互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代數(shù)字檔案資源建設(shè)淺析

馮振瑋　鮑玉靜

摘 要：數(shù)字檔案資源是檔案事業(yè)新時(shí)代發(fā)展歷程中重要的成果結(jié)晶。它為轉(zhuǎn)變檔案管理模式、優(yōu)化檔案服務(wù)手段、推動(dòng)檔案信息共享注入了新活力。與傳統(tǒng)載體的檔案信息資源相比，數(shù)字檔案資源在信息傳播、檢索、利用以及資源共享等方面有著極大的優(yōu)越性。本文對數(shù)字檔案資源建設(shè)的意義及現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)的舉措。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；檔案資源；資源建設(shè)；

新時(shí)期，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)全面推進(jìn)，為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理、利用、服務(wù)模式已經(jīng)不能滿足日漸多樣化的檔案形式、載體及用戶需求。為實(shí)現(xiàn)從館藏紙質(zhì)檔案到互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)成為檔案部門必須面對的重要問題。

一、推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)的重要意義

近年來，對于檔案信息化發(fā)展以及檔案資源建設(shè)推動(dòng)力度日趨加大?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出要加快檔案管理信息化進(jìn)程的目標(biāo)，要求各級檔案系統(tǒng)、各系統(tǒng)檔案部門等主體加快提升電子檔案管理水平；《“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將“檔案資源建設(shè)邁出新步伐”作為新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)之一。規(guī)劃指出，檔案資源覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、形式更加多樣、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，有效落實(shí)檔案“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”。數(shù)字檔案資源作為一種新的檔案資源形式已經(jīng)成為檔案工作的新興研究對象，數(shù)字檔案資源建設(shè)意義重大。

1.推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高電子檔案綜合管理水平

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存占用面積較大，容易損壞，且不易保管利用。數(shù)字檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)工作，即通過數(shù)字化加工、在線數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變。通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫、合理優(yōu)化數(shù)字檔案業(yè)務(wù)流程，對電子檔案進(jìn)行高效便捷的收集、管理、整合等工作，進(jìn)而大大提高電子檔案綜合管理水平。

2.改變檔案管理方式，促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案行業(yè)深度融合

傳統(tǒng)的檔案管理模式，更多是依賴人工管理的方式進(jìn)行檔案信息的收集整理與儲(chǔ)存。這種方式需要消耗大量人力、物力資源，且整體工作質(zhì)量和效率偏低。數(shù)字檔案資源建設(shè)通過制定科學(xué)有效的建設(shè)目標(biāo)及實(shí)施方案，能夠?qū)⒅贫润w系建設(shè)、數(shù)字資源建設(shè)、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)、環(huán)境安全體系建設(shè)等內(nèi)容涵蓋其中，合理規(guī)范采用互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作，擴(kuò)展檔案資源深度與廣度，充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)、信息服務(wù)平臺(tái)等方面的技術(shù)優(yōu)勢，使傳統(tǒng)的檔案整理、存儲(chǔ)、保管及檢索利用模式得以改變，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)資源的互聯(lián)互通、信息集成、數(shù)據(jù)交換及資源共享，大大促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案行業(yè)的深度融合。

3.轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)模式，建立雙向交互、共贏發(fā)展的檔案服務(wù)新生態(tài)

開展數(shù)字檔案資源建設(shè)，能夠使檔案資源突破檔案實(shí)體與虛擬的限制，將“人對人”“人對物”的傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式向以用戶需求為導(dǎo)向的數(shù)據(jù)服務(wù)模式轉(zhuǎn)型。利用互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)終端設(shè)備，拉近檔案資源與用戶之間的時(shí)空距離，縮短信息搜集時(shí)間，將檔案資源從“被動(dòng)提供”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃?dòng)利用”，較大程度上改善信息需求與檔案利用率不對等、不平衡的現(xiàn)狀。同時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供智能、便捷的人性化配套服務(wù)，能夠打通用戶與檔案管理者、檔案資源的橋梁，暢通檔案信息雙向流通渠道，建立檔案服務(wù)新生態(tài)。

二、數(shù)字檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀

目前，數(shù)字檔案資源建設(shè)研究已經(jīng)在國內(nèi)廣泛開展，但尚未形成一套成熟的理論體系。各級檔案部門大多已完成或正在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，部分單位構(gòu)建了針對內(nèi)部用戶開放的檔案資源利用平臺(tái)。截至2021年底，高質(zhì)量完成數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，并被評定為全國示范數(shù)字檔案館（室）的僅有44家單位。由此可見，數(shù)字檔案資源建設(shè)還有很長的路要走。

1.數(shù)字檔案資源建設(shè)進(jìn)程存在差距

各行業(yè)對于檔案工作重視程度參差不齊，在提高檔案信息化水平、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展上所投入的人力、物力、財(cái)力也相差甚遠(yuǎn)。而數(shù)字檔案資源建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不是一個(gè)部門憑借一己之力就可以完成的，需要開展大量工作進(jìn)行調(diào)研論證、資源匯總以及平臺(tái)構(gòu)建、軟件開發(fā)等。此外，檔案資源的產(chǎn)出、整理又涉及整個(gè)單位的諸多部門及人員。能否得到足夠的支持與配合，直接影響數(shù)字檔案資源建設(shè)進(jìn)程。

2.數(shù)字檔案資源數(shù)量、質(zhì)量存在差距

傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換以及電子文件歸檔是數(shù)字檔案資源最主要的兩大來源。傳統(tǒng)載體檔案包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、微縮檔案、實(shí)物檔案等多種形式。將各種形式的傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的過程，會(huì)受到設(shè)備功能、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、人員技術(shù)、經(jīng)費(fèi)投入等諸多影響，導(dǎo)致產(chǎn)出的數(shù)字檔案資源在數(shù)量及質(zhì)量上出現(xiàn)較大差距。而電子文件歸檔主要通過兩種方式實(shí)現(xiàn)：一是搭建統(tǒng)一接口平臺(tái)，對不同管理系統(tǒng)產(chǎn)出的電子文件進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)在線歸檔；二是進(jìn)行數(shù)據(jù)載體移交，利用檔案管理平臺(tái)功能完成條目錄入及電子文件上傳，形成電子檔案。由于不同系統(tǒng)間文件格式不同，接口平臺(tái)功能性不同，導(dǎo)致歸檔電子文件的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)率存在差距。

3.數(shù)字檔案資源服務(wù)利用效果存在差距

數(shù)字檔案資源的服務(wù)利用主要通過網(wǎng)絡(luò)化檔案信息系統(tǒng)或平臺(tái)以及手機(jī)客戶端、微信公眾號、小程序等移動(dòng)新媒體形式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源輸出。在數(shù)字檔案資源建設(shè)中，是否及時(shí)進(jìn)行檔案信息服務(wù)平臺(tái)或系統(tǒng)的功能升級、加大軟硬件產(chǎn)品的開發(fā)力度、建立完善的服務(wù)協(xié)議、提供適當(dāng)?shù)墓芾頇?quán)限，都會(huì)對用戶的體驗(yàn)度、認(rèn)可度產(chǎn)生影響。此外，開放的數(shù)字檔案資源總量、用戶獲取的資源質(zhì)量、檢索利用的便利程度等，也直接導(dǎo)致數(shù)字檔案資源服務(wù)利用效果參差不齊。

三、推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)舉措

應(yīng)聯(lián)系實(shí)際發(fā)展需要，提出科學(xué)有效的數(shù)字檔案資源建設(shè)目標(biāo)，以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，檔案資源整合為支柱，信息服務(wù)利用為目的，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢，推進(jìn)檔案管理由“平面化”向“數(shù)字化”轉(zhuǎn)型。

1.建立健全數(shù)字檔案資源建設(shè)制度體系，確保資源建設(shè)過程有規(guī)可循

目前，國家已經(jīng)建立相對明確的數(shù)字檔案資源建設(shè)有關(guān)工作規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）等。規(guī)范文件只對數(shù)字檔案資源建設(shè)中的某個(gè)環(huán)節(jié)或部分提出了要求，但就數(shù)字檔案資源建設(shè)整體而言，還缺乏引領(lǐng)性、系統(tǒng)性、全局性制度要求。

數(shù)字檔案資源建設(shè)涉及檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定、軟件平臺(tái)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)測試等眾多環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，應(yīng)結(jié)合自身行業(yè)特點(diǎn)對數(shù)字檔案資源的建設(shè)實(shí)施過程制定更加明確、具體、細(xì)化的管理制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范等。首先，檔案管理部門可以采取與其他部門和單位聯(lián)合開發(fā)的方式，明確數(shù)字檔案資源建設(shè)工作主體責(zé)任，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和具體人員，建立健全數(shù)字檔案資源建設(shè)主體責(zé)任人及相關(guān)部門、人員管理制度；其次，研究制定切實(shí)可行的建設(shè)方案和具體措施，規(guī)范數(shù)字檔案產(chǎn)出途徑，優(yōu)化數(shù)字檔案存儲(chǔ)方式，建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，強(qiáng)化數(shù)字檔案服務(wù)規(guī)范意識(shí)，確保在資源建設(shè)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)可循，有“法”可依。

2.加大數(shù)字檔案資源整合力度，提高數(shù)字檔案信息可利用性

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案信息需求的多樣性與檔案信息供給能力有限之間的矛盾日趨明顯。數(shù)字技術(shù)形式能夠突破以往檔案資源管理工作存在很多局限，把分散的多元化的數(shù)字檔案資源進(jìn)行有機(jī)整合，使其在結(jié)構(gòu)上趨于合理，在配置上趨于優(yōu)化，最大程度實(shí)現(xiàn)檔案本身的共享利用價(jià)值。

（1）加快數(shù)字化、電子化檔案數(shù)據(jù)信息整合，為數(shù)字檔案資源建設(shè)奠定資源基礎(chǔ)。2002年《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》提出要加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作；2013年國家提出實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略。20多年來，各級各類檔案管理部門持續(xù)加大檔案信息化進(jìn)程，大量數(shù)字化、電子化檔案信息資源應(yīng)運(yùn)而生。

對這些建設(shè)時(shí)期不同、開發(fā)手段不同、采集設(shè)備不同、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不同的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行技術(shù)分析、數(shù)字加工、分類聚合、數(shù)據(jù)標(biāo)引、數(shù)據(jù)封裝等有效干預(yù)，通過系統(tǒng)掛接或利用電子檔案WEB接口功能進(jìn)行數(shù)據(jù)信息整合，完成標(biāo)準(zhǔn)一致、符合規(guī)范要求的數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫搭建。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行深度挖掘、特性分析、應(yīng)用集成等，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫的屬性管理。對來源不同的資源數(shù)據(jù)庫，建立優(yōu)質(zhì)高效的數(shù)據(jù)互聯(lián)，推動(dòng)隔離的信息資源多向流通，提高數(shù)據(jù)信息的可交換性和流動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源整合。同時(shí)，根據(jù)檔案信息化技術(shù)特性加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全管理，從用戶、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等多方面建立防護(hù)機(jī)制，確保數(shù)字檔案資源有效、完整、安全、可控。

（2）推進(jìn)各類電子信息平臺(tái)整合，為數(shù)字檔案資源持續(xù)豐富化、多元化發(fā)展提供動(dòng)力?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展以來，為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程信息化，各類業(yè)務(wù)辦公信息平臺(tái)如雨后春筍般相繼上線。這些平臺(tái)會(huì)產(chǎn)出大量電子文件，或者說，通過平臺(tái)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理的流程中有眾多繁雜的文件屬于歸檔范圍內(nèi)，而這些平臺(tái)運(yùn)行過程大多相對獨(dú)立，產(chǎn)出的電子文件無法及時(shí)有效形成數(shù)字檔案，檔案資源庫的數(shù)字信息完善度受到很大影響。

平臺(tái)整合能夠?qū)ⅰ案髯詾檎钡臉I(yè)務(wù)辦公信息平臺(tái)通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)連接，使分散無序、形式各異的電子檔案數(shù)據(jù)經(jīng)過后臺(tái)采集、整理、加工、集成，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息流，自動(dòng)存儲(chǔ)到檔案資源數(shù)據(jù)庫中，由此，發(fā)布到檔案信息服務(wù)平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的橫向互通，擴(kuò)大數(shù)據(jù)信息的流通范圍，提供相應(yīng)的服務(wù)功能需求，使用戶無須進(jìn)行多平臺(tái)登錄就能實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的高效利用。此外，借助網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具、API接口傳輸?shù)燃夹g(shù)將網(wǎng)頁圖片、視頻、音頻等多媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、在線加工，轉(zhuǎn)化生成電子檔案，也將大大推動(dòng)數(shù)字檔案資源豐富化、多元化發(fā)展。

（3）開展科學(xué)有效的管理整合，為高效推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)保駕護(hù)航?；ヂ?lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)字檔案資源整合工作不僅需要技術(shù)的支撐，還要依靠科學(xué)的管理，營造與其相匹配的管理環(huán)境。不同部門之間要打破“自成一派”的管理理念，統(tǒng)一觀念、統(tǒng)一步調(diào)、協(xié)同合作。依托檔案部門實(shí)現(xiàn)對檔案資源的全方位管理，從源頭上實(shí)現(xiàn)檔案信息的“應(yīng)歸盡歸”，確保檔案資源的充分共享。

一是要明確數(shù)字檔案資源建設(shè)管理協(xié)調(diào)部門為專職檔案部門，負(fù)責(zé)數(shù)字檔案資源建設(shè)工作的統(tǒng)一調(diào)配和實(shí)施；二是明確部門人員分工，將不同階段、不同領(lǐng)域的數(shù)字檔案資源建設(shè)工作責(zé)任落實(shí)到人；三是要建立合理的數(shù)字檔案資源建設(shè)觀念，增強(qiáng)合作意識(shí)，由資源建設(shè)主體責(zé)任人對有關(guān)資源產(chǎn)出部門或個(gè)人積極進(jìn)行橫向溝通，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)工作落地實(shí)施，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案資源建設(shè)工作的全員支撐；四是應(yīng)促進(jìn)相關(guān)單位、部門的互相交流學(xué)習(xí)，貫徹落實(shí)檔案工作方針政策，穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)步伐。

3.打造智能化、人性化數(shù)字檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，提高互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案服務(wù)滿意度

數(shù)字檔案資源建設(shè)歸根結(jié)底必須構(gòu)建一個(gè)以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)或因特網(wǎng)為媒介，以檔案信息服務(wù)平臺(tái)為依托，以檔案目錄為線索、數(shù)字檔案資源庫為支撐、檔案資源雙向共享為延伸的數(shù)字檔案管理服務(wù)系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資源生成一體化、文檔管理一體化、服務(wù)利用一體化。

首先，優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)檔案服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)建立元數(shù)據(jù)空間定義、各類檔案元數(shù)據(jù)項(xiàng)定義、數(shù)據(jù)交換元數(shù)據(jù)項(xiàng)定義等，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)不規(guī)則內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)元數(shù)據(jù)空間信息的匹配，保證元數(shù)據(jù)捕獲完整；其次，通過采用群組、角色、組織架構(gòu)授權(quán)機(jī)制，減少管理人員大量的日常權(quán)限維護(hù)工作，提高檔案管理工作效率；最后，利用分庫管理模式，數(shù)據(jù)權(quán)限與功能權(quán)限完全獨(dú)立，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理、信息管理分離，保障數(shù)據(jù)信息及系統(tǒng)平臺(tái)安全。

智能化、人性化的數(shù)字檔案管理服務(wù)系統(tǒng)還應(yīng)強(qiáng)調(diào)打造交互式服務(wù)模式。一是信息資源檢索注重層次分明、結(jié)構(gòu)合理，便于發(fā)現(xiàn)并獲取有效信息；二是通過云數(shù)據(jù)分析，預(yù)測用戶需求傾向、行為趨勢等，提供體驗(yàn)式引導(dǎo)服務(wù)功能，定向推送數(shù)字檔案資源、資訊，接收用戶體驗(yàn)及數(shù)據(jù)反饋等，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與用戶需求之間的無縫對接，完成資源雙向共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分利用與最大增值。

此外，通過微博、微信公眾號、手機(jī)軟件客戶端等新媒體形式提供數(shù)字檔案資源服務(wù)，也是打破管理者與用戶的邊界感，拉近檔案資源與利用者時(shí)空距離，提升檔案服務(wù)滿意度的重要手段。

四、結(jié)語

數(shù)字檔案資源作為一種新型的檔案信息資源，是科技發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的重要體現(xiàn)。推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)不僅有利于持續(xù)促進(jìn)全領(lǐng)域信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展，也有利于提高數(shù)字檔案資源利用率，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，使檔案資源價(jià)值得以充分發(fā)揮。在各領(lǐng)域新時(shí)期加速發(fā)展的大背景下，檔案事業(yè)也應(yīng)主動(dòng)迎接信息化帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在實(shí)踐中注重理論和技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新，推進(jìn)檔案管理與服務(wù)模式的融合發(fā)展。

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基金項(xiàng)目：地震科技星火項(xiàng)目名稱：地震檔案數(shù)字信息資源整合與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建，項(xiàng)目編號：Dz20180316006。

作者簡介：馮振瑋（1980—），女，漢族，河北石家莊人，大專，館員，研究方向：科技檔案管理及檔案信息化建設(shè)。