新時代檔案管理工作的科學(xué)化

劉宇楠

(隆化縣殘疾人聯(lián)合會,河北 承德 068150)

0 引言

在各項經(jīng)營管理工作中,檔案管理工作占據(jù)著較為關(guān)鍵的地位,將會在一定程度上為其他管理工作帶來影響,需要保持跟進(jìn)和重視。尤其是在當(dāng)前新時代背景下,更需要結(jié)合時代背景和社會的信息化發(fā)展趨勢進(jìn)行分析,探索可以推動檔案管理工作在新時代實現(xiàn)科學(xué)化發(fā)展的思路與方式。

而在具體的科學(xué)化轉(zhuǎn)型發(fā)展實踐中,檔案管理工作難免遭遇各種現(xiàn)實性的問題狀況,難以充分確?？茖W(xué)化轉(zhuǎn)型成果。因此,需要深入地認(rèn)識到檔案管理工作當(dāng)前的進(jìn)行現(xiàn)狀與問題,以便為后續(xù)選取正確方向采取策略的實踐過程提供理論性的指導(dǎo)與支持。

1 檔案管理工作的進(jìn)行現(xiàn)狀

當(dāng)前受限于主客觀影響因素,檔案管理工作在部分情況下未能取得良好的工作成果,仍需面對一定的問題性狀況。具體而言,問題集中體現(xiàn)在檔案管理的理念及方式較為傳統(tǒng),未能樹立更正確的檔案管理意識,檔案管理現(xiàn)有工作機(jī)制有待完善,信息化轉(zhuǎn)型的發(fā)展水平未達(dá)預(yù)期等方面。

1.1 檔案管理的理念及方式較為傳統(tǒng)

在實際的檔案管理工作中,管理理念及方式可以為工作質(zhì)量帶來相對直觀的影響,需要檔案管理人員保持重視[1]。在各項運營管理工作持續(xù)深化改革的過程中,檔案管理工作也需要相應(yīng)地結(jié)合改革大勢做出調(diào)整,而部分檔案管理人員在這一方面認(rèn)識和重視均較為不足,傾向于沿用相對傳統(tǒng)的管理理念及管理方式,并未結(jié)合新時代背景做出調(diào)整和優(yōu)化。除此之外,管理層未能對檔案管理工作引起足夠的重視,以至于從事檔案管理工作的專職人員較少,或是綜合素養(yǎng)表現(xiàn)欠佳。在較為傳統(tǒng)的檔案管理理念及方式下,一方面難以確保檔案管理工作可以實現(xiàn)科學(xué)化的轉(zhuǎn)型,另一方面甚至可能影響實際的工作效率。

1.2 未能樹立更正確的檔案管理意識

在整理和歸檔檔案信息時,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從嚴(yán)依照相關(guān)的管理規(guī)范進(jìn)行工作,及時收集整合檔案信息,進(jìn)行鑒別分類和整理移交等工作,確保檔案資料及時成形。在此過程中,檔案管理人員在工作意識方面的實際表現(xiàn)較為關(guān)鍵,可以直接影響到實際的工作質(zhì)量。

1.3 檔案管理現(xiàn)有工作機(jī)制有待完善

工作機(jī)制的完善性表現(xiàn)較為關(guān)鍵,不僅可以影響到具體檔案管理工作實踐的工作質(zhì)量表現(xiàn),還可以為檔案管理工作的科學(xué)化轉(zhuǎn)型過程帶來一定的影響[2]。當(dāng)前,檔案管理工作現(xiàn)有的工作機(jī)制在完善性方面表現(xiàn)欠佳,不僅難以確保工作成果,還有可能影響到后續(xù)的科學(xué)化轉(zhuǎn)型發(fā)展過程。一是表現(xiàn)為檔案管理部門組織架構(gòu)健全性不足,實際的管理職能未能得到明確劃分,以至于檔案管理工作在規(guī)范性方面難以表現(xiàn)良好。二是表現(xiàn)為檔案管理工作制度在實際工作中的落實程度有限,并未充分地將實際的檔案管理工作需求體現(xiàn)在管理制度中,也就難以發(fā)揮管理制度的支撐性作用。

1.4 信息化轉(zhuǎn)型的發(fā)展水平未達(dá)預(yù)期

在信息化發(fā)展逐步在社會各行各業(yè)中成為主流發(fā)展方向之后,信息化發(fā)展同樣可以為檔案管理工作帶來諸多的便利,不僅可以大幅提升工作效率及工作效果,還可以減少人工紙質(zhì)作業(yè)方式可能帶來的偏差問題。而當(dāng)前,信息化發(fā)展在實際的檔案管理工作中體現(xiàn)較為不足。一是對于檔案管理工作信息化進(jìn)行所需的設(shè)備配置缺乏足夠的關(guān)注和重視,同時也未在信息化檔案管理軟件方面投入較多的資金和資源,以至于檔案管理工作實際所能實現(xiàn)的信息化發(fā)展水平較為不足。二是檔案管理人員的信息素養(yǎng)表現(xiàn)有限,難以熟練運用信息化手段組織檔案管理工作,也就無法為檔案管理工作的科學(xué)化進(jìn)行創(chuàng)造條件。

2 新時代檔案管理工作的科學(xué)化轉(zhuǎn)型方向

為求確保檔案管理工作可以在新時代下實現(xiàn)科學(xué)化的轉(zhuǎn)型發(fā)展,應(yīng)當(dāng)切實地把握具體的轉(zhuǎn)型方向,以便確保實際的發(fā)展成果可以符合預(yù)期[3]。具體而言,可以選取以下方向推動檔案管理工作的科學(xué)化轉(zhuǎn)型,諸如認(rèn)識到信息化發(fā)展在檔案管理中的意義,及時錄入檔案信息形成電子檔案并歸檔,結(jié)合既有檔案管理工作現(xiàn)狀推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化等。

2.1 認(rèn)識到信息化發(fā)展在檔案管理中的意義

在當(dāng)前的新時代背景下,檔案管理工作的科學(xué)化轉(zhuǎn)型與信息化發(fā)展已經(jīng)密切相關(guān),因而認(rèn)識到信息化發(fā)展在檔案管理中的意義也就相應(yīng)地成為了科學(xué)化轉(zhuǎn)型的重要方向之一。在較為傳統(tǒng)的檔案管理模式下,檔案管理人員主要以紙質(zhì)文件的形式組織管理,不僅工作效率及效果得不到保障,還難免會在人工紙質(zhì)文件操作過程中出現(xiàn)記錄誤差,以至于檔案管理工作實際的科學(xué)性表現(xiàn)較為不足。而在信息化的檔案管理模式下,檔案管理人員可以借助計算機(jī)軟硬件實現(xiàn)更加高效便捷的檔案管理,可以直接掃描紙質(zhì)文件錄入信息化檔案管理系統(tǒng)中,確保檔案信息在完整性和真實性方面的實際表現(xiàn),進(jìn)而助推檔案管理工作的科學(xué)化轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2.2 及時錄入檔案信息形成電子檔案并歸檔

在推動檔案管理工作實現(xiàn)科學(xué)化轉(zhuǎn)型發(fā)展時,及時錄入檔案信息形成電子檔案文件并歸檔同樣屬于科學(xué)化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)方向,需要檔案管理人員以此為支點確保檔案管理工作可以實現(xiàn)科學(xué)化的轉(zhuǎn)型[4]。具體而言,在檔案信息產(chǎn)生之后,檔案管理人員需要盡其所能地迅速依照相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理處理,錄入為電子檔案并進(jìn)行編碼處理,以便確保檔案信息排列及歸檔的有序性表現(xiàn)。在即刻編號之后,檔案信息的產(chǎn)生時間可以更加清晰地得到記錄,為后續(xù)的歸檔取閱提供便利。在此過程中,管理層應(yīng)當(dāng)對此引起重視,結(jié)合電子檔案管理現(xiàn)狀制定相應(yīng)的配套管理制度,為檔案管理人員提供標(biāo)準(zhǔn)化處理電子檔案的指導(dǎo)與支持。

2.3 結(jié)合既有檔案管理工作現(xiàn)狀推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化

在具體的檔案管理工作實踐中,推進(jìn)紙質(zhì)檔案文件標(biāo)準(zhǔn)化也是實現(xiàn)科學(xué)化轉(zhuǎn)型的有效方向,需要引起足夠的重視。在推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行時,還應(yīng)相應(yīng)地增加資金資源投入力度,同步確保標(biāo)準(zhǔn)化方式可以與信息化檔案管理現(xiàn)狀相匹配。具體而言,可以從工作細(xì)則的規(guī)范性表現(xiàn)確保出發(fā),逐步推動紙質(zhì)檔案文件管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程。

3 新時代檔案管理工作科學(xué)化轉(zhuǎn)型的實踐策略

檔案管理工作在新時代背景下出現(xiàn)了諸多變數(shù),需要以科學(xué)化轉(zhuǎn)型為抓手做出調(diào)整和優(yōu)化,如實參考實際的工作現(xiàn)狀進(jìn)行剖析,以便采取具備自身特色的有效策略確保檔案管理工作可以實現(xiàn)科學(xué)化的發(fā)展[5]。具體而言,可以采取包含高度重視檔案管理工作并推動管理意識的科學(xué)化,結(jié)合檔案管理工作更加科學(xué)地選擇管理方法,以科學(xué)化為軸心推動檔案管理工作制度健全完善,推動檔案管理工作順利實現(xiàn)科學(xué)化的轉(zhuǎn)型。

3.1 高度重視檔案管理工作并推動管理意識的科學(xué)化

在當(dāng)前的新時代背景下,推動檔案管理工作實現(xiàn)科學(xué)化轉(zhuǎn)型時,高度重視該項工作并推動管理意識科學(xué)化可以提供較為可觀的支撐性作用。具體而言,管理層需要及時跟進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行狀況,明確其中是否存在可供改進(jìn)之處,進(jìn)而敦促檔案管理人員從嚴(yán)依照相關(guān)法律法規(guī)和工作規(guī)范進(jìn)行工作。在此過程中,管理層需要以身作則地對檔案管理工作引起足夠的重視,樹立較為正確的管理意識,然后才可以相應(yīng)地引導(dǎo)檔案管理人員同樣保持重視,助其樹立更加正確的檔案管理意識,進(jìn)而為檔案管理意識科學(xué)化的過程賦能。

3.2 結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)更加狀科學(xué)地選擇管理方法

在實際的檔案管理科學(xué)化轉(zhuǎn)型過程中,實際的管理方法最為關(guān)鍵,可以直觀地影響到實際的工作質(zhì)量,需要對管理方法的科學(xué)化引起足夠的重視[6]。一是需要確保檔案管理模式的科學(xué)化轉(zhuǎn)型,確保檔案管理人員可以改變既往的管理思維模式,針對既有的檔案管理部門組織架構(gòu)進(jìn)行分析和確認(rèn),以便切實地予以調(diào)整和優(yōu)化,為紙質(zhì)檔案文件管理方法的科學(xué)化轉(zhuǎn)型過程賦能。二是應(yīng)當(dāng)明確當(dāng)前的檔案管理工作人員隊伍建設(shè)狀況,以便定期地提供思想道德教育活動、專業(yè)化檔案管理素養(yǎng)培訓(xùn)活動和信息素養(yǎng)培訓(xùn)活動,助其在工作意識、工作能力和信息素養(yǎng)等維度實現(xiàn)自我提升和自我發(fā)展,以便為管理方法科學(xué)化的轉(zhuǎn)型過程鋪平道路。

3.3 以科學(xué)化為軸心推動檔案管理工作制度完善健全

進(jìn)入新時代以來,檔案管理相關(guān)制度科學(xué)化同樣事關(guān)檔案管理工作整體的科學(xué)化水平,需要引起足夠的關(guān)注和重視,以便為具體的檔案管理工作實踐提供制度性的指導(dǎo)與支持。在此過程中,一方面需要從既有的紙質(zhì)檔案文件管理工作實踐狀況出發(fā)把握現(xiàn)狀,將紙質(zhì)檔案文件管理工作全流程的細(xì)節(jié)部分納入管理制度之中,實現(xiàn)管理制度的全覆蓋。另一方面,也應(yīng)面向檔案管理人員隊伍常態(tài)化強(qiáng)調(diào)檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)與工作規(guī)范,幫助檔案管理人員加強(qiáng)思想認(rèn)識,更加自覺地在具體的檔案管理工作實踐中落實各項制度。

3.4 確保科學(xué)化可以深度融入檔案信息的利用過程中

檔案管理工作的根本工作目的在于利用各種檔案管理信息,充分發(fā)揮其積極促進(jìn)作用,因此需要確?？茖W(xué)化轉(zhuǎn)型同樣體現(xiàn)于檔案信息的實際利用過程中,以便為檔案管理工作整體的科學(xué)化轉(zhuǎn)型注入動力[7]。為此,一是需要從基礎(chǔ)性的紙質(zhì)檔案文件管理工作出發(fā),確保各項工作流程的科學(xué)性表現(xiàn),為后續(xù)的檔案信息利用過程提供支持。二是應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體的檔案管理工作需求,針對已經(jīng)投入使用的檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行一定的優(yōu)化和調(diào)整,確保檔案信息利用過程可以在科學(xué)性方面表現(xiàn)良好。

4 結(jié)語

總而言之,在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)廣泛普及的新時代背景下,檔案管理工作面臨著不同于以往的工作環(huán)境,需要切實地將科學(xué)化轉(zhuǎn)型發(fā)展視為關(guān)鍵抓手之一,創(chuàng)新既有的檔案管理工作。而當(dāng)前檔案管理工作部分情況下并未取得良好的工作成果,原因在于尚未從新時代背景出發(fā)做出科學(xué)化的轉(zhuǎn)型發(fā)展,需要保持跟進(jìn)和重視,認(rèn)識到檔案管理工作當(dāng)下需要面對的實際問題,以便采取針對性策略予以解決,確保科學(xué)化轉(zhuǎn)型可以落實于具體的檔案管理工作實踐中。在此過程中,應(yīng)當(dāng)切實地以實際的檔案管理工作實情為基準(zhǔn),以便確?？梢圆扇⌒兄行У尼槍π圆呗?推動檔案管理工作立足于當(dāng)前工作現(xiàn)狀取得更進(jìn)一步的嶄新發(fā)展。