握大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)，更好地服務(wù)人力資源檔案管理信息化建設(shè)。

3.3 建設(shè)人力資源檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，增強(qiáng)開發(fā)利用的“統(tǒng)一性”

人力資源檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在推進(jìn)人力資源檔案開發(fā)和利用過程中應(yīng)主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，搭建人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)新人力資源檔案管理模式，形成多部門共同參與的誠(chéng)信服務(wù)平臺(tái)，切實(shí)保障人力資源檔案信息的原始性。

3.3.1搭建人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。信息時(shí)代背景下，要想全面、準(zhǔn)確、翔實(shí)地推進(jìn)人力資源檔案工作，就必須將數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為重點(diǎn)，將人力資源檔案涉及的職稱任免、個(gè)人履歷、政治素養(yǎng)、社會(huì)關(guān)系、學(xué)歷變化等相關(guān)信息全面地納入到人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中，并對(duì)重要的人力資源檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)所存儲(chǔ)的人力資源檔案信息的完整性和真實(shí)性。同時(shí)通過人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，也能夠?yàn)楹罄m(xù)人力資源檔案?jìng)鬏?、查詢、預(yù)約、開發(fā)、利用提供扎實(shí)的數(shù)據(jù)庫(kù)保障。

3.3.2創(chuàng)新人力資源檔案管理模式。當(dāng)前，各地對(duì)人才需求越來越多樣化，這也客觀上加速了人才流動(dòng)。相應(yīng)地，在人力資源檔案管理過程中也應(yīng)該契合人才流動(dòng)需要，積極推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的人工管理模式，充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，打破人力資源檔案在部門、行業(yè)和區(qū)域內(nèi)的流通制度機(jī)制障礙，建立更為靈活的人力資源檔案服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的高效共享，更好地發(fā)揮人力資源檔案的特殊作用。

3.3.3形成人力資源檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前之所以人力資源檔案信息存在著“數(shù)據(jù)孤島”，難以對(duì)其進(jìn)行合理開發(fā)和利用，就在于沒有形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，人力資源檔案信息難以實(shí)現(xiàn)區(qū)域性、行業(yè)性共享。因此，有必要由政府牽頭，檔案管理部門和人力資源管理部門共同參與，制定區(qū)域性人力資源檔案管理統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為人力資源檔案信息開發(fā)利用和共享提供標(biāo)準(zhǔn)保障。

總之，在推進(jìn)人力資源檔案開發(fā)與利用過程中，一方面，要從時(shí)代背景出發(fā)，充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，對(duì)人力資源檔案管理模式、檔案管理內(nèi)容、檔案管理手段進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，使人力資源檔案管理工作更加契合時(shí)代發(fā)展需求。另一方面，在人力資源檔案開發(fā)和利用具體實(shí)施過程中要主動(dòng)引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)重要人力資源檔案信息快速收集、系統(tǒng)整合，并將審核過的人力資源檔案信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，結(jié)合人力資源檔案開發(fā)利用需求，對(duì)重要人力資源檔案信息進(jìn)行分析提煉，形成更有價(jià)值的人力資源檔案成果。

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作者簡(jiǎn)介：劉佳，陜西陜煤曹家灘礦業(yè)有限公司綜合管理部檔案室管理人員，研究方向：檔案管理。