芻議信息時代高校檔案信息化建設(shè)策略

錢坤　楊菲

摘 要：進入二十一世紀后，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，以及新型科學技術(shù)的不斷創(chuàng)新，計算機與信息技術(shù)得到了飛速的演化應(yīng)用。新時期的高校檔案管理工作，在信息技術(shù)加持下，取得了巨大的進步和成就。尤其是檔案管理軟件的不斷應(yīng)用，促使著高校檔案信息化建設(shè)，邁上了新的技術(shù)臺階。在信息化時代背景下，高校檔案信息化建設(shè)，有著極為重要的現(xiàn)實意義和時代價值。本文旨在對高校檔案信息化基本內(nèi)涵及其必要價值進行分析，探討高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、存在問題及信息化建設(shè)的策略，希望可以為其他地區(qū)高校的高校檔案信息化建設(shè)提供思路。

關(guān)鍵詞：信息時代；高校檔案管理；信息化建設(shè)；相關(guān)策略；分析研究

基金項目：楊凌職業(yè)技術(shù)學院2021年院內(nèi)基金項目《智慧校園建設(shè)中的檔案信息化建設(shè)研究》研究成果（項目編號SK21-55）

近些年來，國家大力支持和發(fā)展計算機信息相關(guān)產(chǎn)業(yè)，促使著計算機信息技術(shù)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。現(xiàn)代化的社會經(jīng)濟發(fā)展中，計算機信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生產(chǎn)、生活、學習和工作的各個領(lǐng)域中。對于高校教育教學工作來講亦是如此。檔案管理是高校教育教學工作重要環(huán)節(jié)，是高校快速規(guī)?；l(fā)展及學生知識汲取的重要組成?，F(xiàn)代化高校檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)成為新時期檔案數(shù)字化管理的重要方向。為此，強化高校檔案管理的數(shù)字化和信息化水準，加快高校檔案信息化建設(shè)步伐，是新時期和新形勢下，高校檔案管理部門工作的重要課題和主要方向。

1 高校檔案信息化基本內(nèi)涵

高校檔案信息化建設(shè)，是指高校檔案管理部門借助和利用檔案信息資源，對檔案信息管理空間進行構(gòu)建，形成一個由眾多檔案資源庫群組成的檔案管理中心，并將檔案資源群與檔案資源用戶進行融合，從而實現(xiàn)高校檔案信息化的高效化和便捷化。具有信息數(shù)字化、信息資源共享化、信息檢索便捷化、信息組織和網(wǎng)絡(luò)傳輸化的特點。通過將現(xiàn)代化計算機及信息技術(shù)進行全面化和精細化滲透，可以實現(xiàn)檔案管理信息化舉措的完美融合。信息化時代背景下，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)，已經(jīng)成為各個行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在全國各地區(qū)高校檔案管理工作中，具有極為普遍性的應(yīng)用，受到廣大高校教師、學生及相關(guān)人員的追捧，更直接促進了高校教育教學的現(xiàn)代化進程。

需要注意的是，檔案信息化和數(shù)據(jù)化建設(shè)，前提依然是檔案管理，這是核心和關(guān)鍵。隨著時代的進步和科技的創(chuàng)新，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)不是一成不變的，而是一項長期性和可持續(xù)發(fā)展過程。通過對新型計算機技術(shù)和信息技術(shù)進行植入和滲透，可以保證檔案管理工作不斷進行優(yōu)化和改進，使得檔案管理工作滿足現(xiàn)代化檔案管理相關(guān)要求。

2 高校檔案信息化建設(shè)必要性

2.1 檔案信息化建設(shè)，是高校檔案管理工作時代新趨勢

近些年來，隨著時代的發(fā)展和進步，國家在高校改革方面新政策、新規(guī)定層出不窮，使得高校檔案資料管理工作愈發(fā)重要。隨著電子計算機技術(shù)、計算機信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和引進，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式方法逐漸被淘汰，慢慢淡出了高校檔案管理的舞臺。而各種新概念、各種新模式、各種新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)和滲透，使得檔案信息化建設(shè)逐漸被廣大師生認可。由此看來，檔案信息化建設(shè)，是高校檔案管理工作的新趨勢和新需求。

2.2 檔案信息化建設(shè)，是高校檔案管理工作新方法新方式

在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，由于技術(shù)、設(shè)備、模式方面存在些許欠缺，導(dǎo)致實際的高校檔案管理工作往往存在各種問題和困難。通過將計算機技術(shù)和信息技術(shù)進行滲透和植入，可以對現(xiàn)階段高校檔案管理工作進行全面化和精細化改進，從而促進高校檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。與此同時，隨著社會生產(chǎn)技術(shù)的不斷提升，高校檔案館藏數(shù)量也持續(xù)性攀升，現(xiàn)有的檔案館儲藏空間有限，無法滿足新時代檔案管理需求。通過檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)，可以改善高校檔案管理工作新方法和新方式，使得檔案管理工作可以實現(xiàn)全面化收集、整理和鑒定、保存，全面促進高校電子檔案資料管理的科學化、信息化和專業(yè)化。

2.3 檔案信息化建設(shè)，是推動高校檔案管理的重大變革

從檔案資源的發(fā)展歷程來看，檔案資源管理工作，是伴隨著人類社會的發(fā)展和進步，由來已久的資料管理形式，見證了人類社會發(fā)展歷史記錄，是人類社會不可替代和不可或缺的信息資源形態(tài)。高校檔案管理工作，是人類社會檔案資源管理的結(jié)晶。利用計算機技術(shù)與信息技術(shù)，可以將各層次檔案資源管理與高校信息化建設(shè)相結(jié)合，可以最大程度上實現(xiàn)檔案資源管理的集聚，充分實現(xiàn)社會檔案資源的共享，大大改變傳統(tǒng)館藏模式下的高校檔案資源管理模式，充分發(fā)揮出高校檔案資源管理社會價值與經(jīng)濟價值。由此可見，高校檔案資源信息化和數(shù)據(jù)化管理形態(tài)，是對傳統(tǒng)高校檔案紙質(zhì)管理模式的突破變革。

3 開展高校檔案信息化建設(shè)必須認清的主要問題

3.1 高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視程度不足

部分地區(qū)高校領(lǐng)導(dǎo)，對于高校檔案信息化建設(shè)重要性和必要性認知不清晰，甚至可以說目光短淺，對于高校檔案信息化管理，人力、物力、財力支持力度遠遠不夠，阻礙了高校檔案管理水平和效益。

3.2 信息化建設(shè)設(shè)備系統(tǒng)落后

高校檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，是具有技術(shù)指標的信息化設(shè)備系統(tǒng)。部分地區(qū)高校資金缺乏，且技術(shù)指標不足，使得一些落后的信息化系統(tǒng)設(shè)備儀器，進入到高校檔案管理工作中，直接造成高校檔案管理信息化執(zhí)行效率低。

3.3 檔案信息化建設(shè)安全性不足

信息化和網(wǎng)路化系統(tǒng)平臺下，很容易出現(xiàn)各種信息安全性威脅或隱患問題。比如各種信息病毒、木馬，可以直接竊取到高校信息機密。

3.4 高校檔案信息化人才隊伍缺乏

部分落后地區(qū)的高校檔案資源管理人員，依然沿用的是早期傳統(tǒng)的檔案管理人員，他們中很多對現(xiàn)代化計算機技術(shù)和信息技術(shù)掌握不是很精準，一旦遇到數(shù)字化和信息化檔案管理內(nèi)容，便不知所措，在一定程度上影響到高校檔案信息化建設(shè)水準和檔案管理執(zhí)行效率。

4 信息時代高校檔案信息化建設(shè)策略探討

4.1 強化高校檔案信息化人才隊伍建設(shè)

高校檔案信息化工作的順利開展，需要一支檔案信息化人才隊伍。構(gòu)建一支具有計算機及信息化知識結(jié)構(gòu)、高素質(zhì)高水平高素養(yǎng)的現(xiàn)代化人才隊伍，是十分必要且十分重要的。首先，高校檔案館相關(guān)部門，要在提升檔案相關(guān)工作人員政治素養(yǎng)的同時，加大對工作人員信息專業(yè)化的培訓(xùn)力度，尤其要加強檔案管理相關(guān)人員在新技術(shù)、新設(shè)備、新方法、新模式方面的培訓(xùn)，使得他們可以與時俱進積極掌握信息技術(shù)知識，提高他們在運用計算機技術(shù)與信息技術(shù)方面的技能。其次，各地區(qū)高校檔案管理部門，要緊密結(jié)合本校檔案管理需求及實際，積極吸納高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，直接進入到檔案管理體系當中，對現(xiàn)有傳統(tǒng)管理模式進行革新?；蛘卟扇　安磺笏械笏谩钡娜嵝粤鲃臃绞剑ＷC高素質(zhì)、高學歷、高能力的檔案資源管理人才可以“取其所長”和“物盡其用”，全面提升高校檔案信息化建設(shè)水準和效率。

4.2 積極加快高校數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

為了積極適應(yīng)新時代下的互聯(lián)網(wǎng)和信息化建設(shè)，絕大多數(shù)高校都建立了自己的校園網(wǎng)，學校情況、教學情況、資源情況、業(yè)績情況在網(wǎng)上公開。在新時代信息化背景下，高校要提高數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)水準，適應(yīng)數(shù)字化檔案資源管理需求，滿足高校檔案信息化建設(shè)要求。第一，各地區(qū)高校要在數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，加大基本信息和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施投入，要全面推進信息管理系統(tǒng)化。第二，要積極運用先進的計算機和信息技術(shù)，建立起以檔案資源管理為核心的多媒體全文數(shù)據(jù)庫，同時開展檔案搜索、檔案傳遞、檔案公開功能，實現(xiàn)高校檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)咨詢目標。第三，要加大對高校數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)安全投入力度，尤其在檔案資源信息化安全管控方面，要從技術(shù)角度、設(shè)備角度、人員角度等全面入手，確保高校檔案信息資源可以始終保持在保密和安全的標準基礎(chǔ)上。

4.3 積極構(gòu)建高校檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

提升高校檔案信息化建設(shè)水準，積極構(gòu)建高校檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，是必要的途徑和措施。

4.3.1積極組建檔案目錄。要將檔案館資源信息目錄直接錄入到計算機存儲器當中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的有效鏈接。數(shù)據(jù)庫主要是用來存儲結(jié)構(gòu)化的信息知識，而數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)則是在操作系統(tǒng)管控下，對數(shù)據(jù)信息用戶訪問控制，從而確保數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的完整性和安全性。無論是圖像信息、視頻信息還是文字信息，都可以直接錄入到檔案信息資源數(shù)據(jù)庫中。

4.3.2積極構(gòu)建檔案信息檢索。對于建立好的檔案資源信息庫，要積極搭建檔案信息檢索功能，要將數(shù)量龐大的數(shù)字化檔案信息，直接管理得井井有條，發(fā)揮出計算機技術(shù)和信息技術(shù)，在資源信息檢索中的快捷和精準化功能。在進行檔案信息檢索功能構(gòu)建時，相關(guān)人員要正確區(qū)分不同的檔案信息種類，要實現(xiàn)對信息資源的數(shù)字化處理，保證檢索查詢系統(tǒng)可以全面、系統(tǒng)、精準提供檔案信息。此外，要建立檔案著錄標引和檔案機讀目錄，對檔案資料的主題內(nèi)容、載體物質(zhì)、參考價值、管理情況進行標注，為檔案目錄數(shù)據(jù)管理提供必要的技術(shù)支持。

4.4 全面提高高校檔案信息化建設(shè)安全化性能

計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，確實大大提升了高校檔案管理品質(zhì)和效率，但依然存在著某些安全漏洞和問題，尤其是共享信息和數(shù)據(jù)，使得高校檔案管理工作中，系統(tǒng)信息被篡改的危險性較高。為此，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)背景下，提高信息化檔案管理的安全性，顯得至關(guān)性重要。第一，高校檔案管理人員要從網(wǎng)絡(luò)共享需求出發(fā)，在系統(tǒng)設(shè)置上增加訪問權(quán)限，積極做好身份識別，強化對高校檔案管理的管控力度。第二，高校檔案管理人員還要定期進行網(wǎng)絡(luò)安全維護，必要時可以設(shè)置防火墻，進行安全軟件更新和升級。第三，高校檔案管理人員，要定期做好網(wǎng)絡(luò)設(shè)備管理和革新工作，要定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進行清潔，對于發(fā)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備軟硬件問題，要做好安全性與保護性預(yù)防工作。第四，高校檔案管理相關(guān)部門，要積極研發(fā)和制定出檔案電子信息管理制度，實現(xiàn)檔案信息公開、檔案信息安全、檔案信息管理機制建設(shè)精細化，形成系統(tǒng)化和精準化檔案信息化建設(shè)激勵和約束機制，最大程度上防止檔案信息資源泄密和失密。第五，高校檔案管理相關(guān)部門，要居安思危，對于關(guān)鍵性和重點性的檔案資料，可以根據(jù)需要進行電子檔案提前或者異地備份，積極開辟數(shù)據(jù)安全和備份空間，對于關(guān)鍵性和重點性電子檔案和音像檔案資料進行專庫化管理。

4.5 加快檔案信息化標準制定，重視檔案管理軟件開發(fā)

在進行高校檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門要加強檔案信息化標準設(shè)計?？梢詮男畔①Y源、使用標準、制度建設(shè)、資源輸出、執(zhí)行標的等方面入手，全面進行檔案信息化標準制定。如若本校在進行檔案信息化標準制定中，確實缺乏經(jīng)驗缺少依據(jù)，可以積極借鑒其他地區(qū)高校經(jīng)驗教訓(xùn)，參考其他高校檔案數(shù)字化治理技術(shù)和標準，通過制度化設(shè)定、資源化輸出、執(zhí)行標的完善，對高校檔案信息化建設(shè)進行全面規(guī)范。高校檔案管理還要重視檔案管理軟件開發(fā)，將最新研究成果直接運用到檔案信息化管理工作中。在檔案管理軟件開發(fā)中，要嚴格按照國家規(guī)范和標準進行研發(fā)。同時，研發(fā)對象和主體要緊密結(jié)合本校檔案管理實際需要，避免出現(xiàn)無用功現(xiàn)象?？梢圆扇∨c軟件公司、相鄰高校、科研生產(chǎn)單位進行合作，研發(fā)出具有自主知識產(chǎn)權(quán)的檔案管理軟件，全面提高高校檔案信息化技術(shù)水準，進而實現(xiàn)自主知識產(chǎn)權(quán)檔案管理軟件在全國高校中的全面性推廣和執(zhí)行。

總結(jié)：

綜上所述，數(shù)字化和信息化檔案管理和建設(shè)，是新時期高校教育教學工作的重要組成。各地區(qū)高校檔案管理部門，要充分認識到數(shù)字化檔案管理，對于高校各個領(lǐng)域的影響和滲透。要積極發(fā)揮檔案管理的重要價值與作用，為現(xiàn)代化高校發(fā)展以及現(xiàn)代化高校教育落實，提供必要的信息服務(wù)。雖然現(xiàn)階段我國各地區(qū)高校在檔案信息化建設(shè)中取得了一定進展，但是整體來看依然有較大進步空間。現(xiàn)代化的高校檔案數(shù)字化和信息化管理工作，既要汲取國外經(jīng)驗教訓(xùn)，也要依靠政府相關(guān)政策支持，既要發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)點和價值，更要“取其精華”“推陳出新”，從而可持續(xù)性推動各地區(qū)高校檔案管理數(shù)字和信息化建設(shè)進程。

參考文獻

[1]李紅豆.高校檔案信息化建設(shè)中的問題及對策研究[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022（28）：117-119.

[2]卓小柳. 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新研究[N].山西科技報，2022-07-25（B07）.DOI：10.287

[3]王茜.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)路徑研究[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2022（13）：92-93.

[4]張曉培，高夢杰.基于信息生態(tài)理論的高校檔案信息化建設(shè)分析框架[J].黑龍江檔案，2022（03）：64-66.

[5]黃靜，閉線林 ，黃凡玨.數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新研究[J].蘭臺內(nèi)外，2022（15）：36-38.

[6]阮晶晶，李覓.云計算在高校檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用探究[J].城建檔案，2021（12）：42-43.

[7]肖玉芳，魏圣霏.云計算平臺下應(yīng)用型本科高校檔案信息化建設(shè)探究[J].濰坊學院學報，2021，21（06）：114-117.

[8]劉少朋，雷曉蓉，楊雯.高校檔案信息化安全體系建設(shè)中存在的問題與應(yīng)對策略[J].機電兵船檔案，2021（06）：62-64.

[9]儲華.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)分析[J].文化產(chǎn)業(yè)，2021（29）：29-31.

[10]李文瓊.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案信息化建設(shè)探究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（28）：1-3.

[11]張莉.基于智慧校園背景下的高校檔案信息化建設(shè)研究[J].城建檔案，2021（08）：24-25.

[12]金鋒.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素及解決策略研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（08）：10-12.

作者簡介：錢坤，碩士學位，楊凌職業(yè)技術(shù)學院館員，研究方向：檔案管理。

楊菲，西安科技大學。