信息技術(shù)支持下辦公室檔案管理工作效率提升對策

謝梅秀

(中共清流縣委政法委員會,福建 三明 365300)

0 引言

隨著網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)越來越廣泛的應用到人們的生活工作中。在此背景下,無疑給復雜繁瑣的辦公室檔案管理工作帶來了新的機遇,注入了新的活力。辦公室工作中涉及到檔案管理的環(huán)節(jié),均可進行各類信息及大數(shù)據(jù)技術(shù)的引進和實施,從而強化檔案的信息收集及管理工作質(zhì)量。為查閱檔案資源的人員提供較大便利,能夠為檔案管理工作人員整理檔案、搜集檔案、從事一切與檔案管理有關(guān)的工作提供便利,既提升了檔案的查閱效率、又便于工作人員對檔案進行收集、整理。因此,各單位必須對此引起重視,以實踐應用效果為基礎(chǔ),進行高效方式的引進,在檔案管理工作中進行各類信息技術(shù)的融合,加快檔案管理工作速度,減輕工作壓力,使檔案管理工作的質(zhì)量得到優(yōu)化。

1 存在的問題

1.1 信息化技術(shù)手段在檔案管理工作中被忽視

目前來講,較大占比的檔案管理人員尚未對檔案管理工作有全面的認識,尤其是在傳統(tǒng)思想的干擾下,認為檔案管理中應用信息化技術(shù)并沒有給工作帶來便利,而是增加了工作難度、工作量,阻礙了工作的進展。此外,許多單位在進行檔案工作時,忽略了利用信息技術(shù)方法對檔案工作的益處,并沒有給工作人員提供切實有效的技術(shù)指導,也沒有為此項技術(shù)的融入提供資金支持,使信息技術(shù)的優(yōu)勢無法發(fā)揮出來,無法提升辦公室檔案管理工作的效率[1]。

1.2 尚未建立完善的信息化管理制度

隨著信息技術(shù)不斷深入到各單位的工作中,各單位的工作流程、工作內(nèi)容、工作標準發(fā)生了一系列的變化,使得檔案資料的管理流程、管理形式、管理標準也隨之發(fā)生變化[2]。但在對檔案資料處理的各個環(huán)節(jié),并未對有關(guān)權(quán)限和職責進行清晰的劃分,這就妨礙了將信息技術(shù)與檔案管理工作相融合,從而限制了檔案工作的高品質(zhì)發(fā)展。另外,在實際工作中,大部分單位并沒有提供相應的學習機會,讓本單位的一線檔案管理工作人員進行學習,使得大部分工作人員對于信息技術(shù)的應用還不熟練,在實際工作中,遇到需要應用信息技術(shù)的工作,工作人員出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象,使得信息化檔案管理工作不能落到實處;由于工作人員不能熟練掌握信息化檔案管理技術(shù),在工作中無法利用該技術(shù)提升工作效率,無法將信息技術(shù)的最大效能發(fā)揮出來,使得一線的工作人員對將信息技術(shù)手段同檔案管理工作結(jié)合起來的認知仍停留在傳統(tǒng)階段,在一定程度上制約了檔案管理工作的高質(zhì)量開展[3]。

1.3 專業(yè)性的信息技術(shù)人才匱乏

目前,很多單位都在辦公室檔案管理工作中引入了信息技術(shù),但在實際工作中,由于缺乏專業(yè)性的信息技術(shù)人才,使得這項技術(shù)的應用沒有落到實處,在檔案工作中沒有充分地利用它的優(yōu)點,不能提高檔案工作的效能[4]。在將信息技術(shù)同檔案管理工作有機結(jié)合的過程中,對一線工作人員提出了更高的要求,要求一線工作人員在具備檔案管理專業(yè)知識的基礎(chǔ)上還要具備計算機專業(yè)知識,但是,在實際工作中,大部分單位并沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位,多數(shù)是其他部門的人員兼職,很多單位甚至都沒有設(shè)立檔案管理部門,這些人員只是順帶從事檔案管理工作,其本身還有很多的本職工作需要完成,工作量極大,這讓他們在對檔案資料進行管理時,將自己的注意力集中在了其他方面,不能全神貫注地去學習檔案管理方面的知識。有的單位雖然配置了專門的辦公室檔案管理人員,但基本上從事該項工作的人員年齡偏大,對于信息技術(shù)的接受程度不高,沒有學習新技術(shù)的意識,這些問題都是阻礙信息技術(shù)應用在檔案管理工作中,不能提高檔案館的工作效能[5]。

1.4 檔案信息存在丟失、損壞、泄漏隱患

現(xiàn)階段,信息技術(shù)已經(jīng)被人們廣泛的應用起來,滲透到人們的生活領(lǐng)域、學習領(lǐng)域、工作領(lǐng)域,為人們的生活工作帶來了一定的便利,但由于信息技術(shù)的開放性特點,在應用該技術(shù)時,辦公室的檔案資源存在泄漏隱患,一旦網(wǎng)絡遭到攻擊,或者是單位的計算機受到病毒的破壞,那么,檔案資源在很大程度會出現(xiàn)丟失、損壞的情況,對單位造成無法估計的損失。而且很多單位的檔案管理人員也不具備憂患意識,沒有實時備份檔案信息的概念,檔案資源一旦丟失或損壞,無法找回[6]。部分單位在將信息技術(shù)應用在辦公室檔案管理中時,沒有設(shè)置有效的評價體系、反饋體系,使得工作人員在使用過程中遇到的問題沒有反饋渠道,不能得到有效解決。另外,將信息技術(shù)應用在辦公室檔案管理中,兩個不同的部門在匯集檔案資源時,不能通過檔案管理系統(tǒng)直接進行,因為部門不同,系統(tǒng)也不同,所以需要工作人員對資料進行轉(zhuǎn)換,在轉(zhuǎn)換的過程中,工作人員如操作不當容易出現(xiàn)資料丟失、資料損壞的問題,使得檔案信息化管理效果不盡如人意。

2 信息技術(shù)支持下提升辦公室檔案管理工作效率的策略

2.1 對于信息化檔案管理工作引起重視

在當今信息化社會的大趨勢下,各單位要轉(zhuǎn)變思想觀念,充分認識到信息技術(shù)手段同檔案管理工作有機結(jié)合起來后能夠帶來的便利,加大力度推廣信息化檔案管理工作,將一線工作人員從復雜繁瑣的搜集檔案、整理檔案、查閱檔案的工作中解放出來,降低人工勞作強度,使檔案管理的工作效率得到提高,檔案管理的工作質(zhì)量得到優(yōu)化。

首先,讓工作人員切實的感受到在工作中應用信息技術(shù)手段,能夠提高工作效率,引起一線工作人員的重視,使其能夠主動的學習信息技術(shù),端正工作態(tài)度,愿意去學習同檔案管理工作相關(guān)的計算機信息技術(shù),并且能夠?qū)⑺鶎W習到的知識、技術(shù)同日常工作有機結(jié)合起來,提升工作效率,最大化的將信息技術(shù)的效能發(fā)揮出來。其次,單位的領(lǐng)導層要將檔案管理工作同各個部門的工作緊密結(jié)合起來,讓各部門的員工充分認識到檔案管理工作同本部門的工作息息相關(guān),在提供檔案資源、檔案內(nèi)容時能夠主動的應用信息技術(shù),以便信息化檔案管理工作在各個部門中順利、有序地開展,進一步提升檔案管理工作效率[7]。

2.2 建立健全辦公室檔案信息化管理制度

各單位在將信息技術(shù)應用在辦公室檔案管理工作中時,應根據(jù)本單位的業(yè)務范圍、發(fā)展情況制定出同本單位實際相符的規(guī)章制度,使一線工作人員在日常工作中有工作標準可以遵照,能夠有序地收集檔案、整理檔案、存儲檔案,為日后相關(guān)人員快速借閱檔案資源、查詢檔案資源打下堅實的基礎(chǔ)。在規(guī)章制度的制定過程中,要設(shè)立清晰的管理目標,確保內(nèi)容全面,包括具體的實施規(guī)范以及實施標準,保證制度的規(guī)范化和合理性。

2.3 建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案管理隊伍

影響信息化檔案管理工作關(guān)鍵的因素是專業(yè)的技術(shù)人才,各單位必須高度重視信息技術(shù)人才的引進和培養(yǎng)工作,力爭建設(shè)出一支素質(zhì)高、專業(yè)技術(shù)水平高、檔案管理知識扎實的檔案管理人才隊伍。

首先,充分認識到將信息技術(shù)和檔案管理工作有機結(jié)合起來的重要性和必要性,對本單位的工作人員進行培訓,提升其信息技術(shù)水平、基礎(chǔ)知識水平。也可以組織本單位的檔案管理人員到信息化檔案管理工作開展情況較好的兄弟單位進行參觀學習,借鑒其經(jīng)驗,提升自身的工作效率。

其次,各單位要同各個高校保持長期的合作關(guān)系,由高校將專業(yè)的信息技術(shù)人才輸送到單位中,為辦公室的檔案管理注入新鮮血液。同時,在招聘人才過程中,對于技術(shù)水平優(yōu)秀、專業(yè)知識扎實、具有較高的職業(yè)素養(yǎng)的復合型人才,各單位要通過提高薪酬待遇、建立長遠的職業(yè)規(guī)劃、提供良好的工作環(huán)境等條件吸引人才,留下人才。

2.4 引用先進的信息檔案系統(tǒng),提升檔案管理共享度、安全性

檔案管理工作非常繁瑣復雜,為了減輕工作人員的勞作強度,提升工作效率,各單位要投入一定的經(jīng)費,引進先進的檔案信息系統(tǒng),并加以應用,讓工作人員在日常工作中通過信息系統(tǒng)完成檔案的搜集、整理工作,將工作人員從繁重的紙質(zhì)檔案管理工作中脫身出來,全身心的投入到學習電子檔案管理上。同時,充分利用掃描技術(shù)、讀寫技術(shù),直接將紙質(zhì)檔案資料的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文字,保存在計算機中,既提高了檔案資料內(nèi)容的清晰度,又能夠降低人力勞動強度,實現(xiàn)雙贏。從事檔案管理工作的人員要會用信息化系統(tǒng),更要能用好信息化系統(tǒng),能夠最大化的發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,讓檔案管理工作更便捷。

在信息系統(tǒng)應用期間,各部門要利用信息技術(shù)創(chuàng)建出信息共享渠道,為工作人員搜集不同部門的資料、數(shù)據(jù)提供便利,使后期的整理、歸檔工作能夠順利進行。同時,各單位要及時升級信息系統(tǒng),維護信息系統(tǒng),為信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行做好全面保障,在信息系統(tǒng)的支持下提升檔案管理工作質(zhì)效。另外,由于互聯(lián)網(wǎng)和計算機開放性的特點,檔案資源的安全性要引起各單位的重視,各單位的信息技術(shù)人才應將創(chuàng)建核心數(shù)據(jù)庫工作提上日程,未雨綢繆,做好檔案資料的備份工作,包括重要的、核心的、關(guān)鍵的檔案資料,在計算機受到病毒破壞,或者是網(wǎng)絡受到攻擊,或者是工作人員工作失誤,造成的檔案資料丟失、損毀、不可恢復時,保障重要檔案、關(guān)鍵檔案的安全。對于一些重要的檔案資源采取切實有效的安全保護措施,比如,應用區(qū)塊鏈加密技術(shù)、水印加密技術(shù)、進入系統(tǒng)需要動態(tài)驗證碼技術(shù)、數(shù)字密碼技術(shù)等。

3 結(jié)語

總之,在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天,將信息技術(shù)應用在辦公室檔案管理中是大勢所趨,各單位必須對信息化檔案管理工作引起重視,不斷完善和調(diào)整信息化檔案管理制度,使檔案管理工作人員有據(jù)可依,建設(shè)一支高質(zhì)量的專業(yè)人才隊伍,確保在檔案管理的日常工作中有效應用信息技術(shù),加大資金投入力度,將先進的信息檔案系統(tǒng)應用到檔案管理工作中,提升檔案管理的安全性、共享度,多措并舉,充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,提升檔案管理工作效率。