新時(shí)期如何做好高校檔案管理工作

摘 要：隨著現(xiàn)代高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校檔案管理工作開始進(jìn)入新時(shí)期，這對檔案管理工作模式、方法與策略等提出了更高要求，對傳統(tǒng)檔案管理路徑構(gòu)成了挑戰(zhàn)。基于此，本文首先介紹了高校檔案管理工作的重要性，多角度論述了高校檔案的性質(zhì)特點(diǎn)。在該基礎(chǔ)上，分析探討了高校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題，最后從明確高校檔案管理工作的指導(dǎo)思想和原則等方面，提出了做好高校檔案管理工作的方法對策。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；價(jià)值分析；現(xiàn)狀問題；方法對策

高校檔案是高等院校建設(shè)與發(fā)展進(jìn)程中形成的寶貴資料，是體現(xiàn)與反映高等教育事業(yè)發(fā)展脈絡(luò)的關(guān)鍵支撐。在高等教育事業(yè)發(fā)展不斷開辟新局面的趨勢下，高校理應(yīng)立足自身實(shí)際，創(chuàng)新檔案管理工作模式，拓展豐富檔案管理價(jià)值內(nèi)涵，為檔案管理工作賦予新的時(shí)代色彩。

1 高校檔案管理工作的重要性

高校檔案客觀、真實(shí)、全面記錄與反映了高等院校教學(xué)、科研和管理等活動(dòng)的整體過程，是整個(gè)國家檔案資源體系的關(guān)鍵構(gòu)成內(nèi)容。在現(xiàn)代高等教育事業(yè)突飛猛進(jìn)的背景下，全面有效做好高校檔案管理工作，既是嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)，深入落實(shí)檔案管理職責(zé)任務(wù)的內(nèi)在要求，也是推動(dòng)高校檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的必由之路。長期以來，各類高等院校高度重視檔案管理工作模式的創(chuàng)新，在細(xì)化完善檔案收集、整合、分類與檢索流程等方面進(jìn)行了諸多有價(jià)值探索，逐步建立了符合現(xiàn)代檔案管理理念的方法體系，厘清了檔案管理工作的關(guān)鍵控制點(diǎn)，成就突出。依托于完善可行的檔案管理工作規(guī)范，高校可深入挖掘檔案資料的內(nèi)在價(jià)值，將檔案資料轉(zhuǎn)換為輔助教學(xué)、科研和管理等活動(dòng)高質(zhì)量實(shí)施的重要參考，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有價(jià)值，實(shí)現(xiàn)與高等教育事業(yè)發(fā)展之間的“同頻共振[1]”。

2 高校檔案的性質(zhì)特點(diǎn)分析

2.1 檔案來源的社會(huì)性

高校檔案的形成與來源渠道相對多元化，也正是這種多元化的客觀現(xiàn)狀決定了高校檔案的社會(huì)性特點(diǎn)。近年來，我國高等教育事業(yè)發(fā)展勢頭迅猛，反映和記錄高校教育活動(dòng)的檔案資料種類愈發(fā)豐富，教學(xué)管理、科學(xué)研究與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面所形成的檔案資料更具時(shí)代價(jià)值，不僅能夠服務(wù)于高校自身建設(shè)與發(fā)展，而且還可作為整個(gè)社會(huì)檔案體系的重要內(nèi)容，服務(wù)于整個(gè)社會(huì)。

2.2 檔案形成的多元性

高校檔案形成的多元性主要表現(xiàn)在如下兩個(gè)方面：一是檔案形成者的多元性方面，由于高校檔案管理涵蓋了檔案信息收集、整理、保管和開發(fā)利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，為強(qiáng)化突出檔案資料的客觀價(jià)值，其形成與獲得過程均需以特定管理方式為載體。二是檔案形式的多元性方面，不同類型的高等院校在辦學(xué)規(guī)模、學(xué)科優(yōu)勢與專業(yè)建設(shè)等方面存在顯著差異，其所形成的檔案資料千差萬別，這直接決定了其客觀存在狀態(tài)的多元性。

2.3 檔案管理的效益性

檔案資料自身所獨(dú)有的內(nèi)在價(jià)值是其效益性的重要體現(xiàn)。高校檔案管理工作不僅需要將各類型的檔案資料進(jìn)行及時(shí)、全面、客觀收集，更需要依托于完善的分類管理模式，強(qiáng)化對檔案資料內(nèi)在價(jià)值的挖掘，滿足高等院校自身發(fā)展的客觀現(xiàn)實(shí)需求。上述過程即實(shí)現(xiàn)檔案材料本質(zhì)屬性的過程。為提升檔案管理效益性，高校應(yīng)遵循大價(jià)值、高效能和低成本的管理策略，注重檔案管理體系的宏觀約束性，優(yōu)化統(tǒng)籌安排，為高校管理決策等提供有效信息參考服務(wù)[2]。

2.4 檔案管理的動(dòng)態(tài)性

檔案資料具有信息資源屬性，其形成、管理與利用過程均具有連續(xù)化的動(dòng)態(tài)性特征，尤其在高校建設(shè)與發(fā)展新環(huán)境下，更需準(zhǔn)確把握其動(dòng)態(tài)性的核心要求，不斷補(bǔ)充完善新的檔案內(nèi)容。在檔案管理的動(dòng)態(tài)性要求下，高校應(yīng)結(jié)合國家相關(guān)政策策略，不斷調(diào)整完善相關(guān)方法舉措，有所側(cè)重地組織開展檔案管理工作。

3 高校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題分析

3.1 檔案管理工作思想模糊，認(rèn)知不足

高校檔案管理工作需要以清晰明確的工作思想做基礎(chǔ)，并建立健全完善可行的檔案管理規(guī)范體系，為檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)與步驟提供基礎(chǔ)依據(jù)與參照?？v觀當(dāng)前高校檔案管理工作實(shí)際，普遍存在著工作思想模糊，工作原則和方法路徑不清晰的共性問題，部分高校對檔案管理的時(shí)代價(jià)值認(rèn)知不清，片面地認(rèn)為檔案管理可有可無，處于所有內(nèi)部管理活動(dòng)的末端。追求“大而全”，集中管理、統(tǒng)一保存的檔案管理良性局面尚未形成。

3.2 檔案管理工作模式單一，效率低下

在高等教育事業(yè)發(fā)展新形勢下，檔案管理工作同樣應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。實(shí)踐表明，部分高校檔案管理工作的整體水平不一而足，更多情況下停留在檔案收集、整理和歸檔等層面上。且檔案管理工作的階段性與片面性較強(qiáng)，割裂了檔案管理各項(xiàng)工作步驟之間的關(guān)聯(lián)，工作被動(dòng)，整體效率相對低下。在基于價(jià)值化的檔案信息服務(wù)方面，盡管能夠提供檔案調(diào)閱、閱覽和外借等服務(wù)，但檔案利用程序相對復(fù)雜，且缺乏對檔案價(jià)值的深層次挖掘和研究，重藏輕用，多類別檔案資源分布不均，檔案資料的應(yīng)有價(jià)值無法得到全面實(shí)現(xiàn)[3]。

3.3 檔案管理的現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用不足

現(xiàn)代信息化技術(shù)的快速發(fā)展與實(shí)踐運(yùn)用，使傳統(tǒng)技術(shù)條件下難以達(dá)成的檔案管理工作目標(biāo)更具可行性。但部分高校在檔案管理工作中的數(shù)字化、信息化、智能化程度較低，未能全面有效引入大數(shù)據(jù)技術(shù)等在內(nèi)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)方法，檔案資料的保存形式依然以紙質(zhì)載體為主，電子化處理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。由于信息化技術(shù)應(yīng)用滯后，檔案數(shù)據(jù)資源的交互共享水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。

3.4 檔案管理人員結(jié)構(gòu)欠合理，專業(yè)水平低

檔案管理人員是執(zhí)行檔案管理政策規(guī)定，落實(shí)檔案管理目標(biāo)責(zé)任要求的直接實(shí)施者，其專業(yè)素養(yǎng)的高低與檔案管理綜合實(shí)效密切相關(guān)。從現(xiàn)狀來看，高校在檔案管理人員配置方面的不足相對明顯，人員結(jié)構(gòu)欠合理。熟練掌握檔案管理基礎(chǔ)理論，精通檔案管理信息技術(shù)的復(fù)合型人才匱乏，專業(yè)化水平較低。部分檔案管理人員接受新知識和新技能的主動(dòng)性不足，責(zé)任意識、創(chuàng)新意識與質(zhì)量意識淡化，跟不上時(shí)代發(fā)展潮流，難以編研檔案文化產(chǎn)品，束縛著檔案管理內(nèi)在活力的釋放。此外，人員穩(wěn)定性差，流動(dòng)頻繁，無法充分保證檔案管理工作的持續(xù)性。

4 新時(shí)期做好高校檔案管理工作的方法對策探討

4.1 明確高校檔案管理工作的指導(dǎo)思想和原則

全面把握做好檔案管理工作對高等院校建設(shè)與發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義，宏觀審視檔案管理工作在現(xiàn)代高等教育事業(yè)中的關(guān)鍵地位，突破僵化固化檔案管理機(jī)制的束縛與桎梏，以清晰明確的工作指導(dǎo)思想和原則為檔案管理工作提供基礎(chǔ)支撐。樹立與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理工作理念，用發(fā)展的眼光看待檔案管理工作的未來發(fā)展趨向，激發(fā)檔案管理工作的原生動(dòng)力，拓寬視野，開放思路，迎合新時(shí)期高等教育事業(yè)發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)。圍繞檔案管理的實(shí)用性、時(shí)效性和服務(wù)性等原則要求，多維度挖掘與整合潛在的檔案信息資源，以開發(fā)促利用，以利用助開發(fā)，為高校教育教學(xué)、科學(xué)研究及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等創(chuàng)造有利條件。注重對含金量高、應(yīng)用性強(qiáng)的檔案資料的重點(diǎn)管理，在海量的檔案信息中提取有價(jià)值信息，深度銜接檔案資源的收集、鑒定、歸類、開發(fā)、統(tǒng)計(jì)和編研等。

4.2 豐富檔案管理工作方式，提升管理效率

在高等教育深化改革、教育結(jié)構(gòu)持續(xù)優(yōu)化的背景下，高校檔案管理工作同樣應(yīng)不斷總結(jié)與創(chuàng)新，以豐富化、多元化、創(chuàng)新化的工作方式，滿足高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的檔案管理工作需求。首先，應(yīng)推動(dòng)檔案實(shí)體管理向人力資本管理方向轉(zhuǎn)變，構(gòu)建行之有效的閉環(huán)工作機(jī)制，不斷激發(fā)與釋放檔案管理中的內(nèi)在潛力，將硬性管理與軟性管理予以有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新的發(fā)展效果。其次，應(yīng)推動(dòng)檔案管理從局部管理向全面管理轉(zhuǎn)變，將檔案管理納入高校內(nèi)部戰(zhàn)略體系之中，將單一化的檔案管理資源要素進(jìn)行統(tǒng)籌整合，并探索實(shí)現(xiàn)與教學(xué)活動(dòng)管理、新聞宣傳活動(dòng)、科研活動(dòng)之間的無縫銜接，構(gòu)造形成全面化的管理網(wǎng)絡(luò)。再次，應(yīng)推動(dòng)單一化服務(wù)向多元化服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，為高校師生提供高效的檔案咨詢服務(wù)、展示服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)和定向服務(wù)等，為檔案服務(wù)對象創(chuàng)設(shè)良好環(huán)境[4]。

4.3 引入信息化技術(shù)，推進(jìn)檔案資源數(shù)字化建設(shè)

搭建基于信息化技術(shù)的檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，將相對分散的檔案信息資源進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，利用圖像掃描等技術(shù)方法，有序促進(jìn)紙質(zhì)載體檔案向電子載體檔案轉(zhuǎn)換，降低檔案資料的保存難度。加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，將大數(shù)據(jù)技術(shù)、軟件技術(shù)與智能化技術(shù)等引入檔案管理實(shí)踐之中，利用科學(xué)技術(shù)手段整合檔案資源，在檔案管理模式、方法、工具等方面實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和升級。以信息化技術(shù)為依托，在檔案管理信息系統(tǒng)和高校辦公系統(tǒng)之間進(jìn)行端口關(guān)聯(lián)，密切銜接各功能模塊關(guān)系，為拓展提升檔案信息資源的應(yīng)用路徑創(chuàng)造良好基礎(chǔ)條件，按照既定規(guī)則，在特定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源互聯(lián)共享。做好以電子文件為主的數(shù)字化檔案收集，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，增加信息化管理深度，實(shí)現(xiàn)檔案資料的智慧化管理。

4.4 加強(qiáng)人力資源投入，提升專業(yè)化水平

定期組織檔案管理人員參加專項(xiàng)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，由業(yè)內(nèi)專業(yè)人士為其講解新形勢下高校檔案管理所承擔(dān)的新任務(wù)與新要求，引導(dǎo)其拓展豐富檔案管理行業(yè)的專業(yè)理論知識，以全面適應(yīng)新形勢下檔案管理工作新要求。配置專職檔案管理人員，明確檔案管理工作崗位職責(zé)，提升檔案管理人員實(shí)操技能，鍛造其更加鮮明的檔案意識，促其以更加?jì)故斓墓ぷ骷寄苁占?、整合與管理檔案資料。按照規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理要求，強(qiáng)化對檔案管理崗位人員的績效考核，深入挖掘其潛能，真正打造一支政治素養(yǎng)合格、業(yè)務(wù)技術(shù)精良、作風(fēng)過硬的專業(yè)化檔案管理人才隊(duì)伍。完善檔案管理隊(duì)伍治理結(jié)構(gòu)，通過按需設(shè)崗、輪崗換崗、雙向擇優(yōu)等方式，優(yōu)化人員配置，完善人才結(jié)構(gòu)，激發(fā)其工作激情，對工作突出、表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員予以褒獎(jiǎng)。

4.5 完善檔案編研，拓寬檔案價(jià)值利用渠道

一方面，應(yīng)緊扣高等院校發(fā)展需求，制定詳細(xì)可行的檔案編研長遠(yuǎn)規(guī)劃，將部分編研與整體編研相結(jié)合、將單一編研與多元編研相結(jié)合、將短期編研與長期編研相結(jié)合，并注重編研成本與效益，實(shí)現(xiàn)高校檔案材料經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的互動(dòng)銜接。另一方面，應(yīng)注重凸顯高校自身特色，以成果化與精品化的導(dǎo)向要求，通過信息圖錄、信息手冊、媒體視頻等形式展現(xiàn)高校檔案編研成果，提升高校自身知名度和社會(huì)影響力。深化與主流宣傳媒體單位之間的銜接合作，面向社會(huì)廣泛宣傳檔案編研成果，將時(shí)代主旋律融入其中，實(shí)現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。提升編研質(zhì)量，豐富編研形式，加強(qiáng)對二、三次文獻(xiàn)的重點(diǎn)編研，保障高校信息情報(bào)獲取的需要。

4.6 以協(xié)同治理視角銜接檔案管理流程，喚起“學(xué)校記憶”

在現(xiàn)代高校檔案管理中，協(xié)同治理理論的價(jià)值極為突出，其可通過細(xì)化分解工作職責(zé)等方式，構(gòu)建形成強(qiáng)大的檔案管理工作合力，推動(dòng)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。對此，應(yīng)明確高校內(nèi)部各部門、各院系的檔案管理職責(zé)，從整體角度優(yōu)化檔案收集流程，將更多具有深刻發(fā)展價(jià)值和歷史留存意義的檔案進(jìn)行優(yōu)化歸檔，有效跨越檔案管理在時(shí)間和空間等層面的限制。與檔案形成者保持協(xié)同，將高校內(nèi)部活動(dòng)中形成的重要文件、重要事項(xiàng)資料、教學(xué)科研檔案等進(jìn)行動(dòng)態(tài)化收集，建立優(yōu)化進(jìn)館程序，做到應(yīng)收盡收；與檔案整理者保持協(xié)同，優(yōu)化比對分析檔案資料價(jià)值，按照科學(xué)化的檔案信息資源分類整理方法，做到主動(dòng)獲取檔案資源，及時(shí)查缺補(bǔ)漏；與檔案利用者保持協(xié)同，以信息化的方式為檔案利用者精準(zhǔn)推送檔案資源。

4.7 優(yōu)化檢驗(yàn)改進(jìn)，做好檔案管理質(zhì)量評價(jià)與提升

質(zhì)量檢驗(yàn)是改進(jìn)提升高校檔案管理工作水平的重要方式，是檢驗(yàn)檔案管理制度設(shè)計(jì)、過程控制與效果狀態(tài)的必然過程。對此，應(yīng)選擇具有代表性的評價(jià)指標(biāo)，對檔案管理的階段性成效進(jìn)行分類評價(jià)，以此查找檔案管理中的短板與缺陷，進(jìn)而對后續(xù)檔案管理方法舉措進(jìn)行改進(jìn)。針對高校檔案文件種類繁雜的客觀特點(diǎn)，搭建檔案管理質(zhì)量評價(jià)體系，設(shè)立檔案管理質(zhì)量評價(jià)專責(zé)機(jī)構(gòu)，確保檔案管理質(zhì)量評價(jià)的權(quán)威性。細(xì)化檔案管理質(zhì)量評價(jià)評分標(biāo)準(zhǔn)，將領(lǐng)導(dǎo)重視、歸檔文件整理、歸檔文件質(zhì)量、檔案移交等作為評分依據(jù)，全面客觀體現(xiàn)檔案管理工作的階段性成效。細(xì)化檔案管理質(zhì)量評價(jià)維度，注重對一級評價(jià)指標(biāo)的分解，拓展二級評價(jià)指標(biāo)的覆蓋范圍，充分關(guān)注用戶利用需求，形成動(dòng)態(tài)化、持續(xù)化的檔案管理質(zhì)量控制體系[5]。

綜上所述，受檔案管理模式、機(jī)制與方法等要素影響，當(dāng)前高校檔案管理工作實(shí)踐中依然存在諸多短板，束縛著高校檔案整體價(jià)值的優(yōu)化提升。因此，高校應(yīng)立足自身實(shí)際，摒棄傳統(tǒng)陳舊檔案管理模式的制約，建立健全完善而系統(tǒng)的檔案管理工作規(guī)范體系，積極有效引入現(xiàn)代化的檔案管理載體工具，優(yōu)化整合檔案管理各步驟與各環(huán)節(jié)的銜接關(guān)系，為全面優(yōu)化提升檔案管理工作實(shí)效性奠定基礎(chǔ)，為輔助現(xiàn)代高等教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)

[1]李春強(qiáng).智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化的路徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（18）：47-49.

[2]梁作華，趙志杰.基于“三全育人”視域下高校檔案管理育人路徑研究[J].科教導(dǎo)刊-電子版（上旬），2022（1）：96-97.

[3]楊曉晶.淺議電子檔案管理在高校檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（9）：136-137.

[4]李貝.區(qū)塊鏈技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢與路徑[J].信息記錄材料，2022，23（4）：139-141.

[5]岳蓓.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].中國新通信，2022，24（14）：37-39.

作者簡介：王麗英，莆田學(xué)院檔案室副研究館員，研究方向：檔案管理。